Xarajatlarni kamaytirish: 9 ta yashirin modda

Xarajatni qisqartirish topshirig'i kelganda ko'pchilik kompaniya bir xil joyga qaraydi: ijara, xodimlar, marketing byudjeti. Bular balansdagi eng yirik moddalar, demak eng ko'zga tashlanadiganlari. Lekin ko'zga tashlanadigan modda ko'p kompaniyada allaqachon boshqariladigan modda hisoblanadi. Byudjet sekin eriydigan joy boshqa: hech kim o'z zimmasiga olmagan, alohida-alohida kichik ko'ringani uchun so'roq qilinmaydigan va har oy avtomatik tarzda takrorlanadigan xarajatlar.

Bu maqola tejash rejasi emas, tashxis ro'yxati. Maqsadi — kompaniyangizda pul qayerdan sizib chiqayotganini modda-modda ko'rsatish: qayerda qidiriladi, qaysi ma'lumotga qaraladi, kim javobgar bo'ladi. Strategik doirani izlayotgan bo'lsangiz, strategik tejash yondashuvi haqidagi maqolamiz to'g'ri boshlanish nuqtasi; bu yerda biz bir qavat pastdamiz.

Keraksiz xarajat nima, u suiiste'moldan nimasi bilan farq qiladi?

Keraksiz xarajat qonuniy. U tasdiqlangan, hujjati bor, siyosatga mos va buxgalteriyasi to'g'ri. Yagona muammosi — evaziga qiymat yaratmasligi. Hech kim ochmaydigan dastur uchun to'lanadigan litsenziya, yopilgan loyihaning davom etayotgan obunasi, ikki yil oldin ishdan ketgan xodimning hamon faol aloqa liniyasi. Bu yerda aybdor yo'q; ko'rinuvchanlik va qaror yetishmaydi.

Suiiste'mol esa qasddan qilinadi: soxta xarajat, shishirilgan summa, shaxsiy xarajatni ish xarajati sifatida ko'rsatish. Bu farq amaliy natija beradi — keraksiz xarajat nazorat bilan emas, inventarizatsiya bilan hal qilinadi. Suiiste'molning o'z usullari bor va u alohida mavzu. Maqolaning qolgan qismida qasd yo'q; e'tiborsizlik va inertlik bor.

Nega byudjet yirik moddalardan emas, mayda sizishlardan eriydi?

Birlik narxi kichik ko'rinishi tuzog'i

Bir foydalanuvchi uchun oyiga bir necha yuz so'mlik vosita yolg'iz o'zi hech qanday tasdiqlash chegarasini ishga tushirmaydi. Qaror qabul qiladigan rahbar uchun bu "xarajat" emas, "mayda tafsilot". Xuddi shu mantiq o'n beshta vositada, yigirmata foydalanuvchida va o'n ikki oyda takrorlanganda, qarashga arziydigan yillik summa paydo bo'ladi — lekin hech bir alohida qarorda bu summa hech kimning oldiga chiqmagan. Muammo xarajatning o'zida emas, uning to'planish tarzida.

O'z-o'zidan yangilanadigan shartnomalar

Sizishning eng samarali mexanizmi — avtomatik yangilanish. Yangilash qarori qabul qilinmaydi, chunki u qaror emas: hech kim "davom etaylik" demaydi, shunchaki hech kim "to'xtataylik" ham demaydi. Bekor qilish haqida xabar berish uchun beriladigan muddat odatda yangilanishdan bir necha hafta oldin tugaydi, shu sababli siz sezguningizcha yana bir davr uchun to'lab bo'lgan bo'lasiz. Shartnoma yangilanish sanalari kalendarga kiritilmagan kompaniyada bu moddani yopishning yo'li yo'q.

Sizish inventarizatsiyasi: to'qqiz modda

Quyidagi jadval tekshiruvning boshlanish nuqtasi. Har bir qatorda qidiriladigan joy, qaraladigan ma'lumot va javobgar rol ko'rsatilgan.

Bu to'qqiz moddaning umumiy jihati shu: ularning birortasi ham xarajat hisobotida "keraksiz" yorlig'i bilan ko'rinmaydi. Hammasi to'g'ri toifada, to'g'ri summada va tasdiqlangan holda turadi. Ularni ko'rinadigan qilishning yagona yo'li — xarajatni summa emas, takrorlanish va foydalanish nuqtai nazaridan so'roq qilish.

Bo'sh litsenziyalar va soya IT qanday qidiriladi

Dasturiy ta'minot tomonida ikkita savol yetarli: nechta o'rin sotib olingan va ulardan nechtasi oxirgi to'qson kunda tizimga kirgan? Oradagi farq — to'g'ridan-to'g'ri kesish mumkin bo'lgan byudjet. Soya IT uchun esa karta ekstresi yaxshiroq manba: kichik summali, oylik takrorlanadigan, xorijiy valyutadagi yechimlar odatda markaziy xarid jarayonidan o'tmagan vositalar bo'ladi. Korporativ karta xarajatlarida takroriy yechimlarni nom bo'yicha guruhlash inventarizatsiyaning yarmini bir tushdan keyingi vaqtda chiqarib beradi.

Safar va yetkazib beruvchilar tomoni

Safarda muammo odatda siyosatning buzilishi emas, siyosatning cho'zilishi bo'ladi: kech qilingan bron, oxirgi daqiqadagi o'zgartirish, asossiz yuqori sinf. Hammasi tasdiqlangan. Bron sanasi bilan safar sanasi orasidagi o'rtacha kun farqini o'lchash safar xarajatlarini kichraytirishning eng tez yo'li — chunki bu kesish emas, vaqtni to'g'rilashni talab qiladi.

Yetkazib beruvchilar tomonida esa yo'qotish muzokara kuchida. Bir toifada oltita yetkazib beruvchiga tarqalgan hajm ularning hech birida miqyos chegirmasini keltirib chiqarmaydi. Toifa bo'yicha yetkazib beruvchilar sonini chiqarish va hajmni ikki-uchtaga jamlash xizmat darajasidan voz kechmasdan narx haqida gaplashish imkonini beradi.

Xarajat hisobotining o'z tannarxi

Sizishning eng kam sezilgani — xarajatning o'zi emas, o'sha xarajatni qayd etish jarayoni. Chekni yig'ish, shaklni to'ldirish, rahbarning tasdiqlashi, moliyaning tekshirishi, buxgalteriyaga o'tkazish — bularning hammasi haq to'lanadigan ish soati va hech bir xarajat moddasida ko'rinmaydi. Bu tannarx qanday hisoblanishini xarajat kiritishning yashirin vaqt tannarxi maqolasida batafsil yozganmiz. O'z kompaniyangizning raqamini ko'rmoqchi bo'lsangiz, uni o'z taxminlaringiz — bitta xarajatga ketadigan vaqt va oyiga tushadigan xarajatlar soni — asosida hisoblab chiqish mumkin; chiqadigan natija taxminiy bo'ladi, majburiy emas.

Xarajat tekshiruvi qanday o'tkaziladi? Besh bosqichli choraklik tartib

Inventarizatsiya bir martalik tozalash bo'lib qolsa, olti oy ichida hammasi eski holiga qaytadi. Takrorlanadigan tartib kerak. Chorakda bir marta, yarim kunlik ish yetarli:

1. Inventarizatsiya chiqaring. Barcha takroriy to'lovlarni bitta ro'yxatga jamlang: obunalar, shartnomalar, aloqa liniyalari, a'zoliklar. Manba — karta ekstresi va buxgalteriya yozuvlari; xotira emas.
2. Egasini belgilang. Har bir qator qarshisiga bitta ism yozing. Egasi topilmagan qator kesish ro'yxatining eng yuqorisida turadi — hech kim o'z zimmasiga olmagan xarajatni hech kim himoya qilmaydi.
3. Oxirgi foydalanish sanasini so'rang. "Bu vositaga eng oxirgi marta qachon kirilgan?" degan savolning javobi sana bo'lishi kerak. "Foydalanayapmiz" javob emas.
4. Qiymat savolini bering. Bugun noldan qaror qiladigan bo'lsak, bu xarajatni qilarmidik? Javob "yo'q" bo'lsa, modda kesiladi; "ishonchim komil emas" bo'lsa, keyingi chorakka belgilanadi.
5. Qarorni yozing va sanasini qo'ying. Saqlab qolingan moddalar uchun asos, kesilganlar uchun bekor qilish xabari sanasi qayd etiladi. Yozib qo'yilmasa, keyingi chorakda xuddi shu bahs boshidan boshlanadi.

Bu tartibning doimiy bo'lib qolishi xarajat yuzaga kelgan paytda qoida ostiga olinishiga bog'liq. Qaysi modda qanday chegara va qanday tasdiq bilan o'tishini yozib qo'yish uchun xarajat siyosati doirasiga, chegara va cheklovlar qanday o'rnatilishi uchun xarajatlarni cheklash maqolasiga qarashingiz mumkin. Jarayonning butunini — tasdiqlash oqimi, avans, buxgalteriyaga o'tkazish — qurishni rejalashtirayotgan bo'lsangiz, xarajatlarni kuzatish qanday amalga oshiriladi alohida mavzu va o'sha yerda tushuntirilgan. Takroriy xarajatlarda qaror qaysi darajada qabul qilinishi esa tasdiqlash jarayoni va delegatsiya dizayniga bog'liq.

Kesishdan oldin beriladigan uchta savol

Noto'g'ri kesilgan xarajat kesilmagan xarajatdan qimmatga tushadi. Moddani ro'yxatdan chiqarishdan oldin:

• Bu xarajat biror xavfni moliyalashtiryaptimi? Sug'urta, zaxira nusxa, xavfsizlik tekshiruvi va shunga o'xshash moddalar "hech narsa sodir bo'lmagani" uchun keraksiz ko'rinadi. Ularning vazifasi aynan shu.
• Kesilganda tannarxni boshqa joyga ko'chiradimi? To'lov qilinadigan vosita olib tashlanganda ish haq to'lanadigan ish soatiga aylanadi. Umumiy tannarx kamaymaydi, faqat ko'rinmas bo'lib qoladi.
• Ortga qaytarish qanchalik qiyin? Yillik chegirmali shartnomani bekor qilish oson; olti oydan keyin o'sha narxga qaytish odatda imkonsiz bo'ladi. Ortga qaytarilishi qimmatga tushadigan qarorlar yana bir chorak kuzatiladi.

Soliq va huquq tomonida moddaning xarajat sifatida tan olinishi yoki olinmasligi alohida baholanadi; kesish qarorlarini amalga oshirishdan oldin moliyaviy maslahatchingiz bilan maslahatlashing.

Masraff bu jadvalning qayerida?

Halol chegara: bu to'qqiz moddaning hammasi bitta dastur bilan hal bo'lmaydi. Masraff obuna boshqaruvi yoki dastur litsenziyalari inventarizatsiyasi mahsuloti emas; nechta o'rin sotib olganingizni va kim tizimga kirganini sizga aytmaydi. Yetkazib beruvchilar bilan tuzilgan shartnomalaringizni ham boshqarmaydi.

Masraff yopadigan tomon — ko'rinuvchanlik va qoida tomoni: xarajatlarning toifa bo'yicha jamlanishi, takroriy va takrorlangan xarajatlarning aniqlanishi, siyosat va chegara qoidalarining xarajat paytida ishlatilishi, korporativ karta ekstresining muvofiqlashtirilishi va byudjet kuzatuvi. Sizish inventarizatsiyasini chiqarishda kerak bo'ladigan ma'lumot — qaysi toifada, kim tomonidan, qanday chastotada sarflangani — xarajat tahlili tomonida jamlanadi. Bugun 800+ kompaniya bu ma'lumotni Masraff orqali kuzatib boradi.

Ko'p so'raladigan savollar

Keraksiz xarajat bilan xarajat suiiste'moli orasidagi farq nima?

Keraksiz xarajat qonuniy: tasdiqlangan, hisob-fakturasi bor, siyosatga mos, ammo evaziga qiymat yaratmaydigan to'lov. Suiiste'mol esa qasddan qilinadigan noto'g'ri foydalanish. Birinchisi ko'rinuvchanlik va inventarizatsiya bilan, ikkinchisi nazorat va tekshiruv bilan hal qilinadi. Ikkalasini bir usul bilan hal qilishga urinish odatda ikkalasida ham natija bermaydi.

Kompaniya xarajatlarini eng tez qaysi moddadan kamaytira oladi?

Takroriy to'lovlardan. Karta ekstresida har oy bir xil summada yechilayotgan moddalarni ro'yxatlab, har biriga egasini belgilash birinchi ishdayoq egasiz moddalarni yuzaga chiqaradi. Bu moddalar bitta qaror bilan kesiladi va ta'sirini darhol ko'rsatadi; bir martalik xarajatlarda esa yutuq keyingi davrga qoladi.

Foydalanilmayotgan dastur obunalarini qanday aniqlayman?

Ikkita ma'lumotni solishtiring: sotib olingan foydalanuvchilar soni va oxirgi to'qson kunda tizimga kirgan foydalanuvchilar soni. Farq — to'g'ridan-to'g'ri kesish mumkin bo'lgan byudjet. Markaziy xariddan o'tmagan vositalar uchun karta ekstresidagi kichik summali, oylik takrorlanadigan va xorijiy valyutadagi yechimlar eng yaxshi manba.

Xarajat tekshiruvi qanday chastotada o'tkazilishi kerak?

Chorakda bir marta yetarli. Undan siyrak o'tkazilsa, yangilanish sanalari qo'ldan boy beriladi; tez-tez o'tkazilsa, jamoa uchun yukka aylanadi va jiddiy qabul qilinmaydi. Tekshiruv yarim kunlik doimiy ish sifatida kalendarga kiritilishi, shuningdek shartnoma yangilanish sanalari uchun alohida eslatmalar o'rnatilishi kerak.

Xarajat kesish jamoa motivatsiyasini tushiradimi, buni qanday muvozanatlash mumkin?

Tushiradigan narsa kesishning o'zi emas, uning asossiz va bir tomonlama bo'lishi. Moddalarni jamoalarning o'ziga chiqartirish, saqlab qolinadigan moddalar uchun asos yozishlariga ruxsat berish va qarorni yozma qayd etish farq yaratadi. Hech kim foydalanmaydigan vositaning kesilishi allaqachon hech kimda e'tiroz uyg'otmaydi.

Kichik biznes uchun xarajatni kamaytirish usullari yirik kompaniyalardan farq qiladimi?

Moddalar bir xil, miqyos boshqa. Kichik kompaniyalarda inventarizatsiyani chiqarish osonroq, chunki to'lovlarning ko'pi bitta kartadan o'tadi. Buning evaziga egalik taqsimlanmagani uchun tekshiruv ko'pincha umuman o'tkazilmaydi. Farq usulda emas, tartibning kalendarga kiritilgan-kiritilmaganida.