Мазмуну
Көптөгөн компанияларда «чыгым формасы» дегенде бир гана документ эске келет. Чынында чыгым процессинде эки өзүнчө форма бар жана алар ар башка суроого жооп берет: чыгым өтүнүчү «бул чыгымды жасасам болобу?» деген суроого, ал эми чыгым эсеби «эмнеге кордодум жана документи кайда?» деген суроого жооп берет. Бул макала эки форманын айырмасын, аларда кандай талаалар болушу керектигин жана бири бирине кантип байланышарын түшүндүрөт. Бул жерде аталган салык жана документ эрежелери (213-сандуу Салык тартиби жөнүндөгү мыйзам, mali müşavir кеңешчиси) Түркиянын эрежелери экенин эске алыңыз; өз өлкөңүздөгү тартипти өзүнчө текшериңиз. Чыгым формасынын жалпы түзүлүшү боюнча түрк тилинде өзүнчө колдонмобуз да бар.
Чыгым өтүнүчү менен чыгым эсебинин айырмасы эмнеде?
Чыгым өтүнүчү чыгым жасалганга чейин уруксат алуу үчүн, ал эми чыгым эсеби чыгымдан кийин чыныгы сумманы документ менен билдирүү үчүн толтурулат.
Өтүнүч — уруксат документи. Кызматкер эмне сатып алгысы же эмне кылгысы келгенин, болжолдуу сумманы, негиздемени жана чыгым кайсы бюджетке же чыгым борборуна жазыларын көрсөтөт. Жетекчи же бюджет ээси бул маалыматтарды карап, чыгымга уруксат берет же баш тартат. Бул баскычта чек да, эсеп-фактура да жок; жөн гана ниет жана баалоо бар.
Эсеп — отчет берүү документи. Чыгым жасалды, чек же эсеп-фактура алынды жана кызматкер чыныгы сумманы ушул документ менен бирге билдирет. Бухгалтерия эсепти документ менен салыштырат, туура болсо эсепке алат жана керек болсо кызматкерге кайтарып төлөйт. Кыскасы, өтүнүч чыгымды баштайт, эсеп аны жабат.
Эки форма жанаша кантип салыштырылат?
Төмөнкү таблица эки форманын негизги айырмаларын бир караганда көрсөтөт.
| Өзгөчөлүгү | Чыгым өтүнүчү | Чыгым эсеби |
|---|---|---|
| Убактысы | Чыгымдан мурун | Чыгымдан кийин |
| Ким толтурат | Чыгым кыла турган кызматкер | Чыгым кылган кызматкер |
| Ким бекитет | Жетекчи же бюджет ээси | Жетекчи, андан кийин бухгалтерия |
| Кошумча документ | Адатта жок; сунуш же баа боюнча маалымат тиркелиши мүмкүн | Чек, эсеп-фактура же e-Fatura милдеттүү |
| Сумма | Болжолдуу | Чыныгы |
| Натыйжа | Чыгымга уруксат | Эсепке алуу жана кайтаруу |
Таблицадагы эң маанилүү сап — «кошумча документ» сабы. Өтүнүч баскычында документ күтүлбөйт, анткени чыгым азырынча жасала элек. Эсеп баскычында болсо документсиз эсепке алуу мүмкүн эмес; Түркияда 213-сандуу Салык тартиби жөнүндөгү мыйзам чыгымды документке байлайт. Кайсы документ чыгым катары кабыл алынарын салык кеңешчиңиз менен тактап алууну сунуштайбыз.
Компанияга эки форма тең качан керек?
Суммасы чоң, алдын ала пландалуучу же бюджетти байлаган чыгымдарда компанияга өтүнүч да, эсеп те керек.
Майда жана күндөлүк чыгымдарда өтүнүч көбүнчө ашыкча кадам. Кызматкердин кардарга барганда төлөгөн унаа токтотуу акысы үчүн алдын ала уруксат суроо процессти жайлатат; мындай чыгымдарды тикелей эсеп аркылуу башкарса болот. Чыгым саясаты бул чекти так белгилеши керек.
Эки форма бирге колдонулган адаттагы учурлар:
- Иш сапарлары: учуу, мейманкана жана сапар чыгымдарына чейин бюджет бекитилиши керек.
- Окуу, конференция жана көргөзмөгө катышуу: каттоо акысы алдын ала белгилүү жана бюджеттен кемитилиши керек.
- Жабдуу жана программалык камсыздоо сатып алуу: сумма чоң, чыгым борбору такталышы керек.
- Аванс талап кылган чыгымдар: кызматкерге акча берилгенге чейин максат бекитилиши керек.
Жалпы жагы — чыгым бюджетти алдын ала байлайт. Өтүнүчсүз бул чыгымдар жасалгандан кийин гана көрүнөт жана бюджетти көзөмөлдөө артта калат.
Ар бир формада кандай талаалар болушу керек?
Өтүнүч чыгым эмне, канча, эмне үчүн жана кайсы бюджеттен жасаларын, ал эми эсеп чыныгы сумманы жана негиз документти көрсөтүшү керек.
Чыгым өтүнүчүндөгү талаалар:
- Өтүнүчтүн номери жана датасы
- Өтүнүч берген кызматкер жана анын бөлүмү
- Чыгымдын темасы жана сүрөттөлүшү
- Болжолдуу сумма жана валюта
- Негиздеме
- Бюджет беренеси же чыгым борбору, болсо долбоор
- Пландалган чыгым датасы
- Бекиткен адам, бекитүү датасы жана эскертүү
Чыгым эсебиндеги талаалар:
- Эсептин датасы жана эсеп берген кызматкер
- Тиешелүү өтүнүчтүн номери (өтүнүчкө байланышкан чыгымдарда)
- Документтин датасы, түрү жана номери
- Сатуучунун аталышы жана салык номери
- Чыгым категориясы
- КНС ченеми, КНС суммасы жана жалпы сумма
- Төлөм ыкмасы: компаниянын картасы, жеке карта, нактай же аванс
- Чектин же эсеп-фактуранын сүрөтү же түп нускасы
Даяр үлгүдөн баштагыңыз келсе, Masraff куралдары менен таанышып, аларды өз талааларыңызга ылайыктасаңыз болот.
Өтүнүч менен эсеп кантип шайкештирилет?
Өтүнүч менен эсеп эсепке жазылган өтүнүчтүн номери аркылуу шайкештирилет; бухгалтерия ар бир эсепти ушул номер аркылуу бекитилген өтүнүчкө байлайт.
Шайкештирүүнүн логикасы жөнөкөй. Бекитилген ар бир өтүнүчкө уникалдуу номер берилет. Кызматкер чыгымды жасагандан кийин эсеп формасын толтуруп жатып ушул номерди жазат. Бухгалтерия эсепти текшерип жатып өтүнүчтү ачат жана үч нерсени текшерет: чыгым бекитилген темага туура келеби, чыныгы сумма бекитилген сумманын чегиндеби, чыгым борбору өтүнүчтөгүдөйбү?
Бир өтүнүчкө бир нече эсеп байланышы мүмкүн. Мисалы, үч күндүк сапар өтүнүчү авиабилет, мейманкананын эсеп-фактурасы жана тамак чектери үчүн өзүнчө эсептер менен жабылышы мүмкүн. Бул учурда өтүнүчтү жабуу үчүн бардык эсептердин суммасына каралат. Тесерисинче, өтүнүч номери жок эсептер өзүнчө текшерүү тизмесине алынышы керек: булар саясат боюнча өтүнүчтү талап кылбаган майда чыгымдар, же өткөрүлүп жиберилген бекитүү кадамы.
Бекитүү тартибин жана сумма чектерин алдын ала белгилөө шайкештирүүнү жеңилдетет. Ким кайсы суммага чейин беките аларын алдын ала чийип коюу пайдалуу.
Өтүнүч жана эсеп процессинде кайсы көйгөйлөр көп кездешет?
Эң көп кездешкен көйгөйлөр — өтүнүчсүз чыгым, өтүнүч менен эсептин ортосундагы сумма айырмасы жана эсепке тиркелбеген документ.
Өтүнүч жок, бирок чыгым бар. Кызматкер алдын ала уруксат алуусу тийиш болгон чыгымды тикелей жасап, андан кийин эсеп берет. Чыгым орундуу болсо да, бюджет ээси бул тууралуу кеч билет. Чечим — саясатта кайсы чыгымдар өтүнүчтү талап кыларын тактоо жана өтүнүчсүз эсептерди кайтарбастан, негиздеме суралган өзүнчө бекитүүдөн өткөрүү.
Сумма айырмасы. Бекитилген сумма менен чыныгы сумма айырмаланат. Майда четтөөлөр кадимкидей; компания кабыл алынуучу чекти белгилеши, андан ашкан айырмалар кайра бекитүүгө жөнөтүлүшү керек. Антпесе өтүнүч жөн гана формалдуулукка айланат.
Документтин жоктугу. Эсеп формасы толтурулган, бирок чек же эсеп-фактура тиркелген эмес же документ окулбайт. Документсиз эсеп эсепке алынбайт. Документти чыгым учурунда сүрөткө тартуу жана эсепти айдын аягына калтырбоо бул көйгөйдү биркыйла азайтат.
Жабылбаган өтүнүчтөр. Бекитилген, бирок эч качан эсеп менен жабылбаган өтүнүчтөр бюджетте бекер орун ээлейт. Ачык өтүнүчтөрдү мезгил-мезгили карап чыгуу жокко чыгарылган чыгымдардын бюджетке кайтуусун сактайт.
Корутунду
Чыгым өтүнүчү менен чыгым эсеби — бир процесстин эки учу: бирөө чыгымды алдын ала бекитет, экинчиси чыныгы чыгымды документ менен жабат. Аларды өтүнүчтүн номери аркылуу байланыштыруу бюджетти көзөмөлдөөнү жана бухгалтердик текшерүүнү жеңилдетет. Excelде жүргүзүлгөн процесстерде бул байланыш көбүнчө кол менен түзүлөт жана үзүлүп калат. Masraffта өтүнүч жана бекитүү кадамдары санариптик түрдө көзөмөлдөнөт; кеңирээк маалымат үчүн чыгым өтүнүчтөрүн башкаруу бетин караңыз.