Компания чыгымдары кантип башкарылат? Чечим колдонмосу

Компания чыгымын башкаруунун кыйын жери эсеп жүргүзүү эмес, чечимдин өзү. Ырастоочу документти чогултууну, бекитүүгө жөнөтүүнү, бухгалтерияга өткөрүүнү үйрөнүп алган компанияларда да ошол эле суроо ай сайын кайра талкууланат: бул чыгым компаниянын чыгымы беле? Кардар менен түшкү тамакта анын жубайы да отурган, такси жумуштан кийин үйгө кетүү үчүн алынган, команда үчүн алынган кофе кайнаткыч чындыгында кеңсе жабдыгы беле же коноктук чыгым беле?

Бул макала процесс куруу жөнүндө эмес; аны чыгым көзөмөлү кантип түзүлөт колдонмосунан 7 кадам түрүндө таба аласыз. Бул жердеги маселе — процесс курулгандан кийин калган негизги иш: чыгым чечимин ким, эмнеге таянып берет.

Чыгымды компаниянын чыгымы кылган үч критерий

Түшүндүрмө аныктамалар үчүн чыгым деген эмне макаласы жетиштүү. Чечим кабыл алууда керек болгону аныктама эмес, үч критерийдин бир убакта аткарылышы:

1. Иш байланышы. Чыгым компания жүргүзүп жаткан белгилүү бир ишке кызмат кылабы? «Жалпысынан пайдалуу» деген жетишсиз; кайсы кардар, кайсы долбоор, кайсы жолугушуу деген суроонун жообу болушу керек.
2. Ченем. Ошол эле ишти аткара турган акылга сыярлык варианттардын ичиндеби? Жолугушууга баруу — иш байланышы; жолугушууга такси менен баруу — ченем маселеси.
3. Документ. Сумманы, күндү жана сатуучуну көрсөткөн, компаниянын атына жазылган документ барбы? Документсиз чыгым, иш байланышы талашсыз болсо да, компаниянын чыгымы деп эсептелбейт.

Үчөөнүн бири жок болсо, чыгым автоматтык түрдө «жеке» болуп калбайт — талаштуу болуп калат. Жетекчиликтин иши бул талашты ар жолу кайрадан жүргүзүү эмес, критерийлерди алдын ала кагазга түшүрүү. Критерийлердин текстке айланган түрү — чыгым саясаты; ал кантип жазыларын чыгым саясаты макаласынан окуй аласыз.

Чыгымдан мурун берилүүчү беш суроо

Чечим акча чыккандан кийин эмес, чыкканга чейин кабыл алынат. Кызматкерге бериле турган эң практикалык курал — узун эреже тизмеси эмес, чөнтөккө сыйган беш суроо:

1. Бул чыгымдын ордуна компания эмне утат? Жооп бир сүйлөм менен берилбесе, чыгым, кыязы, жеке чыгым.
2. Муну өз акчама да ушул суммада кылат белем? Ченем суроосунун эң чынчыл түрү.
3. Саясатта мунун орду барбы? Категория тизмесинде жок болсо, чыгымга чейин суралат; кийин эмес.
4. Документин ала аламбы? Документ алынбай турган каналдан жасалган чыгым башынан эле көйгөйлүү.
5. Муну жетекчиме түшүндүрүүдө өзүмдү ыңгайлуу сезем беле? Ыңгайсыздык сезими көп учурда саясаттан да ылдам иштеген сигнал.

Бешинчи суроо жөн эле сылыктык эрежеси эмес. Кыянаттык учурларынын көбү ачык уурулук эмес, «боз аймакта калат» деген божомол менен жасалган майда чыгымдардын топтолушу; бул жүрүм-турум кантип чоңойгону чыгым алдамчылыгы макаласында каралат.

Боз аймактар жана чечим эрежелери

Талаштардын көбү ошол эле беш-алты темага топтолот. Бул таблицаны саясатыңызга киргизген күнү айлык талкуулардын көбү бүтөт.

Эреженин өзү канчалык маанилүү болсо, эрежени ким ишке ашырары да ошончолук маанилүү. Ар бир боз аймак үчүн «өзгөчө учурду ким бекитет» деген сап жок болсо, эреже биринчи каршылыкта эле бузулат. Өзгөчө учурдун ээси жана босого логикасы чыгым бекитүү агымы жана делегация макаласында кеңири каралган.

Төлөм каналын туура тандоо

«Туура чыгым» чечиминин жарымы — чыгымдын кайсы канал аркылуу жасалганы. Бирдей суммадагы чыгым корпоративдик карта менен жасалганда бир, кызматкердин чөнтөгүнөн жасалганда таптакыр башка процесс жаратат.

Үч каналда эң көп кетирилген ката — өз чөнтөгүнөн төлөөнү демейки шартка айландыруу. Кызматкер өз акчасын колдонгондо эки нерсе болот: кайтаруу кечиккен сайын чыгым кылууга кызыгуу азаят жана документ чогултуу тартиби төмөндөйт. Ага каршы аванстын да өз тузагы бар — жабылбаган аванс ээси жок карызга айланат; процесс куруу үчүн кызматкерлердин аванстарын башкаруу макаласын карасаңыз болот.

Корпоративдик карта тарабында болсо чечим учуру чыгымдан кийинкиге жылат: карта менен жасалган чыгымды алдын ала токтото албайсыз, демек көзөмөл толугу менен карта көчүрмөсүн жазуулар менен салыштырууга байланат. Көчүрмөдөгү ар бир саптын ордуна документ жана негиз болушу керек; бул салыштыруу кантип жүрөрү корпоративдик кредит картасынын көчүрмөсүн текшерүү макаласында.

Бир чыгымга үч түрдүү караш

Чыгым талаштарынын көбү жаман ниеттен эмес, үч тараптын бир окуяга ар башка жерден карашынан келип чыгат.

Үчөөнүн жалпы тили бир эле жерде курулат: жазылган категория тизмеси жана лимиттер. Категория менен лимиттер так болсо, кызматкер уруксат сурабай чечим кабыл алат, жетекчи ар бир чыгым үчүн сүйлөшпөйт, каржы талашуунун ордуна көзөмөл жүргүзөт. Лимит жана эреже аныктоонун механикасы чыгымдарды чектөө кантип жүргүзүлөт макаласында; лимиттердин кайсы санга отурары болсо бюджеттен келет, ал жагын бюджетти башкаруу макаласы карайт.

Практикалык эреже: бир чыгым беренеси үч ай катары менен талкууланып жатса, көйгөй адамдарда эмес, категориянын аныктамасында. Категорияны кайра жазыңыз.

Салык жагы чечимди кантип өзгөртөт

Чыгымдын компаниянын чыгымы деп эсептелиши, аны автоматтык түрдө салык базасынан кемитүүгө болот дегенди билдирбейт. Кээ бир беренелер эсепке алынат, бирок мыйзам боюнча кабыл алынбаган чыгаша катары бөлүнүп чыгат. Бул ажыратуу чечим учуруна да таасир этет: мындай категорияга түшөрү алдын ала белгилүү болгон чыгымды жасоо кээде туура болушу мүмкүн, бирок ал билип туруп жасалып, бухгалтерияда туура жерге жазылышы керек.

Эң көп кездешкен кырдаал — корпоративдик карта менен жасалган жеке чыгым. Мындай сап пайда болгондо эки жол бар: сумманы кызматкерден өндүрүү же чыгаша катары жазып, кабыл алынбаган чыгашага бөлүү. Экөөнүн ортосундагы тандоо саясатта алдын ала жазылышы керек, окуя болгондо талкууланбашы керек. Камтуунун чоо-жайы үчүн мыйзам боюнча кабыл алынбаган чыгашалар макаласын караңыз.

Бул макала салык же укуктук корутунду эмес. Кайсы берененин кемитүүгө жарактуу экени компанияңыздын ишине, документке жана мезгилге жараша өзгөрөт; классификацияны бухгалтериңиз менен бирге куруп, саясатка анын макулдугу менен жазыңыз.

Чыгым маданияты: эреженин артынан келген бөлүк

Саясат чечимдин төмөнкү чегин тартат; маданият анын орточосун аныктайт. Эки компания бирдей саясат менен иштеп, таптакыр башка натыйжа ала алат.

• Эреже көрүнүктүү болушу керек. Чыгым учурунда эске түшпөгөн саясат жок эсептелет. Эрежени кызматкер чечим кабыл алган жерге алып барыңыз; жылына бир жолу жөнөтүлгөн документке эмес.
• Өзгөчө учур катталышы керек. Өзгөчө уруксат берүү көйгөй эмес, катталбаган өзгөчө уруксат көйгөй. Катталбаган ар бир өзгөчө учур кийинкиси үчүн үлгү болуп калат.
• Четке кагуу негизделиши керек. Негизсиз четке кагылган чыгым кызматкерди эреже үйрөнүүгө эмес, эрежени айланып өтүүгө түртөт.
• Жогорку жетекчилик да ошол эле агымдан өтүшү керек. Саясаттан тышкары калган бир гана баскыч болсо, саясат кызматтык баскыч айырмасынын аты болуп калат.
• Ылдамдык — маданият маселеси. Кайтарымы кечиккен компанияда кызматкер чыгымды кийинкиге калтырат, кээде ишти да кийинкиге калтырат.

Excel негизиндеги тартип менен иштеп жатсаңыз, маданияттын эң алсыз звеносу көбүнчө көрүнүктүүлүк болот: ким эмнени эмне үчүн бекиткени каттоодо калбайт. Кол менен жүргүзүүнү улантсаңыз, жок дегенде бирдиктүү жана өзгөрбөгөн бир форманы колдонуңуз — чыгаша формасынын үлгүсү жана Excel форматы макаласы анын скелетин берет.

Чечим тарабында эң көп кетирилген алты ката

1. Эрежени сумманын үстүнөн эмес, адамдын үстүнөн куруу. «Ал команда мурдатан кылдат» деген саясат эмес.
2. Боз аймакты аныктабай, ар бир учурду өзүнчө талкуулоо. Бир эле талаштын үчүнчү кайталанышы — эреженин жок экенинин далили.
3. Өзгөчө уруксатты оозеки берүү. Катталбаган бекитүү — кийин эч ким ээлик кылбаган чыгым.
4. Документти чечимден кийинкиге калтыруу. Документ алынбай тураары чыгым учурунда эле белгилүү; жабууда билүү кеч.
5. Каналды кызматкерге калтыруу. Кайсы чыгым карта менен, кайсынысы аванс менен жасаларын саясат жазбаса, канал тандоо кокустукка калат, жабуу иши да ошондой.
6. Салык ажыратуусун жыл аягына калтыруу. Кабыл алынбаган чыгаша беренелери жазуу учурунда белгиленбесе, жыл аягында артка кайрылып иргөө иши калат.

Masraff бул чечимдин кайсы жеринде

Masraff жогорудагы чечимдердин жазылган түрүн күндөлүк агымда колдонууга шарт түзөт: категория жана лимит эрежелери аныкталат, эрежеден чыккан чыгымда эскертүү берилет же жазуу бөгөттөлөт, өзгөчө учурлар баскычтуу бекитүү жана өкүлчүлүк аркылуу катталат, ким эмнени качан бекиткени көзөмөл журналында калат. Документ тарабында ырастоочу документтин сүрөтүнөн маалымат окуу жана электрондук эсеп-фактуранын QR-кодунан чыгым түзүү бар, канал тарабында аванс өтүнүчү менен эсептешүү жана корпоративдик карта көчүрмөсүн жүктөп, учурдагы жазуулар менен салыштыруу бар. Бухгалтерияга өткөрүү 20дан ашык ERP жана бухгалтердик системага жасала алат.

Бүгүн 800+ кардар, 100K+ колдонуучу жана 5+ өлкөдө колдонулат. Эреже жана лимит тарабын жакындан көргүңүз келсе саясатты башкаруу барагы, процессти баштан аяк баалоо үчүн болсо чыгымдарды башкаруу продукт барагы баштоо чекити.

Көп берилүүчү суроолор

Компаниянын кредит карта чыгымдарын автоматтык көзөмөлдөгөн программалар барбы?

Бар. Кеңири таралган иштөө ыкмасы мындай: банктан алынган карта көчүрмөсү файл катары системага жүктөлөт, күнү, суммасы жана карта маалыматы боюнча кызматкерлер киргизген чыгым жазуулары менен автоматтык салыштырылат. Дал келбеген саптар «документи жок» тизмесине түшөт жана ээсине дайындалат. Ушинтип карта чыгымы эсепсиз калбайт; көзөмөл чыгымдан кийин, бирок мезгил жабылганга чейин жүргүзүлөт. Толук маалымат: Компания картасынын чыгымдарын кантип көзөмөлдөйт?

Корпоративдик карта менен жасалган жеке чыгымды чыгашага жазса болобу?

Жеке чыгымдын компаниянын чыгашасы катары кемитүүгө алынышы күтүлбөйт; мындай беренелер адатта мыйзам боюнча кабыл алынбаган чыгаша тарабына бөлүнөт же сумма кызматкерден өндүрүлөт. Кайсы жол тандаларын саясатыңызда алдын ала жазыңыз; берененин кантип классификациялангандыгы компанияңызга жана документке жараша өзгөргөндүктөн, чечимди бухгалтериңиз менен бирге кабыл алыңыз.

Чыгым ырастоочу документи кантип иштетилет?

Тартиби мындай: документ чыгым учурунда катка алынат (сүрөтү тартылат же электрондук эсеп-фактуранын QR-кодунан окулат), суммасы, күнү, сатуучусу жана категориясы киргизилет, чыгым байланышкан иш/долбоор тандалат, саясат текшерүүсүнөн өтөт, бекитүүгө барат жана бекитилгенден кийин бухгалтердик эсеп менен дал келтирилип өткөрүлөт. Негизги учур — категория менен бухгалтердик эсептин дал келүүсү бир жолу аныкталып коюлушу; аныкталбаса, ар бир документ кол менен классификацияланат.

Чакан ишканалар үчүн чыгым көзөмөлүн Excel менен жүргүзүүгө болобу?

Кызматкер аз, чыгым көлөмү төмөн жана бекитүүчү бирөө болсо, болот. Excel'дин сынган жерлери түшүнүктүү: файлдын бир нече версияга бөлүнүшү, бекитүүнүн электрондук почтада калып кийин далилденбей калышы, документ менен саптын өз-өзүнчө жашашы жана эреже текшерүүсүнүн толугу менен адамга калышы. Ушул төртөөнүн экөө боло баштаса, Excel эсеп куралы болуудан калат.

Ырастоочу документтин сүрөтүн тартып чыгым жазуусун түзгөн колдонмолор барбы?

Ооба. Мындай колдонмолордо кызматкер документтин сүрөтүн тартат, жасалма интеллект колдоосу менен документ окуу суммасын, күнүн жана сатуучусун чыгарат, жазуу долбоор түрүндө түзүлөт жана кызматкер категория/долбоор маалыматын гана толуктайт. Максаты — чыгым менен жазуунун ортосундагы убакытты кыскартуу; документ канчалык кеч катталса, документтин жоголуу тобокели да, категориянын ката болуу тобокели да ошончолук өсөт.

Чыгым башкаруу программасы бухгалтер менен кантип айкалышып иштейт?

Эки чекитте бириктет. Биринчиси — категория-эсеп дал келүүсү: ар бир чыгым категориясынын кайсы бухгалтердик эсепке түшөрү бир жолу, бухгалтердин макулдугу менен аныкталат. Экинчиси — өткөрүү: бекитилген чыгымдар ушул дал келүү боюнча бухгалтерияга же ERP тарабына өткөрүлөт, бухгалтер кол менен киргизүүнүн ордуна даяр жазуунун үстүндө иштейт. Кабыл алынбаган чыгаша ажыратуусунун жазуу учурунда белгилениши да ушул кызматташуунун бир бөлүгү.