Чыгым бекитүү агымы жана делегация: орнотуу колдонмосу

Чыгым формасы бекитүүгө түшкөндө кимдин экранына барары, кайсы суммадан кийин экинчи кол тамга ишке кирери жана бекитүүчү өргүүдө жүргөндө процесс кантип уланары — көпчүлүк компанияларда жазылбаган адаттар менен башкарылат. Бул макалада бир компания үчүн чыгым бекитүү агымынын негизги түзүлүшүн, ыйгарым укук өткөрүп берүү (делегация) сценарийлерин жана орнотууда эң көп кетирилген каталарды кадам-кадам карап чыгабыз.

Бир нече компанияны же туунду ишкананы бир чатырдын алдында башкарган түзүмдөргө өзүнчө архитектура керек; бул теманы көп компаниялуу чыгым бекитүү агымы боюнча колдонмобузда өзүнчө карадык. Бул макала бир компаниянын негизги орнотулушуна багытталган.

Чыгым бекитүү агымы деген эмне?

Чыгым бекитүү агымы — кызматкер билдирген чыгымдардын төлөмгө айланганга чейин кайсы тартипте, кимдер тарабынан жана кайсы эрежелерге ылайык текшерилерин аныктаган процесс. Жакшы курулган агымда үч суроого башынан жооп берилген:

1. Ким бекитет? Жетекчиби, бюджет ээсиби же бухгалтериябы?
2. Кайсы шартта канча тепкич иштейт? Кичине суммалар бир кол тамга менен өтсө, чоң суммалар кошумча тепкичке түшөбү?
3. Бекитүүчү жок болсо эмне болот? Өргүү, иш сапар же тыгыз мезгилде процесс кимде уланат?

Бул үч суроонун жообу такталбай туруп куралга өтүү — кагаздагы баш аламандыкты экранга көчүрүүдөн ары барбайт.

Агымдын курулуш таштары: эреже топтору, чектер жана тепкичтер

Заманбап бекитүү түзүлүшү үч негизги бөлүктөн турат:

Эреже топтору. Кызматкерлер департамент, уюм же рол боюнча топторго бөлүнөт. Сатуу командасынын чыгымы менен IT командасынын чыгымы бир жол менен өтүүгө милдеттүү эмес.

Чектик маанилер. Суммага негизделген чектөөлөр. Мисалы, 500 TL-ден төмөнкү формалар түз эле жетекчинин бекитүүсү менен жабылса, чектен ашкан формалар бир жогорку тепкичке өтөт. Ошентип кичине чыгымдар тез агат, чоң чыгымдар кошумча көзөмөлдөн өтөт.

Бекитүү тепкичтери. Эрежелердин иретке тизилген түрү: адегенде колдонуучунун бекитүүсү, чек ашканда экинчи бекитүүчү, керек болсо процессти жапкан акыркы бекитүүчү.

Бул бөлүктөрдү башка өлчөмдөр менен да айкалыштырууга болот:

• Категория боюнча бекитүү: тамак-аш чыгымдары бир адамга, транспорт чыгымдары башка адамга түшөт; чек ашканда ошол эле категориянын жогорку бекитүүчүсү ишке кирет.
• Уюм боюнча бекитүү: ар бир бөлүм же долбоор өз бекитүүчүсүнө багытталат; чектен жогорку суммаларда ошол бөлүмдүн жогорку бекитүүчүсү иштейт.
• Деңгээл (grade) түзүлүшү: кызмат орундарына чыгым бекитүү лимиттери аныкталат. Форма адегенде түз жетекчиге барат; сумма жетекчинин лимитинен төмөн болсо бекитилет, жогору болсо бир жогорку жетекчиге өтөт. Форма бекитилгенге же четке кагылганга чейин бул чынжыр уланат.

Делегация: бекитүүчү жокто процесс токтобосун

Эң бекем түзүлүштүн да алсыз жери — бекитүүчүнүн так ошол учурда жеткиликтүү болбошу. Жылдык өргүү, узак иш сапар же тыгыз жабылуу мезгили — баары бир эле натыйжага алып келет: күтүп турган формалар топтолот, төлөмдөр кечигет, кызматкер тарабында ишеним азаят.

Ыйгарым укук өткөрүп берүү (делегация) так ушул жерде ишке кирет: жетекчи өз бекитүү укугун белгилүү бир мөөнөткө кесиптешине убактылуу өткөрүп берет. Типтүү сценарийлер:

• Өргүү мезгили: департамент жетекчиси эки жумалык өргүүгө чыкканда бекитүү укугун орун басарына өткөрүп берет; өргүүдөн кайтканда укук өзүнө кайтат.
• Иш сапар: иш сапар программасы тыгыз жетекчи жолдо топтолгон формалардын күтүп калбашы үчүн делегация аныктайт.
• Мезгилдик тыгыздык: бюджет же жабылуу мезгилинде бекитүү жүгү убактылуу бөлүштүрүлөт.

Ошентип иш агымы үзгүлтүксүз уланат жана маанилүү операциялар өз убагында аяктайт. Делегациянын курал үстүндө аныкталышы «электрондук почта аркылуу мен анын атынан бекитем» сыяктуу көзөмөлгө келбеген аралык чечимдерди да жок кылат.

Орнотууда эң көп кетирилген каталар

1. Баарын бир агымга батыруу. Бүт компанияны бир эрежеге байлоо же кичине чыгымдарды керексиз тепкичтерде күттүрөт, же чоң чыгымдарды жетиштүү көзөмөлсүз өткөрөт. Эреже топторун департамент жана сумма чындыгына жараша бөлүңүз.

2. Чектерди жаңыртып турбоо. Эки жыл мурун аныкталган сумма чектери бүгүнкү баа деңгээлинде дээрлик ар бир форманы жогорку тепкичке түшүрүшү мүмкүн. Чектерди мезгил-мезгили менен кайра карап туруңуз.

3. Делегацияны агымдын бөлүгү катары эсептебөө. Делегация эрежеси башынан аныкталбаса, биринчи эле өргүү мезгилинде процесс иш жүзүндө токтойт жана бекитүүлөр каттоодон тышкары жолдор менен алына баштайт.

4. Агымды сынабай туруп ишке киргизүү. Түзүлүш кагазда туура көрүнсө да, чыныгы форма кайсы бекитүүчүлөрдөн өтөт? Муну көрбөй ишке киргизүү күтүүсүз жагдайларга ачык. Masraff'та форманы бекитүүгө жөнөтөөрдөн мурун агымдын симуляциясын жасап, кимдерге барарын алдын ала көрө аласыз.

5. Көзөмөлдөнүүчүлүктү этибарга албоо. Кайсы форма кимдин бекитүүсүнөн кайсы күнү өткөнү суралганда жооп чачыранды электрондук каттарда болсо, текшерүү мезгили оор өтөт. Операциялар тарыхынын курал үстүндө сакталышы бул жүктү жок кылат; бекитүүчүлөр менен кызматкерлер форманын үстүндө пикир алышып, суроолорду да каттоо менен чече алышат.

Кадам-кадам орнотуу ыкмасы

1. Учурдагы абалды кагазга түшүрүңүз. Бүгүн бир чыгым иш жүзүндө кимдерден өтөт? Расмий эреже менен иш жүзүндөгү абал көбүнчө айырмаланат; экөөнү тең жазып алыңыз.
2. Эреже топторун аныктаңыз. Кызматкерлерди департамент, уюм же рол боюнча топторго бөлүңүз; ар бир топтун бекитүүчүлөрүн тактаңыз.
3. Чектик маанилерди аныктаңыз. Кайсы суммага чейин бир бекитүү жетиштүү, кайсы суммадан кийин экинчи тепкич ишке кирет? Акыркы сөздү айта турган милдеттүү бекитүүчүнү белгилеңиз.
4. Керектүү өлчөмдөрдү кошуңуз. Категория боюнча же уюм боюнча багыттоо керек болсо, эрежеге киргизиңиз; кызмат орду лимиттери менен иштей турган болсоңуз, деңгээл түзүлүшүн куруңуз.
5. Делегация эрежелерин башынан аныктаңыз. Ар бир бекитүүчү жок болгондо укуктун кимге өтөрүн белгилеңиз.
6. Агымды сынаңыз, анан ишке киргизиңиз. Үлгү формалар менен агымдын кимдерге барарын алдын ала көрүңүз; күтүүсүз багыттоо болсо, эрежени оңдоңуз.
7. Мезгилдүү кайра кароо календарын коюңуз. Уюм өзгөргөн сайын чектер, топтор жана бекитүүчүлөр да жаңыртылышы керек.

Түзүлүшүңүздү кагазга түшүрөөрдөн мурун идея алгыңыз келсе, бекитүү процессин түзүүчү куралыбыз менен өз сценарийиңизге ылайык агымдын долбоорун чыгара аласыз.

Корутунду

Жакшы чыгым бекитүү агымы ылдамдык менен көзөмөлдүн ортосундагы тең салмактуулукту суммага негизделген чектер, туура курулган тепкичтер жана башынан аныкталган делегация эрежелери менен орнотот. Бул түзүлүш бир жолку жөндөө эмес, уюм менен бирге жашаган процесс. Masraff'тын бекитүү жана көзөмөл чечими эреже топторун, чектик маанилерди, категория жана уюм боюнча багыттоону, деңгээл түзүлүшүн жана делегацияны бир жерден башкарууга мүмкүндүк берет; агымды бекитүүгө жөнөтөөрдөн мурун көрө аласыз, өткөн бекитүүлөрдү каалаган учурда артка карай байкай аласыз.