Іссапарларды басқару

Сапар формасы шығыстарды бекітуден бөлек, сапарға шығуға рұқсатты да алады. Қызметкер сапарға шықпас бұрын осы форма арқылы бекітуді алады. Форманы аванспен немесе авансыз ашуға болады. Өрістер брондауды жасайтын адамға қажет ақпаратты қамтиды. Компанияңыздың келісімшарттық қонақ үйлері формада тізім ретінде дайын тұрады.

Сапар формасында да саясатты бақылау жұмыс істейді. Тамаққа немесе көлікке арналған күнделікті лимиттер сияқты ережелер әр форма бойынша анықталады және сапардың ұзақтығына қарай қолданылады.

Сапар формасы бекітілгенде, сіз таңдаған критерийлерге сәйкес келісімшарттық туристік агенттігіңіздің тиісті бөліміне автоматты электрондық хат жіберіледі. Билет пен қонақ үйді агенттігіңіз брондайды. Әр сапар үшін агенттікке хат дайындап жіберудің қажеті жоқ.

Сапар барысында жасалған тұру, көлік және тамақ шығыстары түбіртектің суреті түсірілгенде шығыс жазбасына айналады. Бекітілген сапар формасы шығыс формаларымен байланыстырылады. Шығыс есебінде әр шығыстың қай сапар барысында жасалғаны көрінеді. Бекітуші адам шығыстың алдын ала бекітілген сапарға тиесілі екенін сол экранда көреді.

Сапар аяқталғаннан кейін қызметкерге еске салу жіберіліп, сапардың аяқталған-аяқталмағаны сұралады. Осылайша ашық қалған сапарлар ай соңына дейін созылмайды.

Алты ай бұрын кімнің, қай сапар үшін, кімге бекіту бергені жазбада сақталады. Аудит немесе бюджетті тексеру кезінде электрондық пошта мұрағаттарын ақтарудың қажеті жоқ.

Курьерлік және карго жөнелтілімдерін бақылаңыз. Қашықтыққа негізделген шығыстарды, мысалы, жеке көлікпен жасалған сапардың километр ақысын автоматты түрде есептеңіз.