Ишкана чыгымдарын кыскартуу: 9 жашыруун берене

Чыгымдарды кыскартуу тапшырмасы келгенде көпчүлүк компания бир эле жерге карайт: ижара, кызматкерлер, маркетинг бюджети. Булар баланстагы эң чоң беренелер, демек эң көрүнүктүүлөрү. Бирок көрүнүктүү берене көпчүлүк компанияда мурунтан эле башкарылып жаткан берене. Бюджет үнсүз эрип жаткан жер башка: эч ким ээлик кылбаган, өзүнчө алганда майда көрүнгөндүктөн суралбаган, ай сайын өз алдынча кайталанган чыгымдар.

Бул жазуу үнөмдөө планы эмес, диагноз тизмеси. Максаты — акчанын кайсы жерден агып жатканын берене-берене менен көрсөтүү: кайдан изделет, кайсы маалыматка каралат, ким ээлик кылат. Стратегиялык алкакты издеп жатсаңыз, акылдуу үнөмдөө стратегиялары жөнүндөгү жазуубуз туура башталыш чекити; бул жерде биз бир катмар төмөндөбүз.

Ашыкча чыгым деген эмне, ал кыянаттыктан кантип айырмаланат?

Ашыкча чыгым мыйзамдуу. Ал бекитилген, эсеп-фактурасы бар, саясатка ылайык, эсеби туура жүргүзүлгөн. Бир гана кемчилиги — ордуна баалуулук жаратпайт. Эч ким ачпаган программа үчүн төлөнгөн лицензия, жабылган долбоордун улантылып жаткан жазылуусу, эки жыл мурун иштен кеткен кызматкердин дагы деле активдүү телефон линиясы. Бул жерде күнөөлүү жок; көрүнүктүүлүк жана чечим жетишпейт.

Кыянаттык болсо атайын жасалат: жасалма чыгым, көбөйтүлгөн сумма, жеке чыгымды иш чыгымы катары көрсөтүү. Бул айырма практикалык жыйынтык чыгарат — ашыкча чыгым текшерүү менен эмес, инвентаризация менен чечилет. Кыянаттыктын өз ыкмасы бар жана ал өзүнчө тема. Бул жазуунун калган бөлүгүндө атайылык жок; кайдыгерлик жана кыймылсыздык бар.

Бюджет эмне үчүн чоң беренелерден эмес, майда агып кетүүлөрдөн эрийт?

Бирдик наркынын майда көрүнүү тузагы

Колдонуучуга айына бир нече жүз сомго туура келген курал өзүнчө алганда бир дагы бекитүү босогосун козгобойт. Чечим кабыл алган жетекчи үчүн бул «чыгым» эмес, «майда-чүйдө». Ошол эле логика он беш куралда, жыйырма колдонуучуда жана он эки айда кайталанганда карап чыгууга арзырлык жылдык сумма пайда болот — бирок бир дагы жеке чечимде бул сумма эч кимдин алдына келген эмес. Чыгымдын өзү эмес, анын топтолуу ыкмасы көйгөйлүү.

Өз алдынча жаңыланган келишимдер

Агып кетүүнүн эң натыйжалуу механизми — автоматтык жаңылануу. Жаңылоо чечими чечим болбогондуктан кабыл алынбайт: эч ким «улантабыз» дебейт, жөн гана эч ким «токтотолу» дебейт. Келишимди бузуу жөнүндө билдирүү мөөнөтү көбүнчө жаңылануудан бир нече жума мурун бүтөт, демек сиз байкаганда дагы бир мезгилге төлөп койгон болосуз. Келишимдердин жаңылануу күндөрү жылнаамага түшүрүлбөгөн компанияда бул беренени жабуунун жолу жок.

Агып кетүүлөрдүн инвентары: тогуз берене

Төмөнкү жадыбал — текшерүүнүн башталыш чекити. Ар бир сапта изделүүчү жер, каралуучу маалымат жана ээлик кылуучу роль бар.

Бул тогуз берененин жалпы өзгөчөлүгү мына бул: алардын бири да чыгым отчетунда «ашыкча» деген белги менен көрүнбөйт. Баары туура категорияда, туура суммада жана бекитилген түрдө турат. Аларды көрүнөө кылуунун бирден бир жолу — чыгымды сумма боюнча эмес, кайталануу жана колдонулуу боюнча суроо.

Колдонулбаган лицензиялар менен көлөкө сатып алуулар кантип изделет

Программалар тарабында эки суроо жетиштүү: канча орун сатылып алынды жана алардын канчасы акыркы токсон күндө кирди? Ортодогу айырма — түздөн-түз кесилүүчү бюджет. Көлөкө сатып алуулар үчүн болсо карта көчүрмөсү жакшыраак булак: майда суммалуу, ай сайын кайталанган, чет өлкө валютасындагы алымдар көбүнчө борбордук сатып алуу процессинен өтпөгөн куралдар. Корпоративдик карта чыгымдарында кайталанган алымдарды аталышы боюнча топтоо инвентардын жарымын бир түштөн кийинки убакытта чыгарат.

Иш сапар жана берүүчү тарабы

Иш сапарында көйгөй көбүнчө саясаттын бузулушу эмес, саясаттын ийилиши: кечиктирилип жасалган брондоо, акыркы мүнөттөгү өзгөртүү, негизсиз жогорку класс. Баары бекитилген. Брондоо күнү менен сапар күнүнүн ортосундагы орточо күн айырмасын өлчөө — иш сапар чыгымдарын кичирейтүүнүн эң тез жолу, анткени ал кыскартууну эмес, убакытты туура коюуну талап кылат.

Берүүчү тарабында болсо жоготуу сүйлөшүү күчүндө. Бир категорияда алты берүүчүгө чачыраган көлөм алардын бирине да масштаб арзандатуусун жаратпайт. Категория боюнча берүүчүлөрдүн санын чыгаруу жана көлөмдү экиге-үчкө топтоо кызмат көрсөтүү деңгээлинен эч нерсе жоготпостон баа сүйлөшүүнү мүмкүн кылат.

Чыгым отчетунун өз наркы

Агып кетүүлөрдүн эң аз байкалганы — чыгымдын өзү эмес, ошол чыгымды каттоо процесси. Чектин чогултулушу, форманын толтурулушу, жетекчинин бекитүүсү, каржынын текшерүүсү, эсепке өткөрүлүшү — баары акы төлөнүүчү жумуш сааты жана бир дагы чыгым беренесинде көрүнбөйт. Бул нарктын кантип эсептелерин чыгым киргизүүнүн жашыруун убакыт наркы жазуусунда кеңири айткан элек. Өз компанияңыздын санын көргүңүз келсе, өзүңүздүн божомолдоруңузду ачык жазып чыгуу керек; чыккан жыйынтык болжолдуу, милдеттендирүүчү эмес.

Чыгым текшерүүсү кантип жүргүзүлөт? Беш кадамдуу токсондук протокол

Инвентаризация бир жолку тазалоо болуп калса, алты айдын ичинде мурунку абалына кайтат. Кайталанма протокол керек. Токсондо бир жолу, жарым күндүк иш жетиштүү:

1. Инвентарды чыгар. Кайталануучу бардык төлөмдөрдү бир тизмеге чогулт: жазылуулар, келишимдер, линиялар, мүчөлүктөр. Булак — карта көчүрмөсү жана эсеп жазуулары; эстутум эмес.
2. Ээ дайында. Ар бир саптын каршысына бир ысым жаз. Ээси табылбаган сап кесүү тизмесинин эң башында турат — эч ким ээлик кылбаган чыгымды эч ким коргобойт.
3. Акыркы колдонуу күнүн сура. «Бул куралга эң акыркы жолу качан кирилди?» деген суроонун жообу күн болушу керек. «Колдонуп жатабыз» — жооп эмес.
4. Баалуулук суроосун бер. Бүгүн нөлдөн чечим кабыл ала турган болсок, бул чыгымды жасайт белек? Жооп «жок» болсо берене кесилет, «ишенбейм» болсо кийинки токсонго белгиленет.
5. Чечимди жазып, күнүн кой. Сакталган беренелер үчүн негиздеме, кесилгендер үчүн келишимди бузуу билдирүү күнү катталат. Жазуу жүргүзүлбөсө, кийинки токсондо ошол эле талкуу баштан жасалат.

Бул протоколдун туруктуу болушу чыгымдын пайда болгон учурунда эреже астына алынышына байланыштуу. Кайсы берененин кайсы чек менен жана кайсы бекитүү менен өтөрүн жазууга түшүрүү үчүн чыгым саясаты алкагына, чек жана чектөөлөрдү кантип коюуга чыгымдарды чектөө кантип жүргүзүлөт жазуусуна кайрылсаңыз болот. Процесстин баарын — бекитүү агымы, аванс, эсепке өткөрүү — курууну пландап жатсаңыз, чыгым көзөмөлү кантип түзүлөт өзүнчө тема жана ал жерде айтылган. Кайталануучу чыгымдарда чечимдин кайсы деңгээлде берилери болсо бекитүү агымы жана делегация долбооруна көз каранды.

Кесүүдөн мурун берилүүчү үч суроо

Туура эмес кесилген чыгым, кесилбеген чыгымдан кымбатка турат. Беренени тизмеден чыгаруудан мурун:

• Бул чыгым тобокелди каржылап жатабы? Камсыздандыруу, камдык көчүрмө, коопсуздук текшерүүсү жана ушул сыяктуу беренелер «эч нерсе болбогондуктан» ашыкча көрүнөт. Алардын милдети деле ушул.
• Кесилгенде нарк башка жакка көчөбү? Акысы төлөнүп жаткан курал алынып салынганда иш акы төлөнүүчү жумуш саатына кайтат. Жалпы нарк азайбайт, жөн гана көрүнбөй калат.
• Кайра алуу канчалык кыйын? Жылдык арзандатылган келишимди бузуу оңой; алты айдан кийин ошол эле баага кайтуу көбүнчө мүмкүн болбойт. Кайтарылышы кымбатка турган чечимдер дагы бир токсон байкалат.

Салык жана укук тарабында берененин чыгым катары кабыл алынар-алынбасы өзүнчө баалоо; кесүү чечимдерин ишке ашыруудан мурун каржы кеңешчиңизге кайрылыңыз.

Masraff бул жадыбалдын кайсы жеринде?

Чынчыл чек: бул тогуз берененин баары бир эле программа менен чечилбейт. Masraff жазылууларды башкаруу же программа лицензияларынын инвентары продуктусу эмес; канча орун алганыңызды жана ким киргенин сизге айтпайт. Берүүчү келишимдериңизди да башкарбайт.

Masraff жапкан тарап — көрүнүктүүлүк жана эреже тарабы: чыгымдардын категория боюнча топтолушу, кайталануучу жана кош чыгымдардын аныкталышы, саясат жана чек эрежелеринин чыгым учурунда иштетилиши, корпоративдик карта көчүрмөсүнүн салыштырылышы жана бюджет көзөмөлү. Агып кетүүлөрдүн инвентарын чыгарууда керек болгон маалымат — кайсы категорияда, ким тарабынан, канчалык көп жолу жумшалганы — чыгым аналитикасы тарабында чогултулат. Бүгүн 800+ компания бул маалыматты Masraff аркылуу көзөмөлдөйт.

Көп берилүүчү суроолор

Ашыкча чыгым менен чыгым кыянаттыгынын айырмасы эмнеде?

Ашыкча чыгым мыйзамдуу: бекитилген, эсеп-фактурасы бар, саясатка ылайык, бирок ордуна баалуулук жаратпаган төлөм. Кыянаттык болсо атайын жасалган терс пайдалануу. Биринчиси көрүнүктүүлүк жана инвентаризация менен, экинчиси көзөмөл жана текшерүү менен чечилет. Экөөнү тең бир ыкма менен чечүүгө аракет кылуу көбүнчө экөөндө тең натыйжа бербейт.

Компания чыгымдарын эң тез кайсы беренеден кыскарта алат?

Кайталануучу төлөмдөрдөн. Карта көчүрмөсүндө ай сайын бирдей суммада алынган беренелерди тизмелеп, ар бирине ээ дайындоо биринчи иште эле ээси жок беренелерди ортого чыгарат. Бул беренелер бир чечим менен кесилет жана кыскартуу ошол замат таасирин көрсөтөт; бир жолку чыгымдарда болсо утуш кийинки мезгилге калат.

Колдонулбаган программа жазылууларын кантип аныктайм?

Эки маалыматты салыштырыңыз: сатылып алынган колдонуучунун саны менен акыркы токсон күндө кирген колдонуучунун саны. Айырма — түздөн-түз кесилүүчү бюджет. Борбордук сатып алуудан өтпөгөн куралдар үчүн карта көчүрмөсүндөгү майда суммалуу, ай сайын кайталанган жана чет өлкө валютасындагы алымдар эң жакшы булак.

Чыгым текшерүүсү канчалык көп жүргүзүлүшү керек?

Токсондо бир жолу жетиштүү. Сейрек жүргүзүлгөндө жаңылануу күндөрү колдон чыгат, көп жүргүзүлгөндө команда үчүн жүк болуп, олуттуу кабыл алынбайт. Текшерүү жарым күндүк туруктуу иш катары жылнаамага түшүрүлүшү керек; мындан тышкары келишимдердин жаңылануу күндөрү үчүн өзүнчө эскертүүлөр коюлушу керек.

Чыгымдарды кыскартуу команданын дитин түшүрөбү, кантип тең салмактанат?

Түшүргөн нерсе кыскартуунун өзү эмес, анын негизсиз жана бир тараптуу болушу. Беренелерди командалардын өздөрүнө чыгарттыруу, сакталчу беренелер үчүн негиздеме жазууга уруксат берүү жана чечимди жазуу жүзүндө каттоо айырма жаратат. Эч ким колдонбогон куралдын кесилиши деле эч кимде каршылык жаратпайт.

Чакан ишканалар үчүн чыгым кыскартуу ыкмалары чоң компаниялардан айырмаланабы?

Беренелер бирдей, масштаб башка. Чакан компанияларда инвентарды чыгаруу оңойураак, анткени төлөмдөрдүн көбү бир эле картадан өтөт. Тескерисинче, ээлик бөлүнбөгөндүктөн текшерүү көбүнчө таптакыр жүргүзүлбөйт. Айырма ыкмада эмес, протоколдун жылнаамага түшүрүлгөн-түшүрүлбөгөнүндө.