Мундариҷа
- 1. Ҷаласаҳои беҳуда ва тӯлонӣ
- 2. Анбӯҳшавии почтаи электронӣ ва санҷиши доимии огоҳиномаҳо
- 3. Хатои бисёркорагӣ (Multitasking)
- 4. Корҳои идории дастӣ ва воридкунии хароҷот
- 5. Тартибдиҳии афзалиятҳои норавшан
- 6. Парешонсозҳо ва фосилаҳо
- 7. Абзорҳо ва технологияи нокифоя
- Қоидаҳои тиллоии самаранокӣ
- Хулоса: Вақти худро баргардонед
Шумо рӯзе 8 соат кор мекунед, аммо дар охири рӯз ҳатто нисфи рӯйхати корҳоятон иҷро нашудааст. Ошно менамояд? Шумо танҳо нестед. Тадқиқотҳо нишон медиҳанд, ки як корманд ба ҳисоби миёна 40%-и вақти кории рӯзонаи худро ба фаъолиятҳое сарф мекунад, ки бевосита ба кори асосии ӯ иртибот надоранд. Ин маънои гум шудани тахминан 16 соат дар як ҳафтаро дорад.
Мувофиқи як тадқиқоти McKinsey, кормандони соҳаи дониш 28%-и вақти ҳафтагии худро танҳо ба идоракунии почтаи электронӣ мебахшанд. Аз рӯи маълумоти Atlassian бошад, як корманди миёна дар як моҳ дар 62 ҷаласа иштирок мекунад ва нисфи онҳоро "исрофи вақт" мешуморад. Ин омор нишон медиҳад, ки исрофи вақт дар ҷои кор то чӣ андоза паҳн ва пурхарҷ аст.
Пас, кадом омилҳо дар паси ин исроф пинҳонанд? Ва муҳимтар аз ҳама, шумо дар ин бора чӣ кор карда метавонед?
Дар ин мақола мо дар бораи 7 омили маъмултарини боиси исрофи вақт дар ҷои кор ва барои ҳар яки онҳо роҳҳои ҳалли амалӣ сӯҳбат хоҳем кард.
1. Ҷаласаҳои беҳуда ва тӯлонӣ
Ҷаласаҳо як қисми ҷудонашавандаи ҷаҳони корӣ мебошанд. Аммо оё ҳар ҷаласа воқеан зарур аст? Мувофиқи Harvard Business Review, роҳбарони арши аъло 23%-и вақти ҳафтагии худро дар ҷаласаҳо мегузаронанд. Боз ҳам ҳайратангезтар ин аст: 71%-и иштирокчиён фикр мекунанд, ки ҷаласаҳо бесамар ва беҳуда ҳастанд.
Сарчашмаи мушкилот:
- Ҷаласаҳое, ки рӯзномаашон номуайян аст
- Даъвати шахсоне, ки ниёз ба иштирок надоранд
- Ҷаласаҳои тӯлонӣ бе маҳдудияти вақт
- Пас аз ҷаласа муайян накардани нуктаҳои амалӣ
Пешниҳодҳои ҳал:
- Пеш аз ҳар ҷаласа рӯзномаи хаттӣ омода карда, бо иштирокчиён мубодила кунед.
- Ҷаласаҳоро ба 25 ё 50 дақиқа маҳдуд кунед (ба ҷои 30 ва 60 дақиқа). Ин имкони танаффус миёни ҷаласаҳоро фароҳам меорад.
- Пеш аз ҳар даъват саволи "Оё ин ҷаласа метавонист як почтаи электронӣ бошад?"-ро бипурсед.
- Дар охири ҷаласа ҳатман як рӯйхати амалӣ тартиб дода, масъулиятҳоро равшан муайян кунед.
- Дар ҳафта рӯзҳои муайянро ҳамчун "рӯзи бе ҷаласа" ҷудо кунед.
2. Анбӯҳшавии почтаи электронӣ ва санҷиши доимии огоҳиномаҳо
Почтаи электронӣ воситаи асосии муоширати ҷаҳони муосири корӣ мебошад. Аммо ҳангоми истифодаи беназорат он ба яке аз бузургтарин "дуздони вақт" табдил меёбад. Тадқиқотҳо нишон медиҳанд, ки як корманд ба ҳисоби миёна дар як рӯз 74 маротиба почтаи электронии худро месанҷад. Пас аз ҳар танаффус бошад, бозгашт ба кори аслӣ ба ҳисоби миёна 23 дақиқа вақт мегирад.
Сарчашмаи мушкилот:
- Огоҳиномаҳои пайвастаи воридшаванда ва одати санҷиши фаврӣ
- Почтаҳои электронии бефоида дар CC
- Занҷираҳои тӯлонӣ ва мураккаби почта
- Истифодаи почтаи электронӣ мисли воситаи паёмрасонии фаврӣ
Пешниҳодҳои ҳал:
- Почтаи электронии худро дар рӯз танҳо дар 2-3 вақти муайян санҷед (масалан субҳ, баъд аз пешин, бегоҳӣ).
- Огоҳиномаҳоро хомӯш кунед ё танҳо барои фиристандагони афзалиятнок фаъол монед.
- "Қоидаи ду дақиқа"-ро татбиқ кунед: ба почтаҳое, ки ҷавобашон камтар аз 2 дақиқа вақт мегирад, дарҳол ҷавоб диҳед, боқимондаро ба нақша гиред.
- Барои муоширати кӯтоҳ ва равшан воситаҳои паёмрасонии фаврӣ-ро интихоб кунед; почтаи электрониро барои мавзӯъҳои тӯлонӣ ва расмӣ нигоҳ доред.
3. Хатои бисёркорагӣ (Multitasking)
Дар як вақт якчанд корро иҷро кардан метавонад самаранок ба назар расад, аммо тадқиқотҳои илмӣ баръакси инро исбот мекунанд. Мувофиқи як тадқиқоти Донишгоҳи Стэнфорд, шахсоне, ки бисёркорагӣ мекунанд, 40% хатогии бештар содир мекунанд ва иҷрои корашон 50% дертар тӯл мекашад.
Сарчашмаи мушкилот:
- Хатои "Ман бисёр кор мекунам = ман самаранок кор мекунам"
- Огоҳ набудан аз арзиши маърифатии тағйири контекст (context switching)
- Дар фарҳанги корӣ ташвиқ кардани бисёркорагӣ
Пешниҳодҳои ҳал:
- Техникаи Помодороро татбиқ кунед: 25 дақиқа кори бефосила, 5 дақиқа танаффус.
- Вазифаҳои худро бо усули банди вақт (time blocking) ба нақша гиред. Ба ҳар як фосилаи вақт як вазифаи ягона таъин кунед.
- Вазифаҳои якхеларо гурӯҳбандӣ карда иҷро кунед (batching). Масалан, ҳамаи занги телефониро дар як соати муайян анҷом диҳед.
- Кӯшиш кунед пеш аз ба анҷом расонидани як вазифа ба вазифаи дигар нагузаред. Корҳои нотамом бори равонӣ эҷод мекунанд (таъсири Зейгарник).
4. Корҳои идории дастӣ ва воридкунии хароҷот
Вазифаҳои идорӣ аз ҷумлаи соҳаҳое мебошанд, ки аксари кормандон камтар дӯст медоранд, аммо бештарин вақтро ба онҳо сарф мекунанд. Тайёр кардани ҳисоботи хароҷот, ҷамъ кардани чекҳо ва фактураҳо, дохил кардани онҳо як-як ба система ва пайгирии равандҳои тасдиқ метавонад соатҳо вақт гирад. Тадқиқотҳо нишон медиҳанд, ки як корманд ба ҳисоби миёна 5-8 соат дар моҳ-ро танҳо ба идоракунии хароҷот сарф мекунад.
Сарчашмаи мушкилот:
- Усулҳои пайгирии хароҷот дар асоси коғаз ё Excel
- Гум шудан ё хоно нашудани чекҳо
- Хатогиҳо ҳангоми воридкунии дастии маълумот
- Равандҳои тӯлонӣ ва мураккаби тасдиқ
- Анбӯҳшавии ҳисоботи хароҷот дар охири моҳ
Пешниҳодҳои ҳал:
- Барои аз байн бурдани равандҳои дастӣ роҳҳои ҳалли рақамии идоракунии хароҷот-ро истифода баред.
- Бо платформаҳои ҳушманд ба монанди Masraff чекҳои худро бо телефонатон акс гирифта, дар зарфи чанд сония ба система интиқол диҳед. Технологияи OCR-и Masraff, ки бо ёрии зеҳни сунъӣ кор мекунад, маълумоти чек ва фактураро ба таври худкор мехонад ва тасниф мекунад.
- Равандҳои тасдиқро бо гардиши кории худкор тезонед. Masraff ба роҳбарон имконияти тасдиқ бо як зарбаро медиҳад.
- Ҳисоботи хароҷотро фавран тайёр кунед; интизори охири моҳ набошед. Хусусияти ҳисоботдиҳии худкори Masraff бо як клик ҳисоботҳои касбӣ тайёр мекунад.
- Бо системаҳои ERP ва муҳосибавии худ интегратсия карда, воридкунии дукаратаи маълумотро аз байн баред.
Бо Masraff як воридкунии хароҷот ба ҳисоби миёна 30 сония вақт мегирад. Бо усулҳои дастӣ ҳамин амал метавонад 15-20 дақиқа гирад. Ин маънои сарфаи зиёда аз 60 соат дар сол ба ҳисоби ҳар корманд аст.
5. Тартибдиҳии афзалиятҳои норавшан
Вақте ки гуфта мешавад "ҳама чиз таъҷилист", дар ҳақиқат ҳеҷ чиз таъҷилӣ нест. Кор кардан бидуни муайян кардани афзалиятҳо боиси он мешавад, ки шумо энергияи худро ба вазифаҳои камарзиш сарф кунед ва корҳои воқеан муҳимро ба таъхир андозед. Мувофиқи принсипи Парето, 80%-и натиҷаҳои шумо танҳо аз 20%-и фаъолиятҳои шумо ба даст меоянд.
Сарчашмаи мушкилот:
- Муайян накардани афзалиятҳои равшан аз ҷониби роҳбарон
- Дарк накардани фарқи миёни "таъҷилӣ" ва "муҳим"
- Тамоюли не гуфта натавонистан ва қабули ҳар дархости воридшаванда
- Набудани нақшагирии стратегӣ
Пешниҳодҳои ҳал:
- Матритсаи Эйзенхауэрро истифода баред: вазифаҳоро дар меҳвари таъҷилӣ/муҳим ба чор категория тақсим кунед.
- Таъҷилӣ ва муҳим: Фавран иҷро кунед.
- Муҳим, аммо таъҷилӣ не: Ба нақша гиред.
- Таъҷилӣ, аммо муҳим не: Ба дигарон вогузор кунед.
- На таъҷилӣ, на муҳим: Ҳазф кунед.
- Ҳар рӯзро бо муайян кардани 3 вазифаи муҳимтарини худ оғоз кунед (MIT — Most Important Tasks).
- Нақшагирии ҳафтагӣ анҷом диҳед ва афзалиятҳои худро мунтазам аз назар гузаронед.
- Гуфтани "не" ё "ҳозир не"-ро ёд гиред. Ҳар вазифае, ки қабул мекунед, маънои вақти дуздидашуда аз вазифаи дигарро дорад.
6. Парешонсозҳо ва фосилаҳо
Тартиботи офиси кушода, огоҳиномаҳои телефони ҳушманд, шабакаҳои иҷтимоӣ ва саволҳои фаврии ҳамкорон... Муҳити корӣ имрӯза пур аз парешонсозҳост. Мувофиқи тадқиқоти Донишгоҳи Калифорния дар Ирвайн, як корманд ба ҳисоби миёна ҳар 11 дақиқа боре фосила мешавад. Пас аз фосила бошад, бозгашт ба тамаркузи пурра метавонад то 25 дақиқа тӯл кашад.
Сарчашмаи мушкилот:
- Вобастагӣ ба телефони ҳушманд ва шабакаҳои иҷтимоӣ
- Садо ва ангезаҳои визуалӣ дар офисҳои кушода
- Ташрифи ҳамкорон бе нақша
- Шумораи зиёди варакаҳо ва барномаҳои кушода
Пешниҳодҳои ҳал:
- Соатҳои кори амиқро муайян кунед ва дар ин муддат ҳолати "безорат накунед"-ро истифода баред.
- Телефони худро дур аз мизи кориатон нигоҳ доред ё режими тамаркузро фаъол кунед.
- Ҳедфони бекунандаи садо истифода баред ё ҷои кории ором интихоб кунед.
- Шумораи варакаҳои кушода дар компютери худро маҳдуд кунед. Барномаҳои ба кор набатааллуқро пӯшед.
- Ба ҳамкорони худ дар бораи соатҳои кори пуршиддидатон хабар диҳед. Муоширати одии "ман ҳозир тамаркуз кардаам, метавонам баъдтар баргардам?" дар аксари ҳолатҳо кофӣ аст.
7. Абзорҳо ва технологияи нокифоя
Нармафзорҳои кӯҳна, компютерҳои суст, системаҳое, ки бо ҳамдигар интегратсия нашудаанд ва равандҳои дастӣ аз бузургтарин "қотилони самаранокӣ"-и имрӯза мебошанд. Мувофиқи тадқиқоти IDC, кормандони соҳаи дониш 20%-и вақти худро ба ҷустуҷӯ ва интиқоли маълумот миёни барномаҳои гуногун сарф мекунанд.
Сарчашмаи мушкилот:
- Нармафзор ва сахтафзори куҳнашуда
- Системаҳое, ки бо ҳам суҳбат намекунанд ва ҷудогона кор мекунанд
- Муқовимат ба тағйироти рақамӣ ё набудани сармоягузорӣ
- Тарзи фикри "мо ҳамеша ин тавр карда будем"
Пешниҳодҳои ҳал:
- Равандҳои кории худро мунтазам аудит кунед. Кадом қадамҳо дастӣ ҳастанд ва кадомҳоро мумкин аст худкор кард?
- Ба роҳҳои ҳалли асоси абрӣ бо иқтидори баланди интегратсия гузаред.
- Аз кормандон бозхӯрд гиред. Кадом абзорҳо кори онҳоро осон мекунанд ва кадомҳо мушкил?
- Сармоягузории технологиро на ҳамчун хароҷот, балки ҳамчун сармоягузории самаранокӣ баррасӣ кунед. Абзорҳои дуруст худро дар муддати кӯтоҳ баргардонида медиҳанд.
- Хусусан дар равандҳои такроршавандае ба монанди идоракунии хароҷот, бо истифода аз роҳҳои ҳалли рақамии саросарӣ ба монанди Masraff ҳам вақт ва ҳам хароҷотро сарфа кунед.
Қоидаҳои тиллоии самаранокӣ
Пас аз баррасии 7 омили боло, шумо метавонед стратегияҳои зеринро низ ба рутинаи рӯзонаи худ илова кунед, то самаранокии умумии худро баланд бардоред:
- Рутинаи субҳро ташкил кунед. Оғози рӯз бо нақша ба шумо имкон медиҳад, ки тамоми рӯз назоратро дар даст нигоҳ доред.
- Идоракунии энергия анҷом диҳед. Вазифаҳои душвортарини худро ба соатҳое ҷой диҳед, ки сатҳи энергияи шумо баландтарин аст.
- Мунтазам танаффус кунед. Кори тӯлонии бефосила самаранокиро зиёд намекунад; баръакс кам мекунад. Ҳар 90 дақиқа як танаффуси кӯтоҳ самаранокиро баланд мебардорад.
- Абзорҳои рақамии худро сода кунед. Ҳар абзоре, ки кори шуморо осон намекунад, дар асл онро мушкил месозад.
- Арзёбии ҳафтагӣ анҷом диҳед. Дар охири ҳар ҳафта аз назар гузаронед, ки вақти худро чӣ гуна сарф кардаед ва самтҳои беҳбудро муайян кунед.
Хулоса: Вақти худро баргардонед
Исрофи вақт дар ҷои кор ногузир нест. Бо стратегияҳо ва абзорҳои дуруст, шумо метавонед соатҳои гумшудаи худро баргардонед ва ба корҳое, ки воқеан муҳиманд, тамаркуз кунед.
Хусусан аз технология дар равандҳои такроршаванда ва вақтгире ба монанди идоракунии хароҷот истифода бурдан ҳам самаранокии фардии шуморо ва ҳам самаранокии умумии ширкати шуморо ба таври назаррас баланд мебардорад.
Masraff бо рақамикунонии саросарии равандҳои идоракунии хароҷоти шумо, ба кормандони шумо имкон медиҳад, ки вақти худро ба кори асосии худ равона кунанд. Бо хусусиятҳои хониши чек бо ёрии зеҳни сунъӣ, таснифбандии худкор, тасдиқи як зарба ва ҳисоботдиҳии фаврӣ, соатҳои сарфшуда дар идоракунии хароҷотро ба дақиқаҳо табдил медиҳад.
Омодаед вақти худро баргардонед?
Masraff-ро ройгон санҷед ва ба исрофи вақт дар ҷои кор хотима гузоред. Кашф кунед, ки баланд бардоштани самаранокии дастаи шумо то чӣ андоза осон аст.