Кызматкердин авансы кантип жабылат? Эсептешүү

Кызматкерге берилген аванс төлөнгөн күнү эмес, документтер менен эсептешилип, калдыгы нөлгө түшкөн күнү жабылат. Бул макала аванс эмне экенин эмес, аны кантип жабуу керектигин түшүндүрөт: талаптан жабууга чейинки кадамдар, чыгым аванстан аз же көп болгон учурлар, бухгалтердик логика, Excel аванс көзөмөлдөө таблицасынын мамычалары жана ачык калган аванстарды көзөмөлдөө. Бул жерде сүрөттөлгөн эсептер (Түркиянын Tek Düzen Hesap Planı боюнча 195 жана 196) жана эрежелер Түркиянын тажрыйбасына тиешелүү.

Кызматкердин авансы кантип жабылат?

Кызматкердин авансы кызматкер чыгым документтерин аванска байлаганда, бул документтер бекитилгенде жана калган айырма кайтаруу же төлөм аркылуу нөлгө түшүрүлгөндө жабылат. Жабуу бир гана операция эмес, үч бөлүктөн турган эсептешүү: документтер, бекитүү жана айырма.

Иш жүзүндө эң көп кездешкен көйгөй — аванс төлөнгөндөн кийин унутулуп калышы. Кызматкер чыгым кылат, чектерди конвертке салат, чыгым формасы бир нече жумадан кийин келет; ошол убакта бухгалтерияда ачык аванс калдыгы турат. Жабуу эрежесин башынан жазуу жүзүндө белгилөө мындай калдыктардын топтолушуна жол бербейт.

Аванс талаптан жабууга чейин кандай кадамдардан өтөт?

Аванс алты кадамдан өтөт: талап, бекитүү, төлөм, чыгым, эсептешүү жана жабуу. Ар бир кадамдын жоопкери жана жазуусу болушу керек.

1. Талап: Кызматкер сумманы, максатты (мисалы, иш сапары же жеринде сатып алуу) жана болжолдуу жабуу күнүн көрсөтөт. Аванс формасы Excel'де жүргүзүлсө, бул талаалар милдеттүү болушу керек.
2. Бекитүү: Жетекчи максатты жана сумманы бекитет. Компаниянын саясатында аванстын жогорку чеги же ачык авансы бар кызматкерге жаңы аванс бербөө сыяктуу эрежелер болсо, алар ушул кадамда колдонулат.
3. Төлөм: Финансы тобу сумманы төлөйт жана төлөм документин аванс жазуусуна байлайт. Накталай төлөмдө аванс дүйүмүнө кол койдурулат; банк аркылуу төлөмдө банк көчүрмөсү жетиштүү далил болуп саналат.
4. Чыгым: Кызматкер чыгым кылат жана ар бир чыгым үчүн документ чогултат: эсеп-фактура, чек, билет.
5. Эсептешүү: Кызматкер чыгым документтерин чыгым отчету түрүндө аванска байлайт. Отчет бекитилгенде чыгым суммасы аванстан кемитилет.
6. Жабуу: Калган айырма кайтаруу же кошумча төлөм аркылуу нөлгө түшүрүлөт жана аванс жабылды деп белгиленет.

Иш сапар авансын жабууда эң көп убакыт алган кадам — бешинчи кадам, анткени документтер көбүнчө толук эмес же кечигип келет. Ошондуктан жабуу күнүн талап учурунда белгилөө маанилүү.

Чыгым аванстан аз же көп болсо эмне болот?

Чыгым аванска барабар болсо аванс жабылат, аз болсо кызматкер айырманы кайтарат, көп болсо компания айырманы кызматкерге төлөйт. Үч учурдун жыйынтыгы төмөнкү таблицада берилген.

Таблицадагы суммалар бир гана мисал. Кайтаруу учурунда кайтаруунун күнү жана документи (банк көчүрмөсү же киреше дүйүмү) аванс жазуусуна кошулушу керек. Ашыкча чыгым учурунда компания айырманы төлөөдөн мурун чыгымдын саясатка шайкешин текшериши зарыл; бекитилбеген ашыкча чыгым автоматтык түрдө төлөнбөшү керек.

Авансты эсептешүү бухгалтерияда кантип катталат?

Авансты эсептешүүдө аванс эсебиндеги калдык бекитилген чыгым документтеринин негизинде тиешелүү чыгым эсептерине которулат, ал эми калган айырма касса же банк операциясы менен жабылат. Түркиянын Tek Düzen Hesap Planı боюнча иш үчүн берилген аванстар адатта 195 İş Avansları, айлык эсебинен берилген аванстар 196 Personel Avansları эсебинде жүргүзүлөт.

Жалпы жазуу логикасы мындай (эсептерди тандоо компаниянын эсептер планына жараша өзгөрүшү мүмкүн):

• Аванс төлөнгөндө: 195 İş Avansları эсеби дебеттелет, төлөм жүргүзүлгөн касса же банк эсеби кредиттелет.
• Чыгым документтери бекитилгенде: Документтеги суммалар тиешелүү чыгым эсептеринин, документте өзүнчө көрсөтүлгөн жана эсепке алынуучу КНС тиешелүү КНС эсебинин дебетине жазылат; жалпы суммага 195 İş Avansları эсеби кредиттелет.
• Кызматкер айырманы кайтарганда: Касса же банк эсеби дебеттелет, 195 İş Avansları эсеби кайтарылган суммага кредиттелет жана калдык нөлгө түшөт.
• Компания айырманы төлөгөндө: Аванстан ашкан чыгым суммасы кызматкердин алдындагы карыз түрүндө катталат жана төлөм менен жабылат.

Мисал: 10.000 TL иш авансы берилди, 8.500 TL чыгым документи бекитилди деп эсептейли. 8.500 TL чыгым жана КНС эсептерине которулат, кызматкер 1.500 TL кайтарат жана 195 эсебинде бул кызматкер боюнча калдык калбайт.

196 Personel Avansları эсебиндеги айлык аванстары чыгым документи менен эмес, адатта айлык ведомостунда айлыктан кармалуу аркылуу жабылат. Эки эсепти аралаштырбоо ай соңундагы салыштырууну жеңилдетет. Салык жана эсеп жүргүзүү чоо-жайын компанияңыздын финансылык кеңешчиси (mali müşavir) менен тактаңыз.

Excel аванс көзөмөлдөө таблицасында кандай мамычалар болушу керек?

Excel аванс көзөмөлдөө таблицасы ар бир аванс кимге, качан, канча берилгенин жана анын канчасы документ менен жабылганын бир сапта көрсөтүшү керек. Төмөнкү мамычалар топтому чакан топтор үчүн жетиштүү башталгыч чекит.

Аванс дүйүмүнүн үлгүсүн Excel'де да сактоого болот; бирок дүйүмдүн кол коюлган нускасы же банк көчүрмөсү таблицадагы сапка файл аталышы аркылуу байланышы керек. Excel аванс таблицасынын алсыз жери — саптардын кол менен жаңыртылышы: отчет бекитилгенде эч ким калдыкты жаңыртпаса, таблица чындыкты көрсөтпөйт.

Ачык аванстар кантип көзөмөлдөнөт?

Ачык аванстар төлөм күнүнөн бери өткөн күндөрдүн саны боюнча мөөнөт топторуна бөлүнүп, ар бир топко көзөмөл эрежеси белгиленип көзөмөлдөнөт. Максат — эч бир аванс жоопкерсиз жана мөөнөтсүз калбашы.

Тажрыйбада иштеген эрежелер:

• Мөөнөт топтору: 0–30 күн, 31–60 күн, 60 күндөн ашык. Топторду компаниянын сапар жана төлөм циклине жараша өзгөртүүгө болот.
• Пландалган жабуу күнү өткөндө: Кызматкерге жана анын жетекчисине эскертүү жөнөтүлөт.
• Экинчи чек ашылганда: Финансы тобу абалды жетекчи менен бирге карайт; документ жетишпесе, эмне жетишпегени жазуу жүзүндө билдирилет.
• Ачык авансы бар кызматкерге жаңы аванс: Саясатка ылайык берилбейт же кошумча бекитүүнү талап кылат.
• Ай соңу: 195 жана 196 эсептеринин калдыгы аванс көзөмөлдөө таблицасындагы ачык аванстардын суммасы менен салыштырылат.

Бул эрежелер аванс жана чыгым процестерин тартипке салат; бирок кол менен жүргүзүлгөндө эскертүүлөр менен калдык жаңыртуулардын үзгүтсүздүгү адамдарга көз карактуу болуп калат.

Жыйынтык: авансты документ жана эреже менен жабыңыз

Аванс төлөнгөн учурда эмес, документтер менен эсептешилип, айырмасы нөлгө түшкөн учурда жабылат. Жабуу күнүн талап учурунда белгилөө, үч жыйынтыкты (барабар, аз, көп) алдын ала аныктоо жана ачык аванстарды мөөнөтү боюнча көзөмөлдөө бул процести алдын ала болжолдоого мүмкүн кылат.

Masraff'та аванстар чыгымдар менен эсептешилет: кызматкер чыгым отчетун аванска байлайт, отчет бекитилгенде калдык кайра эсептелет жана калдык нөлгө же андан төмөн түшкөндө аванс автоматтык түрдө жабылат. Бухгалтерия ролу бар колдонуучу авансты кол менен да жаба алат; ERP интеграциясы колдонулса, жабууларды топ менен жүргүзүүгө болот. Кеңирээк маалымат үчүн Masraff аванстарды башкаруу жана чыгымдарды башкаруу барактарын караңыз.