Змест
- 1. Непатрэбныя і зацягнутыя сустрэчы
- 2. Перагрузка электроннай поштай і бесперапынная праверка апавяшчэнняў
- 3. Ілюзія шматзадачнасці
- 4. Ручныя адміністрацыйныя задачы і ўвод выдаткаў
- 5. Адсутнасць выразнай прыярытэзацыі
- 6. Адцягванні і перапынкі
- 7. Недасканалыя інструменты і тэхналогіі
- Залатыя правілы прадуктыўнасці
- Выснова: вярніце сабе свой час
Вы працуеце 8 гадзін у дзень, але да канца дня нават палова спіса спраў не выканана. Знаёма? Вы не адзіныя. Даследаванні паказваюць, што сярэдні супрацоўнік трэціць 40% свайго рабочага часу на дзейнасць, якая наўпрост не звязана з асноўнымі абавязкамі. Гэта каля 16 гадзін страт на тыдзень.
Паводле даследавання McKinsey, інтэлектуальныя работнікі трацяць 28% свайго тыдня толькі на кіраванне электроннай поштай. А паводле дадзеных Atlassian, сярэдні супрацоўнік удзельнічае ў 62 сустрэчах у месяц, і палову з іх лічыць «стратай часу». Гэтая статыстыка ясна паказвае, наколькі распаўсюджанай і дарагой з'яўляецца страта часу на працы.
Дык якія фактары стаяць за гэтай стратай? І, што больш важна, што вы можаце з гэтым зрабіць?
У гэтым артыкуле мы разгледзім 7 найбольш распаўсюджаных фактараў, якія прыводзяць да страты часу на працы, і практычныя рашэнні для кожнага з іх.
1. Непатрэбныя і зацягнутыя сустрэчы
Сустрэчы — непазбежная частка бізнесу. Але ці сапраўды кожная з іх неабходная? Паводле Harvard Business Review, кіраўнікі вышэйшай ланкі трацяць 23% свайго тыдня на сустрэчах. Яшчэ больш паказальна: 71% удзельнікаў лічаць сустрэчы неэфектыўнымі і непатрэбнымі.
Крыніца праблемы:
- Сустрэчы без выразнага парадку дня
- Запрашэнне людзей, чый удзел не патрэбны
- Зацягнутыя сесіі без абмежавання па часе
- Адсутнасць вызначаных дзеянняў пасля сустрэчы
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Рыхтуйце пісьмовы парадак дня перад кожнай сустрэчай і дзяліцеся ім з удзельнікамі.
- Абмяжоўвайце сустрэчы 25 або 50 хвілінамі (замест 30 і 60). Гэта дае час на пераход паміж справамі.
- Перад кожным запрашэннем задавайце пытанне: «Ці можна было б замяніць гэтую сустрэчу лістом?»
- У канцы кожнай сустрэчы абавязкова складайце спіс дзеянняў з выразна вызначанай адказнасцю.
- Вылучайце пэўныя дні тыдня як «дні без сустрэч».
2. Перагрузка электроннай поштай і бесперапынная праверка апавяшчэнняў
Электронная пошта — асноўны інструмент камунікацыі ў сучасным бізнесе. Але пры бескантрольным выкарыстанні яна становіцца адным з найбольшых крадзеж часу. Даследаванні паказваюць, што супрацоўнік у сярэднім правярае пошту 74 разы ў дзень. А вяртанне да асноўнай працы пасля кожнага перапынку займае ў сярэднім 23 хвіліны.
Крыніца праблемы:
- Пастаянныя апавяшчэнні і звычка правяраць пошту імгненна
- Непатрэбныя лісты ў копіі (CC)
- Доўгія і заблытаныя ланцужкі лістоў
- Выкарыстанне пошты як інструмента імгненных паведамленняў
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Правярайце пошту ў 2-3 пэўныя прамежкі часу ў дзень (напрыклад, раніцай, пасля абеду, увечары).
- Адключыце апавяшчэнні або пакіньце іх толькі для прыярытэтных адпраўнікоў.
- Ужывайце «правіла дзвюх хвілін»: адказвайце адразу на лісты, якія патрабуюць менш за 2 хвіліны, астатнія плануйце.
- Для кароткай і выразнай камунікацыі аддавайце перавагу інструментам імгненных паведамленняў; пошту пакідайце для доўгіх і афіцыйных тэм.
3. Ілюзія шматзадачнасці
Выкананне некалькіх спраў адначасова можа здавацца прадуктыўным, але навуковыя даследаванні даказваюць адваротнае. Паводле даследавання Стэнфардскага ўніверсітэта, людзі, якія працуюць у рэжыме шматзадачнасці, робяць на 40% больш памылак і выконваюць працу на 50% даўжэй.
Крыніца праблемы:
- Ілюзія «я раблю шмат спраў = я прадуктыўны»
- Незнаёмства з кагнітыўнай цаной пераключэння кантэксту (context switching)
- Заахвочванне шматзадачнасці ў карпаратыўнай культуры
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Выкарыстоўвайце тэхніку Памадора: 25 хвілін бесперапыннай працы, 5 хвілін адпачынку.
- Плануйце свае задачы метадам блокавання часу (time blocking). Прызначайце адну задачу на кожны прамежак часу.
- Групуйце падобныя задачы разам (batching). Напрыклад, рабіце ўсе тэлефонныя размовы ў пэўны час.
- Не пераходзьце да наступнай задачы, не завяршыўшы папярэднюю. Незавершаныя справы ствараюць псіхалагічную нагрузку (эфект Зэйгарнік).
4. Ручныя адміністрацыйныя задачы і ўвод выдаткаў
Адміністрацыйныя задачы — адна з найменш любімых, але найбольш часазатратных сфер для большасці супрацоўнікаў. Складанне справаздач па выдатках, збор чэкаў і рахункаў, ручны ўвод іх у сістэму і адсочванне працэсаў зацвярджэння могуць займаць гадзіны. Даследаванні паказваюць, што супрацоўнік трэціць у сярэднім 5-8 гадзін у месяц толькі на кіраванне выдаткамі.
Крыніца праблемы:
- Папяровыя або Excel-метады адсочвання выдаткаў
- Страта чэкаў або іх непрыдатнасць для чытання
- Памылкі пры ручным уводзе дадзеных
- Доўгія і заблытаныя працэсы зацвярджэння
- Назапашванне справаздач па выдатках да канца месяца
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Выкарыстоўвайце лічбавыя рашэнні для кіравання выдаткамі, каб пазбавіцца ад ручных працэсаў.
- З дапамогай разумных платформаў, такіх як Masraff, фатаграфуйце чэкі на тэлефон і пераносьце іх у сістэму за некалькі секунд. Тэхналогія OCR на аснове штучнага інтэлекту ад Masraff аўтаматычна счытвае і катэгарызуе дадзеныя чэкаў і рахункаў.
- Паскарайце працэсы зацвярджэння з дапамогай аўтаматызаваных працоўных працэсаў. Masraff дазваляе кіраўнікам зацвярджаць выдаткі адным дотыкам.
- Стварайце справаздачы па выдатках у рэжыме рэальнага часу; не чакайце канца месяца. Функцыя аўтаматычнай справаздачнасці Masraff генеруе прафесійныя справаздачы адным націскам.
- Забяспечце інтэграцыю з вашымі ERP і бухгалтарскімі сістэмамі, каб пазбавіцца ад двайнога ўводу дадзеных.
З Masraff адзін увод выдаткаў займае ў сярэднім 30 секунд. Той жа працэс уручную можа заняць 15-20 хвілін. Гэта азначае эканомію больш за 60 гадзін у год на аднаго супрацоўніка.
5. Адсутнасць выразнай прыярытэзацыі
Калі «ўсё тэрміновае», насамрэч нічога не з'яўляецца тэрміновым. Праца без прыярытэзацыі прыводзіць да таго, што вы марнуеце энергію на нізкакаштоўныя задачы і адкладваеце сапраўды важныя справы. Паводле прынцыпу Парэта, 80% вашых вынікаў паходзяць толькі з 20% вашай дзейнасці.
Крыніца праблемы:
- Кіраўнікі не вызначаюць выразныя прыярытэты
- Няразуменне розніцы паміж «тэрміновым» і «важным»
- Немагчымасць сказаць «не» і схільнасць прымаць кожную просьбу
- Адсутнасць стратэгічнага планавання
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Выкарыстоўвайце матрыцу Эйзенхаўэра: падзяляйце задачы на чатыры катэгорыі паводле восяў тэрміновасці/важнасці.
- Тэрміновае і важнае: рабіце неадкладна.
- Важнае, але не тэрміновае: плануйце.
- Тэрміновае, але не важнае: даручайце іншым.
- Ні тэрміновае, ні важнае: выключайце.
- Пачынайце кожны дзень з вызначэння 3 найважнейшых задач (MIT — Most Important Tasks).
- Плануйце тыдзень і рэгулярна пераглядайце свае прыярытэты.
- Вучыцеся казаць «не» або «не зараз». Кожная прынятая задача — гэта час, скрадзены ў іншай задачы.
6. Адцягванні і перапынкі
Адкрытыя офісныя прасторы, апавяшчэнні смартфонаў, сацыяльныя сеткі і імгненныя пытанні калег... Сучаснае рабочае асяроддзе поўнае адцягненняў. Паводле даследавання University of California Irvine, супрацоўнік у сярэднім церпіць перапынак кожныя 11 хвілін. Вяртанне да поўнай канцэнтрацыі пасля перапынку можа заняць да 25 хвілін.
Крыніца праблемы:
- Залежнасць ад смартфона і сацыяльных сетак
- Шум і візуальныя раздражняльнікі ў адкрытых офісах
- Незапланаваныя візіты калег
- Мноства адкрытых укладак і праграм
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Вызначце гадзіны глыбокай працы і карыстайцеся рэжымам «не турбаваць» у гэты час.
- Трымайце тэлефон далей ад працоўнага стала або ўключыце рэжым фокусу.
- Карыстайцеся навушнікамі з шумапаглынаннем або абярыце ціхае месца для працы.
- Абмяжуйце колькасць адкрытых укладак на камп'ютары. Закрывайце праграмы, не звязаныя з вашай працай.
- Паведамце калегам аб вашых гадзінах інтэнсіўнай працы. Простая фраза «зараз я сканцэнтраваны, магу вярнуцца праз хвіліну?» у большасці выпадкаў дастаткова.
7. Недасканалыя інструменты і тэхналогіі
Састарэлае праграмнае забеспячэнне, павольныя камп'ютары, сістэмы, якія не інтэгруюцца адна з адной, і ручныя працэсы — адны з найбольшых забойцаў прадуктыўнасці нашага часу. Паводле даследавання IDC, інтэлектуальныя работнікі трацяць 20% свайго часу на пошук і перадачу інфармацыі паміж рознымі праграмамі.
Крыніца праблемы:
- Устарэлае праграмнае і апаратнае забеспячэнне
- Ізаляваныя сістэмы, якія не «размаўляюць» адна з адной
- Супраціў лічбавай трансфармацыі або недахоп інвестыцый
- Мысленне «мы заўсёды так рабілі»
Рэкамендаваныя рашэнні:
- Рэгулярна правярайце свае бізнес-працэсы. Якія этапы выконваюцца ўручную, якія можна аўтаматызаваць?
- Пераходзьце на хмарныя рашэнні з высокай здольнасцю да інтэграцыі.
- Атрымлівайце зваротную сувязь ад супрацоўнікаў. Якія інструменты палягчаюць іх працу, а якія ўскладняюць?
- Разглядайце інвестыцыі ў тэхналогіі не як выдаткі, а як інвестыцыю ў прадуктыўнасць. Правільныя інструменты акупляюцца хутка.
- Асабліва ў паўтаральных працэсах, такіх як кіраванне выдаткамі, выкарыстоўвайце скразныя лічбавыя рашэнні накшталт Masraff, каб эканоміць і час, і сродкі.
Залатыя правілы прадуктыўнасці
Пасля разгляду вышэйзгаданых 7 фактараў вы таксама можаце дадаць наступныя стратэгіі ў сваю штодзённую рутыну для павышэння агульнай прадуктыўнасці:
- Стварыце ранішнюю рутыну. Плануемы пачатак дня дазваляе трымаць кантроль над днём.
- Кіруйце сваёй энергіяй. Размяркоўвайце найбольш складаныя задачы на гадзіны найвышэйшага ўзроўню энергіі.
- Рабіце рэгулярныя перапынкі. Доўгая бесперапынная праца не павышае прадуктыўнасць, а наадварот зніжае яе. Кароткі перапынак кожныя 90 хвілін павышае эфектыўнасць.
- Спрашчайце свае лічбавыя інструменты. Любы інструмент, які не палягчае вашу працу, насамрэч яе ўскладняе.
- Рабіце штотыднёвы аналіз. У канцы кожнага тыдня аналізуйце, як вы выкарысталі свой час, і вызначайце сферы для паляпшэння.
Выснова: вярніце сабе свой час
Страта часу на працы не з'яўляецца непазбежнай. З правільнымі стратэгіямі і інструментамі вы можаце вярнуць страчаныя гадзіны і сканцэнтравацца на сапраўды важных справах.
Выкарыстанне тэхналогій, асабліва ў паўтаральных і часазатратных працэсах, такіх як кіраванне выдаткамі, значна павышае як вашу асабістую прадуктыўнасць, так і агульную эфектыўнасць вашай кампаніі.
Masraff дазваляе вашым супрацоўнікам засяродзіцца на асноўнай працы, поўнасцю лічбавізуючы працэсы кіравання выдаткамі. Дзякуючы счытванню чэкаў з дапамогай штучнага інтэлекту, аўтаматычнай катэгарызацыі, зацвярджэнню адным дотыкам і імгненнай справаздачнасці, Masraff скарачае гадзіны, выдаткаваныя на кіраванне выдаткамі, да некалькіх хвілін.
Гатовыя вярнуць сабе свой час?
Паспрабуйце Masraff бясплатна і пакладзіце канец страце часу на працы. Даведайцеся, наколькі проста павысіць прадуктыўнасць вашай каманды.