Шығын бекіту ағыны және делегация: орнату нұсқаулығы

Шығын формасы бекітуге түскенде кімнің экранына баратыны, қай сомадан кейін екінші қолтаңбаның қосылатыны және бекітуші демалыста болғанда процестің қалай жалғасатыны — көптеген компанияларда жазылмаған әдеттермен басқарылады. Бұл мақалада бір компания үшін шығын бекіту ағынының негізгі құрылымын, өкілеттік беру (делегация) сценарийлерін және орнату кезінде жиі жасалатын қателерді қадам-қадаммен қарастырамыз.

Бірнеше компанияны немесе еншілес кәсіпорынды бір шаңырақ астында басқаратын құрылымдарға бөлек архитектура қажет; бұл тақырыпты көпкомпаниялы шығын бекіту ағыны нұсқаулығымызда жеке қарастырдық. Бұл мақала бір компанияның негізгі орнатылуына бағытталған.

Шығын бекіту ағыны дегеніміз не?

Шығын бекіту ағыны — қызметкер мәлімдеген шығындардың төлемге айналмас бұрын қандай ретпен, кімдер тарапынан және қандай ережелерге сәйкес тексерілетінін анықтайтын процесс. Жақсы құрылған ағында үш сұраққа басынан жауап берілген:

1. Кім бекітеді? Басшы ма, бюджет иесі ме, әлде бухгалтерия ма?
2. Қандай жағдайда неше саты жұмыс істейді? Кіші сомалар бір қолтаңбамен өтсе, үлкен сомалар қосымша сатыға түсе ме?
3. Бекітуші болмаса не болады? Демалыс, іссапар немесе қарбаластық кезінде процесс кімде жалғасады?

Осы үш сұрақтың жауабы айқындалмай құралға көшу — қағаздағы былықты экранға көшіруден әрі бармайды.

Ағынның құрылыс тастары: ереже топтары, шектер және сатылар

Заманауи бекіту құрылымы үш негізгі бөліктен тұрады:

Ереже топтары. Қызметкерлер департамент, ұйым немесе рөл бойынша топтарға бөлінеді. Сату тобының шығыны мен IT тобының шығыны бір жолмен өтуге міндетті емес.

Шек мәндері. Сомаға негізделген шектеулер. Мысалы, 500 TL-ден төмен формалар тікелей басшының бекітуімен жабылса, шектен асқан формалар бір жоғарғы сатыға өтеді. Осылайша кіші шығындар жылдам ағады, үлкен шығындар қосымша бақылаудан өтеді.

Бекіту сатылары. Ережелердің ретке тізілген түрі: алдымен пайдаланушы бекітуі, шек асқанда екінші бекітуші, қажет болса процесті жабатын соңғы бекітуші.

Бұл бөліктерді басқа өлшемдермен де біріктіруге болады:

• Санат бойынша бекіту: тамақ шығындары бір адамға, көлік шығындары басқа адамға түседі; шек асқанда сол санаттың жоғарғы бекітушісі қосылады.
• Ұйым бойынша бекіту: әр бөлімше немесе жоба өз бекітушісіне бағытталады; шектен жоғары сомаларда сол бөлімшенің жоғарғы бекітушісі жұмыс істейді.
• Деңгей (grade) құрылымы: лауазымдарға шығын бекіту лимиттері белгіленеді. Форма алдымен тікелей басшыға барады; сома басшының лимитінен төмен болса бекітіледі, жоғары болса бір жоғарғы басшыға өтеді. Форма бекітілгенге немесе қабылданбағанға дейін бұл тізбек жалғасады.

Делегация: бекітуші жоқта процесс тоқтамасын

Ең берік құрылымның да осал тұсы — бекітушінің дәл сол сәтте қолжетімді болмауы. Жыл сайынғы демалыс, ұзақ іссапар немесе қарбалас жабылу кезеңі — бәрі бірдей нәтижеге әкеледі: күтіп тұрған формалар жиналады, төлемдер кешігеді, қызметкер тарапында сенім азаяды.

Өкілеттік беру (делегация) дәл осы жерде іске қосылады: басшы өз бекіту өкілеттігін белгілі бір мерзімге әріптесіне уақытша табыстайды. Типтік сценарийлер:

• Демалыс кезеңі: департамент басшысы екі апталық демалысқа шыққанда бекіту өкілеттігін орынбасарына табыстайды; демалыстан оралғанда өкілеттік өзіне қайтады.
• Іссапар: іссапар бағдарламасы тығыз басшы жолда жиналған формалардың күтіп қалмауы үшін өкілеттік белгілейді.
• Мерзімдік қарбаластық: бюджет немесе жабылу кезеңінде бекіту жүктемесі уақытша бөлінеді.

Осылайша жұмыс ағыны үзіліссіз жалғасады және маңызды операциялар уақытында аяқталады. Өкілеттіктің құрал үстінде белгіленуі «электрондық поштамен мен оның атынан бекітемін» сияқты бақылауға келмейтін аралық шешімдерді де жояды.

Орнатуда жиі жасалатын қателер

1. Барлығын бір ағынға сыйғызу. Бүкіл компанияны бір ережеге байлау не кіші шығындарды қажетсіз сатыларда күттіреді, не үлкен шығындарды жеткілікті бақылаусыз өткізеді. Ереже топтарын департамент пен сома шындығына қарай бөліңіз.

2. Шектерді жаңартып отырмау. Екі жыл бұрын белгіленген сома шектері бүгінгі баға деңгейінде дерлік әр форманы жоғарғы сатыға түсіруі мүмкін. Шектерді мерзімді түрде қайта қарап отырыңыз.

3. Өкілеттік беруді ағынның бөлігі санамау. Делегация ережесі басынан белгіленбесе, алғашқы демалыс кезеңінде процесс іс жүзінде тоқтайды және бекітулер тіркеуден тыс жолдармен алына бастайды.

4. Ағынды сынамай іске қосу. Құрылым қағазда дұрыс көрінсе де, нақты форма қандай бекітушілерден өтеді? Мұны көрмей іске қосу тосын жағдайларға ашық. Masraff-та форманы бекітуге жібермес бұрын ағынның симуляциясын жасап, кімдерге баратынын алдын ала көре аласыз.

5. Қадағалануды елемеу. Қай форманың кімнің бекітуінен қай күні өткені сұралғанда жауап шашыраңқы электрондық хаттарда болса, тексеру кезеңі ауыр өтеді. Операциялар тарихының құрал үстінде сақталуы бұл жүкті жояды; бекітушілер мен қызметкерлер форма үстінде пікір алмасып, сұрақтарды да тіркеумен шеше алады.

Қадам-қадаммен орнату тәсілі

1. Ағымдағы жағдайды қағазға түсіріңіз. Бүгін бір шығын іс жүзінде кімдерден өтеді? Ресми ереже мен нақты жағдай көбіне әртүрлі; екеуін де жазып алыңыз.
2. Ереже топтарын анықтаңыз. Қызметкерлерді департамент, ұйым немесе рөл бойынша топтарға бөліңіз; әр топтың бекітушілерін нақтылаңыз.
3. Шек мәндерін белгілеңіз. Қай сомаға дейін бір бекіту жеткілікті, қай сомадан кейін екінші саты қосылады? Соңғы сөзді айтатын міндетті бекітушіні анықтаңыз.
4. Қажетті өлшемдерді қосыңыз. Санат бойынша немесе ұйым бойынша бағыттау қажет болса, ережеге енгізіңіз; лауазым лимиттерімен жұмыс істейтін болсаңыз, деңгей құрылымын құрыңыз.
5. Өкілеттік ережелерін басынан белгілеңіз. Әр бекітуші болмаған кезде өкілеттіктің кімге табысталатынын анықтаңыз.
6. Ағынды сынаңыз, сосын іске қосыңыз. Үлгі формалармен ағынның кімдерге баратынын алдын ала көріңіз; күтпеген бағыттау болса, ережені түзетіңіз.
7. Мерзімді қайта қарау кестесін қойыңыз. Ұйым өзгерген сайын шектер, топтар және бекітушілер де жаңартылуы керек.

Құрылымыңызды қағазға түсірмес бұрын идея алғыңыз келсе, бекіту процесін құру құралымызбен өз сценарийіңізге сай ағын жобасын жасай аласыз.

Қорытынды

Жақсы шығын бекіту ағыны жылдамдық пен бақылау арасындағы тепе-теңдікті сомаға негізделген шектермен, дұрыс құрылған сатылармен және басынан белгіленген өкілеттік ережелерімен орнатады. Бұл құрылым бір реттік баптау емес, ұйыммен бірге өмір сүретін процесс. Masraff-тың бекіту және бақылау шешімі ереже топтарын, шек мәндерін, санат және ұйым бойынша бағыттауды, деңгей құрылымын және делегацияны бір жерден басқаруға мүмкіндік береді; ағынды бекітуге жібермес бұрын көре аласыз, өткен бекітулерді қалаған уақытта кері қарай қадағалай аласыз.