De la Excel la un software de cheltuieli în 30 de zile

Pentru majoritatea companiilor, a începe evidența cheltuielilor în Excel este decizia potrivită: șablonul este gratuit, toată lumea știe să-l folosească și acoperă bine primele luni. Problema rareori este Excel în sine, ci încărcarea pe care fișierul trebuie să o poarte pe măsură ce firma crește. Acest articol se adresează echipelor de finanțe și contabilitate din Turcia care încă adună cheltuielile într-un șablon Excel. Arată unde începe Excel să nu mai facă față, un plan de migrare în patru săptămâni, cum se mapează coloanele în noul sistem și ce faceți cu fișierele vechi.

Cheltuielile trebuie urmărite în Excel sau într-un software?

Evidența cheltuielilor poate funcționa în Excel în firmele cu puțini angajați și un singur aprobator; pe măsură ce cresc aprobatorii, sediile și cardurile, un software reduce munca manuală.

Decizia ține mai puțin de preferințe și mai mult de volum și control. Dacă sosesc lunar doar câteva deconturi, le verifică o singură persoană și nu se folosesc carduri de firmă, un șablon Excel bine construit este suficient. Dacă nu aveți încă un șablon unitar, un simplu șablon Excel de decont este un bun început, iar articolul nostru cu un exemplu de formular de cheltuieli explică cum se completează. Planul de migrare de mai jos pornește de la un astfel de șablon.

Când nu mai este suficient Excel pentru cheltuieli?

Excel începe să nu mai facă față atunci când mai multe persoane introduc, aprobă și transferă aceleași date într-un alt sistem. Dacă recunoașteți mai multe dintre semnalele de mai jos, poate a venit momentul să planificați trecerea:

Tabelul nu este un rechizitoriu împotriva Excel. Excel rămâne un instrument puternic pentru analiză și raportare; ceea ce se blochează este colectarea datelor, controlul și aprobarea.

Pentru o idee aproximativă despre ce ar putea aduce trecerea, se poate estima un câștig de timp și cost pornind de la numărul de angajați. Astfel de rezultate se bazează pe ipoteze, așa că citiți-le cu cifrele proprii. Logica calculului este explicată în ghidul nostru despre ROI în gestionarea cheltuielilor.

Cum se planifică trecerea în 30 de zile?

Trecerea de la Excel la un software de cheltuieli devine gestionabilă dacă împărțiți patru săptămâni în pregătire, configurare, pilot și lansare completă. Durata reală depinde de structura firmei, de complexitatea regulilor de aprobare și de amploarea integrării cu ERP-ul. Planul de mai jos este un cadru, nu un angajament.

Săptămâna 1: inventarul situației actuale

• Adunați fișierele Excel din ultimele trei luni și marcați coloanele care sunt completate efectiv.
• Simplificați lista de categorii. Cărei categorii aparțin de fapt pozițiile din coloana „Altele”?
• Comparați centrele de cost, codurile de proiect și lista angajaților cu codurile din programul de contabilitate.
• Strângeți într-o singură listă toate regulile, scrise sau nescrise: limita pentru masă, regula pentru taxi, cine aprobă ce.
• Pe baza acestei liste, stabiliți de ce module aveți nevoie.

Săptămâna 2: construirea structurii

• Definiți în sistem categoriile, centrele de cost și utilizatorii.
• Configurați fluxul de aprobare: cine aprobă, la cine ajunge peste un anumit prag, cine îl înlocuiește pe aprobatorul aflat în concediu?
• Introduceți regulile politicii de cheltuieli. A începe cu avertismente în loc de blocări îi ajută pe angajați să se obișnuiască.
• Verificați maparea conturilor contabile împreună cu echipa financiară.

Săptămâna 3: pilot cu o echipă mică

• Testați o perioadă cu cheltuieli reale într-un singur departament (exemplu: echipa de vânzări).
• Țineți pentru scurt timp aceleași cheltuieli și în Excel și comparați rezultatele.
• Notați câmpurile la care angajații se blochează și reduceți, dacă e nevoie, numărul câmpurilor obligatorii.

Săptămâna 4: deschidere pentru toți și anunțarea datei de trecere

• Deschideți sistemul pentru toți angajații, cu un scurt ghid de utilizare și o sesiune de prezentare.
• Anunțați data de trecere: după această dată, cheltuielile se acceptă doar prin noul sistem.
• Arhivați vechile fișiere Excel într-un dosar doar pentru citire.
• Închideți prima lună în noul sistem și notați pașii care nu au mers bine.

Unde ajung coloanele din șablonul Excel?

Fiecare coloană dintr-un formular de cheltuieli Excel corespunde unui câmp sau unei setări din software; maparea lor într-un tabel înainte de trecere reduce erorile de transfer. Maparea de mai jos este un exemplu pentru un decont tipic, conform planului de conturi unificat din Turcia (Tekdüzen Hesap Planı):

Înregistrare exemplu (cifre de exemplu): pentru un bon de parcare de 120 TL cu TVA 20 %, baza de 100 TL se debitează într-un cont de cheltuieli din clasa 7, iar 20 TL în 191 TVA deductibilă; 120 TL se creditează în contul de rambursare al angajatului. Ce cont din clasa 7 se folosește depinde de natura cheltuielii și de planul de conturi al firmei.

Cât timp trebuie păstrate vechile fișiere Excel cu cheltuieli?

În Turcia, vechile fișiere de cheltuieli și documentele justificative se păstrează cel puțin 5 ani conform legislației fiscale și 10 ani conform celei comerciale.

• Legea nr. 213 privind procedura fiscală, articolul 253 (Monitorul Oficial: 10 ianuarie 1961): registrele și documentele se păstrează 5 ani, începând cu anul calendaristic următor celui la care se referă.
• Codul comercial turc nr. 6102, articolul 82 (în vigoare din 1 iulie 2012): registrele și documentele comerciale se păstrează 10 ani.

Un fișier Excel nu este un document justificativ în sine; contează originalele bonurilor și facturilor sau înregistrările documentelor electronice. Nu sunteți obligați să mutați anii anteriori în noul sistem. Păstrarea fișierelor vechi într-o arhivă care nu poate fi modificată și începerea noii perioade în noul sistem este o cale practică. Confirmați termenele de păstrare și metoda de arhivare cu consultantul fiscal (mali müşavir).

Cum funcționează în Masraff?

Gestionarea cheltuielilor în Masraff acoperă, cu funcțiile de mai jos, pașii care în Excel se fac manual. Unele sunt module separate; stabiliți de care aveți nevoie în prima săptămână a trecerii.

• Cheltuieli și deconturi: angajatul introduce cheltuielile în Web Portal sau în aplicația mobilă, le grupează într-un decont și îl trimite spre aprobare. Decontul trece prin controale de închidere a perioadei, dubluri și câmpuri obligatorii. Cine a aprobat sau a respins, și când, apare în istoricul operațiunilor.
• Motorul politicii de cheltuieli: se definesc limite pe categorie, perioadă și număr de participanți; fiecare regulă funcționează ca avertisment sau blocare.
• Aprobare avansată: fluxul de aprobare se construiește cu praguri, grade și reguli de delegare.
• Reconcilierea extraselor: extrasul cardului de firmă se încarcă în format Excel; liniile se potrivesc cu cheltuielile după ID-ul cardului, dată și sumă, iar angajatul primește notificare pentru documentele lipsă.
• Crearea cheltuielilor din codul QR al facturii: o cheltuială se creează prin scanarea codului QR de pe o factură electronică (e-Fatura).
• TVA și alocare pe conturi detaliate: împărțirea între cheltuială, TVA și contul angajatului, precum și scenariile KKEG (cheltuieli nedeductibile), se definesc în setările contabile.
• Integrare contabilă: Masraff se integrează cu peste 20 de sisteme ERP și de contabilitate.

Nici Excel nu dispare: deconturile pot fi exportate în format Excel, iar rapoartele privind încălcarea politicii pot fi descărcate în Excel. Păstrați tabelele pivot cu care sunteți obișnuiți; doar că datele vin dintr-o singură sursă.

Întrebări frecvente

Ce avantaje are un software de cheltuieli față de Excel?

Un software de cheltuieli reunește într-un singur loc aprobarea, verificarea limitelor, controlul bonurilor duble și transferul în contabilitate. În Excel acești pași trec prin e-mail și verificări manuale, iar erorile se observă adesea abia la final de lună.

Cât durează trecerea la un software de cheltuieli?

Durata depinde de mărimea firmei, de regulile de aprobare și de amploarea integrării cu ERP-ul. Planul de 30 de zile din acest articol este un cadru; pentru implementările cu integrare, stabiliți calendarul împreună cu furnizorul.

Trebuie mutat istoricul cheltuielilor din Excel în noul sistem?

De cele mai multe ori, nu. Păstrarea fișierelor dinaintea datei de trecere într-o arhivă doar pentru citire și începerea noii perioade în noul sistem oferă o separare mai clară. Confirmați termenele de păstrare cu consultantul fiscal.

Când este suficient un șablon Excel pentru cheltuieli?

Un șablon Excel poate fi suficient când sunt puțini angajați, un singur aprobator, nu se folosesc carduri de firmă și sosesc puține deconturi pe lună. Când una dintre aceste condiții se schimbă, reveniți la tabelul cu semnale.