Excel'ден чыгым программасына 30 күндө өтүү

Көпчүлүк компаниялар үчүн чыгым эсебин Excel'де баштоо туура чечим: шаблон акысыз, аны баары колдоно алат жана алгачкы айларда жетиштүү. Көйгөй адатта Excel'дин өзүндө эмес, компания өскөн сайын файлга түшкөн жүктө. Бул макала Түркияда чыгымдарын дагы эле Excel шаблонунда чогулткан каржы жана бухгалтердик командаларга арналган. Анда Excel кайсы жерде кыйналары, төрт жумалык өтүү планы, мамычаларды жаңы системага кантип шайкештирүү жана эски файлдар менен эмне кылуу керектиги түшүндүрүлөт.

Чыгым эсебин Excel'де жүргүзүү керекпи же программадабы?

Чыгым эсеби кызматкерлери аз жана бекитүүчүсү бирөө болгон компанияларда Excel'де иштей алат; бекитүүчүлөр, филиалдар жана карталар көбөйгөн сайын программа кол эмгегин азайтат.

Чечим табитке эмес, көлөмгө жана көзөмөлгө байланыштуу. Айына бир нече отчет келсе, аларды бир адам текшерсе жана корпоративдик карта колдонулбаса, жакшы түзүлгөн Excel шаблону жетиштүү. Азырынча бирдиктүү шаблонуңуз жок болсо, жөнөкөй Excel чыгым формасынын шаблону жакшы башталыш; форманы кантип толтурууну чыгым формасынын үлгүсү тууралуу макалабыздан табасыз. Төмөнкү өтүү планы да ушундай шаблондон башталат.

Excel чыгым эсебинде качан жетишсиз болуп калат?

Excel бир эле маалыматты бир нече адам киргизип, бекитип, башка системага өткөргөн учурда кыйнала баштайт. Төмөнкү белгилердин бир нечеси сизде болсо, өтүүнү пландаштыра турган убак келген болушу мүмкүн:

Бул таблица Excel'ге каршы эмес. Excel талдоо жана отчеттуулук үчүн күчтүү курал бойдон калат; кыйналган бөлүк — маалымат чогултуу, көзөмөл жана бекитүү.

Өтүү эмне бере аларын болжолдуу баалоо үчүн кызматкерлердин санына жараша убакыт жана чыгымдын болжолдуу үнөмүн эсептөөгө болот. Мындай жыйынтыктар божомолдорго таянат, ошондуктан аларды өз сандарыңыз менен салыштырыңыз. Эсептөөнүн логикасы биздин чыгымдарды башкаруудагы ROI колдонмобузда түшүндүрүлөт.

30 күндө өтүү кантип пландаштырылат?

Excel'ден чыгым программасына өтүү төрт жуманы даярдык, орнотуу, пилот жана толук ишке киргизүү деп бөлгөндө башкарыла турган ишке айланат. Чыныгы мөөнөт компаниянын түзүмүнө, бекитүү эрежелеринин татаалдыгына жана ERP интеграциясынын көлөмүнө жараша болот. Төмөнкү план милдеттенме эмес, негиз гана.

1-жума: Учурдагы абалды аныктаңыз

• Акыркы үч айдын Excel файлдарын чогултуп, кайсы мамычалар чындап толтурулганын белгилеңиз.
• Категориялар тизмесин жөнөкөйлөтүңүз. «Башка» мамычасына түшкөн позициялар чындыгында кайсы категорияга таандык?
• Чыгым борборлорун, долбоор коддорун жана кызматкерлердин тизмесин бухгалтердик программадагы коддор менен салыштырыңыз.
• Жазылган жана айтылган бардык эрежелерди бир тизмеге чогултуңуз: тамак лимити, такси эрежеси, ким эмнени бекитет.
• Ушул тизменин негизинде кайсы модулдар керек экенин аныктаңыз.

2-жума: Түзүмдү куруңуз

• Категорияларды, чыгым борборлорун жана колдонуучуларды системага киргизиңиз.
• Бекитүү агымын орнотуңуз: ким бекитет, белгилүү суммадан жогору кимге барат, бекитүүчү өргүүдө болгондо аны ким алмаштырат?
• Чыгым саясатынын эрежелерин киргизиңиз. Башында бөгөттөөнүн ордуна эскертүүнү тандоо кызматкерлердин көнүшүн жеңилдетет.
• Бухгалтердик эсептердин шайкештигин каржы командасы менен бирге текшериңиз.

3-жума: Чакан команда менен пилот өткөрүңүз

• Бир бөлүмдө (мисал: сатуу командасы) чыныгы чыгымдар менен бир мезгилди сынап көрүңүз.
• Ошол эле чыгымдарды кыска убакыт Excel'де да жүргүзүп, эки жыйынтыкты салыштырыңыз.
• Кызматкерлер кыйналган талааларды белгилеп, керек болсо милдеттүү талаалардын санын азайтыңыз.

4-жума: Баарына ачып, өтүү күнүн жарыялаңыз

• Кыска колдонмо жана тааныштыруу жолугушуусу менен системаны бардык кызматкерлерге ачыңыз.
• Өтүү күнүн жарыялаңыз: бул күндөн кийинки чыгымдар жаңы система аркылуу гана кабыл алынат.
• Эски Excel файлдарын окуу үчүн гана папкада архивдеңиз.
• Биринчи айды жаңы системада жаап, аксаган кадамдарды тизмеге алыңыз.

Excel шаблонундагы мамычалар кайда көчөт?

Excel чыгым формасындагы ар бир мамыча чыгым программасындагы бир талаага же жөндөөгө туура келет; шайкештирүүнү өтүүдөн мурун таблица түрүндө жасоо өткөрүү каталарын азайтат. Төмөнкү мисал Түркиянын бирдиктүү эсептер планы (Tekdüzen Hesap Planı) боюнча кадимки чыгым формасы үчүн даярдалган:

Жазуунун мисалы (шарттуу сандар): КНС 20 % болгон 120 TL токтотмо чегинде 100 TL негиз 7-класс чыгым эсебинин дебетине, 20 TL 191 «Эсепке алынуучу КНС» эсебине жазылат; 120 TL кызматкерге кайтаруу эсебинин кредитине түшөт. Кайсы 7-класс эсеби колдонулары чыгымдын мүнөзүнө жана компанияңыздын эсептер планына жараша болот.

Эски Excel чыгым файлдарын канча убакыт сактоо керек?

Түркияда эски чыгым файлдары жана алардын негизиндеги документтер салык мыйзамы боюнча кеминде 5 жыл, соода мыйзамы боюнча 10 жыл сакталат.

• № 213 Салык жол-жобосу жөнүндө мыйзам, 253-берене (Расмий гезит: 1961-жылдын 10-январы): китептер жана документтер тиешелүү жылдан кийинки календардык жылдан баштап 5 жыл сакталат.
• № 6102 Түркиянын Соода кодекси, 82-берене (2012-жылдын 1-июлунан күчүнө кирген): соода китептери жана документтери 10 жыл сакталат.

Excel файлы өзү документ эмес; маанилүүсү — чектердин жана эсеп-фактуралардын түп нускасы же электрондук документтердин жазуулары. Өткөн жылдарды жаңы системага көчүрүү милдеттүү эмес. Эски файлдарды өзгөртүүгө болбогон архивде сактап, жаңы мезгилди жаңы системада баштоо — практикалык жол. Сактоо мөөнөтүн жана архивдөө ыкмасын каржы кеңешчиңиз (mali müşavir) менен тактаңыз.

Masraff'та бул кантип иштейт?

Masraff чыгымдарды башкаруу системасы Excel'де кол менен аткарылган кадамдарды төмөнкү функциялар менен жабат. Алардын айрымдары өзүнчө модулдар; кайсылары керек экенин өтүүнүн биринчи жумасында аныктаңыз.

• Чыгым жана чыгым формасы: Кызматкер чыгымды Web Portal же мобилдик тиркеме аркылуу киргизет, чыгымдарды бир формага чогултуп, бекитүүгө жөнөтөт. Форма мезгилди жабуу, кайталануу жана милдеттүү талаа текшерүүлөрүнөн өтөт. Ким качан бекиткени же четке каккандыгы операциялар тарыхында көрүнөт.
• Чыгым саясатынын механизми: Категория, убакыт жана катышуучулардын саны боюнча лимиттер аныкталат; ар бир эреже эскертүү же бөгөттөө катары иштейт.
• Кеңейтилген бекитүү: Бекитүү агымы чек сумма, грейд жана ыйгарым укук берүү (делегация) эрежелери менен түзүлөт.
• Көчүрмөлөрдү салыштыруу: Корпоративдик картанын көчүрмөсү Excel катары жүктөлөт; саптар карта ID, күн жана сумма боюнча чыгымдар менен шайкештирилет, документи жок позициялар үчүн кызматкерге билдирүү жөнөтүлөт.
• Эсеп-фактуранын QR коду аркылуу чыгым түзүү: e-Fatura электрондук эсеп-фактурасындагы QR кодду сканерлөө аркылуу чыгым түзүлөт.
• КНС жана эсептерди кеңири аныктоо: Чыгым, КНС жана кызматкер эсебинин бөлүнүшү, ошондой эле KKEG (салык максатында кабыл алынбаган чыгымдар) сценарийлери бухгалтердик жөндөөлөрдө аныкталат.
• Бухгалтердик интеграция: Masraff 20дан ашык ERP жана бухгалтердик система менен интеграцияланат.

Excel да толугу менен жоголбойт: чыгым формаларын Excel форматында экспорттоого, саясатты бузуу отчетторун Excel катары жүктөп алууга болот. Көнгөн жыйынтык таблицаларыңызды колдоно бересиз; болгону маалымат бир булактан келет.

Көп берилүүчү суроолор

Excel'дин ордуна чыгым программасын колдонуунун артыкчылыктары кандай?

Чыгым программасы бекитүүнү, лимит текшерүүнү, кайталанган чектерди көзөмөлдөөнү жана бухгалтерияга өткөрүүнү бир жерге чогултат. Excel'де бул кадамдар электрондук почта жана кол менен текшерүү аркылуу жүрөт, каталар көбүнчө ай аягында гана байкалат.

Чыгым программасына өтүү канча убакыт алат?

Мөөнөт компаниянын көлөмүнө, бекитүү эрежелерине жана ERP интеграциясынын көлөмүнө жараша болот. Бул макаладагы 30 күндүк план — негиз; интеграциясы бар ишке киргизүүлөрдө графикти жеткирүүчүңүз менен бирге тактаңыз.

Эски Excel чыгым жазууларын жаңы системага көчүрүү керекпи?

Көпчүлүк учурда кереги жок. Өтүү күнүнө чейинки файлдарды окуу үчүн гана архивде сактап, жаңы мезгилди жаңы системада баштоо тазараак бөлүнүш берет. Сактоо мөөнөттөрүн каржы кеңешчиңиз менен тактаңыз.

Excel чыгым шаблону кайсы учурда жетиштүү?

Кызматкерлер аз, бекитүүчү бирөө, корпоративдик карта колдонулбаса жана айына отчеттор аз болсо, Excel шаблону жетиштүү болушу мүмкүн. Бул шарттардын бири өзгөргөндө жогорудагы белгилер таблицасына кайра кайрылыңыз.