Мазмуну
- Компания картасынын чыгымдарын көзөмөлдөө эмне үчүн кыйын?
- Компаниянын кредиттик картасынын чыгымдары кантип көзөмөлдөнөт?
- Көчүрмөнүн ар бир сабында эмнени текшерүү керек?
- Картаны колдонуу үчүн кандай саясат эрежелери керек?
- Компания картасынын чыгымдарын автоматтык түрдө көзөмөлдөгөн программалар барбы?
- Жыйынтык: көзөмөлдү ай аягына калтырбаңыз
Компаниянын кредиттик картасы менен жасалган чыгымдар үч маалыматты бир тизмеге чогултуу аркылуу көзөмөлдөнөт: картаны ким колдонгону, ар бир сатып алуунун чеги жана ай аягындагы эсеп көчүрмөсү. Көйгөй мында: көпчүлүк компанияларда бул үч маалымат үч башка жерде сакталат. Бул макалада карта чыгымдарын ай аягын күтпөй көзөмөлдөө үчүн практикалык тартип, көчүрмөнүн ар бир сабы үчүн текшерүү таблицасы, карта саясатынын негизги эрежелери жана программа тандоодо эске алынуучу критерийлер берилген. Документтер жана салык боюнча айтылган эрежелер Түркиянын эрежелери экенин эске алыңыз.
Компания картасынын чыгымдарын көзөмөлдөө эмне үчүн кыйын?
Компания картасынын чыгымдарын көзөмөлдөө кыйын, анткени карта ээси, чек жана көчүрмө ар башка жерде жана ар башка убакта пайда болот.
Адаттагы ай мындай өтөт:
- Карта ээси төлөм жасайт; чек капчыкта, электрондук почтада же унаанын бардачогунда калат.
- Көчүрмө ай аягында келет; анын саптарында көбүнчө сатуучунун аты, күнү жана суммасы гана болот.
- Бухгалтерия көчүрмөнү ачып, ар бир сап боюнча сурайт: «Бул эмне эле, чеги кайда, кайсы чыгым борборуна жазылат?»
Сатып алуу менен көчүрмөнүн ортосунда бир нече жума өткөндүктөн, карта ээси майда-чүйдөсүн унутат, чектер жоголот, айды жабуу кечигет. Бир картаны бир нече адам колдонсо, төлөмдү ким жасаганы да белгисиз болуп калат. Көйгөйдүн түпкү себеби сейрек учурда гана жаман ниет; көбүнчө маалымат кеч жана чачкын келет.
Компаниянын кредиттик картасынын чыгымдары кантип көзөмөлдөнөт?
Компаниянын кредиттик картасынын чыгымдары туруктуу тартип менен көзөмөлдөнөт: чек сатып алуу учурунда чогултулат, ай аягында көчүрмө менен салыштырылат. Төмөнкү беш кадам көпчүлүк компанияларга ылайык келет.
- Картаны колдонуучу менен байланыштырыңыз. Ар бир карта кимге таандык экенин, жалпы карталарда жооптуу адамды жазуу түрүндө бекитиңиз. Ээси белгисиз картанын чыгымы жөнүндө эч кимден сурай албайсыз.
- Чекти сатып алуу учурунда чогултуңуз. Карта ээси чекти ошол эле күнү сүрөткө тартып, кыскача сүрөттөмө жана иш максаты менен каттасын. Чыгымдар үчүн мобилдик тиркеме бул кадамды жеңилдетет.
- Айлык көчүрмөнү катталган чыгымдар менен салыштырыңыз. Көчүрмөнүн ар бир сабына чыгым жазуусу жана документ туура келиши керек. Салыштырууну карта, күн жана сумма боюнча жүргүзүңүз.
- Дал келбеген саптарды көзөмөлдөңүз. Шайкештиги жок саптарды бир тизмеге чогултуп, жооптуу адамдан сураңыз жана жабуу күнүнө чейин жабыңыз. Ачык саптардын санын айдан айга көзөмөлдөө процесстеги кемчиликтерди эрте көрсөтөт.
- Категорияны жана чыгым борборун белгилеңиз. Ар бир чыгымга категория жана чыгым борборун бериңиз, ошондо карта чыгымдары бюджет отчетторунда туура жерге түшөт.
Чектерди чогултуу жана чыгымдарды каттоо үчүн чыгымдарды башкаруу барагын караңыз.
Көчүрмөнүн ар бир сабында эмнени текшерүү керек?
Көчүрмөнүн ар бир сабында карта ээсин, тиешелүү чыгым жазуусун, документти, иш максатын, бухгалтердик коддоону жана саясатка шайкештигин текшерүү керек.
| Текшерүү | Берилүүчү суроо | Жетишпесе эмне кылуу керек? |
|---|---|---|
| Карта ээси | Бул картаны ким колдонот? | Карта–колдонуучу байланышын жаңыртыңыз |
| Чыгым жазуусу | Бул сапка тиешелүү катталган чыгым барбы? | Карта ээсинен жазууну сураңыз |
| Сумма жана күн | Жазуудагы сумма жана күн көчүрмө менен дал келеби? | Айырманын себебин сураңыз (валюта, бөлүп төлөө, кайтаруу) |
| Документ | Чек же эсеп-фактура тиркелгенби? | Документти талап кылыңыз; жоголсо, ички тартипти колдонуңуз |
| Иш максаты | Чыгымдын иштик негиздемеси жазылганбы? | Карта ээсинен түшүндүрмө сураңыз |
| Категория жана чыгым борбору | Туура категория жана чыгым борбору тандалганбы? | Бухгалтерия оңдойт же бекитүүчүдөн сурайт |
| Саясат | Чыгым карта эрежелерине ылайыкпы? | Өзгөчө учур катары белгилеп, бекитүүчүгө жөнөтүңүз |
Эскертүү: көпчүлүк учурда көчүрмөнүн сабы эсеп-фактуранын же чектин ордун баспайт. Түркиянын Салык жол-жоболору жөнүндө мыйзамына (213 sayılı Vergi Usul Kanunu) ылайык чыгымды эсепке алуу үчүн кайсы документ жетиштүү экенин mali müşavir-иңиз (Түркиядагы лицензиясы бар бухгалтер-кеңешчи) менен тактаңыз.
Картаны колдонуу үчүн кандай саясат эрежелери керек?
Картаны колдонуу үчүн ким карта алып жүрөрүн, аны эмнеге сарптоого болорун, лимиттерди, документ мөөнөтүн жана өзгөчө учурлар кантип бекитилерин аныктаган жазуу жүзүндөгү эрежелер керек.
Кыска жана аткарууга ыңгайлуу карта саясаты төмөнкүлөрдү камтыйт:
- Картага ээлик: Кимдерге карта берилет, жалпы карталарга уруксат барбы, кызматкер кеткенде карта кантип жабылат?
- Уруксат берилген чыгымдар: Кайсы категорияларды карта менен төлөөгө болот, кайсылары (мисалы, жеке сатып алуулар) тыюу салынган?
- Лимиттер: Адамга, категорияга же операцияга жогорку чектер.
- Документ мөөнөтү: Чек сатып алуудан кийин эң кечинде канча күндүн ичинде катталышы керек.
- Жеке чыгымдар: Жаңылыштык менен жасалган жеке сатып алуу компанияга кантип кайтарылат.
- Өзгөчө учурлар: Эрежеге туура келбеген чыгымды ким жана кандай негизде бекитет.
Саясат PDF файлында гана калса, көзөмөл дагы эле кол менен жүргүзүлөт. Эрежелерди чыгым жазуусу менен байланыштыруу үчүн саясатты башкаруу барагына көз салыңыз.
Компания картасынын чыгымдарын автоматтык түрдө көзөмөлдөгөн программалар барбы?
ООБА, компаниянын кредиттик картасынын көчүрмөсүн чыгым жазуулары менен салыштыруу аркылуу көзөмөлдү олуттуу деңгээлде автоматташтырган чыгымдарды башкаруу программалары бар.
Мындай программанын канчалык «автоматтык» болору карта маалыматтары системага кантип түшөрүнө жараша болот. Чечимди баалаганда төмөнкү критерийлерге көңүл буруңуз:
- Карталарды жөндөө: Карталарды компания үчүн аныктап, колдонуучулар менен байланыштырууга болобу?
- Көчүрмөнү жүктөө: Көчүрмө системага кандай жол менен түшөт, ар кандай банктардын файл форматтарын колдонууга болобу?
- Салыштыруу: Көчүрмөнүн саптары катталган чыгымдар менен салыштырылабы, дал келбеген саптар көрүнөбү?
- Чекти мобилдик каттоо: Карта ээси чекти сатып алуу учурунда телефон менен каттай алабы?
- Саясат жана бекитүү: Карта чыгымдары башка чыгымдар сыяктуу эле саясат текшерүүлөрүнөн жана бекитүү процессинен өтөбү?
- Бухгалтерияга өткөрүү: Категориялар, чыгым борборлору жана документтер бухгалтердик системаңызга өткөрүлө алабы?
Masraff'та бул ишти Көчүрмө модулу (Ekstre Modülü) аткарат. Карталар компания үчүн аныкталып, колдонуучулар менен байланыштырылат. Карта көчүрмөсү Excel файлы катары жүктөлөт, анын мамычалары системадагы талаалар менен шайкештештирилет. Жүктөлгөндөн кийин байланыштырылган карталардын саптары чыгымдар менен салыштырылат; тиешелүү чыгымы жок саптар үчүн жаңы чыгымдар автоматтык түрдө түзүлөт. Ошентип бухгалтерия жетишпеген саптарды бир-бирден издөөнүн ордуна жетишпеген документтерди жана түшүндүрмөлөрдү толуктоого көңүл бурат. Кененирээк карта салыштыруу барагында.
Жыйынтык: көзөмөлдү ай аягына калтырбаңыз
Компаниянын кредиттик картасынын чыгымдарын көзөмөлдөөнүн маңызы — маалыматты сатып алуу учурунда чогултуу жана көчүрмөнү текшерүү чекити катары колдонуу. Карта–колдонуучу байланышы, дароо чогултулган чек, айлык салыштыруу, ачык саптардын тизмеси жана туура коддоо чогуу иштегенде айды жабуу кыскарат, ай аягындагы күтүлбөгөн жагдайлар азаят. Көчүрмөлөрдү жана чыгымдарды бир жерде салыштыруу үчүн Masraff карта салыштыруу барагы менен таанышыңыз.