Шығындарды азайту: 9 жасырын шығын бабы

Шығынды азайту тапсырмасы келгенде компаниялардың көбі бір жерге қарайды: жалдау ақысы, персонал, маркетинг бюджеті. Бұлар — баланстағы ең ірі баптар, демек ең көрінетіндері. Бірақ көрінетін бап көп компанияда әлдеқашан басқарылып отырған бап. Бюджет үнсіз еритін жер басқа: ешкім иелік етпейтін, жеке-жеке алғанда ұсақ көрінгендіктен сұралмайтын, әр ай сайын өздігінен қайталанатын шығындар.

Бұл мақала — үнемдеу жоспары емес, диагностика тізімі. Мақсаты — компанияңызда ақшаның қай жерден ағып жатқанын бап-баптап көрсету: қайдан ізделеді, қандай деректерге қаралады, кім иелік етеді. Стратегиялық шеңбер іздесеңіз, дұрыс бастау — үнемдеу стратегиялары туралы мақаламыз; мұнда біз бір қабат төмендеміз.

Қажетсіз шығын деген не, оның алаяқтықтан айырмашылығы неде?

Қажетсіз шығын заңды. Ол бекітілген, шот-фактурасы бар, саясатқа сай, есебі дұрыс жүргізілген. Жалғыз мәселесі — оның орнына құндылық бермейтіні. Ешкім ашпайтын бағдарламаға төленетін лицензия, жабылған жобаның жалғасып жатқан жазылымы, екі жыл бұрын жұмыстан кеткен қызметкердің әлі күнге белсенді нөмірі. Мұнда кінәлі жоқ; көріну мен шешім жетіспейді.

Алаяқтық болса — қасақана: жалған шығын, көтеріңкі сома, жеке шығынның қызметтік шығын ретінде көрсетілуі. Бұл айырма нақты салдар туғызады — қажетсіз шығын тексеріспен емес, түгендеумен шешіледі. Алаяқтықтың өз әдісі бар және ол бөлек тақырып. Мақаланың қалған бөлігінде қасақаналық жоқ; немқұрайдылық пен енжарлық бар.

Бюджет неге ірі баптардан емес, ұсақ ағып кетулерден ериді?

Бірлік құнның ұсақ көріну тұзағы

Пайдаланушыға шаққанда айына бірнеше мың теңге тұратын құрал жеке өзі ешқандай бекіту шегін іске қоспайды. Шешім қабылдайтын басшы үшін бұл «шығын» емес, «ұсақ-түйек». Дәл сол логика он бес құралда, жиырма пайдаланушыда және он екі айда қайталанғанда, қарауға тұрарлық жылдық сома шығады — бірақ бірде-бір жеке шешімде бұл сома ешкімнің алдына келмеген. Мәселе шығынның өзінде емес, оның жинақталу тәсілінде.

Өздігінен ұзартылатын шарттар

Ағып кетудің ең өнімді тетігі — автоматты ұзарту. Ұзарту туралы шешім қабылданбайды, өйткені ол шешім емес: ешкім «жалғастырайық» демейді, тек ешкім «тоқтатайық» та демейді. Бұзу туралы хабарлама мерзімі әдетте ұзартудан бірнеше апта бұрын бітеді, сондықтан байқаған кезде сіз тағы бір кезеңге төлеп қойған боласыз. Шарттардың ұзару күндері күнтізбеге түспеген компанияда бұл бапты жабудың жолы жоқ.

Ағып кету түгендеуі: тоғыз бап

Төмендегі кесте — тексерудің бастау нүктесі. Әр жолда ізделетін орын, қаралатын дерек және иелік ететін рөл бар.

Бұл тоғыз баптың ортақ ерекшелігі мынау: олардың бірде-бірі шығын есебінде «қажетсіз» деген белгімен көрінбейді. Бәрі дұрыс санатта, дұрыс сомамен және бекітілген күйде тұрады. Оларды көрінетін ететін жалғыз жол — шығынды сома арқылы емес, қайталану мен пайдалану арқылы сұрау.

Пайдаланылмайтын лицензиялар мен көлеңкелі АТ қалай ізделеді

Бағдарлама жағында екі сұрақ жеткілікті: қанша орын сатып алынды және олардың қаншасы соңғы тоқсан күнде жүйеге кірді? Аражігі — тікелей қысқартуға болатын бюджет. Ал көлеңкелі АТ үшін карта көшірмесі жақсырақ дереккөз: ұсақ сомалы, ай сайын қайталанатын, шетел валютасындағы алымдар әдетте орталықтандырылған сатып алудан өтпеген құралдар. Корпоративтік карта шығындарында қайталанатын алымдарды атауы бойынша топтастыру түгендеудің жартысын бір түстен кейінгі уақытта шығарып береді.

Іссапар мен жеткізуші жағы

Іссапарда мәселе әдетте саясатты бұзуда емес, оны созуда: кеш жасалған брондау, соңғы сәттегі өзгеріс, негізсіз жоғары класс. Бәрі бекітілген. Брондау күні мен сапар күні арасындағы орташа күн айырмасын өлшеу — іссапар шығындарын азайтудың ең жылдам жолы, өйткені мұнда қысқарту емес, уақытты түзету қажет.

Жеткізуші жағында шығын келіссөз күшінде. Бір санатта алты жеткізушіге шашыраған көлем ешқайсысында ауқым жеңілдігін тудырмайды. Санат бойынша жеткізуші санын шығарып, көлемді екі-үшке түсіру ешбір қызмет деңгейінен бас тартпай баға туралы сөйлесуге мүмкіндік береді.

Шығын есебінің өз құны

Ағып кетудің ең аз байқалатыны — шығынның өзі емес, сол шығынды тіркеу процесі. Түбіртекті жинау, форманы толтыру, басшының бекітуі, қаржының тексеруі, бухгалтерияға тапсыру — бәрі ақылы жұмыс сағаты және бірде-бір шығын бабында көрінбейді. Бұл құнның қалай есептелетінін шығын енгізудің жасырын уақыт құны мақаласында егжей-тегжейлі жаздық. Өз компанияңыздың санын көргіңіз келсе, үнемдеу калькуляторы құралы өз болжамдарын ашық тізіп береді; шыққан нәтиже болжамды, міндеттеуші емес.

Шығын тексерісі қалай жүргізіледі? Бес қадамдық тоқсандық хаттама

Түгендеу бір реттік тазалау болып қалса, алты айда бәрі бұрынғы қалпына оралады. Қайталауға келетін хаттама керек. Тоқсанына бір рет, жарты күндік жұмыс жеткілікті:

1. Түгендеу жасаңыз. Барлық қайталанатын төлемді бір тізімге жинаңыз: жазылымдар, шарттар, нөмірлер, мүшеліктер. Дереккөз — карта көшірмесі мен бухгалтерлік жазбалар, жады емес.
2. Ие тағайындаңыз. Әр жолдың тұсына бір есім жазыңыз. Иесі табылмаған жол — қысқарту тізімінің ең басы: ешкім иелік етпейтін шығынды ешкім қорғамайды.
3. Соңғы пайдалану күнін сұраңыз. «Бұл құралға ең соңғы рет қашан кірілді?» деген сұрақтың жауабы күн болуы керек. «Пайдаланып жүрміз» — жауап емес.
4. Құндылық сұрағын қойыңыз. Бүгін нөлден шешетін болсақ, осы шығынды жасар ма едік? Жауап «жоқ» болса, бап қысқартылады, «сенімді емеспін» болса, келесі тоқсанға белгіленеді.
5. Шешімді жазып, күнін қойыңыз. Сақталған баптар үшін негіздеме, қысқартылғандар үшін бұзу туралы хабарлама күні тіркеледі. Жазба жүргізілмесе, келесі тоқсанда сол талқы қайтадан басталады.

Бұл хаттаманың тұрақты болуы шығынның пайда болған сәтте ереже астына алынуына байланысты. Қай бап қандай лимитпен және қандай бекітумен өтетінін қағазға түсіру үшін шығын саясаты шеңберіне, лимит пен шектеулердің қалай орнатылатыны үшін шығындарды шектеу мақаласына қараңыз. Процестің бүкілін — бекіту ағыны, аванс, бухгалтерияға тапсыру — құруды жоспарласаңыз, ол бөлек тақырып және шығын қадағалауы қалай жасалады мақаласында жазылған. Ал қайталанатын шығындарда шешімнің қай деңгейде қабылданатыны бекіту ағыны мен делегация дизайнына байланысты.

Қысқартар алдында қойылатын үш сұрақ

Қате қысқартылған шығын қысқартылмаған шығыннан қымбатқа түседі. Бір бапты тізімнен шығарар алдында:

• Бұл шығын бір тәуекелді қаржыландырып тұр ма? Сақтандыру, сақтық көшірме, қауіпсіздік аудиті сияқты баптар «ештеңе болмағандықтан» қажетсіз көрінеді. Олардың қызметі дәл сол.
• Қысқартқанда құн басқа жерге ауысып кете ме? Ақылы құрал алынып тасталғанда жұмыс ақылы жұмыс сағатына айналады. Жалпы құн азаймайды, тек көрінбейтін болады.
• Кері қайтару қаншалықты қиын? Жылдық жеңілдікті шартты бұзу оңай; алты айдан кейін сол бағаға оралу әдетте мүмкін болмайды. Қайтарымы қымбат шешімдер тағы бір тоқсан бақыланады.

Салық және құқық жағында бір баптың шығын ретінде танылу-танылмауы — бөлек бағалау; қысқарту шешімдерін қолданар алдында салық кеңесшіңізбен ақылдасыңыз.

Masraff бұл кестенің қай жерінде?

Адал шекара: бұл тоғыз баптың бәрі бір бағдарламамен шешілмейді. Masraff — жазылым басқару немесе бағдарламалық лицензия түгендеу өнімі емес; ол сізге қанша орын алғаныңызды және кімнің жүйеге кіргенін айтпайды. Жеткізушілермен жасалған шарттарды да басқармайды.

Masraff жабатын тарап — көріну мен ереже тарапы: шығындардың санат бойынша жиналуы, қайталанатын және қосарланған шығындарды анықтау, саясат пен лимит ережелерінің шығын сәтінде іске қосылуы, корпоративтік карта көшірмесінің салыстырылуы және бюджет қадағалауы. Ағып кету түгендеуін жасағанда керек болатын дерек — қай санатта, кім арқылы, қандай жиілікпен жұмсалғаны — шығын аналитикасы тарапында жиналады. Бүгінде 800+ компания осы деректі Masraff арқылы қадағалап отыр.

Жиі қойылатын сұрақтар

Қажетсіз шығын мен шығын алаяқтығының айырмашылығы неде?

Қажетсіз шығын заңды: бекітілген, шот-фактурасы бар, саясатқа сай, бірақ орнына құндылық бермейтін төлем. Алаяқтық болса — қасақана теріс пайдалану. Біріншісі көріну мен түгендеумен, екіншісі бақылау мен тексеріспен шешіледі. Екеуін бір әдіспен қатар шешуге тырысу әдетте екеуінде де нәтиже бермейді.

Компания шығынын ең жылдам қай баптан азайта алады?

Қайталанатын төлемдерден. Карта көшірмесінде әр ай сайын бірдей сомамен алынатын баптарды тізіп, әрқайсысына ие тағайындау алғашқы жұмыста-ақ иесіз баптарды бетке шығарады. Бұл баптар бір шешіммен қысқартылады және әсерін сол сәтте көрсетеді; бір реттік шығындарда пайда келесі кезеңге қалады.

Пайдаланылмайтын бағдарлама жазылымдарын қалай анықтаймын?

Екі деректі салыстырыңыз: сатып алынған пайдаланушы саны мен соңғы тоқсан күнде жүйеге кірген пайдаланушы саны. Айырма — тікелей қысқартуға болатын бюджет. Орталықтандырылған сатып алудан өтпеген құралдар үшін карта көшірмесіндегі ұсақ сомалы, ай сайын қайталанатын және шетел валютасындағы алымдар ең жақсы дереккөз.

Шығын тексерісі қандай жиілікпен жүргізілуі керек?

Тоқсанына бір рет жеткілікті. Сирегірек жасалса, ұзарту күндері жіберіліп алынады; жиірек жасалса, команда үшін жүк болады және елеусіз қалады. Тексеріс жарты күндік тұрақты жұмыс ретінде күнтізбеге түсуі керек; бұдан бөлек, шарттардың ұзару күндері үшін жеке еске салғыштар орнатылуы қажет.

Шығынды қысқарту команда мотивациясын түсіре ме, қалай теңгеріледі?

Түсіретін нәрсе — қысқартудың өзі емес, оның негізсіз және біржақты болуы. Баптарды командалардың өздеріне шығарту, сақталатын баптар үшін негіздеме жазуға рұқсат беру және шешімді жазбаша тіркеу айырма жасайды. Ешкім пайдаланбайтын құралдың қысқартылуы ешкімде наразылық тудырмайды.

Шағын бизнес үшін шығын азайту әдістері ірі компаниялардан өзгеше ме?

Баптар бірдей, ауқым басқа. Шағын компанияларда түгендеу жасау оңайырақ, өйткені төлемдердің көбі бір картадан өтеді. Оның есесіне иелік бөлінбегендіктен тексеріс көбіне мүлде жүргізілмейді. Айырма әдісте емес, хаттаманың күнтізбеге түскен-түспегенінде.