Намаляване на разходите: 9 скрити пера

Когато дойде разпореждане за намаляване на разходите, повечето компании гледат към едно и също място: наем, персонал, маркетингов бюджет. Това са най-големите пера в баланса, следователно и най-видимите. Но видимото перо в повечето компании вече се управлява. Бюджетът се топи тихо на друго място: в разходи, които нямат собственик, които поотделно изглеждат дребни и затова не се поставят под въпрос, и които всеки месец се повтарят автоматично.

Тази статия не е план за икономии, а диагностичен списък. Целта ѝ е да покаже перо по перо откъде изтичат парите във вашата компания: къде се търси, към кои данни се гледа, кой отговаря. Ако търсите стратегическата рамка, започнете с материала за стратегиите за спестяване; тук сме един слой по-надолу.

Какво е излишен разход и по какво се различава от злоупотребата

Излишният разход е законен. Одобрен е, има фактура, съответства на политиката, осчетоводен е правилно. Единственият му проблем е, че срещу него не се създава стойност. Лиценз за софтуер, който никой не отваря; продължаващ абонамент по затворен проект; все още активна линия на служител, напуснал преди две години. Няма извършител — има липса на видимост и липса на решение.

Злоупотребата обаче е умишлена: измислен разход, завишена сума, личен разход, представен като служебен. Това разграничение има практическа последица — излишният разход се решава не с проверки, а с инвентаризация. Злоупотребата има свои методи и е отделна тема. В останалата част от статията няма умисъл; има невнимание и инерция.

Защо бюджетът се топи не от големите пера, а от малките течове

Капанът на малката единична цена

Инструмент за няколко десетки лева на потребител месечно сам по себе си не задейства нито един праг за одобрение. За ръководителя, който взема решението, това не е „разход“, а „подробност“. Когато същата логика се повтори при петнадесет инструмента, двадесет потребители и дванадесет месеца, се получава годишна сума, която вече заслужава внимание — но тази сума никога не е стигала до ничие бюро в отделно решение. Проблемът не е в самото разходно перо, а в начина, по който то се натрупва.

Договори, които се подновяват от само себе си

Най-производителният механизъм на течовете е автоматичното подновяване. Решението за подновяване не се взема именно защото не е решение: никой не казва „продължаваме“, просто никой не казва „спираме“. Срокът за уведомление за прекратяване обикновено изтича седмици преди датата на подновяване, така че докато забележите, вече сте платили още един период. В компания, в която датите за подновяване на договорите не са вкарани в календар, това перо няма как да бъде затворено.

Инвентар на течовете: девет пера

Таблицата по-долу е началната точка на одита. Всеки ред показва къде се търси, към кои данни се гледа и кой отговаря.

Общото между тези девет пера е следното: нито едно от тях не се появява в отчета за разходи с етикет „излишно“. Всички стоят в правилната категория, с правилната сума и одобрени. Единственият начин да станат видими е разходът да се поставя под въпрос не през сумата, а през повторяемостта и употребата.

Как се търсят неизползваните лицензи и сенчестото ИТ

От страната на софтуера са достатъчни два въпроса: колко места са купени и колко от тях са влизали през последните деветдесет дни? Разликата е бюджет, който може да се отреже направо. За сенчестото ИТ извлечението по картата е по-добър източник: дребните, повтарящи се месечно теглени суми в чужда валута обикновено означават инструменти, които не са минали през централизираните доставки. Групирането на повтарящите се тегления по име — както е описано в материала за разходите с корпоративни карти — изважда половината инвентар за един следобед.

Страната на пътуванията и доставчиците

При пътуванията проблемът обикновено не е нарушаване на политиката, а разтягането ѝ: късна резервация, промяна в последния момент, по-висока класа без обосновка. Всичко това е одобрено. Измерването на средната разлика в дни между датата на резервация и датата на пътуване е най-бързият начин да се смалят разходите за командировки — защото тук е нужна не съкращение, а поправка в сроковете.

От страната на доставчиците загубата е в силата при преговори. Обем, разпилян в една категория между шестима доставчици, не поражда отстъпка за мащаб при нито един от тях. Изваждането на броя доставчици по категории и свеждането на обема до двама-трима прави възможен разговора за цената, без да се прави отстъпка в нивото на обслужване.

Собствената цена на отчета за разходи

Най-незабелязаният теч не е самият разход, а процесът по неговото завеждане. Събирането на касовите бележки, попълването на формуляра, одобрението от ръководителя, проверката от финансите, прехвърлянето към счетоводството — всичко това са платени работни часове и не се виждат в нито едно разходно перо. Как се изчислява тази цена, разгледахме подробно в материала за скритата времева цена на въвеждането на разходи. Ако искате да видите числото на своята компания, сметнете го на собствени допускания — колко отчета месечно, колко минути на отчет, чия е ставката; полученият резултат остава оценка и не е обвързващ.

Как се прави одит на разходите? Петстъпков тримесечен протокол

Ако инвентаризацията остане еднократно почистване, до шест месеца всичко се връща в предишното си състояние. Нужен е повторяем протокол. Веднъж на тримесечие е достатъчна половин работен ден:

1. Извадете инвентара. Съберете всички повтарящи се плащания в един списък: абонаменти, договори, линии, членства. Източникът е извлечението по картата и счетоводните записи, не паметта.
2. Определете собственик. Срещу всеки ред напишете име. Редът, за който не се намери собственик, стои най-отгоре в списъка за отрязване — разход, който никой не е присвоил, никой няма и да защити.
3. Попитайте за датата на последна употреба. Отговорът на въпроса „кога за последно е влизано в този инструмент?“ трябва да бъде дата. „Ползваме го“ не е отговор.
4. Задайте въпроса за стойността. Ако решавахме днес от нулата, бихме ли направили този разход? Ако отговорът е „не“, перото се отрязва; ако е „не съм сигурен“, се отбелязва за следващото тримесечие.
5. Запишете решението и го датирайте. За запазените пера се записва обосновка, за отрязаните — датата на уведомлението за прекратяване. Ако не се води запис, следващото тримесечие същият спор започва отначало.

Трайността на този протокол зависи от това дали разходът попада под правило в момента, в който възниква. За да опишете кое перо минава с какъв лимит и с чие одобрение, вижте рамката на политиката за разходи, а за това как се изграждат лимитите и ограниченията — материала за ограничаването на разходите. Ако планирате да изградите целия процес — маршрут на одобрение, аванси, прехвърляне към счетоводството — това е отделна тема и е разгледана в статията за това как се проследяват разходите в компанията. А на какво ниво се взема решението при повтарящите се разходи зависи от устройството на процеса за одобрение на разходи и делегирането.

Три въпроса преди отрязването

Погрешно отрязаният разход излиза по-скъпо от неотрязания. Преди да извадите едно перо от списъка:

• Този разход финансира ли риск? Застраховки, резервни копия, одит на сигурността и подобни пера изглеждат излишни именно защото „нищо не се случва“. Точно това им е функцията.
• Не премества ли отрязването цената другаде? Когато се премахне платен инструмент, работата се връща в платени работни часове. Общата цена не намалява, само става невидима.
• Колко трудно се връща обратно? Прекратяването на годишен договор с отстъпка е лесно; връщането към същата цена след шест месеца обикновено вече не е възможно. Решенията със скъп обратен път се наблюдават още едно тримесечие.

От данъчна и правна страна дали едно перо ще бъде признато за разход е отделна преценка; преди да приложите решенията за отрязване, консултирайте се със своя счетоводител или данъчен консултант.

Къде стои Masraff в тази картина?

Честна граница: и деветте пера не се решават с един софтуер. Masraff не е продукт за управление на абонаменти или за инвентаризация на софтуерни лицензи; той няма да ви каже колко места сте купили и кой е влизал в тях. Не управлява и договорите с вашите доставчици.

Страната, която Masraff затваря, е видимостта и правилата: събирането на разходите по категории, откриването на повтарящи се и дублиращи разходи, прилагането на политиките и лимитите в момента на разхода, съгласуването на извлечението по корпоративната карта и следенето на бюджета. Данните, които са ви нужни при изваждането на инвентара на течовете — в коя категория, от кого и с каква честота е похарчено, — се събират от страната на анализа на разходите. Днес 800+ компании следят тези данни през Masraff.

Често задавани въпроси

Каква е разликата между излишен разход и злоупотреба с разходи?

Излишният разход е законен: одобрен, фактуриран, съответстващ на политиката, но не създава стойност срещу себе си. Злоупотребата е умишлено недобросъвестно използване. Първото се решава с видимост и инвентаризация, второто — с контрол и проверки. Опитът и двете да се решат с един и същ метод обикновено не дава резултат при нито едното.

От кое перо една компания може да намали разходите си най-бързо?

От повтарящите се плащания. Изписването на перата, които всеки месец се теглят с една и съща сума в извлечението по картата, и определянето на собственик за всяко от тях изважда още при първата работа перата без стопанин. Тези пера се отрязват с едно решение и дават ефект веднага; при еднократните разходи ползата остава за следващия период.

Как да открия неизползваните софтуерни абонаменти?

Сравнете две данни: броя на купените потребители и броя на тези, които са влизали през последните деветдесет дни. Разликата е бюджет, който може да се отреже направо. За инструментите, които не са минали през централизираните доставки, най-добрият източник са дребните, повтарящи се месечно теглени суми в чужда валута от извлечението по картата.

Колко често трябва да се прави одит на разходите?

Веднъж на тримесечие е достатъчно. По-рядко — и се изпускат датите за подновяване; по-често — и се превръща в тежест за екипа, която не се приема сериозно. Одитът трябва да се вкара в календара като постоянна работа от половин ден; освен това за датите на подновяване на договорите трябва да се създадат отделни напомняния.

Намалява ли съкращаването на разходи мотивацията на екипа и как се балансира?

Намалява го не самото съкращаване, а това, че е необосновано и едностранно. Разликата я правят три неща: екипите сами да извадят своите пера, да им се позволи да напишат обосновка за това, което искат да запазят, и решението да се запише писмено. Отрязването на инструмент, който никой не използва, така или иначе не среща възражения.

Различават ли се начините за намаляване на разходите при малкия бизнес от тези при големите компании?

Перата са същите, мащабът е различен. В малките компании инвентарът се изважда по-лесно, защото повечето плащания минават през една карта. За сметка на това отговорността не е разпределена и затова одит най-често изобщо не се прави. Разликата не е в метода, а в това дали протоколът е вкаран в календара.