Кызматкерлерге аванс берүүнү башкаруу деген эмне?

Кызматкерлерге аванс берүүнү башкаруу — кызматкердин иш максатындагы чыгым үчүн компаниядан алдын ала акча суроосу, бул суроо-талаптын бекитилиши, акчанын кызматкерге которулушу, жасалган чыгымдардын жарыялануусу жана калган баланстын жабылуусу процессинин баары. Кыскача: суроо-талап → бекитүү → чыгымдоо → эсептешүү → жабуу.

Процесс кагаз жүзүндө жөнөкөй көрүнгөнү менен, эки тараптуу дебитордук-кредитордук мамиле пайда кылат. Аванс берилген учурда кызматкер компанияга карыздар болот; чыгымдар жарыяланган сайын бул карыз азаят. Баланс нөлгө теңелгенче процесстин ачык калышы керек. Мына ушул себептен аванс башкаруунун мааниси — ар бир кызматкердин учурдагы аванс балансын каалаган учурда туура билүү.

Аванс түрлөрү

Компаниялар авансты адатта максатына жараша бөлөт. Эң кеңири таралган түрлөр:

Өлкө ичиндеги сапар авансы: Шаар ичиндеги жана шаар аралык иш сапарларында жашоо, транспорт жана тамак сыяктуу чыгымдар үчүн берилет.
Чет өлкөлүк сапар авансы: Чет өлкөгө жиберүүдө, көбүнчө валюта түрүндө берилет; курс айырмасынан улам көзөмөлү назиктирээк.
Иш авансы: Сапардан тышкаркы иш муктаждыктары үчүн берилет; аянтчадагы бир команданын материал сатып алуусу же бир иш-чаранын алдын ала төлөмү сыяктуу.

Түрлөрдү бөлүүнүн себеби тек гана отчёт тартиби эмес. Ар бир түрдүн бекитүү чынжыры, чыгымдоо эрежелери жана бухгалтердик баламасы ар түрдүү болушу мүмкүн. Мисалы чет өлкөлүк авансда кошумча жетекчи бекитүүсү талап кылынса, төмөн суммадагы иш авансы бир бекитүү менен өтүшү мүмкүн. Ошондуктан жакшы курулган процессте ар бир аванс түрүнүн өз эрежелери жана өз баланс көзөмөлү болот.

Процесс кадам-кадам менен кандай жүрөт?

1. Суроо-талап

Кызматкер сумманы, валютаны, аванс түрүн жана негиздемени көрсөтүп суроосун жеткирет. Суроо-талаптын жазуу жүзүндө жана көзөмөлдөнүүчү болушу "ким, качан, эмне үчүн сурады" деген суроонун кийин талаш жаратуусуна жол бербейт.

2. Бекитүү

Суроо-талап компания белгилеген бекитүү чынжырынан өтөт. Сумма чоңойгон сайын бекитүү тепкичи көбөйүшү мүмкүн; түр боюнча ар түрдүү бекитүүчүлөр аныкталышы мүмкүн. Бекитүү кадамында чыгымдоо эрежелери да иштейт: суроо-талап аныкталган жогорку чектен ашса, бекитүүчү эскертилет же суроо-талап кайтарылат.

3. Төлөм

Бекитилген сумма кызматкерге которулат жана кызматкердин аванс балансы катары катталат. Ушул учурдан баштап компания менен кызматкердин ортосунда жабылышы керек баланс болот.

4. Чыгымдоо жана жарыялоо

Кызматкер чыгымдарын жасайт, документтерин чогултат жана чыгым жарыялоосун даярдайт. Жарыялоонун аванс жазуусу менен байланыштырылышы маанилүү жери: кайсы чыгымдын кайсы авансдан кемитилери так болушу керек.

5. Эсептешүү жана жабуу

Бекитилген чыгымдар авансдан кемитилет; бул эсептешүү деп аталат. Үч натыйжа мүмкүн:

Чыгым авансдан аз болсо: Кызматкер калган сумманы компанияга кайтарат.
Чыгым авансдан көп болсо: Компания ортодогу айырманы кызматкерге төлөйт.
Чыгым авансга тең болсо: Баланс нөлгө теңелет, жазуу жабылат.

Баланс нөлгө теңелгенде аванс процесси аяктайт. Жабылбаган авансстар бухгалтердик жазууларда илинип калат жана мезгил аягында оңдоо жүгүн пайда кылат.

Эң көп кетирилген каталар

Аванс процесси кол менен жүргүзүлгөндө белгилүү каталар дээрлик ар бир компанияда кайталанат:

Баланстын учурдагы абалда кармалбашы. Аванс бир жадыбалда, чыгымдар башка файлда көзөмөлдөнгөндө кимдин канча ачык балансы бар экени мезгил аягында гана түшүнүктүү болот.
Эсептешүүнүн кечиктирилиши. Сапар бүтөт, чыгым жарыялоосу жумалар бою келбейт; аванс ачык калат. Кечигүү узарган сайын документтер жоголот, эстөө кыйындайт.
Удаама-удаа аванс берилиши. Мурунку авансын жаппаган кызматкерге жаңы аванс берүү ачык балансты чоңойтот жана көзөмөлдү чечилгис абалга алып келет.
Түр ажыратуунун болбошу. Өлкө ичиндеги, чет өлкөлүк жана иш авансы бир статьяда көзөмөлдөнгөндө валюта айырмалары, ар түрдүү бекитүү муктаждыктары жана отчёт бөлүнүштөрү көрүнбөй калат.
Бекитүүнүн катталбай алынышы. Оозеки же билдирүү менен берилген бекитүүлөр кийин "бул авансты ким бекитти" деген суроого жооп калтырбайт.
Чыгым жарыялоосунун аванс менен байланыштырылбашы. Чыгымдар авансдан өзүнчө катталса, эсептешүү кол менен эсептелет; ката жана кайталанма төлөм коркунучу артат.

Процессти туура куруу үчүн эмне керек?

Жогорудагы каталардын жалпы тамыры бирдей: аванс менен чыгымдын өзүнчө дүйнөлөрдө жашашы. Туура аванс процесси үчүн эң аз шарттар:

Ар бир суроо-талаптын жазуу жүзүндө, күнү коюлган жана бекитүү чынжыры белгилүү жазуусунун болушу
Аванс түрлөрүнүн өзүнчө аныкталышы жана ар бир түрдүн өз эрежелеринин, бекитүү агымынын болушу
Кызматкер боюнча баланстын учурдагы абалда көзөмөлдөнө алышы
Чыгым жарыялоолорунун түздөн-түз тиешелүү аванс менен дал келтирилип эсептешүүнүн өз алдынча эсептелиши

Бул шарттар аткарылганда мезгил аягындагы жабуулар тездейт, ачык балансстар эрте көрүнөт жана кызматкер-компания ортосундагы акча мамилеси ачык болот.

Masraff-та аванс башкаруу

Masraff-тын аванс башкаруу модулу бул процессти учтан-учка санариптик жүргүзөт: кызматкер аванс суроосун түзөт, суроо-талап аныкталган бекитүү механизминен өтөт, бекитилген аванстар чыгым жазуулары менен эсептешилет жана баланс реалдуу убакытта көзөмөлдөнөт. Өлкө ичиндеги, чет өлкөлүк жана иш авансы сыяктуу ички түрлөр өзүнчө-өзүнчө аныкталышы мүмкүн; ар бир ички түргө атайын бекитүү агымы жана чыгымдоо эрежеси белгиленип, балансстар түр боюнча өзүнчө көзөмөлдөнөт. Ушул жол менен жогоруда аталган каталардын көпчүлүк бөлүгү — учурдагы эмес баланс, кол менен эсептешүү, катталбаган бекитүү — процесстин табияты боюнча жоголот.

Корутунду

Кызматкерлерге аванс берүүнү башкаруу — суроо-талап, бекитүү, төлөм, чыгым жарыялоосу жана эсептешүү кадамдарынан турган, кызматкер менен компаниянын ортосунда ачык баланс пайда кылган процесс. Аванс түрлөрүн ажыратуу, ар бир түргө ылайык бекитүү эрежелерин аныктоо жана чыгым жарыялоолорун аванс менен дал келтирүү процесстин ден соолугу үчүн шарт. Кол менен жүргүзүлгөн процесстерде эң чоң коркунуч — баланстын көрүнбөшү; санариптик жана бириктирилген түзүлүш бул коркунучту башынан жоёт.