Працэс зацвярджэння выдаткаў і дэлегаванне

Калі форма выдаткаў трапляе на зацвярджэнне, у большасці кампаній тым, на чый экран яна пойдзе, пасля якой сумы ўключыцца другі подпіс і як працэс працягнецца, пакуль зацвярджальнік у адпачынку, кіруюць няпісаныя звычкі. У гэтым артыкуле мы пакрокава разглядаем базавую пабудову працэсу зацвярджэння выдаткаў для адной кампаніі, сцэнарыі дэлегавання і найбольш частыя памылкі пры наладцы.

Структуры, якія кіруюць некалькімі кампаніямі або даччынымі прадпрыемствамі пад адным дахам, патрабуюць асобнай архітэктуры; гэтую тэму мы асобна разгледзелі ў нашым дапаможніку па працэсе зацвярджэння выдаткаў для некалькіх суб'ектаў. Гэты артыкул засяроджаны на базавай наладцы адной кампаніі.

Што такое працэс зацвярджэння выдаткаў?

Працэс зацвярджэння выдаткаў — гэта працэс, які вызначае, у якім парадку, кім і паводле якіх правілаў будуць правярацца выдаткі, заяўленыя супрацоўнікам, перш чым яны ператворацца ў выплату. У добра пабудаваным працэсе на тры пытанні адказана з самага пачатку:

1. Хто зацвярджае? Кіраўнік, уладальнік бюджэту ці бухгалтэрыя?
2. Пры якой умове колькі ступеняў працуе? Ці праходзяць малыя сумы адным подпісам, а вялікія сумы трапляюць на дадатковую ступень?
3. Што адбываецца, калі зацвярджальніка няма? Пры адпачынку, камандзіроўцы або высокай загружанасці — у каго працягваецца працэс?

Пераходзіць да інструмента, перш чым адказы на гэтыя тры пытанні стануць яснымі, — не больш чым перанесці папяровы беспарадак на экран.

Будаўнічыя блокі працэсу: групы правілаў, парогі і ступені

Сучасная канструкцыя зацвярджэння складаецца з трох асноўных частак:

Групы правілаў. Супрацоўнікі падзяляюцца на групы паводле аддзела, арганізацыі або ролі. Выдаткі каманды продажаў не абавязаны праходзіць той самы шлях, што і выдаткі каманды ІТ.

Парогавыя значэнні. Гэта межы на аснове сумы. Напрыклад, формы менш за 500 рублёў закрываюцца непасрэдна зацвярджэннем кіраўніка, а формы, якія перавышаюць парог, ідуць на вышэйшую ступень. Такім чынам малыя выдаткі цякуць хутка, а вялікія выдаткі атрымліваюць дадатковы кантроль.

Ступені зацвярджэння. Гэта правілы, выбудаваныя ў паслядоўнасць: спачатку зацвярджэнне карыстальніка, другі зацвярджальнік пры перавышэнні парога і пры неабходнасці апошні зацвярджальнік, які закрывае працэс.

Гэтыя часткі можна таксама спалучаць з рознымі вымярэннямі:

• Зацвярджэнне па катэгорыі: Выдаткі на харчаванне трапляюць да адной асобы, транспартныя выдаткі — да іншай; пры перавышэнні парога ўключаецца вышэйшы зацвярджальнік той самай катэгорыі.
• Зацвярджэнне па арганізацыі: Кожнае падраздзяленне або праект накіроўваецца да свайго зацвярджальніка; для сум звыш парога працуе вышэйшы зацвярджальнік гэтага падраздзялення.
• Структура ўзроўню (grade): Для пасад вызначаюцца ліміты зацвярджэння выдаткаў. Форма спачатку ідзе непасрэдна да кіраўніка; калі сума ніжэй за ліміт кіраўніка, яна зацвярджаецца, калі вышэй — ідзе да вышэйшага кіраўніка. Гэты ланцуг працягваецца, пакуль форма не будзе зацверджана або адхілена.

Дэлегаванне: няхай працэс не спыняецца, калі зацвярджальніка няма

Слабае месца нават самай надзейнай канструкцыі — гэта тое, што зацвярджальнік у той момант недаступны. Гадавы адпачынак, доўгая камандзіроўка або напружаны перыяд закрыцця — усё дае той самы вынік: формы, што чакаюць, назапашваюцца, выплаты затрымліваюцца, давер з боку супрацоўніка размываецца.

Дэлегаванне ўключаецца менавіта ў гэты момант: кіраўнік часова перадае сваё права зацвярджэння калегу на пэўны тэрмін. Тыповыя сцэнарыі:

• Перыяд адпачынку: Кіраўнік аддзела перадае права зацвярджэння свайму намесніку, калі выходзіць у двухтыднёвы адпачынак; пасля вяртання з адпачынку права вяртаецца да яго.
• Камандзіроўка: Кіраўнік з напружаным графікам паездак вызначае дэлегаванне, каб формы, што назапашваюцца, не чакалі, пакуль ён у дарозе.
• Перыядычная загружанасць: У перыяд бюджэту або закрыцця нагрузка па зацвярджэнні часова размяркоўваецца.

Такім чынам працоўны працэс працягваецца без перапынку, і важныя аперацыі завяршаюцца своечасова. Тое, што дэлегаванне вызначана ў інструменце, таксама ліквідуе неадсочвальныя прамежкавыя рашэнні кшталту «я зацвярджаю ад яго імя праз электронную пошту».

Найбольш частыя памылкі пры наладцы

1. Уціскаць усё ў адзін працэс. Прывязка ўсёй кампаніі да аднаго правіла альбо прымушае малыя выдаткі чакаць на непатрэбных ступенях, альбо прапускае вялікія выдаткі без дастатковага кантролю. Падзяляйце групы правілаў паводле рэальнасці аддзела і сумы.

2. Не трымаць парогі актуальнымі. Парогі сум, вызначаныя два гады таму, пры сённяшнім узроўні цэн могуць адпраўляць амаль кожную форму на вышэйшую ступень. Перагледжвайце парогі перыядычна.

3. Не лічыць дэлегаванне часткай працэсу. Калі правіла дэлегавання не вызначана з самага пачатку, у першы ж перыяд адпачынку працэс фактычна спыняецца, і зацвярджэнні пачынаюць атрымлівацца незарэгістраванымі шляхамі.

4. Публікаваць працэс, не пратэставаўшы яго. Нават калі канструкцыя выглядае правільна на паперы, публікаваць яе, не бачачы, праз якіх зацвярджальнікаў пройдзе рэальная форма, — значыць адкрывацца сюрпрызам. У Masraff вы можаце змадэляваць працэс перад адпраўкай формы на зацвярджэнне і загадзя ўбачыць, да каго яна пойдзе.

5. Занядбаць адсочвальнасць. Калі на пытанне, якая форма праз чыё зацвярджэнне і ў якую дату прайшла, адказ знаходзіцца ў раскіданых лістах, перыяд аўдыту праходзіць балюча. Захаванне гісторыі аперацый у інструменце здымае гэты цяжар; зацвярджальнікі і супрацоўнікі могуць вырашаць пытанні, каментуючы форму, прычым усё гэта таксама рэгіструецца.

Пакрокавы падыход да наладкі

1. Занатуйце бягучую сітуацыю. Праз каго фактычна праходзіць выдатак сёння? Афіцыйнае правіла і фактычная сітуацыя часта адрозніваюцца; занатуйце абодва.
2. Вызначце групы правілаў. Падзяліце супрацоўнікаў на групы паводле аддзела, арганізацыі або ролі; удакладніце зацвярджальнікаў кожнай групы.
3. Вызначце парогавыя значэнні. Да якой сумы дастаткова аднаго зацвярджэння, а пасля якой сумы ўключаецца другая ступень? Вызначце абавязковага зацвярджальніка, які скажа апошняе слова.
4. Дадайце патрэбныя вымярэнні. Калі патрэбна маршрутызацыя на аснове катэгорыі або арганізацыі, упішыце гэта ў правіла; калі будзеце працаваць з лімітамі пасад, пабудуйце структуру ўзроўню.
5. Вызначце правілы дэлегавання з самага пачатку. Вызначце, каму будзе перададзена права ў адсутнасць кожнага зацвярджальніка.
6. Пратэстуйце працэс, а потым публікуйце. Загадзя ўбачце на прыкладных формах, да каго пойдзе працэс; калі ёсць нечаканая маршрутызацыя, выпраўце правіла.
7. Устанавіце графік перыядычнага перагляду. Па меры змены арганізацыі парогі, групы і зацвярджальнікі таксама павінны абнаўляцца.

Калі вы хочаце атрымаць меркаванне, перш чым занатаваць сваю канструкцыю на паперы, з дапамогай нашага інструмента для стварэння працэсу зацвярджэння вы можаце падрыхтаваць чарнавік працэсу, які адпавядае вашаму ўласнаму сцэнарыю.

Заключэнне

Добры працэс зацвярджэння выдаткаў утрымлівае баланс паміж хуткасцю і кантролем з дапамогай парогаў на аснове сумы, правільна пабудаваных ступеняў і правілаў дэлегавання, вызначаных з самага пачатку. Гэтая структура — не аднаразовая налада, а працэс, які жыве разам з арганізацыяй. Рашэнне для зацвярджэння і кантролю ад Masraff дазваляе кіраваць групамі правілаў, парогавымі значэннямі, маршрутызацыяй на аснове катэгорыі і арганізацыі, структурай узроўню і дэлегаваннем з аднаго месца; вы можаце ўбачыць працэс перад адпраўкай на зацвярджэнне і ў любы момант адсочваць мінулыя зацвярджэнні заднім лікам.