Excel-dən xərc proqramına 30 gündə keçid

Əksər şirkətlər üçün xərc uçotuna Excel ilə başlamaq doğru qərardır: şablon pulsuzdur, hamı ondan istifadə etməyi bacarır və ilk aylarda ehtiyacı ödəyir. Problem adətən Excel-in özündə deyil, şirkət böyüdükcə faylın daşımalı olduğu yükdədir. Bu məqalə Türkiyədə xərclərini hələ də Excel şablonunda toplayan maliyyə və mühasibat komandaları üçün hazırlanıb. Excel-in hansı nöqtədə çətinləşdiyini, dörd həftəlik keçid planını, sütunların yeni sistemə necə uyğunlaşdırılacağını və köhnə fayllarla nə ediləcəyini izah edir.

Xərc uçotu Excel-də aparılmalıdır, yoxsa proqramda?

Xərc uçotu az işçisi və tək təsdiqləyicisi olan şirkətlərdə Excel-də işləyə bilər; təsdiqləyici, filial və kart sayı artdıqca xərc proqramı daha az əl işi qoyur.

Qərar zövqdən çox həcm və nəzarət məsələsidir. Ayda bir neçə hesabat gəlirsə, onları bir nəfər yoxlayırsa və korporativ kart istifadə olunmursa, yaxşı qurulmuş Excel şablonu kifayətdir. Hələ vahid şablonunuz yoxdursa, sadə Excel xərc forması şablonu yaxşı başlanğıcdır; formanın necə doldurulduğunu xərc forması nümunəsi məqaləmizdə tapa bilərsiniz. Aşağıdakı keçid planı da belə bir şablondan başlayır.

Excel xərc uçotunda hansı nöqtədə yetərsiz olur?

Excel eyni məlumatı bir neçə nəfərin daxil etdiyi, təsdiqlədiyi və başqa sistemə ötürdüyü nöqtədə çətinləşməyə başlayır. Aşağıdakı əlamətlərdən bir neçəsi sizdə varsa, keçidi planlaşdırmağın vaxtı gəlmiş ola bilər:

Bu cədvəl Excel-i pisləmək üçün deyil. Excel təhlil və hesabat üçün güclü alət olaraq qalır; çətinləşən hissə məlumatların toplanması, nəzarət və təsdiqdir.

Keçidin nə qazandıra biləcəyini təxmini görmək üçün işçi sayına əsasən təxmini vaxt və xərc qənaəti hesablana bilər. Belə nəticələr fərziyyələrə əsaslanır, onları öz rəqəmlərinizlə oxuyun. Hesablamanın məntiqi xərc idarəetməsində ROI bələdçimizdə izah olunur.

30 gündə keçid necə planlaşdırılır?

Excel-dən xərc proqramına keçid dörd həftəni hazırlıq, qurulum, pilot və tam keçid kimi böldükdə idarə edilə bilən bir işə çevrilir. Real müddət şirkətin strukturundan, təsdiq qaydalarının mürəkkəbliyindən və ERP inteqrasiyasının həcmindən asılıdır. Aşağıdakı plan öhdəlik deyil, çərçivədir.

1-ci həftə: Mövcud vəziyyəti çıxarın

• Son üç ayın Excel fayllarını toplayın; hansı sütunların həqiqətən doldurulduğunu qeyd edin.
• Kateqoriya siyahısını sadələşdirin. "Digər" sütununa düşən maddələr əslində hansı kateqoriyaya aiddir?
• Xərc mərkəzlərini, layihə kodlarını və işçi siyahısını mühasibat proqramındakı kodlarla müqayisə edin.
• Yazılı və ya şifahi bütün qaydaları bir siyahıda toplayın: yemək limiti, taksi qaydası, kimin nəyi təsdiqlədiyi.
• Bu siyahıya əsasən hansı modullara ehtiyacınız olduğunu dəqiqləşdirin.

2-ci həftə: Strukturu qurun

• Kateqoriyaları, xərc mərkəzlərini və istifadəçiləri sistemə daxil edin.
• Təsdiq axınını qurun: kim təsdiqləyir, müəyyən məbləğdən yuxarı kimə gedir, təsdiqləyici məzuniyyətdə olanda onu kim əvəz edir?
• Xərc siyasəti qaydalarını daxil edin. Başlanğıcda blok əvəzinə xəbərdarlıq seçmək işçilərin alışmasını asanlaşdırır.
• Mühasibat hesablarının uyğunlaşdırılmasını maliyyə komandası ilə birlikdə yoxlayın.

3-cü həftə: Kiçik komanda ilə pilot keçirin

• Bir şöbə ilə (nümunə: satış komandası) real xərclərlə bir dövr sınaqdan keçirin.
• Eyni xərcləri qısa müddət Excel-də də aparın və iki nəticəni müqayisə edin.
• İşçilərin çətinlik çəkdiyi sahələri qeyd edin; lazım olsa, məcburi sahələrin sayını azaldın.

4-cü həftə: Hamıya açın və keçid tarixini elan edin

• Qısa istifadə təlimatı və təqdimat görüşü ilə sistemi bütün işçilərə açın.
• Keçid tarixini elan edin: bu tarixdən sonrakı xərclər yalnız yeni sistem vasitəsilə qəbul olunur.
• Köhnə Excel fayllarını yalnız oxunan qovluqda arxivləşdirin.
• İlk ayın bağlanışını yeni sistemlə edin və axsayan addımları siyahıya alın.

Excel şablonundakı sütunlar hara köçür?

Excel xərc formasındakı hər sütun xərc proqramında bir sahəyə və ya ayara uyğun gəlir; uyğunlaşdırmanı keçiddən əvvəl cədvəl şəklində etmək ötürmə səhvlərini azaldır. Aşağıdakı nümunə Türkiyənin Vahid Hesablar Planına (Tekdüzen Hesap Planı) görə tipik xərc forması üçün hazırlanıb:

Nümunə qeyd (nümunə rəqəmlər): 120 TL-lik, 20 % ƏDV-li dayanacaq qəbzində 100 TL baza 7-ci sinif xərc hesabının debetinə, 20 TL 191 "Əvəzləşdiriləcək ƏDV" hesabına yazılır; 120 TL isə işçinin geri ödəniş hesabının kreditinə keçir. Hansı 7-ci sinif hesabın istifadə olunacağı xərcin xarakterindən və şirkətinizin hesablar planından asılıdır.

Köhnə Excel xərc faylları nə qədər saxlanmalıdır?

Türkiyədə köhnə xərc faylları və onlara əsas olan sənədlər vergi qanunvericiliyinə görə ən azı 5 il, ticarət qanunvericiliyinə görə 10 il saxlanmalıdır.

• 213 saylı Vergi Prosedur Qanunu, maddə 253 (Rəsmi Qəzet: 10 yanvar 1961): dəftər və sənədlər aid olduqları ili izləyən təqvim ilindən başlayaraq 5 il saxlanılır.
• 6102 saylı Türkiyə Ticarət Qanunu, maddə 82 (qüvvəyə minmə: 1 iyul 2012): ticarət dəftərləri və sənədləri 10 il saxlanılır.

Excel faylı öz-özlüyündə sənəd deyil; əsas olan qəbz və fakturaların əsli və ya elektron sənəd qeydləridir. Keçmiş illəri yeni sistemə köçürmək məcburiyyətində deyilsiniz. Köhnə faylları dəyişdirilə bilməyən arxivdə saxlamaq və yeni dövrü yeni sistemdə başlatmaq praktik yoldur. Saxlama müddətini və arxiv üsulunu maliyyə məsləhətçinizlə (mali müşavir) təsdiqləyin.

Masraff-da necə işləyir?

Masraff xərc idarəetməsi Excel-də əl ilə görülən addımları aşağıdakı funksiyalarla qarşılayır. Bəziləri ayrıca modullardır; hansılarına ehtiyacınız olduğunu keçidin ilk həftəsində dəqiqləşdirin.

• Xərc və xərc forması: İşçi xərci Web Portal-dan və ya mobil tətbiqdən daxil edir, xərcləri bir formada toplayıb təsdiqə göndərir. Forma dövrün bağlanması, təkrar və məcburi sahə yoxlamalarından keçir. Kimin nə vaxt təsdiqlədiyi və ya rədd etdiyi əməliyyat tarixçəsində görünür.
• Xərc siyasəti mühərriki: Kateqoriya, vaxt və iştirakçı sayı üzrə limitlər müəyyən edilir; hər qayda xəbərdarlıq və ya blok kimi işləyir.
• Genişləndirilmiş təsdiq: Təsdiq axını hədd dəyəri, qreyd və səlahiyyət ötürmə (deleqasiya) qaydaları ilə qurulur.
• Çıxarış üzləşdirməsi: Korporativ kart çıxarışı Excel kimi yüklənir; sətirlər kart ID, tarix və məbləğ üzrə xərclərlə uyğunlaşdırılır, sənədi çatışmayan maddələr üçün işçiyə bildiriş gedir.
• Faktura QR ilə xərc yaratma: e-Fatura üzərindəki QR kod oxudularaq xərc yaradılır.
• Ətraflı ƏDV və hesab müəyyənləşdirmə: Xərc, ƏDV və işçi hesabı bölgüsü, həmçinin KKEG (vergi məqsədilə qəbul edilməyən xərclər) ssenariləri mühasibat ayarlarında müəyyən edilir.
• Mühasibat inteqrasiyası: Masraff 20-dən çox ERP və mühasibat sistemi ilə inteqrasiya təklif edir.

Excel də tamamilə yox olmur: xərc formaları Excel formatında ixrac edilə, siyasət pozuntusu hesabatları Excel kimi yüklənə bilər. Alışdığınız pivot cədvəllərdən istifadəyə davam edirsiniz; sadəcə məlumat artıq tək mənbədən gəlir.

Tez-tez verilən suallar

Excel əvəzinə xərc proqramından istifadənin üstünlükləri hansılardır?

Xərc proqramı təsdiqi, limit yoxlamasını, təkrar qəbz yoxlamasını və mühasibatlığa ötürməni bir yerdə toplayır. Excel-də bu addımlar e-poçt və əl ilə yoxlama ilə gedir; səhvlər çox vaxt yalnız ay sonunda üzə çıxır.

Xərc proqramına keçid nə qədər vaxt aparır?

Müddət şirkətin ölçüsündən, təsdiq qaydalarından və ERP inteqrasiyasının həcmindən asılıdır. Bu məqalədəki 30 günlük plan çərçivədir; inteqrasiyalı qurulumlarda təqvimi təminatçınızla birlikdə dəqiqləşdirin.

Keçmiş Excel xərc qeydləri yeni sistemə köçürülməlidirmi?

Əksər hallarda lazım deyil. Keçid tarixindən əvvəlki faylları yalnız oxunan arxivdə saxlamaq və yeni dövrü yeni sistemdə başlatmaq daha təmiz ayrım yaradır. Saxlama müddətlərini maliyyə məsləhətçinizlə təsdiqləyin.

Excel xərc şablonu hansı hallarda kifayətdir?

İşçi sayı az, təsdiqləyici tək, korporativ kart istifadəsi olmadıqda və aylıq hesabat sayı az olduqda Excel şablonu kifayət edə bilər. Bu şərtlərdən biri dəyişəndə yuxarıdakı əlamətlər cədvəlinə yenidən baxın.