Сокращение расходов: 9 скрытых статей затрат

Когда поступает распоряжение сократить расходы, большинство компаний смотрит в одну и ту же сторону: аренда, персонал, маркетинговый бюджет. Это самые крупные статьи баланса, а значит — самые заметные. Но заметная статья в большинстве компаний уже управляется. Бюджет тихо тает в другом месте: в тратах, у которых нет владельца, которые поодиночке выглядят мелкими и потому не вызывают вопросов, и которые каждый месяц повторяются автоматически.

Эта статья — не план экономии, а диагностический список. Её задача — по пунктам показать, откуда в вашей компании утекают деньги: где искать, на какие данные смотреть, кто отвечает. Если вам нужна стратегическая рамка, начните с материала о стратегиях экономии для бизнеса; здесь мы находимся на слой ниже.

Что такое лишний расход и чем он отличается от злоупотребления

Лишний расход законен. Он согласован, у него есть счёт, он соответствует политике, он корректно проведён в учёте. Единственная его проблема в том, что взамен он не создаёт ценности. Лицензия на программу, которую никто не открывает; продолжающаяся подписка по закрытому проекту; всё ещё активная сим-карта сотрудника, уволившегося два года назад. Виновного здесь нет — есть нехватка прозрачности и нехватка решения.

Злоупотребление же умышленно: выдуманный расход, завышенная сумма, личная трата, проведённая как служебная. Это различие даёт практический вывод — лишний расход лечится не проверками, а инвентаризацией. У злоупотребления свои методы, и это отдельная тема. В остальной части статьи умысла нет; есть невнимательность и инерция.

Почему бюджет тает не на крупных статьях, а на мелких утечках

Ловушка маленькой удельной стоимости

Инструмент за несколько сотен рублей на пользователя в месяц сам по себе не задевает ни один порог согласования. Для принимающего решение руководителя это не «расход», а «деталь». Но когда та же логика повторяется на пятнадцати инструментах, двадцати пользователях и двенадцати месяцах, складывается годовая сумма, на которую уже стоит посмотреть, — при том, что ни в одном отдельном решении эта сумма никому на глаза не попадалась. Проблема не в самой статье расхода, а в том, как она накапливается.

Договоры, продлевающиеся сами собой

Самый производительный механизм утечки — автоматическое продление. Решение о продлении не принимается именно потому, что это не решение: никто не говорит «продолжаем», просто никто не говорит «останавливаем». Срок для уведомления о расторжении, как правило, истекает за недели до даты продления, поэтому к моменту, когда вы спохватились, вы уже оплатили ещё один период. В компании, где даты продления договоров не занесены в календарь, закрыть эту статью попросту нечем.

Инвентарь утечек: девять статей

Таблица ниже — стартовая точка аудита. В каждой строке указано, где искать, на какие данные смотреть и кто отвечает.

У этих девяти статей есть общее свойство: ни одна из них не появляется в отчёте о расходах с ярлыком «лишнее». Все они стоят в правильной категории, в правильной сумме и с отметкой о согласовании. Единственный способ сделать их видимыми — спрашивать о расходе не через сумму, а через повторяемость и использование.

Как искать простаивающие лицензии и теневые ИТ

На стороне программного обеспечения достаточно двух вопросов: сколько мест куплено и сколько из них заходили в систему за последние девяносто дней? Разница между ними — это бюджет, который можно срезать напрямую. Для теневых ИТ выписка по карте — источник получше: небольшие, повторяющиеся ежемесячно списания в иностранной валюте обычно означают инструменты, не прошедшие через централизованные закупки. Если сгруппировать повторяющиеся списания по названию, как это описано в материале о корпоративных карточных расходах, половина инвентаря соберётся за один вечер.

Командировки и поставщики

В командировках проблема обычно не в нарушении политики, а в её растягивании: позднее бронирование, изменение в последний момент, повышенный класс без обоснования. Всё это согласовано. Измерить среднюю разницу в днях между датой бронирования и датой поездки — самый быстрый способ уменьшить командировочные расходы, потому что здесь нужно не сокращение, а поправка по срокам.

На стороне поставщиков потеря сидит в переговорной силе. Объём, распылённый в одной категории между шестью поставщиками, ни у одного из них не даёт скидки за масштаб. Посчитать число поставщиков по категориям и свести их к двум-трём — значит получить возможность говорить о цене, ничем не жертвуя в уровне сервиса.

Собственная стоимость отчёта о расходах

Самая незаметная утечка — не сам расход, а процесс его оформления. Сбор чеков, заполнение формы, согласование руководителем, проверка финансами, передача в бухгалтерию — всё это оплаченные рабочие часы, и ни в одной статье затрат они не видны. Как считается эта стоимость, мы подробно разобрали в материале о скрытой цене времени на оформление расходов. Если вы хотите увидеть цифру своей компании, считайте её на собственных допущениях — сколько отчётов в месяц, сколько минут на отчёт, чья это ставка; полученный результат остаётся оценкой и ни к чему не обязывает.

Как проводить аудит расходов? Протокол из пяти шагов раз в квартал

Если инвентаризация окажется разовой уборкой, через полгода всё вернётся к прежнему состоянию. Нужен повторяемый протокол. Раз в квартал достаточно половины рабочего дня:

1. Составьте инвентарь. Соберите все повторяющиеся платежи в один список: подписки, договоры, линии связи, членства. Источник — выписка по карте и учётные записи, а не память.
2. Назначьте владельца. Напротив каждой строки впишите имя. Строка, для которой владельца не нашлось, идёт первой в списке на отключение — расход, который никто не присвоил, никто и не защитит.
3. Спросите дату последнего использования. Ответ на вопрос «когда в этот инструмент заходили в последний раз?» должен быть датой. «Мы им пользуемся» — не ответ.
4. Задайте вопрос о ценности. Если бы мы решали сегодня с нуля, стали бы мы делать этот расход? Если ответ «нет» — статья отключается; если «не уверен» — переносится на следующий квартал.
5. Запишите решение и поставьте дату. По сохранённым статьям фиксируется обоснование, по отключённым — дата уведомления о расторжении. Без записи в следующем квартале тот же спор начнётся заново.

Устойчивость этого протокола зависит от того, попадает ли расход под правило в момент своего возникновения. Чтобы описать, какая статья проходит с каким лимитом и с чьим согласованием, посмотрите рамку политики расходов, а для того, как выстраиваются лимиты и ограничения, — материал о настройке ограничения расходов. Если вы планируете выстроить процесс целиком — маршрут согласования, авансы, передачу в бухгалтерию, — это отдельная тема, и она разобрана в статье о том, как вести учёт расходов в компании. А на каком уровне принимается решение по повторяющимся тратам, зависит от того, как устроены согласование расходов и делегирование.

Три вопроса, которые стоит задать перед отключением

Неправильно срезанный расход обходится дороже, чем несрезанный. Прежде чем убрать статью из списка:

• Финансирует ли этот расход риск? Страхование, резервное копирование, аудит безопасности и подобные статьи выглядят лишними именно потому, что «ничего не происходит». В этом и состоит их функция.
• Не переносит ли отключение стоимость в другое место? Когда убирают платный инструмент, работа возвращается в оплачиваемые рабочие часы. Общая стоимость не уменьшается, она просто становится невидимой.
• Насколько трудно вернуть обратно? Расторгнуть годовой договор со скидкой легко; вернуться через полгода к той же цене обычно уже не получается. За решениями с дорогим возвратом стоит понаблюдать ещё один квартал.

С налоговой и юридической стороны признание статьи расходом — отдельная оценка; прежде чем применять решения об отключении, проконсультируйтесь со своим бухгалтером или налоговым консультантом.

Где в этой картине Masraff?

Честная граница: все девять статей одной программой не закрываются. Masraff не является продуктом для управления подписками или инвентаризации лицензий на программное обеспечение; он не скажет вам, сколько мест вы купили и кто в них заходил. Договорами с поставщиками он тоже не управляет.

Сторона, которую Masraff закрывает, — это прозрачность и правила: сведение расходов по категориям, выявление повторяющихся и дублирующих трат, применение политик и лимитов в момент самого расхода, сверка выписки по корпоративной карте и контроль бюджета. Данные, которые нужны вам при составлении инвентаря утечек — в какой категории, кем и с какой частотой потрачено, — собираются на стороне аналитики расходов. Сегодня 800+ компаний ведут этот учёт через Masraff.

Часто задаваемые вопросы

В чём разница между лишним расходом и злоупотреблением расходами?

Лишний расход законен: он согласован, на него есть счёт, он соответствует политике, но взамен не создаёт ценности. Злоупотребление же — умышленное недобросовестное использование. Первое лечится прозрачностью и инвентаризацией, второе — контролем и проверками. Попытка решить оба одним и тем же методом обычно не даёт результата ни в одном.

На какой статье компания быстрее всего сократит расходы?

На повторяющихся платежах. Если выписать из выписки по карте статьи, списывающиеся каждый месяц одной и той же суммой, и назначить каждой владельца, уже на первом заходе всплывут строки без хозяина. Такие статьи отключаются одним решением и дают эффект сразу; на разовых тратах выигрыш переносится на следующий период.

Как найти неиспользуемые подписки на программное обеспечение?

Сравните два показателя: число купленных пользователей и число тех, кто заходил в систему за последние девяносто дней. Разница — это бюджет, который можно срезать напрямую. Для инструментов, не прошедших через централизованные закупки, лучший источник — небольшие, ежемесячно повторяющиеся списания в иностранной валюте в выписке по карте.

Как часто нужно проводить аудит расходов?

Раз в квартал достаточно. Реже — и вы пропустите даты продления; чаще — и это станет нагрузкой для команды, которую перестанут воспринимать всерьёз. Аудит стоит поставить в календарь как фиксированную работу на полдня; кроме того, на даты продления договоров нужно завести отдельные напоминания.

Снижает ли сокращение затрат мотивацию команды и как это уравновесить?

Снижает не само сокращение, а его необоснованность и односторонность. Разницу делают три вещи: дать командам самим составить перечень своих статей, позволить им написать обоснование для того, что они хотят сохранить, и зафиксировать решение письменно. Отключение инструмента, которым никто не пользуется, и так ни у кого не вызовет возражений.

Отличаются ли способы сокращения расходов для малого бизнеса от крупных компаний?

Статьи те же, масштаб другой. В небольших компаниях составить инвентарь проще, потому что большинство платежей проходит по одной карте. Зато ответственность там не распределена, и потому аудит чаще всего не проводится вовсе. Разница не в методе, а в том, стоит ли протокол в календаре.