Excel-den çykdajy programmasyna 30 günde geçmek

Köp kompaniýalar üçin çykdajy hasabyna Excel bilen başlamak dogry karar: şablon mugt, ony hemme kişi ulanyp bilýär we ilkinji aýlarda ýeterlik bolýar. Mesele adatça Excel-iň özünde däl-de, kompaniýa ösdügiçe faýlyň göterýän ýükündedir. Bu makala Türkiýede çykdajylaryny henizem Excel şablonynda ýygnaýan maliýe we buhgalteriýa toparlary üçin taýýarlandy. Onda Excel-iň haýsy nokatda kynçylyk çekýändigi, dört hepdelik geçiş meýilnamasy, sütünleri täze ulgam bilen nähili laýyklaşdyrmalydygy we köne faýllar bilen näme etmelidigi düşündirilýär.

Çykdajy hasaby Excel-de alnyp barylmalymy ýa-da programmada?

Çykdajy hasaby işgärleri az we tassyklaýjysy ýeke-täk bolan kompaniýalarda Excel-de işläp biler; tassyklaýjylar, şahamçalar we kartlar köpeldigiçe programma el işini azaldýar.

Karar göwne bagly däl-de, möçber we gözegçilik bilen baglydyr. Aýda birnäçe hasabat gelýän bolsa, olary bir adam barlaýan bolsa we korporatiw kart ulanylmaýan bolsa, gowy düzülen Excel şablony ýeterlikdir. Heniz bitewi şablonyňyz ýok bolsa, ýönekeý Excel çykdajy formasynyň şablony gowy başlangyçdyr; formany nähili doldurmalydygyny çykdajy formasynyň nusgasy baradaky makalamyzda tapyp bilersiňiz. Aşakdaky geçiş meýilnamasy hem şeýle şablondan başlaýar.

Excel çykdajy hasabynda haçan ýeterliksiz bolýar?

Excel şol bir maglumaty birnäçe adam girizip, tassyklap, başga ulgama geçirýän pursatynda kynçylyk çekip başlaýar. Aşakdaky alamatlaryň birnäçesi sizde bar bolsa, geçişi meýilleşdirmegiň wagty gelen bolmagy mümkin:

Bu tablisa Excel-e garşy däl. Excel seljerme we hasabat üçin güýçli gural bolmagynda galýar; kynçylyk çekýän bölek maglumat ýygnamak, gözegçilik we tassyklamadyr.

Geçişiň näme berip biljekdigini takmynan görmek üçin işgärleriň sanyna görä wagt we çykdajy boýunça takmynan tygşytlylygy hasaplap bolýar. Şeýle netijeler çaklamalara esaslanýar, şonuň üçin olary öz sanlaryňyz bilen okaň. Hasaplamanyň mantygy çykdajy dolandyryşynda ROI boýunça gollanmamyzda düşündirilýär.

30 günde geçiş nähili meýilleşdirilýär?

Excel-den çykdajy programmasyna geçiş dört hepdäni taýýarlyk, sazlama, synag we doly ornaşdyrma diýip bölseňiz, dolandyryp bolýan işe öwrülýär. Hakyky möhlet kompaniýanyň gurluşyna, tassyklama düzgünleriniň çylşyrymlylygyna we ERP integrasiýasynyň möçberine bagly. Aşakdaky meýilnama borçnama däl, esasdyr.

1-nji hepde: Häzirki ýagdaýy kesgitläň

• Soňky üç aýyň Excel faýllaryny ýygnaň we haýsy sütünleriň hakykatdan doldurylýandygyny belläň.
• Kategoriýa sanawyny ýönekeýleşdiriň. «Beýlekiler» sütünine düşen pozisiýalar aslynda haýsy kategoriýa degişli?
• Çykdajy merkezlerini, taslama kodlaryny we işgärleriň sanawyny buhgalteriýa programmasyndaky kodlar bilen deňeşdiriň.
• Ýazmaça we dilden aýdylýan ähli düzgünleri bir sanawa ýygnaň: nahar çägi, taksi düzgüni, kimiň nämäni tassyklaýandygy.
• Şu sanawa esaslanyp, haýsy modullaryň gerekdigini anyklaň.

2-nji hepde: Gurluşy guruň

• Kategoriýalary, çykdajy merkezlerini we ulanyjylary ulgama giriziň.
• Tassyklama akymyny düzüň: kim tassyklaýar, belli bir mukdardan ýokary kime gidýär, tassyklaýjy rugsatda bolanda ony kim çalyşýar?
• Çykdajy syýasatynyň düzgünlerini giriziň. Başda petiklemäniň ýerine duýduryşy saýlamak işgärleriň öwrenişmegini ýeňilleşdirýär.
• Buhgalteriýa hasaplarynyň laýyklaşdyrylmagyny maliýe topary bilen bilelikde barlaň.

3-nji hepde: Kiçi topar bilen synag geçiriň

• Bir bölümde (mysal: satuw topary) hakyky çykdajylar bilen bir döwri synap görüň.
• Şol çykdajylary gysga wagtlap Excel-de hem alyp baryň we iki netijäni deňeşdiriň.
• Işgärleriň kynçylyk çekýän meýdançalaryny belläň; zerur bolsa hökmany meýdançalaryň sanyny azaldyň.

4-nji hepde: Hemmelere açyň we geçiş senesini yglan ediň

• Gysga ulanyş gollanmasy we tanyşdyryş duşuşygy bilen ulgamy ähli işgärlere açyň.
• Geçiş senesini yglan ediň: bu seneden soňky çykdajylar diňe täze ulgam arkaly kabul edilýär.
• Köne Excel faýllaryny diňe okamak üçin niýetlenen bukjada arhiwläň.
• Ilkinji aýy täze ulgamda ýapyň we päsgelçilikli ädimleri sanawa geçiriň.

Excel şablonyndaky sütünler nirä geçýär?

Excel çykdajy formasyndaky her sütün çykdajy programmasyndaky bir meýdança ýa-da sazlama laýyk gelýär; laýyklaşdyrmany geçişden öň tablisa görnüşinde etmek geçiriş ýalňyşlyklaryny azaldýar. Aşakdaky mysal Türkiýäniň bitewi hasaplar meýilnamasyna (Tekdüzen Hesap Planı) görä adaty çykdajy formasy üçin taýýarlandy:

Ýazgy mysaly (mysal sanlar): GBS 20 % bolan 120 TL-lik awtoduralga çeginde 100 TL esas 7-nji synp çykdajy hasabynyň debetine, 20 TL 191 «Hasaba alynýan GBS» hasabyna ýazylýar; 120 TL bolsa işgäre yzyna töleg hasabynyň kreditine geçýär. Haýsy 7-nji synp hasabyň ulanyljakdygy çykdajynyň häsiýetine we kompaniýaňyzyň hasaplar meýilnamasyna bagly.

Köne Excel çykdajy faýllary näçe wagt saklanmaly?

Türkiýede köne çykdajy faýllary we olaryň esasyndaky resminamalar salgyt kanunçylygyna görä azyndan 5 ýyl, söwda kanunçylygyna görä 10 ýyl saklanmalydyr.

• 213 belgili Salgyt tertibi baradaky kanun, 253-nji madda (Resmi gazet: 1961-nji ýylyň 10-njy ýanwary): kitaplar we resminamalar degişli ýylyndan soňky senenama ýylyndan başlap 5 ýyl saklanýar.
• 6102 belgili Türkiýäniň Söwda kodeksi, 82-nji madda (2012-nji ýylyň 1-nji iýulyndan güýje girdi): söwda kitaplary we resminamalary 10 ýyl saklanýar.

Excel faýly özbaşdak resminama däl; esasy zat çekleriň we hasap-fakturalaryň asyl nusgasy ýa-da elektron resminama ýazgylarydyr. Geçen ýyllary täze ulgama geçirmäge borçly däl. Köne faýllary üýtgedip bolmaýan arhiwde saklamak we täze döwri täze ulgamda başlamak amatly ýoldur. Saklamak möhletini we arhiwleme usulyny maliýe geňeşçiňiz (mali müşavir) bilen tassyklaň.

Masraff-da bu nähili işleýär?

Masraff çykdajy dolandyryşy Excel-de el bilen ýerine ýetirilýän ädimleri aşakdaky funksiýalar bilen ýapýar. Olaryň käbiri aýratyn modullardyr; haýsylarynyň gerekdigini geçişiň ilkinji hepdesinde anyklaň.

• Çykdajy we çykdajy formasy: Işgär çykdajyny Web Portal ýa-da mobil programma arkaly girizýär, çykdajylary bir formada ýygnap tassyklamaga iberýär. Forma döwri ýapmak, gaýtalanma we hökmany meýdança barlaglaryndan geçýär. Kimiň haçan tassyklandygy ýa-da ret edendigi amallar taryhynda görünýär.
• Çykdajy syýasatynyň mehanizmi: Kategoriýa, wagt we gatnaşyjylaryň sany boýunça çäkler kesgitlenýär; her düzgün duýduryş ýa-da petikleme hökmünde işleýär.
• Giňeldilen tassyklama: Tassyklama akymy çäk mukdary, grade we ygtyýar bermek (delegasiýa) düzgünleri bilen gurulýar.
• Göçürmeleri deňleşdirmek: Korporatiw kartyň göçürmesi Excel görnüşinde ýüklenýär; setirler kart ID, sene we mukdar boýunça çykdajylar bilen gabat getirilýär, resminamasy ýok pozisiýalar üçin işgäre habarnama iberilýär.
• Hasap-fakturanyň QR kody bilen çykdajy döretmek: e-Fatura elektron hasap-fakturasyndaky QR kody skanirlemek arkaly çykdajy döredilýär.
• GBS we hasaplary jikme-jik kesgitlemek: Çykdajy, GBS we işgär hasabynyň bölünişi, şeýle hem KKEG (salgyt maksatly kabul edilmeýän çykdajylar) ssenariýalary buhgalteriýa sazlamalarynda kesgitlenýär.
• Buhgalteriýa integrasiýasy: Masraff 20-den gowrak ERP we buhgalteriýa ulgamy bilen integrasiýa hödürleýär.

Excel hem doly ýitmeýär: çykdajy formalaryny Excel formatynda eksport edip, syýasat bozulmalary baradaky hasabatlary Excel görnüşinde ýükläp alyp bolýar. Öwrenişen jemleýji tablisalaryňyzy ulanmagy dowam edýärsiňiz; diňe maglumat bir çeşmeden gelýär.

Köp berilýän soraglar

Excel-iň ýerine çykdajy programmasyny ulanmagyň artykmaçlyklary nämeler?

Çykdajy programmasy tassyklamany, çäk barlagyny, gaýtalanýan çekleriň gözegçiligini we buhgalteriýa geçirmegi bir ýerde jemleýär. Excel-de bu ädimler e-poçta we el bilen barlag arkaly geçýär, ýalňyşlyklar köplenç diňe aýyň ahyrynda ýüze çykýar.

Çykdajy programmasyna geçiş näçe wagt alýar?

Möhlet kompaniýanyň ululygyna, tassyklama düzgünlerine we ERP integrasiýasynyň möçberine bagly. Bu makaladaky 30 günlük meýilnama esasdyr; integrasiýaly ornaşdyrmalarda tertibi üpjün edijiňiz bilen bilelikde anyklaň.

Köne Excel çykdajy ýazgylaryny täze ulgama geçirmeli mi?

Köp ýagdaýda gerek däl. Geçiş senesinden öňki faýllary diňe okamak üçin arhiwde saklamak we täze döwri täze ulgamda başlamak has arassa bölünişik berýär. Saklamak möhletlerini maliýe geňeşçiňiz bilen tassyklaň.

Excel çykdajy şablony haýsy ýagdaýda ýeterlik?

Işgärler az, tassyklaýjy ýeke-täk, korporatiw kart ulanylmaýan we aýda hasabatlaryň sany az bolsa, Excel şablony ýeterlik bolup biler. Bu şertleriň biri üýtgände ýokardaky alamatlar tablisasyna gaýtadan serediň.