Gider raporu ve şirket politikası uyumluluğunu yakalamak finans ekiplerinizin çok vaktini alıyor, değil mi? Yüzlerce raporun olduğu bir ortamda masraf yönetimi sıkıntısı çok doğal! Üstelik, analiz eksikliği yüzünden gider raporları ciddi boyutlu suistimaller doğurur. Mesela makbuz eksikliği ve hatalı bilgiler en sık karşılaşılan durumlar. Dolayısıyla finans ekibi bu tarz hataları yakalamak için harcama raporlarını saatlerce inceler. Peki bu kaotik süreçte paranın zaman değeri ne olur?

Ne var ki, bu yöntem ne hataların kesin çözümüdür ne de tasarruf sağlar. Dahası, finans ekipleri rutin iş yükü nedeniyle gelişim alanı için zaman ayıramaz. Sözün özü, manuellik telafi edilemeyen maliyetlere ve itibarınızı zedeleyecek çok daha büyük hatalara yol açar. Bunun çözümü ise manuel iş yükü yerine dijital dönüşüm alternatiflerini seçmek.

Gelin, 500’den fazla gider raporunu uyumluluk standartlarına hazırlamaya çalışan bir ekibin karşılaştıklarını daha detaylı inceleyelim. Elbette, işletmenizin bu zorluklarla nasıl etkili bir şekilde başa çıkabileceğini de göreceğiz!

Gider Raporu Akışı ile İlgili Zorluklar Nelerdir?

Gider raporları, bir şirketin gider yönetimi için belkemiği gibidir. Temel işlevleri ise işle ilgili çok sayıda harcama yapan çalışanların giderlerini izlemektir. Bu harcamalar otellerden yemeklere, ofis malzemelerinden çevrim içi hizmetlere kadar her kategoriyi içerir.

En büyük sorunlardan biri, yüzlerce harcama raporunun tutarlı ve protokole bağlı olmasını sağlamaktır. Bitmek bilmeyen raporların her detayını incelemek veri hatalarını atlamaya, dolayısıyla daha büyük hatalara neden olur. Üstelik gelir gider tablosu uyumu analizi için yaygın zorluklar ve hatalar bununla da bitmez!

En Sık Karşılaşılan Gider Raporu Sıkıntıları Hangileridir?

Harcama Raporu Takibi

Harcama raporu, şirketin finansal verimliliğini analiz etmek için de kullanılır. Bu yüzden de bir işletmenin finansal sağlığını denetlemek için başvurulan en önemli kaynaklardan biridir. Peki, her ay gelen yüzlerce gider raporuyla karşılaşınca aşağıdaki gibi sorulara nasıl kesin yanıtlar verilebilir?

• Tüm çalışanlar işletme giderleri verilerini kaydetti mi?
• Bütün gider raporları dikkate alındı mı?
• Gider kalemleri nelerdir?
• Bir ayda kaç gider raporu işlendi?
• İş seyahatindeki toplam masraflar ne kadar?

Zorlu ama elzem cevaplar için gerekenler belli: Raporları depolamak veya izlemek için merkezi bir sistem. Aksi takdirde, bu eksiklik zaman kaybı, maliyet, koordinasyon zaafiyeti ve güncelliği yitirme gibi zorluklar doğurabilir.

Harcama Raporlarının Doğruluğunu Kontrol Etme

Şirketin belirlediği harcama politikaları departmanlara, kategorilere ve çalışan seviyelerine göre farklılık gösterebilir. Ne olursa olsun, çalışanların açtığı gider raporları şirketin belirlediği seyahat ve gider politikasını ihlal etmemelidir. Haliyle, finans ekibinin birincil görevi, pek çok farklı kritere göre gider raporu uyumluluğunu sağlamaktır.

Tüm gider raporlarında uyumluluğu sağlamak için çalışan ve departman özelindeki şirket politikaları azami dikkatle incelenmelidir. Eğer ihlal ya da şirket içi suistimal varsa ilgili çalışanla iletişime geçilerek durumun netleştirilmesi gerekir. Ne yazık ki, bu işlem hataları düzeltse de çalışan geri ödemelerindeki gecikmeyi daha da artırır.

Çalışanlara Zamanında Geri Ödeme Yapmak

Hataların ve suistimallerin açıklığa kavuşturularak düzeltilmesi çok zaman alabilir. Bu zaman kayıpları, incelenmesi ve düzeltilmesi gereken önemli miktarda rapor olduğunda daha da büyür. 

Düzeltme için çeşitli birimlerle çalışmak ve sürekli aynı verilerin üzerinden geçmek geri ödeme süresini uzatır. Dahası, tüm işlemlerin geri dönüş süresi: 

• Zayıf politika uyumluluğu
• Ağır manuel çalışma yükü
• Zaman alan prosedürler gibi faktörler nedeniyle durmadan artar.

“Peki çözüm nedir?” dediğinizi duyar gibiyiz! Sorun veriyle ilgiliyse, çare de dijital sistemler, hatta yapay zeka!

Gider Raporu Uyumluluğu için Dijital Çözümler

Harcama raporlaması ve gider raporu uyumluluğuyla ilgili sıkıntılar, gider yönetimi yazılımı ile hızla çözülebilir. Gider yönetimi yazılımı ile ekibiniz tüm giderleri anında inceleyerek çevik önlemler alabilir. Kısacası, tüm gider raporları tek bir panoda toplandığında gider takibi çözümleri hiç olmadığı kadar kolaylaşır.

İşletmeler Gider Raporu Uyumluluğunu Nasıl Artırabilir?

Aslında, uyum standartlarını yakalamak için öncelikli hedefler aşağı yukarı bellidir:

• Tüm paydaşlar için manuel işleri azaltmak
• Şirket tanımlı politikalarla çalışan uyumunu artırmak
• Her süreç için harcanan zamanı azaltmak

Finans ekibinizin çok başarılı olduğuna hatta bir makine gibi çalıştıklarına dair şüphe yok. Yine de harcama raporları analizi için gereken sıkı çalışma seviyesi, yüzlerce raporla karşısında darbe alabilir. Ekibinizi özelleştirilebilir bir gider yönetimi yazılımı ile desteklemek yükü azaltır ve hata payını minimuma indirir. 

Otomasyon, gerçek zamanlı veri ve şirket politikası kontrolü sağlayan bir yazılım, tutarlılığı ve verimliliği garanti eder. Böylece politika uyumunu kolayca yakalayıp gider raporlarının daha hızlı bir şekilde işleme konmasına destek olabilirsiniz. Tam tersine, yetersiz politika uyumu zaman maliyeti kaybı ve ötesini işaret eder: Kaynakların yanlış kullanımı. 

Gider Yönetimindeki Hata ve Suistimaller Nasıl Önlenir?

Masraf yönetimi analizi yaparken çalışanların tüm şirket politikalarını hatırlamasının zor olabileceğini de hesaba katmalısınız. Unutmayın ki, tüm hatalar bir suistimal değildir. Özellikle de departman ve çalışan düzeyi özelinde değişen politikalar, hatalara alan açabilir.

Öte yandan, bir gider yönetimi yazılımı şirket politikalarını entegre eder ve kimse kuralların dışına çıkamaz. Böylece, departman ve gider türü ile çalışan düzeyi için politikaları birleştirme ve değiştirme esnekliği doğar. 

Sonuçta, CEO’dan satış ekibine, CFO’dan muhasebe ekibine kadar tüm şirkete sunulan katkı ile masraf yönetimi %87 oranında iyileşir! Her departman ve pozisyon için faydalara ayrı ayrı bakmak süreci daha iyi görmenizi sağlayacak.

Gider Yönetimi Yazılımının Departman Özelindeki Faydaları Nelerdir?

Çalışanlar

• Dijital harcama raporu formu oluşturur, makbuzları ekler ve gereken her şeyi tek seferde gönderir.
• Masraf poliçelerini ve poliçe dışı talepleri hatırlamak zorunda kalmaz.
• Şirket politikası ihlalleri ve iş harcamalarının gecikmiş geri ödemeleri problemi ortadan kalkar.
• Gider politikalarındaki herhangi bir değişikliği anında öğrenir, mobil danışmanlık alır, şeffaflığın tadını çıkarır.

CEO & CFO

• Gerçek zamanlı veri ve dijital planlama sayesinde anlık şirket takibi artık mümkün.
• Dahili raporların düzenli incelemesi ile nakit akışını kontrol altına alırlar. 
• Otomatik masraf analizi ile tasarruf fırsatları yaratacak hiçbir fırsat kaçmaz.

Yöneticiler

• Tek platform üzerinden ilgili çalışanların masraflarını anlık olarak izler. Böylece onay formlarının masada beklediği dönem biter. 

• Masrafları ister mobilden, ister web ekranlarından kolayca onaylar ve kontrol eder.
• Dijital raporlama sayesinde öngörülebilir harcama analizleri yapar.

Finans & Muhasebe

• Her masraf kaydı için muhasebe ve KDV hesap kodu belirlemelerini ayrı ayrı girme derdi biter. 
• Ay boyunca akan masrafların tek tuşla muhasebe sistemine aktarımı sağlanır. 
• Şirket içi suistimal ve fraud biter, hata payı ise minimuma iner.

Satış Ekipleri

• Manuel işlemler, onay kaosu, “Masraflar ne zaman yatacak?” kaygısı son bulur. 
• Tamamen kendi işine, yani daha fazla satış yapmaya ve katma değer yaratmaya odaklanır. 

Tüm avantajların tek bir mobil çözümde buluşması zor gibi, değil mi? Merak etmeyin, çok daha fazlasını sağlayan bir mobil uygulama var: Masraff! Harcama girişi, onayı ve muhasebe entegrasyonuna dair 3 sabit adım, ihtiyaçlarınıza göre geliştirmelerle daha güçlü hale geliyor. 

Gider Yönetiminin Doğru Adresi: Masraff 

Masraf yönetimi uzmanı üç ortağın eseri Masraff, yapay zeka tabanlı platformu ile şirket giderleriyle uçtan uca ilgileniyor. Böylece şirket verimliliğini %87 oranında artıran bu gider yönetimi yazılımı:

• Tüm gider raporlarını bulut depolama ile oluşan merkezi sistemde toplar.
• Büyük hacimli gider raporlarının takibini kolay ve etkili bir hale getirir.
• Bulunan herhangi bir politika ihlalini anında işaretler. Dolayısıyla ihlal denetimi ve düzeltme için harcanan zaman azalır.

Masraff Avantajları Nelerdir?

Siz de otomatik bir çözüm seçerek çalışanlarınızın ve finansörlerinizin yüküne son verin. Makine öğrenimi (Machine Learning) tekniği ile geliştirilen Masraff Enterprise, yapay zekanın finans alanındaki potansiyelinin en parlak örneklerinden! Bu uygulama ile rutin işlerden kurtulursunuz. Dahası, dijital raporlama ile öngörülebilir harcamalara kadar tüm verileri görebilirsiniz! Nasıl mı?

• Merkezi Sistem: Tüm gider raporları tek bir sistem altında toplanır.
• Gerçek Zamanlı Veri: Yapay zeka fişin fotoğrafını okur ve verileri otomatik girer. Süreçteki tüm masraf verilerini departman, bölge ve harcama tipi bazında anlık raporlarla izleyebilirsiniz.

• Dünya Para Birimleri: Merkez Bankası entegrasyonu ile dünyanın her yerinde kur bağımsız çalışabilirsiniz.
• Entegre Sistemler: 15’ten fazla ERP ve muhasebe sistemi için adaptörler sayesinde tek tuşla entegrasyon sağlanır.
• Şirket Politikası Kontrolü: Harcama bütçesi, kategori limiti, özel onay kuralları gibi şirket kurallarının belirlenmesiyle suistimal vaktinde yakalanır.

Özetle, Masraff ile manuel veri girişi son bulur. Tüm fişlerin ve faturaların üzerindeki verileri yapay zeka okur! Her bilgiyi saniyeler içerisinde veri merkezine kaydeden Masraff, otomatikleştirilmiş onay mekanizmaları ve ERP entegrasyonları ile sizi sıra dışı avantajlar yaşamaya davet ediyor. Daha fazlasını öğrenmek ister misiniz? Şimdi bizimle iletişime geçin!