Kurumsal kartlar, şirketlerin çalışanlarına harcama özgürlüğü tanırken aynı zamanda harcamaların takibini ve kontrolünü kolaylaştırmayı amaçlar. Ancak bu pratiklik, doğru yönetilmediğinde; kontrolsüzlük, belirsizlik ve hatalı kullanım gibi riskleri de beraberinde getirebilir. Özellikle büyüyen ekip yapıları ve birden fazla lokasyonda faaliyet gösteren şirketler için kurumsal kart kullanımı, eğer sağlam bir sistemle yönetilmezse, şirket bütçesi üzerinde ciddi baskı yaratabilir. Bu risklerin önüne geçebilmek için, etkili önleme yöntemleri yüksek öneme sahiptir. 

 Bu yazıda, kurumsal kart harcamalarında sıkça karşılaşılan uygulama zorluklarını veri odaklı bir yaklaşımla inceliyor; bu süreçleri daha verimli hâle getirmenin yollarını paylaşıyoruz. 

Kurumsal Kart Harcamalarında Verimliliği Artırmanın 5 Anahtar Yolu 

1. Politika Var, Netlik Yok 

Araştırmalar, çalışanların %62’sinin kurumsal harcama politikalarını tam olarak anlamadığını gösteriyor. Bu da kişisel yorumlara ve kontrol dışı harcamalara neden oluyor. 

Neden Önemli? Net olmayan politikalar, uyumsuzluk ve mali riskleri beraberinde getirir. 

Ne Yapmalı? Politikaları açık, kategori bazlı ve örnekli şekilde tanımlayın. Kurum genelinde erişilebilir ve anlaşılır hale getirin. 

2. Sadece Ay Sonunda Kontrol Etmek Sorunları Geç Fark Ettiriyor 

Çoğu kurum, kurumsal kart harcamalarını yalnızca ay sonunda kontrol ediyor. Bu, sorunların çok geç fark edilmesine yol açıyor. 

Neden Önemli? Geriye dönük tespitler hem zaman kaybına hem de kontrol zayıflığına yol açar. 

Ne Yapmalı? Anlık takip sağlayan sistemlerle süreci şeffaflaştırın. Belirli tutarın üzerindeki işlemler için yöneticilere otomatik bildirimler tanımlayın. 

3. Belgelerin %20’si Eksik veya Yanlış Yükleniyor 

Masraf belgelerinin %20’si ya eksik ya da hatalı giriliyor. Bu durum hem denetim hem de vergi açısından risk doğuruyor. 

Neden Önemli? Eksik belge, yasal uyumsuzluk ve analiz yetersizliği demektir. 

Ne Yapmalı? Mobil uygulama teknolojisiyle anında belge yüklemeyi kolaylaştırın. Eksik belgeler için sistem içi hatırlatmalar oluşturun. 

4. Çalışanların %30’u Kişisel Harcamayı Yanlışlıkla Kartla Yapıyor 

Kişisel ve kurumsal harcamanın karışması da yaygın karşılaşılan durumlardan biri. Bu durum hem muhasebe süreçlerini hem güveni zedeliyor. 

Neden Önemli? Kişisel harcamaların kuruma yansıması, finansal kontrolü bozar. 

Ne Yapmalı? Gelişmiş masraf yönetim sistemleri, kurumsal kart harcamalarını otomatik olarak kategorilere ayırarak bu riski büyük ölçüde ortadan kaldırır. Çalışanlara düzenli bilgilendirme sağlamakla birlikte, sistem içi kurallarla kişisel harcamalar anında tespit edilebilir.  

5. Finans Ekiplerinin %45’i Süreci Yalnız Yürütüyor 

Raporlama, belge kontrolü ve onay süreçlerinin tümü yalnızca finans ekibine yüklendiğinde iş yükü artıyor. 

Neden Önemli? Bu durum hem verimliliği azaltır hem de hataya açık bir yapı oluşturur. 

Ne Yapmalı? Dijital çözümlerle desteklenen sistemlerde süreç sadece finans ekibine bağlı kalmaz; görevler kullanıcı bazlı olarak dağıtılabilir, hatırlatmalar otomatik hale getirilir. Sorumluluğun yalnızca finans ekibinde toplanmadığı, sistem destekli bir yapı tercih edilebilir. Kullanıcı bazlı görev atamaları ve otomatik hatırlatmalar, sürecin daha verimli ve eşit bir şekilde yürütülmesine katkı sağlar. 

Masraff ile Kurumsal Kart Süreçlerinde Tam Verim ve Kontrol Mümkün 

Masraff, yalnızca bir masraf yönetim aracı değil; aynı zamanda israfı önleyen, manuel yükleri ortadan kaldıran ve iş gücünü stratejik alanlara yönlendiren bir teknoloji çözümüdür. Kullanımı kolay arayüzü ve otomatikleştirilmiş sistemleriyle ekiplerinize hız kazandırır, yöneticilere tam kontrol sağlar.