Mazmuny
- 1. Gereksiz we Uzyn Duşuşyklar
- 2. E-poçta Üýşmegi we Yzygiderli Bildiriş Barlagy
- 3. Köp Işlemek (Multitasking) Ýalňyşlygy
- 4. El bilen Edilýän Dolandyryş Işleri we Çykdajy Girişi
- 5. Anyk Bolmadyk Ileri Tutmak
- 6. Ünsi Sowujy Zatlar we Kesilmeler
- 7. Ýeterlik Bolmadyk Gurallar we Tehnologiýa
- Netijelilik Üçin Altyn Düzgünler
- Netije: Wagtyňyzy Yzyna Gazanyň
Günde 8 sagat işleýärsiňiz, ýöne günüň ahyrynda etmeli işleriňiziň sanawynyň ýarysyny hem tamamlap bilmeýärsiňiz. Tanyş ýaly bolýarmy? Ýeke däl. Barlaglar bir işgäriň gündelik iş wagtynyň ortaça %40-ini öz esasy işi bilen gönüden-göni baglanyşykly bolmadyk işlere sarp edýändigini görkezýär. Bu hepdede takmynan 16 sagat ýitgi diýmekdir.
McKinsey-iň geçiren barlagyna görä, bilim işgärleri hepdesiniň %28-ini diňe e-poçta bilen meşgullanmaga sarp edýär. Atlassian-yň maglumatlaryna görä bolsa, ortaça bir işgär aýda 62 duşuşyga gatnaşýar we olaryň ýarysyny "wagt ýitgisi" hasaplaýar. Bu statistikalar iş ýerinde wagt ýitgisiniň näderejede ýaýranlygyny we gymmat düşýändigini görkezýär.
Onda, bu ýitginiň aňyrsynda haýsy faktorlar ýatyr? Has-da möhümi, siz bu barada näme edip bilersiňiz?
Bu makalada iş ýerinde wagt ýitirmegiňize sebäp bolýan iň köp duş gelýän 7 faktory we her biri üçin ulanyp boljak çözgüt teklipleri ele alarys.
1. Gereksiz we Uzyn Duşuşyklar
Duşuşyklar iş dünýäsiniň gaçybatalgasyz bölegi. Emma her duşuşyk hakykatdan-da zerurmy? Harvard Business Review-e görä ýokary derejeli ýolbaşçylar hepdesiniň %23-ini duşuşyklarda geçirýär. Has-da geň galdyryjysy: gatnaşyjylaryň %71-i duşuşyklaryň netijesiz we gereksiz bolýandygyny pikir edýär.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Gün tertibi belli bolmadyk duşuşyklar
- Gatnaşmagy zerur bolmadyk adamlaryň çagyrylmagy
- Wagt çäklendirmesi bolmadyk uzyn oturymlar
- Duşuşykdan soň hereket maddalarynyň kesgitlenmezligi
Çözgüt teklipleri:
- Her duşuşykdan öň ýazmaça gün tertibi taýýarlaň we gatnaşyjylar bilen paýlaşyň.
- Duşuşyklary 25 ýa-da 50 minut bilen çäklendiriň (30 we 60 minudyň deregine). Bu araly geçiş wagty goýýar.
- Her çagyryşdan öň "Bu duşuşyk e-poçta bolup bilerdimi?" soragyny beriň.
- Duşuşygyň ahyrynda hökman bir hereket sanawy dörediň we jogapkärçilikleri anyk belläň.
- Hepdede belli günleri "duşuşyksyz gün" diýip aýryň.
2. E-poçta Üýşmegi we Yzygiderli Bildiriş Barlagy
E-poçta häzirki zaman iş durmuşynyň esasy aragatnaşyk guraly. Emma gözegçiliksiz ulanylanda iň uly wagt ogrularynyň birine öwrülýär. Barlaglara görä bir işgär gündelik ortaça 74 gezek e-poçtasyny barlaýar. Her kesilenden soň bolsa esasy işe gaýdyp gelmek ortaça 23 minut wagt alýar.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Yzygiderli gelýän bildirişler we şol bada barlamak endigi
- CC-ä goşulan gereksiz e-poçtalar
- Uzyn we çylşyrymly e-poçta zynjyrlary
- E-poçtany dessine habarlaşma guraly ýaly ulanmak
Çözgüt teklipleri:
- E-poçtalaryňyzy günde 2-3 belli wagt aralygynda barlaň (mysal üçin ertir, günortan, agşamara).
- Bildirişleri öçüriň ýa-da diňe ileri tutulýan iberijiler üçin açyk goýuň.
- "Iki minut düzgünini" ulanyň: jogap bermek 2 minutdan az wagt alýan e-poçtalara derrew jogap beriň, beýlekilerini meýilnamalaşdyryň.
- Gysga we anyk aragatnaşyk üçin dessine habarlaşma gurallaryny saýlaň; e-poçtany uzyn we resmi meseleler üçin saklaň.
3. Köp Işlemek (Multitasking) Ýalňyşlygy
Bir wagtda birnäçe işi etmek netijeli ýaly duýulýar, ýöne ylmy barlaglar munuň tersini subut edýär. Stanford Uniwersitetiniň geçiren barlagyna görä, köp işleýän adamlar %40 köp ýalňyşlyk goýberýär we işlerini tamamlamak %50 uzak wagt alýar.
Meseläniň gelip çykyşy:
- "Köp iş edýärin = netijeli işleýärin" ýalňyşlygy
- Kontekst çalyşmagyň (context switching) bilim taýdan bahasyndan bihabar bolmak
- Iş medeniýetinde köp işlemegiň höweslendirilmegi
Çözgüt teklipleri:
- Pomodoro usulyny ulanyň: 25 minut kesilmesiz iş, 5 minut arakesme.
- Işleriňizi wagt bloklama (time blocking) usuly bilen meýilnamalaşdyryň. Her sagat aralygyna diňe bir iş beriň.
- Şol bir görnüşdäki işleri toparlaýyn ediň (batching). Mysal üçin, ähli telefon gepleşiklerini belli bir sagatda geçiriň.
- Bir işi gutarmazdan başga işe geçmezlige üns beriň. Ýarym galan işler zähmet ýüküni artdyrýar (Zeigarnik effekti).
4. El bilen Edilýän Dolandyryş Işleri we Çykdajy Girişi
Dolandyryş işleri köp işgärleriň iň az halaýan, ýöne iň köp wagt sarp edýän ugurlarynyň biridir. Çykdajy hasabatlaryny taýýarlamak, çekleri we hasap-fakturalary ýygnamak, olary sisteme birin-birin girizmek we tassyklama proseslerini yzarlamak sagatlarça wagt alyp biler. Barlaglar bir işgäriň aýda ortaça 5-8 sagadyny diňe çykdajy dolandyryşyna sarp edýändigini görkezýär.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Kagyz esasly ýa-da Excel-e daýanýan çykdajy yzarlama usullary
- Çekleriň ýitmegi ýa-da okalmajak hala gelmegi
- El bilen maglumat girizilende goýberilýän ýalňyşlyklar
- Uzyn we çylşyrymly tassyklama prosesleri
- Aý ahyryna üýşýän çykdajy hasabatlary
Çözgüt teklipleri:
- El bilen edilýän prosesleri aradan aýyrmak üçin sanly çykdajy dolandyryş çözgütlerini ulanyň.
- Masraff ýaly akylly platformalar bilen çekleriňizi telefonyňyz bilen suratlap saniýeleriň içinde sisteme geçiriň. Masraff-yň emeli aň bilen işleýän OKT (OCR) tehnologiýasy çek we hasap-faktura maglumatlaryny awtomatiki okaýar we toparlaýar.
- Tassyklama proseslerini awtomatiki iş akymlary bilen çaltlaşdyryň. Masraff ýolbaşçylara bir dokunuş bilen tassyklamak mümkinçiligini berýär.
- Çykdajy hasabatlaryny dessine dörediň; aý ahyryny garaşmaň. Masraff-yň awtomatiki hasabat funksiýasy bir gezek basmak bilen professional hasabatlar taýýarlaýar.
- ERP we buhgalteriýa programma üpjünçilikleriňiz bilen integrasiýa üpjün edip, iki gezek maglumat girizmegi aradan aýyryň.
Masraff bilen bir çykdajy girizmek ortaça 30 sekunt dowam edýär. El bilen edilýän usullar bilen şol iş 15-20 minut alyp biler. Bu ýyllyk işgär başyna 60 sagatdan gowrak tygşytlylyk diýmekdir.
5. Anyk Bolmadyk Ileri Tutmak
"Ähli zat gyssagly" diýilende, aslynda hiç zat gyssagly bolmaýar. Ileri tutmak bolmazdan işlemek, energiýaňyzy az gymmatly işlere sarp etmegiňize we hakykatdan-da möhüm işleri yza süýşürmegiňize sebäp bolýar. Pareto düzgünine görä, netijeleriňiziň %80-i işleriňiziň diňe %20-sinden gelýär.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Ýolbaşçylaryň anyk ileri tutmak kesgitlemezligi
- "Gyssagly" bilen "möhüm" arasyndaky tapawudyň düşünilmezligi
- Ýok diýip bilmezlik we her gelen talaby kabul etmek meýli
- Strategik meýilnamalaşdyrmanyň ýoklugy
Çözgüt teklipleri:
- Eisenhower Matrisasyny ulanyň: işleri gyssagly/möhüm ölçeginde dört topara bölüň.
- Gyssagly we möhüm: Derrew ediň.
- Möhüm, ýöne gyssagly däl: Meýilnamalaşdyryň.
- Gyssagly, ýöne möhüm däl: Tabşyryň.
- Ne gyssagly, ne möhüm: Aýyryň.
- Her güne iň möhüm 3 işiňizi kesgitläp başlaň (MIT — Most Important Tasks).
- Hepdelik meýilnama düzüň we ileri tutmalaryňyzy yzygiderli gözden geçiriň.
- "Ýok" diýmegi ýa-da "häzir däl" diýmegi öwreniň. Kabul eden her işiňiz, başga bir işden alan wagtyňyz diýmekdir.
6. Ünsi Sowujy Zatlar we Kesilmeler
Açyk ofis düzümi, akylly telefon bildirişleri, sosial media we iş ýoldaşlarynyň dessine soraglary... Häzirki zaman iş gurşawy ünsi sowujy zatlar bilen doly. University of California Irvine-yň barlagyna görä, bir işgär ortaça her 11 minutda bir kesilme başdan geçirýär. Kesilmeden soň doly ünsi jemlemek bolsa 25 minuda çenli wagt alyp bilýär.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Akylly telefon we sosial media garaşlylygy
- Açyk ofislerdäki galmagal we görsel täsirler
- Iş ýoldaşlarynyň meýilnamalaşdyrylmadyk gelmegi
- Köp sanly açyk sekme we programma
Çözgüt teklipleri:
- Çuň iş sagatlaryny kesgitläň we bu wagtlarda "biynjalyk etmäň" re jimini ulanyň.
- Telefonyňyzy iş stoluňyzdan uzakda saklaň ýa-da üns jemleme re jimini işjeňleşdiriň.
- Galmagal saklaýjy gulaklyk ulanyň ýa-da asuda iş meýdançasyny saýlaň.
- Kompýuteriňizde açyk sekmeleriň sanyny çäklendiriň. Işiňiz bilen baglanyşykly bolmadyk programmalary ýapyň.
- Iş ýoldaşlaryňyza ýokary üns jemleme sagatlaryňyzy habar beriň. Ýönekeý bir "häzir üns jemleýärin, birazdan gaýdyp gelsem bolarmy?" diýen aragatnaşyk köp ýagdaýda ýeterlikdir.
7. Ýeterlik Bolmadyk Gurallar we Tehnologiýa
Köne programma üpjünçiligi, haýal kompýuterler, biri-biri bilen integrasiýa bolmadyk sistemalar we el bilen edilýän prosesler häzirki günüň iň uly netijelilik ýitirijileriniň biridir. IDC-niň barlagyna görä, bilim işgärleri wagtynyň %20-ini dürli programmalar arasynda maglumat gözlemek we geçirmek bilen geçirýär.
Meseläniň gelip çykyşy:
- Köneleşen programma üpjünçiligi we enjamlar
- Biri-biri bilen aragatnaşyk saklamaýan, üzňe işleýän sistemalar
- Sanly özgerişe garşylyk ýa-da maýa goýumynyň ýoklugy
- "Elmydama şeýle etdik" pikirlenişi
Çözgüt teklipleri:
- Iş proseslerini yzygiderli barlaň. Haýsy ädimler el bilen edilýär, haýsylaryny awtomatlaşdyrmak mümkin?
- Integrasiýa mümkinçiligi ýokary, bulut esasly çözgütlere geçiň.
- Işgärlerden pikir alyň. Haýsy gurallar işlerini ýeňilleşdirýär, haýsylary kynlaşdyrýar?
- Tehnologiýa maýa goýumyny çykdajy hökmünde däl-de, netijelilik maýa goýumy hökmünde baha beriň. Dogry gurallar özlerini gysga wagtda ödeýär.
- Aýratyn hem çykdajy dolandyryşy ýaly gaýtalanýan proseslerde Masraff ýaly ahyryna çenli sanly çözgütleri ulanyp, hem wagtdan, hem çykdajydan tygşytlylyk gazanyň.
Netijelilik Üçin Altyn Düzgünler
Ýokardaky 7 faktory ele alandan soň, umumy netijeliligiňizi artdyrmak üçin şu strategiýalary hem gündelik durmuşyňyza goşup bilersiňiz:
- Ertirlik düzgünini dörediň. Güne meýilnamaly başlamak, gün dowamynda gözegçiligi elde saklamaga kömek edýär.
- Energiýa dolandyryşyny ediň. Iň kyn işleriňizi energiýa derejäňiziň iň ýokary bolan sagatlaryna ýerleşdiriň.
- Yzygiderli arakesme beriň. Kesilmesiz uzak işlemek netijeliligi artdyrmaýar, tersine peseldýär. Her 90 minutda bir gysga arakesme netijeliligi artdyrýar.
- Sanly gurallaryňyzy ýönekeýleşdiriň. Işiňizi ýeňilleşdirmeýän her gural, aslynda kynlaşdyrýar diýmekdir.
- Hepdelik baha beriň. Her hepdäniň ahyrynda wagtyňyzy nähili sarp edendigiňizi gözden geçiriň we gowulaşdyrmaly ugurlary kesgitläň.
Netije: Wagtyňyzy Yzyna Gazanyň
Iş ýerinde wagt ýitgisi gaçybatalgasyz däldir. Dogry strategiýalar we gurallar bilen ýitiren sagatlaryňyzy yzyna gazanyp we hakykatdan-da möhüm işlere üns jemläp bilersiňiz.
Aýratyn hem çykdajy dolandyryşy ýaly gaýtalanýan we wagt alýan proseslerde tehnologiýadan peýdalanmak, hem şahsy netijeliligiňizi, hem kompaniýaňyzyň umumy görkezijilerini ep-esli artdyrýar.
Masraff çykdajy dolandyryş proseslerini ahyryna çenli sanlylaşdyryp, işgärleriňiziň wagtyny esasy işlerine sarp etmegini üpjün edýär. Emeli aň bilen işleýän çek okamak, awtomatiki toparlamak, bir dokunuş bilen tassyklama we dessine hasabat funksiýalary bilen çykdajy dolandyryşynda sarp edilýän sagatlary minutlara düşürýär.
Wagtyňyzy yzyna gazanmaga taýýarmy?
Masraff-y mugt synap görüň we iş ýerinde wagt ýitgisine son beriň. Toparyňyzyň netijeliligini artdyrmagyň näderejede aňsatdygyny öwreniň.