Пераход з Excel на сістэму ўліку выдаткаў за 30 дзён

Для большасці кампаній пачаць улік выдаткаў у Excel — правільнае рашэнне: шаблон бясплатны, ім умеюць карыстацца ўсе, і ў першыя месяцы яго хапае. Праблема звычайна не ў самім Excel, а ў нагрузцы, якая лягае на файл па меры росту кампаніі. Гэты артыкул напісаны для фінансавых і бухгалтарскіх каманд у Турцыі, якія дагэтуль збіраюць выдаткі ў шаблоне Excel. У ім паказана, дзе Excel пачынае не спраўляцца, дадзены план пераходу на чатыры тыдні, растлумачана, як супаставіць слупкі з новай сістэмай і што рабіць са старымі файламі.

Весці ўлік выдаткаў у Excel ці ў праграме?

Улік выдаткаў можа працаваць у Excel у кампаніі з невялікім штатам і адным зацвярджальнікам; калі расце колькасць зацвярджальнікаў, філіялаў і карт, праграма пакідае менш ручной працы.

Рашэнне залежыць не столькі ад густу, колькі ад аб'ёму і кантролю. Калі за месяц прыходзіць некалькі справаздач, правярае іх адзін чалавек і карпаратыўныя карты не выкарыстоўваюцца, добра прадуманага шаблону Excel дастаткова. Калі адзінага шаблону ў вас яшчэ няма, просты шаблон справаздачы аб выдатках у Excel — добры пачатак. План пераходу ніжэй зыходзіць менавіта з такога шаблону.

Калі Excel перастае спраўляцца з улікам выдаткаў?

Excel пачынае не спраўляцца, калі адны і тыя ж даныя ўводзяць, зацвярджаюць і перадаюць у іншую сістэму некалькі чалавек. Калі вы пазнаяце ў сябе некалькі прыкмет з табліцы, магчыма, пара планаваць пераход:

Гэтая табліца не супраць Excel. Excel застаецца моцным інструментам для аналізу і справаздачнасці; не спраўляюцца збор даных, кантроль і зацвярджэнне.

Каб прыблізна ацаніць, што можа даць пераход, можна разлічыць арыентыровачную эканомію часу і выдаткаў зыходзячы з колькасці супрацоўнікаў. Такія вынікі абапіраюцца на дапушчэнні, таму звярайце іх са сваімі лічбамі. Логіка разліку апісана ў нашым дапаможніку па ROI кіравання выдаткамі.

Як спланаваць пераход за 30 дзён?

Пераход з Excel на сістэму ўліку выдаткаў становіцца кіравальным, калі падзяліць чатыры тыдні на падрыхтоўку, наладу, пілот і поўны запуск. Рэальны тэрмін залежыць ад структуры кампаніі, складанасці правілаў зацвярджэння і аб'ёму інтэграцыі з ERP. План ніжэй — гэта рамка, а не абавязацельства.

Тыдзень 1: ацаніце бягучы стан

• Збярыце файлы Excel за апошнія тры месяцы і адзначце, якія слупкі сапраўды запаўняюцца.
• Спрасціце спіс катэгорый. Да якой катэгорыі насамрэч адносяцца пазіцыі са слупка «Іншае»?
• Параўнайце цэнтры выдаткаў, коды праектаў і спіс супрацоўнікаў з кодамі ва ўліковай праграме.
• Звядзіце ўсе правілы, пісьмовыя і вусныя, у адзін спіс: ліміт на харчаванне, правіла для таксі, хто што зацвярджае.
• Па гэтым спісе вызначце, якія модулі вам патрэбныя.

Тыдзень 2: пабудуйце структуру

• Завядзіце ў сістэме катэгорыі, цэнтры выдаткаў і карыстальнікаў.
• Наладзьце маршрут зацвярджэння: хто зацвярджае, да каго ідзе справаздача вышэй пэўнай сумы, хто замяшчае зацвярджальніка ў адпачынку?
• Унясіце правілы палітыкі выдаткаў. Калі спачатку выбраць папярэджанні замест блакіровак, супрацоўнікам будзе прасцей прывыкнуць.
• Праверце супастаўленне рахункаў разам з фінансавай камандай.

Тыдзень 3: пілот у невялікай камандзе

• Правядзіце адзін перыяд з рэальнымі выдаткамі ў адным аддзеле (прыклад: аддзел продажаў).
• Нядоўга вядзіце тыя ж выдаткі паралельна ў Excel і параўнайце вынікі.
• Адзначце палі, на якіх супрацоўнікі спатыкаюцца, і пры неабходнасці скараціце колькасць абавязковых палёў.

Тыдзень 4: адкрыйце сістэму ўсім і абвясціце дату пераходу

• Адкрыйце сістэму для ўсіх супрацоўнікаў з кароткай інструкцыяй і ўводнай сустрэчай.
• Абвясціце дату пераходу: выдаткі пасля гэтай даты прымаюцца толькі праз новую сістэму.
• Заархівуйце старыя файлы Excel у тэчцы толькі для чытання.
• Закрыйце першы месяц у новай сістэме і запішыце крокі, якія прайшлі негладка.

Куды пераносяцца слупкі вашага шаблону Excel?

Кожны слупок формы выдаткаў у Excel адпавядае полю або наладзе ў сістэме ўліку выдаткаў; табліца адпаведнасці, складзеная да пераходу, зніжае колькасць памылак. Ніжэй — прыклад для тыповай справаздачы аб выдатках паводле адзінага плана рахункаў Турцыі (Tekdüzen Hesap Planı):

Прыклад праводкі (умоўныя лічбы): па чэку за паркоўку на 120 TL з ПДВ 20 % база 100 TL адносіцца ў дэбет рахунку выдаткаў 7-га класа, 20 TL — на 191 «ПДВ да вылічэння», а 120 TL — у крэдыт рахунку кампенсацыі супрацоўніку. Які рахунак 7-га класа выкарыстоўваць, залежыць ад характару выдатку і плана рахункаў вашай кампаніі.

Колькі захоўваць старыя файлы Excel з выдаткамі?

У Турцыі старыя файлы выдаткаў і пацвярджальныя дакументы захоўваюцца не менш за 5 гадоў паводле падатковага заканадаўства і 10 гадоў паводле гандлёвага.

• Закон аб падатковай працэдуры № 213, артыкул 253 (Афіцыйная газета: 10 студзеня 1961 года): кнігі і дакументы захоўваюцца 5 гадоў пачынаючы з каляндарнага года, наступнага за годам, да якога яны адносяцца.
• Гандлёвы кодэкс Турцыі № 6102, артыкул 82 (уступіў у сілу 1 ліпеня 2012 года): гандлёвыя кнігі і дакументы захоўваюцца 10 гадоў.

Файл Excel сам па сабе не з'яўляецца дакументам; значэнне маюць арыгіналы чэкаў і рахункаў або запісы электронных дакументаў. Пераносіць мінулыя гады ў новую сістэму не абавязкова. Практычны шлях — захоўваць старыя файлы ў архіве, які нельга змяніць, і пачаць новы перыяд у новай сістэме. Тэрміны захоўвання і спосаб архівавання ўдакладніце ў свайго фінансавага кансультанта (mali müşavir).

Як гэта працуе ў Masraff?

Кіраванне выдаткамі ў Masraff закрывае крокі, якія ў Excel выконваюцца ўручную, з дапамогай функцый ніжэй. Частка з іх — асобныя модулі; вызначце, якія вам патрэбныя, у першы тыдзень пераходу.

• Выдаткі і справаздачы аб выдатках: супрацоўнік уносіць выдаткі праз Web Portal або мабільную праграму, збірае іх у справаздачу і адпраўляе на зацвярджэнне. Справаздача праходзіць праверкі закрыцця перыяду, дублікатаў і абавязковых палёў. Хто і калі зацвердзіў або адхіліў справаздачу, бачна ў гісторыі аперацый.
• Механізм палітыкі выдаткаў: задаюцца ліміты па катэгорыі, перыядзе і колькасці ўдзельнікаў; кожнае правіла працуе як папярэджанне або блакіроўка.
• Пашыранае зацвярджэнне: маршрут будуецца па парогавых сумах, грэйдах і правілах дэлегавання.
• Звяранне выпісак: выпіска па карпаратыўнай карце загружаецца ў фармаце Excel; радкі супастаўляюцца з выдаткамі па ID карты, даце і суме, а супрацоўнік атрымлівае апавяшчэнне пра дакументы, якіх не хапае.
• Стварэнне выдатку па QR-кодзе рахунку: выдатак ствараецца сканаваннем QR-кода электроннага рахунку-фактуры (e-Fatura).
• Дэталёвае вызначэнне ПДВ і рахункаў: падзел на выдатак, ПДВ і рахунак супрацоўніка, а таксама сцэнарыі KKEG (выдаткі, якія не прымаюцца да вылічэння) задаюцца ў наладах уліку.
• Інтэграцыя з бухгалтэрыяй: Masraff інтэгруецца больш чым з 20 ERP і ўліковымі сістэмамі.

Excel таксама нікуды не знікае: справаздачы аб выдатках можна выгрузіць у фармаце Excel, а справаздачы аб парушэннях палітыкі спампаваць у Excel. Звыклыя зводныя табліцы застаюцца; проста даныя паступаюць з адной крыніцы.

Часта задаваныя пытанні

Якія перавагі ў праграмы ўліку выдаткаў перад Excel?

Праграма ўліку выдаткаў аб'ядноўвае ў адным месцы зацвярджэнне, праверку лімітаў, кантроль дублікатаў чэкаў і перадачу ў бухгалтэрыю. У Excel гэтыя крокі ідуць праз пошту і ручныя праверкі, а памылкі часта выяўляюцца толькі ў канцы месяца.

Колькі доўжыцца пераход на сістэму ўліку выдаткаў?

Тэрмін залежыць ад памеру кампаніі, правілаў зацвярджэння і аб'ёму інтэграцыі з ERP. План на 30 дзён у гэтым артыкуле — рамка; для ўкараненняў з інтэграцыяй узгадніце графік з пастаўшчыком.

Ці трэба пераносіць гісторыю выдаткаў з Excel у новую сістэму?

Часцей за ўсё не. Захоўваць файлы да даты пераходу ў архіве толькі для чытання і пачаць новы перыяд у новай сістэме — больш чыстае раздзяленне. Тэрміны захоўвання ўдакладніце ў фінансавага кансультанта.

Калі дастаткова шаблону Excel для ўліку выдаткаў?

Шаблону Excel можа хапіць, калі супрацоўнікаў няшмат, зацвярджальнік адзін, карпаратыўныя карты не выкарыстоўваюцца і справаздач за месяц мала. Калі адна з гэтых умоў змяняецца, вярніцеся да табліцы прыкмет.