Мазмұны
Қаржы топтары «шығын менеджменті» терминін жер жерде естиді — жеткізушілердің ұсыныстарында, талдаушылардың есептерінде, RFP үлгілерінде. Бірақ бұл термин компания жұмсайтын кез келген нәрсені қамтитындай кеңейіп кетеді. Мұндай анықсыздық не қажет екенін түсінуді қиындатады. Бұл нұсқаулық санатты нақты бөліктерге бөледі, оның көршілес санаттармен қайда қиылысатынын (және қиылыспайтынын) көрсетеді, және платформаны бағалауға арналған тізімді ұсынады.
Шығын менеджменті дегеніміз не?
Шығын менеджменті — компанияның қызметкерлердің жұмсауы арқылы ақшаның ұйымнан қалай кететінін бақылауға, бақылауда ұстауға және есеп беруге пайдаланатын процестер мен құралдар жиынтығы: шығыстар, корпоративтік карталар және іссапарлар. Өзегінде ол қаржы үшін үш сұраққа жауап береді:
- Не жұмсалды? — чек немесе жазба тіркелген әрбір транзакцияны түсіру.
- Рұқсат етілген бе? — жұмсауды болғанға дейін немесе болған кезде саясатпен тексеру.
- Қайда кетті? — шығынды дұрыс санатқа, шығын орталығына немесе жобаға жіктеу, сонда бухгалтерлік кітапта таза сәйкестендіруге болады.
Жеткізушілер «шығын менеджментін» жалпылама термин ретінде пайдаланады, және кімге сұрасаңыз байланысты, ол кредиторлық борышты (КБ) автоматтандыруды, төлем жүргізуді және сатып алуды да қамтуы мүмкін. Бұлар нақты, іргелес санаттар — бірақ олар басқа мәселені шешеді (жеткізушілер мен серіктестерге төлем жасау, қызметкерлердің жұмсауын басқару емес). Бұл шекті 4-бөлімде нақты сызамыз.
Шығын менеджменті неліктен маңызды
Үш нәтиже көптеген компанияларды кестелер мен электрондық пошта арқылы мақұлдаудың орнына шығын менеджментін ресімдеуге итермелейді:
- Көрінімділік. Қаржы өзі көре алмайтын шығынды басқара алмайды. Барлық шығысты, корпоративтік карта транзакциясын және іссапар шығынын бір жерде тіркейтін жүйесіз, шығын деректері айдың соңында біреу оны қолмен сәйкестендіргенге дейін шашыраңқы чектерде, PDF-терде және банк үзінді көшірмелерінде жатады.
- Бақылау. Саясат тек жұмсау кезінде орындалса жұмыс істейді, факт анықталғаннан кейін емес. Шығын менеджменті платформасы санат шектерін, төлем түрінің ережелерін және мақұлдау бағытын шығыс енгізілген кезде тексереді — есеп бухгалтердің үстелінде үш апта өткен соң түскенде емес.
- Сәйкестік. Шығын жазбалары салық есептілігі мен аудит үшін сенімді болуы керек. Бұл саясат ізін (кім нені, неліктен мақұлдады), әрбір транзакцияға тіркелген құжаттаманы және бухгалтерлік шоттар жоспарымен сәйкес келетін тұрақты жіктеуді білдіреді.
Шығын менеджменті платформасының негізгі компоненттері
Толық шығын менеджменті платформасы бірнеше негізгі компоненттен тұрады. Жеткізушілерді салыстырғанда осыны тізім ретінде пайдаланыңыз:
- Шығысты тіркеу — қызметкерлер еркін мәтіннің орнына құрылымдалған өрістермен (санат, шығын орталығы, жоба коды, төлем түрі) веб немесе мобильден шығысты тіркей алады.
- Корпоративтік карта сәйкестендіруі — карта үзінді көшірмелері жіберілген шығыстармен автоматты түрде сәйкестендіріледі, ал жоқ чек элементтері ескерілмей қалмайтындай іздестіріледі.
- Шығын саясаты механизмі — жіберілгеннен кейін емес, енгізу кезінде ескертулер немесе блоктарды іске қосатын конфигурацияланатын шектер, санат ережелері және мақұлдау шектері.
- Мақұлдау жұмыс процесі — ұйымыңыздың шығысты шынымен қалай мақұлдайтынын бейнелейтін бағыт: рөл бойынша, разряд/шек бойынша, санат бойынша немесе шығын орталығы бойынша — мақұлдаушы болмағанда өкілеттік беруімен бірге.
- Іссапар сұраулары — іссапар жасаудан бұрын сұрату және мақұлдау мүмкіндігі, іссапар туғызатын шығыстардан бөлек (бірақ байланысты).
- Аванстар және сәйкестендіру — қолма-қол ақша немесе іссапар аванстарын беретін компаниялар үшін қалдықты бақылау және оны нақты шығыспен сәйкестендіру тәсілі.
- Бухгалтерлік интеграция — шығын деректері дұрыс шот картасымен ERP немесе бухгалтерлік жүйеге ағуы керек, қолмен қайта енгізуді талап етпеуі керек.
- Есептілік — саясатты бұзушылықтарды, санат немесе бөлім бойынша шығысты және бір көрінімде қалған құжаттаманы көру тәсілі.
Шығын менеджменті, шығыс менеджменті және КБ автоматтандыруының айырмашылығы
Бұл үш термин ауыстырылып қолданылады, бірақ олар әртүрлі мәселелерді шешеді:
| Санат | Нені басқарады | Мысал |
|---|---|---|
| Шығыс менеджменті | Қызметкер жіберген шығыс: чектер, жүрілген жол, тәуліктік жәрдемақы | Қызметкер клиентпен кешкі астың шығысын жібереді |
| Шығын менеджменті | Кеңірек жалпылама — шығыс, корпоративтік карта және іссапар шығысы бірге | Бір жүйеде барлық карта үзінді көшірмелері мен шығыс есептерін бақылайтын қаржы тобы |
| КБ автоматтандыру / төлем жүргізу | Жеткізушілер мен серіктестерге шығыс төлемдері | SaaS жеткізушісінің шот-фактурасын нетто-30 шарттарымен төлеу |
| Сатып алу | Шығыс болмас бұрын сатып алу сұраулары, тапсырыс берулері және жеткізуші шарттары | Жеткізушіден жаңа ноутбуктер сатып алуға мақұлдау сұрау |
Практикалық айырмашылық: шығын менеджменті (осы нұсқаулықта қамтылған) қызметкерлер жұмсайтын ақшаны факт анықталғаннан кейін немесе нақты уақытта бақылап, бақылауда ұстайды. КБ автоматтандыру мен сатып алу компанияның жеткізушілерге төлейтін ақшасы туралы, әдетте кез келген жеке қызметкердің әрекетінен бұрын немесе тәуелсіз. Платформа бірінде маманданып, екіншісінде болмауы мүмкін — және сізге нені сататынын тікелей сұрауға тұрарлық.
Шығын менеджменті платформасынан не іздеу керек
Жеткізушілерді бағалаған кезде, бірнеше сұрақ процесіңізге сай платформаны онымен күресетіннен ажыратады:
- Саясатты орындау енгізу кезінде болады ма, әлде тек тексеруде ме? Жіберілмес бұрын бұзушылықты анықтау мақұлдау циклін үнемдейді.
- Саясат механизмі қаншалықты икемді? Шарттарды біріктіре аласыз ба (санат + шығын орталығы + төлем түрі), немесе тек жалпақ шектер қолдана аласыз ба?
- Корпоративтік карта сәйкестендіруі шынымен қалай жұмыс істейді? Тікелей банк беру ағынын талап ете ме, немесе банкіңіз бұрыннан беретін карта үзінді көшірмесінің экспортымен жұмыс істей ала ма?
- Бухгалтерлік жүйеңізбен туған интеграция бар ма, немесе деректерді ERP-ке қайта енгізу керек пе?
- Мақұлдау бағыты ұйым схемасына сай бола ма — рөл негізінде, разряд негізінде, өкілеттік берілген — немесе ол бір тіркелген мақұлдау тізбегі ме?
- Іссапар шығысына не болады? Іссапар бөлек, байланыссыз процесс пе, немесе ол бір шығыс пен саясат механизміне жалғана ма?
Masraff шығын менеджментіне қалай жақындайды
Masraff — шығыс, корпоративтік карта және іссапарды — осы нұсқаулықта анықталған үш саланы — негізге алған жасанды интеллектке негізделген шығын менеджменті платформасы. Оның қалай жасалғанын бірнеше нәрсе қалыптастырады:
- ЖИ арқылы чекті сканерлеу чекті оқып, шығыс өрістерін алдын ала толтырады, сонда қызметкерлер сомаларды, күндерді және сатушы атауларын қолмен теруге мәжбүр болмайды.
- Үзінді көшірмені сәйкестендіру корпоративтік карта үзінді көшірмесінің экспорттарын жіберілген шығыстармен автоматты түрде сәйкестендіреді және жоқ құжаттаманы қолмен айлық іздеудің орнына белгілейді.
- Конфигурацияланатын саясат механизмі санат, шығын орталығы, төлем түрі және шек ережелерін шығысты енгізу кезінде қолданады — рөл негізінде, разряд негізінде және өкілеттік берілген мақұлдау бағытымен.
- SAP (ByDesign, S/4HANA Cloud) және Oracle Fusion-мен туған интеграция, Logo және Mikro сияқты жергілікті ERP-термен бірге — сонда шығын деректері қолмен қайта енгізусіз дұрыс шоттарға жіберіледі.
- Іссапар сұраулары мен мақұлдаулары олар туғызатын шығыс есептерімен тікелей байланысады, бөлек құралда тұрудың орнына.
Masraff алдымен Түркияға арналған платформа ретінде басталды және халықаралық деңгейде кеңейіп жатыр — негізгі өнім (шығыс, корпоративтік карта сәйкестендіруі, іссапар және саясат) оны қай жерде пайдаланасыз, бірдей.
Шығын менеджменті платформаларын бағалап жатсаңыз, Masraff жұмыс процесін басынан аяғына дейін қалай өңдейтінін қараңыз.