Genel olarak küçük işletme başarıları, aynı amaç etrafında, azim ve tutkuyla bir araya gelip, çalışan güçlü bir ekibin varlığının sonucu olarak değerlendirilir. Bu sebeple bir iş kurmayı amaçlayan kimselerin oluşturacakları temel ekipten, büyümeyi amaçladıkları hacme kadar dikkate alması gereken en önemli unsurlardan birisi güvenilir işe alımlar gerçekleştirmektir. Günümüzde çoğu işveren beceri bazlı işe alımlar gerçekleştirse de güvenli ve huzurlu bir çalışma alanını yaratırken dikkat edilmesi gereken unsur, becerileri tamamlayan karakterdir. Çünkü sıfırdan karakter oluşturulması mümkün olmasa dahi beceriler zamanla kolaylıkla kazandırılabilir.
Çalışanların kendilerine duyulan güveni kötü yönde kullanmaları hem yöneticiler hem de şirketin geneli için oldukça zarar verici bir aksiyondur. Eğer şirket içerisinde etik olmayan hatta suç içeren faaliyetler yer alıyorsa, işletme bu gibi durumlardan maddi ve manevi olarak çok büyük zarar görebilir.
2016 yılında ACFE (Sertifikalı Dolandırıcılık Denetçiler Birliği) tarafından gerçekleştirilen küresel dolandırıcılık çalışması sonucunda sunulan raporda 100’den az sayıda çalışanı bulunan işletmelerin, neredeyse büyük şirketlerdeki ile aynı medyan seviyede şirket içi suistimal ve dolandırıcılığa maruz kaldığı verilerle açıklanmıştır. Sayısal olarak bu yakınsama yorumlanmak istenirse, 100’den az çalışanı bulunan küçük şirketlerde zarar ortalama 150.000 dolar iken, 10.000 çalışanlı büyük şirketlerde ise ortalama 160.000 doları bulmaktadır. Zararın göreceli etkisi düşünüldüğünde ise ortaya küçük şirketlerin suistimal ve dolandırıcılıktan büyük şirketlere oranla daha kötü etkilendikleri sonucu ortaya çıkmaktadır.
Yukarıda bahsi geçen suistimal ve dolandırıcılıklar, günümüzde yöneticiler ve işverenlerin düşündüğünden daha yaygın olmasına rağmen temel kontrol prosedürleri uygulanarak olası kayıpların önüne kolaylıkla geçilebilir. Peki şirket içi suistimal ve dolandırıcılıklarla savaşmak için kullanılması gerekilen temel kontrol prosedürleri nelerdir?
1- Sorumlulukların Katmanlaştırılması ve Gözetimin Genişletilmesi
Finansal işlemler ve kayıt tutma gibi aksiyonların tek kişinin kontrolü altında olması pek çok organizasyon içi suistimale sebebiyet verebilir. Çoğu işveren, bu tarz görevlere birden çok çalışan atamanın, maliyet artışına sebebiyet verebileceğine ve sürecin hızını olumsuz etkilediğine inandığından sıcak bakmamaktadır. Ancak tek elden yürütülen ve oldukça önemli olan faaliyetler aynı zamanda manipülasyona en açık olanlardır.
2- Şirket İçi Etik Politikanızı Oluşturun ve Uygulayın
Mali suç işlemeye yatkın olan çalışanlar, girişimcilik ekosistemini benimseyen sıcak bir çalışma ortamına sahip ve yüksek disiplini bulunmayan işletmelerin bu tutumunu yanlış yorumlayarak, kötüye kullanabilirler. Şirket kültürünün istenilen şekilde oluşturulabilmesine karşın, yöneticilerin güçlü bir iş etiğine ve disipline sahip olduğunun ve şirketin etik politikasına uygun olmayan davranışlara karşı toleranslarının bulunmadığının gösterilmesi bu gibi suistimallerin önüne geçmede etkili bir yoldur. Dürüstlüğün en önemli parametrelerden olduğu bir kültür inşa edilerek dolandırıcılık en aza indirgenebilir, aynı zamanda olası suistimallerin ilgili birimlere bildirilmesine dair alışkanlıklar çalışanlara benimsetilebilir. Güçlü bir etik politikasına sahip olsanız dahi şirketin çeşitli departmanlarında hem rutin hem de sürpriz denetimler yapmayı unutmayın.
3- Özenli İşe Alımlar Gerçekleştirin ve Doğru Ekibi Oluşturun
Günümüzde işe alımlar sırasında, parayı idare edecek veya finansal bir rol üstlenecek herkes, geçmiş suç davranışları veya şüpheli bir iş geçmişi için detaylı bir araştırmaya tabii tutulmakta. Bu uygulama doğru ekibi oluşturmak ve önemli faaliyetlerin doğru kişilerce gerçekleştirildiğine emin olmak için oldukça önemlidir. Bu standart geçmişe dönük sicil araştırmalarının yanı sıra işe alımlarda doğru ekibi oluşturmak adına benzer değerlere sahip, şirket kültürüne kolaylıkla adapte olabilecek ve işi benimseyecek kişiler aramak stratejik önem arz eden bir uygulamadır. Bu uygulama ile işe alınan çalışanları yalnızca görevlerine değil, yaptığınız işe ve şirket olarak büyük resminize de dahil etmiş olursunuz. Bu şekilde kendini işin önemli bir parçası olarak hisseden çalışanın organizasyon aleyhine bir aksiyon gerçekleştirmesi de mümkün olmayacaktır.
Şirketlerin masraf süreçlerini yapay zeka teknolojisi ile daha verimli ve etkin hale getiren teknoloji çözümümüz Masraff’ı daha yakından tanımak ve incelemek için web sitemizi buradan ziyaret edebilirsiniz.
