Мазмуну
Ай аягы келгенде бухгалтердик топтун столуна корпоративдик кредит картасынын экстреси келип түшөт. Экстредеги ар бир сапты компания кызматкерлери тутумга киргизген чыгымдардын кайсынысына дал келерин табуу керек. Бул операция экстре текшерүү деп аталат жана корпоративдик карта колдонгон дээрлик ар бир компания ай аягын жабуу учурунда жолуккан убакыт талап кылуучу кадам болуп саналат.
Экстре Текшерүү Деген Эмне?
Экстре текшерүү — банк же карта уюмунун жиберген корпоративдик кредит картасынын экстресиндеги ар бир чыгым позициясын кызматкерлердин компания тутумуна киргизген чыгым жазуулары менен дал келтирүү процесси. Максат эки нерсени камсыз кылуу: экстреде көрүнгөн ар бир чыгымдын карама-каршысында чыгым жазуусу жана ошол жазууну тастыктаган документ (чек, эсеп-фактура) бар экенин текшерүү.
Бул дал келтирүү жасалбаганда эки тобокел бир убакта пайда болот: карта менен жасалган бирок тутумга такыр киргизилбеген чыгымдар назардан четте калат, же болбосо киргизилген чыгымдардын документи жетишсиз болуп калат жана компания бул суммаларды чыгым катары ишенимдүү кабыл ала албайт.
Кол Менен Экстре Текшерүүнүн Кыйынчылыктары
Экстре текшерүү Excel'де кол менен аткарылганда үч маселе кайталанып туруу орун алат:
- Жоголгон чек: Карта ээси чыгымды жасайт бирок чекти же эсеп-фактураны өз убагында жүктөбөйт. Ай аягында экстреде көрүнгөн сумманын кайсы чыгымга тиешелүү экени унутулат, документти табуу үчүн артка кайтып изилдөө талап кылынат.
- Кечигүү: Бухгалтердик топ экстредеги ар бир сапты жекелей, тутумдагы чыгым жазуулары менен кол менен салыштырат. Карта саны жана чыгым көлөмү өскөн сайын бул салыштыруу бир нече күнгө созулушу мүмкүн, ай аягын жабуу кечигет.
- Ката коркунучу: Кол менен жасалган дал келтирүүдө сумма же дата айырмасы назардан четте калышы мүмкүн, бир эле чыгым эки жолу бухгалтерлештирилиши же такыр дал келбеген позиция байкалбай жабылышы мүмкүн.
Бул үч маселе бириккенде, бухгалтердик топ ай аягында чыгым ээлерин жекелей чалып, "бул экстре сабы кайсы чыгымдын, документиң кайда" деп сурашка аргасыз болот.
Автоматтык Экстре Текшерүү Кантип Иштейт?
Masraff'та экстре текшерүү корпоративдик кредит картасынын экстресин тутумга жүктөөдөн башталат. Экстре Excel файлы катары жүктөлөт жана тутум файлдагы ар бир сапты үч өлчөм боюнча баалайт: Кредит Картасы ID, Дата жана Сумма.
Тутум экстредеги ар бир сапты мурунтан эле катталган чыгымдар менен салыштырат. Төлөм түрүндө тиешелүү карта ID'си тандалган, дата жана сумма экстредеги позиция менен бирдей болсо, дал келтирүү автоматтык түрдө жүзөгө ашат жана ошол чыгым "дал келди" деп белгиленет. Экстреде бар бирок тутумда карама-каршысы табылбаган саптар үчүн автоматтык түрдө жаңы чыгым жазуусу түзүлөт.
Маанилүү эреже бар: чыгымдын төлөм түрүндө тиешелүү кредит картасы тандалбаса, ошол чыгым эч кандай жол менен экстредеги сап менен дал келбейт. Ошондуктан кызматкерлер карта чыгымдарын киргизүүдө туура төлөм түрүн тандашы текшерүүнүн иштеши үчүн зарыл.
Экстре форматы банктан банкка айырмаланышы мүмкүн болгондуктан, тутумда талаа дал келтирүү өзгөчөлүгү бар: жүктөлгөн Excel'деги каалаган үч сап, аталыштарына карабастан, Кредит Картасы ID, Сумма жана Дата талааларына дал келтирилиши мүмкүн. Валюталык чыгымдар болсо, бул үч милдеттүү талаага кошумча катары курс колонкасы да аныкталат. Бул ийкемдүүлүк аркасында, кайсы банктын экстреси болбосун, туура талаа дал келтирүүсү жасалгандан кийин тутумга жүктөлүшү мүмкүн.
Чыгым сүрөтү да текшерүү процессинен көз карандысыз иштейт: колдонуучу чыгымды экстре жүктөлгөнгө чейин да, андан кийин да сүрөткө тартып тутумга киргизе алат. Ар бир чыгым жүктөлгөндө же жаңыртылганда тутум тиешелүү чыгымдын экстре позициясы менен дал келип-келбегенин кайрадан текшерет.
Корпоративдик Карта Чыгымдарын Экстре менен Дал Келтирүү Процесси
Учтан-учка чейинки процесс төмөнкүдөй иштейт:
- Чыгым жасалат: Кызматкер корпоративдик картасы менен чыгым жасайт жана чыгымды тутумга киргизүүдө төлөм түрүндө тиешелүү картаны тандайт.
- Ай аягы экстреси жүктөлөт: Банктан же карта уюмунан келген экстре Excel форматында Masraff'ка жүктөлөт.
- Автоматтык дал келтирүү иштейт: Тутум экстредеги ар бир сапты Кредит Картасы ID, дата жана сумма боюнча учурдагы чыгымдар менен салыштырат. Дал келгендер белгиленет, дал келбегендер үчүн автоматтык чыгым түзүлөт.
- Жетишпеген документтер көзөмөлдөнөт: Бухгалтердик ыйгарым укуктуу колдонуучулар канча экстре позициясынын документи келгенин, канчасынын дагы жетишпей тургандыгын көрө алат.
- Билдирүү жөнөтүлөт: Экстре жүктөлүп автоматтык чыгымдар түзүлгөндө, тиешелүү кызматкерлерге бул чыгымдардын документтерин жүктөшүү үчүн билдирүү барат.
Бул агым бухгалтердик топтун экстре саптарын жекелей кол менен издөөсүнүн ордун ээлейт жана жетишпеген документтерди көзөмөлдөөнү тутум аркылуу, бир гана экрандан жасоого мүмкүндүк берет.
Көп Берилүүчү Суроолор
Экстребиздин форматы ар ай башка банктан келет, маселе болобу? Жок. Талаа дал келтирүү өзгөчөлүгү аркасында, жүктөлгөн Excel'деги каалаган үч сап (аталышына карабастан) Кредит Картасы ID, Сумма жана Дата талааларына дал келтирилиши мүмкүн. Бул Кредит Картасы ID, дата жана сумма маалыматын камтыган ар бир экстренин, туура жөндөлгөндөн кийин тутумга жүктөлүшүн камсыз кылат.
Чыгым эмне үчүн экстре менен дал келбейт? Эң жалпы себеп — чыгымдын төлөм түрүндө тиешелүү кредит картасы тандалбагандыгы. Карта тандалбаса, дал келтирүү эч кандай жол менен жүзөгө ашпайт. Дата же сумманын экстредеги позиция менен так дал келбеши да дал келтирүүгө тоскоол болот.
Валюталык карта чыгымдары кантип дал келтирилет? Милдеттүү үч талаага (Кредит Картасы ID, Сумма, Дата) кошумча катары, валюталык чыгымдар үчүн курс талаасы да экстре жүктөлүүсүндө аныкталышы керек.
Жетишпеген документтерди ким, кантип көзөмөлдөйт? Бухгалтердик ыйгарым укуктуу колдонуучулар канча экстре позициясынан канчасынын документи келгенин, канчасынын дагы жетишпей тургандыгын тутум аркылуу көрө алат. Мындан тышкары, автоматтык түзүлгөн чыгымдар үчүн тиешелүү кызматкерлерге документ жүктөө жөнүндө билдирүү жөнөтүлөт.
Чыгым чегин экстре жүктөлгөнгө чейин тарта аламбы? Ооба. Чыгым сүрөтү экстре жүктөлгөнгө чейин да, андан кийин да тартылышы мүмкүн; тутум ар бир чыгым жаңыртылганда экстре позициялары менен дал келтирүү текшерүүсүн кайрадан жүзөгө ашырат.
Корутунду
Экстре текшерүү корпоративдик кредит картасын колдонгон ар бир компания ай аягында аткарышы керек болгон текшерүү кадамы болуп саналат. Бул текшерүүнү Excel'де кол менен жасоонун ордуна, Кредит Картасы ID, дата жана сумма боюнча автоматтык дал келтирген тутумга калтыруу; жоголгон чек, кечигүү жана ката коркунучун системалуу түрдө азайтат.
Masraff'тын Экстре Текшерүү өзгөчөлүгү корпоративдик карта чыгымдарыңыз менен кантип иштээрин изилдөө үчүн Корпоративдик Карта Экстре Текшерүү барагын баштасаңыз болот.