Da Excel a un software note spese in 30 giorni

Per la maggior parte delle aziende, iniziare a gestire le spese in Excel è la scelta giusta: il modello è gratuito, tutti sanno usarlo e nei primi mesi basta. Il problema raramente è Excel in sé, ma il carico che il file deve sostenere man mano che l'azienda cresce. Questo articolo è pensato per i team amministrazione e contabilità in Turchia che raccolgono ancora le spese in un modello Excel. Spiega dove Excel comincia a non bastare, propone un piano di migrazione in quattro settimane, mostra come mappare le colonne nel nuovo sistema e cosa fare dei vecchi file.

Le spese vanno gestite in Excel o con un software?

La gestione delle spese può funzionare in Excel in aziende con pochi dipendenti e un solo approvatore; con più approvatori, sedi e carte, un software lascia meno lavoro manuale.

La scelta dipende meno dalle preferenze e più dai volumi e dal controllo. Se ogni mese arrivano poche note spese, le controlla una sola persona e non si usano carte aziendali, un modello Excel ben fatto è sufficiente. Se non avete ancora un modello uniforme, un semplice modello Excel di nota spese è un buon punto di partenza, e il nostro articolo con un esempio di modulo spese spiega come compilarlo. Il piano di migrazione che segue parte proprio da un modello del genere.

Quando Excel non basta più per gestire le note spese?

Excel comincia a non bastare quando più persone inseriscono, approvano e trasferiscono gli stessi dati in un altro sistema. Se riconoscete diversi segnali tra quelli qui sotto, potrebbe essere il momento di pianificare il passaggio:

Questa tabella non è un atto d'accusa contro Excel. Excel resta uno strumento potente per analisi e reportistica; ciò che va in difficoltà è la raccolta dei dati, il controllo e l'approvazione.

Per farsi un'idea approssimativa di cosa potrebbe far risparmiare il passaggio, si può stimare un tempo e un costo in base al numero di dipendenti. Questi risultati si basano su ipotesi: leggeteli con i vostri numeri. La logica del calcolo è spiegata nella nostra guida al ROI nella gestione delle spese.

Come si pianifica il passaggio in 30 giorni?

Il passaggio da Excel a un software note spese diventa gestibile se dividete quattro settimane in preparazione, configurazione, pilota e avvio completo. La durata reale dipende dalla vostra struttura, dalla complessità delle regole di approvazione e dall'ampiezza dell'integrazione con l'ERP. Il piano che segue è una traccia, non un impegno.

Settimana 1: fotografare la situazione

• Raccogliete i file Excel degli ultimi tre mesi e segnate quali colonne vengono davvero compilate.
• Semplificate l'elenco delle categorie. A quale categoria appartengono davvero le voci finite in «Altro»?
• Confrontate centri di costo, codici progetto ed elenco dei dipendenti con i codici del gestionale contabile.
• Raccogliete in un'unica lista tutte le regole, scritte o no: limite per i pasti, regola per i taxi, chi approva cosa.
• Sulla base di questa lista, chiarite di quali moduli avete bisogno.

Settimana 2: costruire la struttura

• Inserite nel sistema categorie, centri di costo e utenti.
• Impostate il flusso di approvazione: chi approva, a chi passa sopra una certa soglia, chi sostituisce un approvatore in ferie?
• Inserite le regole della policy di spesa. Partire con avvisi anziché blocchi aiuta i dipendenti ad abituarsi.
• Verificate la mappatura dei conti con il team amministrativo.

Settimana 3: pilota con un piccolo team

• Provate per un periodo con spese reali in un solo reparto (esempio: il team commerciale).
• Tenete le stesse spese anche in Excel per un breve periodo e confrontate i risultati.
• Annotate i campi su cui i dipendenti si bloccano e, se serve, riducete i campi obbligatori.

Settimana 4: aprire a tutti e annunciare la data di passaggio

• Aprite il sistema a tutti i dipendenti con una breve guida e una sessione di presentazione.
• Annunciate la data di passaggio: dopo questa data le spese si accettano solo tramite il nuovo sistema.
• Archiviate i vecchi file Excel in una cartella di sola lettura.
• Chiudete il primo mese con il nuovo sistema e annotate i passaggi che non hanno funzionato bene.

Dove finiscono le colonne del vostro modello Excel?

Ogni colonna di un modulo spese in Excel corrisponde a un campo o a un'impostazione del software; mapparle in una tabella prima del passaggio riduce gli errori di trasferimento. La mappatura seguente è un esempio per un tipico modulo di nota spese, secondo il piano dei conti uniforme turco (Tekdüzen Hesap Planı):

Registrazione di esempio (cifre di esempio): per uno scontrino di parcheggio da 120 TL con IVA al 20 %, l'imponibile di 100 TL va in dare su un conto di costo della classe 7 e 20 TL sul 191 IVA detraibile; 120 TL vanno in avere sul conto di rimborso del dipendente. Quale conto della classe 7 usare dipende dalla natura della spesa e dal piano dei conti della vostra azienda.

Per quanto tempo conservare i vecchi file Excel delle spese?

In Turchia, i vecchi file delle spese e i documenti che li supportano vanno conservati almeno 5 anni secondo la normativa fiscale e 10 anni secondo quella commerciale.

• Legge sulla procedura tributaria n. 213, articolo 253 (Gazzetta Ufficiale: 10 gennaio 1961): libri e documenti si conservano per 5 anni a partire dall'anno solare successivo a quello cui si riferiscono.
• Codice di commercio turco n. 6102, articolo 82 (in vigore dal 1° luglio 2012): libri e documenti commerciali si conservano per 10 anni.

Un file Excel non è di per sé un documento giustificativo; contano gli originali di scontrini e fatture o le registrazioni dei documenti elettronici. Non siete obbligati a trasferire gli anni passati nel nuovo sistema. Conservare i vecchi file in un archivio non modificabile e avviare il nuovo periodo nel nuovo sistema è una soluzione pratica. Verificate i tempi di conservazione e il metodo di archiviazione con il vostro commercialista (mali müşavir).

Come funziona in Masraff?

La gestione delle note spese di Masraff copre con le funzioni seguenti i passaggi che in Excel si fanno a mano. Alcune sono moduli separati; chiarite quali vi servono nella prima settimana del passaggio.

• Spese e note spese: il dipendente inserisce le spese dal Web Portal o dall'app mobile, le raggruppa in una nota spese e la invia in approvazione. La nota passa i controlli di chiusura del periodo, duplicati e campi obbligatori. Chi ha approvato o rifiutato, e quando, compare nella cronologia delle operazioni.
• Motore della policy di spesa: si definiscono limiti per categoria, periodo e numero di partecipanti; ogni regola funziona come avviso o blocco.
• Approvazione avanzata: il flusso di approvazione si costruisce con soglie, grade e regole di delega.
• Riconciliazione degli estratti conto: l'estratto conto della carta aziendale si carica in Excel; le righe vengono abbinate alle spese tramite ID carta, data e importo, e il dipendente riceve una notifica per i giustificativi mancanti.
• Creazione spese dal QR della fattura: si crea una spesa scansionando il codice QR di una fattura elettronica (e-Fatura).
• IVA e imputazione contabile dettagliate: la ripartizione tra costo, IVA e conto del dipendente, così come gli scenari KKEG (costi non deducibili), si definiscono nelle impostazioni contabili.
• Integrazione contabile: Masraff si integra con più di 20 ERP e sistemi contabili.

Nemmeno Excel scompare: le note spese si possono esportare in formato Excel e i report sulle violazioni della policy si scaricano in Excel. Continuate a usare le vostre tabelle pivot; solo che i dati arrivano da un'unica fonte.

Domande frequenti

Quali vantaggi ha un software note spese rispetto a Excel?

Un software note spese riunisce in un unico posto approvazione, controllo dei limiti, verifica degli scontrini duplicati e passaggio alla contabilità. In Excel questi passaggi avvengono via e-mail e con controlli manuali, e gli errori emergono spesso a fine mese.

Quanto tempo richiede il passaggio a un software note spese?

La durata dipende dalle dimensioni dell'azienda, dalle regole di approvazione e dall'ampiezza dell'integrazione con l'ERP. Il piano di 30 giorni di questo articolo è una traccia; per progetti con integrazione, concordate il calendario con il vostro fornitore.

Bisogna trasferire lo storico delle spese da Excel al nuovo sistema?

Nella maggior parte dei casi no. Conservare i file precedenti alla data di passaggio in un archivio di sola lettura e avviare il nuovo periodo nel nuovo sistema offre una separazione più pulita. Verificate i tempi di conservazione con il vostro commercialista.

Quando basta un modello Excel per le note spese?

Un modello Excel può bastare con pochi dipendenti, un solo approvatore, nessuna carta aziendale e poche note spese al mese. Quando una di queste condizioni cambia, tornate alla tabella dei segnali.