Ridurre i costi aziendali: 9 voci di spesa nascoste

Quando arriva l'indicazione di ridurre i costi, quasi tutte le aziende guardano nello stesso posto: affitto, personale, budget di marketing. Sono le voci più grandi del bilancio e quindi le più visibili. Ma la voce visibile è, nella maggior parte delle aziende, la voce già governata. Il budget si consuma silenziosamente altrove: nelle spese che nessuno ha in carico, che non vengono messe in discussione perché singolarmente sembrano piccole, e che ogni mese si ripetono in automatico.

Questo articolo non è un piano di risparmio, è una lista diagnostica. Serve a mostrare voce per voce da dove esce il denaro nella vostra azienda: dove si cerca, quale dato si guarda, chi se ne fa carico. Se cercate il quadro strategico, il punto di partenza giusto è il nostro articolo sulle strategie di risparmio per le aziende; qui siamo un livello più in basso.

Che cos'è una spesa inutile e in cosa si distingue da un abuso?

La spesa inutile è legittima. È approvata, ha una fattura, è conforme alla policy, è contabilizzata correttamente. Il suo unico problema è che non produce valore in cambio. La licenza pagata per un software che nessuno apre, l'abbonamento che continua dopo la chiusura del progetto, la SIM ancora attiva di una persona uscita due anni fa. Non c'è un colpevole: manca visibilità e manca una decisione.

L'abuso, invece, è intenzionale: spesa inventata, importo gonfiato, spesa personale presentata come spesa aziendale. Questa distinzione ha una conseguenza pratica — la spesa inutile non si risolve con il controllo, si risolve con l'inventario. L'abuso ha metodi propri ed è un argomento a parte. Nel resto di questo articolo non c'è dolo: c'è disattenzione e inerzia.

Perché il budget si consuma per le piccole perdite e non per le voci grandi?

La trappola del costo unitario che sembra piccolo

Uno strumento da poche decine di euro al mese per utente non fa scattare alcuna soglia di approvazione. Per il manager che decide non è una "spesa", è un "dettaglio". Quando la stessa logica si ripete su quindici strumenti, venti utenti e dodici mesi, ne esce un importo annuo che merita di essere guardato — ma quell'importo non è mai arrivato davanti a nessuno in nessuna singola decisione. Il problema non è la spesa in sé: è il modo in cui si accumula.

I contratti che si rinnovano da soli

Il meccanismo più efficiente della perdita è il rinnovo automatico. La decisione di rinnovo non viene presa perché non è una decisione: nessuno dice "continuiamo", semplicemente nessuno dice "fermiamoci". Il termine di preavviso per la disdetta scade di solito settimane prima del rinnovo, quindi quando ve ne accorgete avete già pagato un altro periodo. In un'azienda che non tiene a calendario le date di rinnovo dei contratti non esiste un modo per chiudere questa voce.

Inventario delle perdite: nove voci

La tabella seguente è il punto di partenza dell'analisi. In ogni riga c'è dove cercare, quale dato guardare e quale ruolo se ne fa carico.

Queste nove voci hanno una caratteristica in comune: nessuna compare nella nota spese con l'etichetta "inutile". Stanno tutte nella categoria giusta, con l'importo giusto e regolarmente approvate. L'unico modo per renderle visibili è interrogare la spesa non sull'importo, ma sulla ricorrenza e sull'utilizzo.

Come si cercano licenze inattive e shadow IT

Sul lato software bastano due domande: quante postazioni sono state acquistate e quante di queste hanno effettuato un accesso negli ultimi novanta giorni? La differenza è budget tagliabile in modo diretto. Per lo shadow IT, invece, l'estratto conto della carta è una fonte migliore: addebiti di importo ridotto, ricorrenti ogni mese, spesso in valuta estera, sono in genere strumenti che non sono passati dal processo di acquisto centralizzato. Raggruppare per nome gli addebiti ricorrenti sulle spese con carta aziendale fa emergere metà dell'inventario in un pomeriggio.

Il lato viaggi e il lato fornitori

Nei viaggi il problema di solito non è la violazione della policy, ma il suo allentamento: prenotazione fatta tardi, cambio all'ultimo minuto, classe superiore senza motivazione. Tutto approvato. Misurare la distanza media in giorni tra la data di prenotazione e la data del viaggio è la via più rapida per ridurre le spese di trasferta, perché non richiede un taglio ma una correzione di tempistica.

Sul lato fornitori la perdita sta nel potere negoziale. Un volume disperso su sei fornitori della stessa categoria non genera economie di scala presso nessuno di loro. Contare i fornitori per categoria e concentrare il volume su due o tre rende possibile parlare di prezzo senza rinunciare a nessun livello di servizio.

Il costo della nota spese in sé

La perdita meno percepita non è la spesa, ma il processo con cui quella spesa viene registrata. Raccogliere lo scontrino, compilare il modulo, farlo approvare dal manager, farlo controllare dal finance, riportarlo in contabilità: sono tutte ore di lavoro retribuite e non compaiono in nessuna voce di costo. Come si calcola questo costo lo abbiamo spiegato in dettaglio nell'articolo su il costo nascosto in tempo della registrazione delle spese. Se volete il numero della vostra azienda, il calcolo va rifatto con le vostre ipotesi: ore effettive, numero di note spese, costo orario. Il risultato è una stima, non un dato vincolante.

Come si fa un'analisi delle spese? Un protocollo trimestrale in cinque passi

Se l'inventario resta una pulizia una tantum, entro sei mesi la situazione torna com'era. Serve un protocollo ripetibile. Una volta a trimestre, mezza giornata di lavoro è sufficiente:

1. Fate l'inventario. Raccogliete in un'unica lista tutti i pagamenti ricorrenti: abbonamenti, contratti, SIM, quote. La fonte sono l'estratto conto della carta e le registrazioni contabili, non la memoria.
2. Assegnate un responsabile. Scrivete un nome accanto a ogni riga. La riga senza responsabile è la prima della lista dei tagli: una spesa che nessuno ha in carico non viene difesa da nessuno.
3. Chiedete la data dell'ultimo utilizzo. La risposta alla domanda "quando è stato fatto l'ultimo accesso a questo strumento?" deve essere una data. "Lo usiamo" non è una risposta.
4. Fate la domanda sul valore. Se dovessimo decidere oggi da zero, faremmo questa spesa? Se la risposta è "no", la voce si taglia; se è "non sono sicuro", si segna per il trimestre successivo.
5. Scrivete e datate la decisione. Per le voci mantenute si registra la motivazione, per quelle tagliate la data del preavviso di disdetta. Senza registrazione, il trimestre successivo la stessa discussione ricomincia da capo.

Perché questo protocollo diventi stabile, la spesa va disciplinata nel momento in cui nasce. Per mettere per iscritto quale voce passa con quale limite e con quale approvazione potete partire dal quadro della politica di spesa aziendale, e per capire come impostare limiti e vincoli dall'articolo su come impostare restrizioni di spesa. Se avete in programma di costruire l'intero processo — flusso di approvazione, anticipi, riporto in contabilità — il monitoraggio delle spese aziendali è un argomento a sé ed è spiegato lì. A quale livello si prende la decisione sulle spese ricorrenti dipende invece dal disegno del flusso di approvazione e della delega.

Tre domande da farsi prima di tagliare

Una spesa tagliata male costa più di una spesa non tagliata. Prima di togliere una voce dalla lista:

• Questa spesa sta finanziando un rischio? Assicurazioni, backup, audit di sicurezza e voci simili sembrano inutili proprio perché "non succede niente". La loro funzione è esattamente quella.
• Tagliandola, il costo si sposta altrove? Quando si elimina uno strumento a pagamento, il lavoro torna a essere ore retribuite. Il costo totale non scende, diventa solo invisibile.
• Quanto è difficile tornare indietro? Disdire un contratto annuale scontato è facile; tornare allo stesso prezzo sei mesi dopo di solito non lo è. Le decisioni costose da revocare si osservano per un altro trimestre.

Sul piano fiscale e legale, se una voce sia o meno deducibile è una valutazione separata: prima di applicare le decisioni di taglio, consultate il vostro commercialista.

Dove si colloca Masraff in questo quadro?

Un limite onesto: queste nove voci non si risolvono tutte con un unico software. Masraff non è un prodotto di gestione degli abbonamenti né un inventario delle licenze software; non vi dice quante postazioni avete acquistato né chi ha effettuato l'accesso. E non gestisce i vostri contratti con i fornitori.

Il lato che Masraff copre è quello della visibilità e delle regole: aggregazione delle spese per categoria, individuazione delle spese ricorrenti e duplicate, applicazione delle regole di policy e di limite nel momento della spesa, riconciliazione dell'estratto conto della carta aziendale e monitoraggio del budget. Il dato che vi serve mentre costruite l'inventario delle perdite — in quale categoria, da chi e con quale frequenza si è speso — si raccoglie sul lato analisi della spesa. Oggi oltre 800 aziende seguono questo dato tramite Masraff.

Domande frequenti

Qual è la differenza tra spesa inutile e abuso di nota spese?

La spesa inutile è legittima: è un pagamento approvato, fatturato, conforme alla policy, che però non produce valore in cambio. L'abuso è invece un uso scorretto intenzionale. La prima si risolve con visibilità e inventario, il secondo con controllo e verifica. Provare a risolvere entrambi con lo stesso metodo di solito non funziona per nessuno dei due.

Da quale voce un'azienda può ridurre i costi più rapidamente?

Dai pagamenti ricorrenti. Elencare le voci addebitate ogni mese per lo stesso importo sull'estratto conto della carta e assegnare a ciascuna un responsabile fa emergere già alla prima sessione le voci senza padrone. Queste voci si tagliano con una sola decisione e l'effetto si vede subito; sulle spese una tantum, invece, il beneficio si sposta al periodo successivo.

Come individuo gli abbonamenti software non utilizzati?

Confrontate due dati: il numero di utenti acquistati e il numero di utenti che hanno effettuato un accesso negli ultimi novanta giorni. La differenza è budget tagliabile in modo diretto. Per gli strumenti che non sono passati dagli acquisti centralizzati, la fonte migliore sono gli addebiti di importo ridotto, ricorrenti ogni mese e in valuta estera che compaiono sull'estratto conto della carta.

Con quale frequenza va fatta l'analisi delle spese?

Una volta a trimestre è sufficiente. Se si fa più di rado si perdono le date di rinnovo; se si fa più spesso diventa un peso per il team e non viene presa sul serio. L'analisi va messa a calendario come un impegno fisso di mezza giornata, e per le date di rinnovo dei contratti vanno impostati promemoria separati.

Il taglio dei costi abbassa la motivazione del team? Come si bilancia?

Ciò che abbassa la motivazione non è il taglio in sé, ma il fatto che sia unilaterale e senza motivazione. Far preparare l'elenco delle voci ai team stessi, lasciare che scrivano la motivazione per quelle da mantenere e mettere per iscritto la decisione fa la differenza. Tagliare uno strumento che nessuno usa non trova comunque resistenza in nessuno.

I metodi per ridurre i costi nelle piccole imprese sono diversi da quelli delle grandi aziende?

Le voci sono le stesse, cambia la scala. Nelle piccole aziende fare l'inventario è più facile, perché la maggior parte dei pagamenti passa da un'unica carta. In compenso, non essendoci una distribuzione delle responsabilità, l'analisi spesso non viene fatta mai. La differenza non sta nel metodo, ma nel fatto che il protocollo sia messo a calendario oppure no.