Мазмұны
- Шығынды компания шығыны ететін үш өлшем
- Шығынға дейін қойылатын бес сұрақ
- Сұр аймақтар және шешім ережелері
- Төлем құралын дұрыс таңдау
- Бір шығынға үш түрлі көзқарас
- Салық тарапы шешімді қалай өзгертеді
- Шығын мәдениеті: ережеден кейін келетін бөлік
- Шешім тарапында жиі жіберілетін алты қате
- Masraff осы шешімнің қай тұсында
- Жиі қойылатын сұрақтар
- Компанияның несие картасы шығындарын автоматты қадағалайтын бағдарламалар бар ма?
- Компания картасымен жасалған жеке шығынды шығысқа жазуға бола ма?
- Шығын түбіртегі қалай өңделеді?
- Шағын бизнес үшін шығын қадағалауын Excel-мен жасауға бола ма?
- Түбіртекті суретке түсіріп шығыс жазбасын жасайтын қолданбалар бар ма?
- Шығын басқару бағдарламасы бухгалтермен қалай кіріктіріліп жұмыс істейді?
Компания шығынын басқарудың қиын жері — есеп жүргізу емес, шешімнің өзі. Түбіртекті жинауды, бекітуге жіберуді, бухгалтерияға беруді үйренген компанияларда да сол сұрақ ай сайын қайта талқыланады: бұл шығын компанияныкі ме еді? Клиентпен түскі аста жұбайы да отырды, такси жұмыстан кейін үйге қайту үшін алынды, команда үшін алынған кофе машинасы кеңсе жабдығы ма әлде сый-құрмет пе?
Бұл мақала процесті құруды түсіндірмейді; оны шығын қадағалауы қалай жасалады нұсқаулығынан 7 қадаммен таба аласыз. Мұндағы тақырып — процесс құрылғаннан кейін қалатын нағыз жұмыс: шығын туралы шешімді кім, неге сүйеніп қабылдайды.
Шығынды компания шығыны ететін үш өлшем
Сөздік анықтамалары үшін шығын дегеніміз не мақаласы жеткілікті. Шешім қабылдағанда керегі анықтама емес, үш өлшемнің бір мезгілде орындалуы:
- Іспен байланыс. Шығын компания жүргізіп отырған нақты бір іске қызмет ете ме? «Жалпы пайдалы» деген жеткіліксіз; қай клиент, қай жоба, қай сапар деген сұрақтың жауабы болуы керек.
- Өлшем. Дәл сол істі атқаратын ақылға қонымды баламалардың ішінде ме? Кездесуге бару — іспен байланыс, кездесуге таксимен бару — өлшем сұрағы.
- Құжат. Сомасын, күнін және сатушыны көрсететін, компания атына ресімделген растайтын құжат бар ма? Құжатсыз шығын, іспен байланысы даусыз болса да, компания шығыны саналмайды.
Үшеуінің біреуі жетіспесе, шығын өздігінен «жеке» болып кетпейді — даулы болады. Басшылықтың міндеті — бұл дауды әр жолы қайтадан қозғау емес, өлшемдерді алдын ала жазып қою. Өлшемдердің жазбаға айналған түрі — шығын саясаты; оның қалай жазылатыны шығын саясаты мақаласында тұр.
Шығынға дейін қойылатын бес сұрақ
Шешім ақша шыққаннан кейін емес, оған дейін қабылданады. Қызметкерге берілетін ең практикалық құрал — ұзын ереже тізімі емес, қалтаға сыятын бес сұрақ:
- Осы шығынның орнына компания не алады? Жауап бір сөйлеммен берілмесе, шығын жеке болуы ықтимал.
- Мұны өз ақшама да дәл осы сомаға жасар ма едім? Өлшем сұрағының ең адал түрі.
- Саясатта баламасы бар ма? Санат тізімінде жоқ болса, шығынға дейін сұралады, кейін емес.
- Құжатын ала аламын ба? Құжат алынбайтын арнадан жасалған шығын басынан проблемалы.
- Мұны басшыма түсіндіргенде өзімді жайлы сезінемін бе? Ыңғайсыздық сезімі көбіне саясаттан жылдам жұмыс істейтін белгі.
Бесінші сұрақ — жай әдеп ережесі емес. Теріс пайдалану жағдайларының көбі ашық ұрлық емес, «сұр аймақта қалады» деген болжаммен жасалған ұсақ шығындардың жинақталуы; бұл мінез-құлықтың қалай өсетіні шығын алаяқтығы мақаласында қаралады.
Сұр аймақтар және шешім ережелері
Дау-дамайдың басым бөлігі сол бір бес-алты тақырыпқа жиналады. Осы кестені саясатыңызға енгізген күні айлық талқылаулардың көбі бітеді.
| Сұр аймақ | Ажырату ережесі | Практикалық шешім |
|---|---|---|
| Клиентпен түскі ас | Қатысушылар тізімі іскерлік мақсатта ма | Қатысушылардың аты жазбаға енгізіледі; компаниядан тыс жеке қонақ болса, оның үлесі шегеріледі |
| Жұмыстан кейінгі жол | Кешігу компанияның талабымен болды ма | Жазбаша үстеме жұмыс/кезекшілік жазбасы болса — компания, болмаса — жеке |
| Үйден жұмыс істеу шығындары | Компания қамтамасыз ете ме, әлде қызметкер өзі таңдай ма | Компания міндеттеген бап (байланыс, жабдық) — компанияныкі, жайлылық шығыны — жеке |
| Ел ішіндегі не шетелдегі сапарды жеке ұзарту | Күн аралығы бекітілген сапар жоспарына сай ма | Бекітілген күндерден тыс тұру мен жол қызметкерге тиесілі |
| Команда іс-шарасы, сыйлық | Кімге, қандай негізбен | Негіздеме мен қатысушылар жазбасы міндетті; бір адамға шаққандағы шек саясатта белгіленген |
| Жазылым және бағдарламалық қамтам | Кім иелік етті | Иесі жоқ жазылым жаңартылмайды; әр жазылымның аты жазылған иесі болады |
Ереженің өзі қандай маңызды болса, оның кім арқылы жүргізілетіні де сондай маңызды. Әр сұр аймақ үшін «ерекшелікті кім бекітеді» деген жол болмаса, ереже алғашқы қарсылықта шешіліп кетеді. Ерекшелік иесі мен шек логикасы шығын бекіту ағыны және делегация мақаласында толық жазылған.
Төлем құралын дұрыс таңдау
«Дұрыс шығын» шешімінің жартысы — шығынның қай арнадан жасалғаны. Дәл сол 4.000 TL шығын корпоративтік картамен жасалғанда бір, қызметкердің қалтасынан жасалғанда мүлде басқа процесс туғызады.
| Арна | Қашан қолайлы | Тәуекелі | Жабу жұмысы |
|---|---|---|---|
| Корпоративтік карта | Қайталанатын, болжамды, сатушысы белгілі шығын | Шығын алдымен болады, бақылау кейін келеді | Үзінді көшірме мен жазбаларды салыстыру |
| Аванс | Сомасы үлкен, күні белгілі, бір реттік іс (дала, сапар, ұйымдастыру) | Жабылмаған қалдық | Есепке алу: жұмсалғанды шегеру, қалғанын қайтару |
| Өз қалтасынан төлеу | Шағын сомалы, жоспарланбаған, сирек шығын | Қызметкердің жеке бюджетін қысу | Қайтарым төлемі және құжат тексерісі |
Үш арнада жиі жіберілетін қате — өз қалтасынан төлеуді әдепкі жағдайға айналдыру. Қызметкер өз ақшасын жұмсағанда екі нәрсе болады: қайтарым кешіккен сайын шығын жасауға құлықсыздық артады және құжат жинау тәртібі төмендейді. Оның есесіне аванстың өз тұзағы бар — жабылмаған аванс иесіз берешекке айналады; процесті құру үшін қызметкерлердің аванстарын басқару мақаласын қараңыз.
Корпоративтік карта тарапында шешім сәті шығыннан кейінге ығысады: картамен жасалған шығынды алдын ала тоқтата алмайсыз, сондықтан бақылау толығымен карта үзінді көшірмесін жазбалармен салыстыруға байланысты. Үзінді көшірмедегі әр жолдың артында құжат пен негіздеме тұруы керек.
Бір шығынға үш түрлі көзқарас
Шығын жөніндегі дау-дамайдың көбі жаман ниеттен емес, үш тараптың бір оқиғаға әр жерден қарауынан туады.
| Қызметкер неге қарайды | Басшы неге қарайды | Қаржы неге қарайды | |
|---|---|---|---|
| Басымдық | Істі атқару, қалтасынан шыққанды қайтару | Команданың жылдамдығы, бюджетінің шегі | Құжат, санат, кезең, салық тарапы |
| Әдеттегі қарсылық | «Мұны істемесем, жұмыс тоқтайды» | «Менің бюджетіме жазылмасын» | «Құжаты жетіспейді, бұл күйінде өңделмейді» |
| Нені көрмейді | Баптың бюджетке және салыққа әсерін | Дәл сол шығынның басқа командаларда қайталанғанын | Даладағы мәжбүрлікті |
Үшеуінің ортақ тілі бір жерде ғана құрылады: жазбаша санат тізімі және лимиттер. Санат пен лимиттер айқын болса, қызметкер рұқсат сұрамай шешім қабылдайды, басшы әрқайсысын жеке келіспейді, қаржы дауласудың орнына бақылау жасайды. Лимит пен ереже белгілеу механикасы шығындарды шектеу қалай жасалады мақаласында; лимиттердің қандай сомаға тірелетіні бюджеттен шығады, ол тарапты бюджетті басқару мақаласы қарастырады.
Практикалық ереже: бір шығын бабы үш ай қатарынан талқыланып жүрсе, мәселе адамдарда емес, санат анықтамасында. Санатты қайта жазыңыз.
Салық тарапы шешімді қалай өзгертеді
Шығынның компания шығыны саналуы, оны салық базасынан шегеруге болады дегенді автоматты түрде білдірмейді. Түркияда кейбір баптар есепке алынады, бірақ заңды түрде қабылданбайтын шығыс (KKEG) ретінде бөлектеледі. Бұл ажырату шешім сәтіне де әсер етеді: KKEG-ке түсетіні басынан белгілі шығынды жасау кейде бәрібір дұрыс болуы мүмкін, бірақ ол біле тұра жасалуы және бухгалтерияда дұрыс жерге тіркелуі керек.
Ең жиі кездесетін жағдай — корпоративтік картамен жасалған жеке шығын. Мұндай жол пайда болғанда екі жол бар: соманы қызметкерден өндіру немесе шығыс ретінде тіркеп, KKEG-ке бөлу. Екеуінің арасындағы таңдау саясатта алдын ала жазылуы, оқиға болғанда талқыланбауы керек. Қамтудың егжей-тегжейі үшін заңды түрде қабылданбайтын шығыстар мақаласын қараңыз.
Бұл мақала салықтық немесе құқықтық қорытынды емес. Қай баптың шегерілетіні компанияңыздың қызметіне, құжатқа және кезеңге қарай өзгереді; жіктеуді бухгалтеріңізбен бірге құрыңыз және саясатқа оның мақұлдауымен жазыңыз.
Шығын мәдениеті: ережеден кейін келетін бөлік
Саясат шешімнің төменгі шегін сызады; мәдениет оның орташасын белгілейді. Екі компания бірдей саясатпен жұмыс істеп, мүлде әртүрлі нәтиже алуы мүмкін.
- Ереже көрінетін болуы керек. Шығын сәтінде есте қалмайтын саясат жоқтың қасы. Ережені қызметкер шешім қабылдайтын жерге апарыңыз; жылына бір рет жіберілетін құжатқа емес.
- Ерекшелік тіркелуі керек. Ерекшелік беру мәселе емес, тіркелмеген ерекшелік мәселе. Тіркелмеген әр ерекшелік — келесі жолғы үлгі.
- Бас тарту негізделуі керек. Негізсіз қайтарылған шығын қызметкерді ережені үйренуге емес, ережені айналып өтуге итермелейді.
- Жоғары басшылық та сол ағыннан өтуі керек. Саясаттан тыс қалған бір ғана саты болса, саясат саты айырмашылығының атауына айналады.
- Жылдамдық — мәдениет мәселесі. Қайтарымы кешігетін компанияда қызметкер шығынды кейінге қалдырады, кейде істің өзін де кейінге ысырады.
Excel негізіндегі тәртіппен жұмыс істесеңіз, мәдениеттің ең әлсіз буыны әдетте көрінбеушілік болады: кім нені не үшін бекіткені жазбада қалмайды. Қолмен жүргізуді жалғастыратын болсаңыз, ең болмаса бір ғана тұрақты форма қолданыңыз — шығыстарды тіркеу процесі мақаласы оның қаңқасын береді.
Шешім тарапында жиі жіберілетін алты қате
- Ережені сома бойынша емес, адам бойынша құру. «Ол команда әйтеуір мұқият» деген саясат емес.
- Сұр аймақты анықтамай, әр жағдайды бөлек талқылау. Сол дау-дамайдың үшінші рет қайталануы — ереже жоқтығының дәлелі.
- Ерекшелікті ауызша беру. Жазбаға түспеген мақұлдау — кейін ешкім иеленбейтін шығын.
- Құжатты шешімнен кейінге қалдыру. Құжат алынбайтыны шығын сәтінде белгілі; оны жабу кезінде білу кеш.
- Арнаны қызметкерге қалдыру. Қай шығын картамен, қайсысы аванспен жасалатыны саясатта жазылмаса, арна таңдау кездейсоқ болады, жабу жұмысы да солай.
- Салық ажыратуын жыл соңына қалдыру. KKEG баптары тіркеу сәтінде белгіленбесе, жыл соңында кері қарай сұрыптау жұмысы қалады.
Masraff осы шешімнің қай тұсында
Masraff жоғарыдағы шешімдердің жазбаша түрін күнделікті ағында қолдануға мүмкіндік береді: санат және лимит ережелері белгіленеді, ереже шегінен шығатын шығында ескерту беріледі не жазба бөгеледі, ерекшеліктер сатылы бекіту және өкілдікпен тіркеледі, кім нені қашан бекіткені аудит жазбасында тұрады. Құжат тарапында түбіртек суретінен дерек оқу және электрондық шот-фактураның QR кодынан шығын жасау, арна тарапында аванс сұранымы мен есепке алу және корпоративтік карта үзінді көшірмесін жүктеп, бар жазбалармен салыстыру бар. Бухгалтерияға беру 20-дан астам ERP және бухгалтерлік жүйеге жасалады.
Бүгінде 800+ клиент, 100K+ қолданушы және 5+ елде қолданылады. Ереже мен лимит тарапын жақынырақ көргіңіз келсе — шығын саясатын басқару беті, процесті ұштан-ұшқа бағалау үшін — шығындарды басқару өнім беті бастапқы нүкте.
Жиі қойылатын сұрақтар
Компанияның несие картасы шығындарын автоматты қадағалайтын бағдарламалар бар ма?
Бар. Кең тараған жұмыс тәсілі мынадай: банктен алынған карта үзінді көшірмесі файл ретінде жүйеге жүктеледі, күні, сомасы және карта мәліметі бойынша қызметкерлер енгізген шығын жазбаларымен автоматты салыстырылады. Сәйкеспеген жолдар «құжаты жетіспейді» тізіміне түседі және иесіне тағайындалады. Осылайша карта шығыны есептен тыс қалмайды; бақылау шығыннан кейін, бірақ кезең жабылғанға дейін жасалады. Толығырақ: Компания картасы шығыстарын қалай бақылау керек?
Компания картасымен жасалған жеке шығынды шығысқа жазуға бола ма?
Жеке шығынның корпоративтік шығыс ретінде шегерімге алынуы күтілмейді; мұндай баптар әдетте заңды түрде қабылданбайтын шығыс (KKEG) тарапына бөлінеді немесе сома қызметкерден өндіріледі. Қай жолмен жүретініңізді саясатыңызда алдын ала жазыңыз; баптың қалай жіктелетіні компанияңызға және құжатқа қарай өзгеретіндіктен шешімді бухгалтеріңізбен бірге қабылдаңыз.
Шығын түбіртегі қалай өңделеді?
Реті мынадай: түбіртек шығын сәтінде жазбаға алынады (суреті түсіріледі не электрондық шот-фактураның QR кодынан оқылады), сомасы, күні, сатушысы және санат мәліметі енгізіледі, шығын байланысты іс/жоба таңдалады, саясат тексерісінен өтеді, бекітуге барады және бекітілгеннен кейін бухгалтерлік шотпен сәйкестендіріліп беріледі. Ең маңыздысы — санат пен бухгалтерлік шоттың сәйкестігі бір рет белгіленген болуы; белгіленбесе, әр түбіртек қолмен жіктеледі.
Шағын бизнес үшін шығын қадағалауын Excel-мен жасауға бола ма?
Қызметкер саны аз, шығын көлемі төмен және бекітуші біреу болса — болады. Excel сынатын жерлер айқын: файлдың бірнеше нұсқаға бөлінуі, бекітудің электрондық поштада қалып, кейін дәлелденбеуі, құжат пен жолдың бөлек өмір сүруі және ереже тексерісінің толығымен адамға қалуы. Осы төртеудің екеуі басталса, Excel есепке алу құралы болудан қалады.
Түбіртекті суретке түсіріп шығыс жазбасын жасайтын қолданбалар бар ма?
Иә. Мұндай қолданбаларда қызметкер түбіртектің суретін түсіреді, жасанды интеллект қолдауымен түбіртек оқу сомасын, күнін және сатушысын шығарады, жазба жоба күйінде жасалады, қызметкер тек санат/жоба мәліметін толықтырады. Мақсат — шығын мен жазба арасындағы уақытты қысқарту; түбіртек неғұрлым кеш тіркелсе, құжатты жоғалту да, санатты қате қою қаупі де соғұрлым артады.
Шығын басқару бағдарламасы бухгалтермен қалай кіріктіріліп жұмыс істейді?
Екі жерде түйіседі. Біріншісі — санат пен шот сәйкестігі: әр шығын санатының қай бухгалтерлік шотқа түсетіні бір рет, бухгалтердің мақұлдауымен белгіленеді. Екіншісі — беру: бекітілген шығындар осы сәйкестікке сай бухгалтерия не ERP тарапына беріледі, бухгалтер қолмен енгізудің орнына дайын жазбамен жұмыс істейді. KKEG ажыратуының тіркеу сәтінде белгіленуі де осы ынтымақтастықтың бөлігі.