Excel-ден шығыс бағдарламасына 30 күнде көшу

Көптеген компаниялар үшін шығыс есебін Excel-де бастау — дұрыс шешім: шаблон тегін, оны бәрі пайдалана алады және алғашқы айларда жеткілікті. Мәселе әдетте Excel-дің өзінде емес, компания өскен сайын файлға түсетін жүктемеде. Бұл мақала Түркияда шығыстарын әлі де Excel шаблонында жинайтын қаржы және бухгалтерлік командаларға арналған. Онда Excel қай жерде қиналатыны, төрт апталық көшу жоспары, бағандарды жаңа жүйемен қалай сәйкестендіру керегі және ескі файлдармен не істеу керегі түсіндіріледі.

Шығыс есебін Excel-де жүргізу керек пе, әлде бағдарламада ма?

Шығыс есебі қызметкерлері аз әрі бекітушісі біреу компанияларда Excel-де жүре алады; бекітушілер, филиалдар мен карталар көбейген сайын бағдарлама қол жұмысын азайтады.

Шешім талғамға емес, көлем мен бақылауға байланысты. Айына бірнеше есеп келсе, оларды бір адам тексерсе және корпоративтік карта қолданылмаса, жақсы жасалған Excel шаблоны жеткілікті. Әлі бірыңғай шаблоныңыз болмаса, қарапайым Excel шығыс есебі шаблоны жақсы бастама бола алады. Төмендегі көшу жоспары да осындай шаблоннан басталады.

Excel шығыс есебінде қай кезде жеткіліксіз болады?

Excel бір деректі бірнеше адам енгізіп, бекітіп, басқа жүйеге беретін кезде қиналады. Төмендегі белгілердің бірнешеуі сізде болса, көшуді жоспарлайтын уақыт келген болуы мүмкін:

Бұл кесте Excel-ге қарсы емес. Excel талдау мен есептілік үшін күшті құрал болып қала береді; қиналатын бөлік — деректерді жинау, бақылау және бекіту.

Көшудің не беретінін шамамен бағалау үшін қызметкерлер санына қарай уақыт пен шығынның болжамды үнемін есептеуге болады. Мұндай нәтижелер болжамдарға сүйенеді, сондықтан оларды өз сандарыңызбен салыстырыңыз. Есептеу логикасы біздің шығыстарды басқарудағы ROI нұсқаулығымызда түсіндірілген.

30 күнде көшу қалай жоспарланады?

Excel-ден шығыс бағдарламасына көшу төрт аптаны дайындық, баптау, пилот және толық іске қосу деп бөлгенде басқаруға болатын жұмысқа айналады. Нақты мерзім компания құрылымына, бекіту ережелерінің күрделілігіне және ERP интеграциясының көлеміне байланысты. Төмендегі жоспар міндеттеме емес, негіздеме ғана.

1-апта: Қазіргі жағдайды анықтаңыз

• Соңғы үш айдың Excel файлдарын жинап, қай бағандар шынымен толтырылатынын белгілеңіз.
• Санаттар тізімін жеңілдетіңіз. «Басқа» бағанына түскен позициялар шын мәнінде қай санатқа жатады?
• Шығын орталықтарын, жоба кодтарын және қызметкерлер тізімін бухгалтерлік бағдарламадағы кодтармен салыстырыңыз.
• Жазбаша және ауызша барлық ережелерді бір тізімге жинаңыз: тамақ лимиті, такси ережесі, кім нені бекітеді.
• Осы тізім бойынша қандай модульдер қажет екенін анықтаңыз.

2-апта: Құрылымды құрыңыз

• Санаттарды, шығын орталықтарын және пайдаланушыларды жүйеге енгізіңіз.
• Бекіту ағынын баптаңыз: кім бекітеді, белгілі бір сомадан жоғары кімге барады, бекітуші демалыста болғанда оны кім алмастырады?
• Шығыс саясатының ережелерін енгізіңіз. Басында бұғаттау орнына ескертуді таңдау қызметкерлердің үйренуін жеңілдетеді.
• Бухгалтерлік шоттардың сәйкестігін қаржы командасымен бірге тексеріңіз.

3-апта: Шағын командамен пилот өткізіңіз

• Бір бөлімде (мысал: сату командасы) нақты шығыстармен бір кезеңді сынап көріңіз.
• Сол шығыстарды қысқа уақыт Excel-де де жүргізіп, екі нәтижені салыстырыңыз.
• Қызметкерлер қиналатын өрістерді белгілеп, қажет болса міндетті өрістер санын азайтыңыз.

4-апта: Барлығына ашып, көшу күнін жариялаңыз

• Қысқа нұсқаулық және таныстыру кездесуімен жүйені барлық қызметкерлерге ашыңыз.
• Көшу күнін жариялаңыз: осы күннен кейінгі шығыстар тек жаңа жүйе арқылы қабылданады.
• Ескі Excel файлдарын тек оқуға арналған қалтада мұрағаттаңыз.
• Бірінші айды жаңа жүйеде жабып, кідірген қадамдарды тізімге түсіріңіз.

Excel шаблонындағы бағандар қайда көшеді?

Excel шығыс формасындағы әр баған шығыс бағдарламасындағы бір өріске немесе баптауға сәйкес келеді; сәйкестендіруді көшуге дейін кесте түрінде жасау беру қателерін азайтады. Төмендегі мысал Түркияның бірыңғай шоттар жоспары (Tekdüzen Hesap Planı) бойынша әдеттегі шығыс формасы үшін дайындалған:

Жазба мысалы (шартты сандар): ҚҚС 20 % болатын 120 TL тұрақ чегі бойынша 100 TL негіз 7-сынып шығыс шотының дебетіне, 20 TL 191 «Есепке алынатын ҚҚС» шотына жазылады; 120 TL қызметкерге өтеу шотының кредитіне түседі. Қай 7-сынып шотын қолдану шығыстың сипатына және компанияңыздың шоттар жоспарына байланысты.

Ескі Excel шығыс файлдарын қанша уақыт сақтау керек?

Түркияда ескі шығыс файлдары мен оларға негіз болған құжаттар салық заңнамасы бойынша кемінде 5 жыл, сауда заңнамасы бойынша 10 жыл сақталады.

• № 213 Салық рәсімі туралы заң, 253-бап (Ресми газет: 1961 жылғы 10 қаңтар): кітаптар мен құжаттар қатысты жылдан кейінгі күнтізбелік жылдан бастап 5 жыл сақталады.
• № 6102 Түркия Сауда кодексі, 82-бап (2012 жылғы 1 шілдеден күшіне енген): сауда кітаптары мен құжаттары 10 жыл сақталады.

Excel файлы өз алдына құжат емес; маңыздысы — чектер мен шот-фактуралардың түпнұсқасы немесе электрондық құжат жазбалары. Өткен жылдарды жаңа жүйеге көшіру міндетті емес. Ескі файлдарды өзгертуге болмайтын мұрағатта сақтап, жаңа кезеңді жаңа жүйеде бастау — практикалық жол. Сақтау мерзімі мен мұрағаттау тәсілін қаржы кеңесшіңізбен (mali müşavir) нақтылаңыз.

Masraff-та бұл қалай жұмыс істейді?

Masraff шығыстарды басқару жүйесі Excel-де қолмен орындалатын қадамдарды төмендегі функциялармен жабады. Олардың бір бөлігі бөлек модульдер; қайсысы қажет екенін көшудің бірінші аптасында анықтаңыз.

• Шығыс және шығыс есебі: Қызметкер шығысты Web Portal немесе мобильді қосымша арқылы енгізеді, шығыстарды бір есепке жинап, бекітуге жібереді. Есеп кезеңді жабу, қайталану және міндетті өріс тексерулерінен өтеді. Кім қашан бекіткені немесе қабылдамағаны операциялар тарихында көрінеді.
• Шығыс саясаты механизмі: Санат, уақыт және қатысушылар саны бойынша лимиттер анықталады; әр ереже ескерту немесе бұғаттау ретінде жұмыс істейді.
• Кеңейтілген бекіту: Бекіту ағыны шекті сома, грейд және өкілеттік беру (делегация) ережелерімен құрылады.
• Үзінділерді салыстыру: Корпоративтік карта үзіндісі Excel ретінде жүктеледі; жолдар карта ID, күн және сома бойынша шығыстармен сәйкестендіріледі, құжаты жоқ позициялар үшін қызметкерге хабарлама жіберіледі.
• Шот-фактура QR коды арқылы шығыс құру: e-Fatura электрондық шот-фактурасындағы QR кодты сканерлеу арқылы шығыс құрылады.
• ҚҚС пен шоттарды егжей-тегжейлі анықтау: Шығыс, ҚҚС және қызметкер шоты бөлінісі, сондай-ақ KKEG (салық мақсатында қабылданбайтын шығыстар) сценарийлері бухгалтерлік баптауларда анықталады.
• Бухгалтерлік интеграция: Masraff 20-дан астам ERP және бухгалтерлік жүйемен интеграцияланады.

Excel де толық жоғалмайды: шығыс есептерін Excel форматында экспорттауға, саясат бұзушылықтары туралы есептерді Excel ретінде жүктеп алуға болады. Үйреншікті жиынтық кестелеріңізді пайдалана бересіз; тек деректер бір көзден келеді.

Жиі қойылатын сұрақтар

Excel орнына шығыс бағдарламасын пайдаланудың артықшылықтары қандай?

Шығыс бағдарламасы бекітуді, лимит тексеруін, қайталанған чектерді бақылауды және бухгалтерияға беруді бір жерге жинайды. Excel-де бұл қадамдар электрондық пошта мен қолмен тексеру арқылы жүреді, ал қателер көбіне ай соңында ғана байқалады.

Шығыс бағдарламасына көшу қанша уақыт алады?

Мерзім компанияның көлеміне, бекіту ережелеріне және ERP интеграциясының ауқымына байланысты. Бұл мақаладағы 30 күндік жоспар — негіздеме; интеграциясы бар енгізулерде кестені жеткізушіңізбен бірге нақтылаңыз.

Ескі Excel шығыс жазбаларын жаңа жүйеге көшіру керек пе?

Көп жағдайда қажет емес. Көшу күніне дейінгі файлдарды тек оқуға арналған мұрағатта сақтап, жаңа кезеңді жаңа жүйеде бастау таза бөлініс береді. Сақтау мерзімдерін қаржы кеңесшіңізбен нақтылаңыз.

Excel шығыс шаблоны қай жағдайда жеткілікті?

Қызметкерлер аз, бекітуші біреу, корпоративтік карта қолданылмайтын және айына есеп саны аз болса, Excel шаблоны жеткілікті болуы мүмкін. Осы шарттардың бірі өзгергенде жоғарыдағы белгілер кестесіне қайта қараңыз.