Xodimlarga avans berishni boshqarish qanday ishlaydi?

Ish safaridan oldin xodimga beriladigan puldan qurilish maydonchasidagi brigadir qo'lidagi naqd pulgacha, kompaniyalar har kuni xodimlariga avans beradi. Berilgan avans kimda ekani, qanchasi sarflanganini va qolgani qachon qaytarilishini ko'p kompaniyalarda hali ham qo'lda to'ldiriladigan jadvallar, elektron pochtalar va xotira bilan kuzatiladi. Ushbu maqolada xodimlarga avans berishni boshqarish nima ekanini, jarayon bosqichma-bosqich qanday ishlashini, avans turlarini, hisob-kitob qanday amalga oshirilishini va eng ko'p uchraydigan xatolarni ko'rib chiqamiz.

Xodimlarga avans berishni boshqarish nima?

Xodimlarga avans berishni boshqarish — bu xodimning ish maqsadidagi xarajat uchun kompaniyadan oldindan pul so'rashi, bu so'rovning tasdiqlanishi, pulning xodimga o'tkazilishi, qilingan xarajatlarning e'lon qilinishi va qolgan qoldiqning yopilishi jarayonining barchasidir. Qisqacha: so'rov → tasdiqlash → sarflash → hisob-kitob → yopish.

Jarayon qog'ozda oddiy ko'rinsa-da, ikki tomonlama qarz-haq munosabatini keltirib chiqaradi. Avans berilgan paytda xodim kompaniyaga qarzdor bo'ladi; xarajatlar e'lon qilingani sayin bu qarz kamayadi. Qoldiq nolga tenglashguncha jarayonning ochiq qolishi kerak. Ana shuning uchun avans boshqaruvining mohiyati har bir xodimning joriy avans qoldig'ini istalgan paytda to'g'ri bilishdir.

Avans turlari

Kompaniyalar avanslarni odatda maqsadiga ko'ra ajratadi. Eng keng tarqalgan turlar quyidagilar:

• Ichki safar avansi: Shahar ichi va shaharlararo ish safarlarida yashash, transport va ovqat kabi xarajatlar uchun beriladi.
• Tashqi safar avansi: Chet elga yuborishda, ko'pincha valyuta ko'rinishida beriladi; kurs farqi tufayli uni kuzatish nozikroq.
• Ish avansi: Safardan tashqari ish ehtiyojlari uchun beriladi; maydondagi bir jamoaning material sotib olishi yoki bir tadbirning oldindan to'lovi kabi.

Turlarni ajratishning sababi faqat hisobot tartibi emas. Har turning tasdiqlash zanjiri, sarflash qoidalari va buxgalteriya muqobili har xil bo'lishi mumkin. Masalan, tashqi avansda qo'shimcha rahbar tasdig'i so'ralsa, past summali ish avansi bitta tasdiqlash bilan o'tishi mumkin. Shuning uchun yaxshi qurilgan jarayonda har bir avans turining o'z qoidalari va o'z qoldiq nazorati bo'ladi.

Jarayon bosqichma-bosqich qanday ishlaydi?

1. So'rov

Xodim summani, valyutani, avans turini va asosni ko'rsatib so'rovini yetkazadi. So'rovning yozma va kuzatiluvchi bo'lishi "kim, qachon, nima uchun so'radi" degan savolning keyinchalik bahs mavzusiga aylanishining oldini oladi.

2. Tasdiqlash

So'rov kompaniya belgilagan tasdiqlash zanjiridan o'tadi. Summa kattalashgani sayin tasdiqlash bosqichi ortishi mumkin; tur bo'yicha turli tasdiqlovchilar belgilanishi mumkin. Tasdiqlash bosqichida sarflash qoidalari ham ishga tushadi: so'rov belgilangan yuqori chegaradan oshsa, tasdiqlovchi ogohlantiriladi yoki so'rov rad etiladi.

3. To'lov

Tasdiqlangan summa xodimga o'tkaziladi va xodimning avans qoldig'i sifatida qayd etiladi. Shu paytdan boshlab kompaniya bilan xodim o'rtasida yopilishi kerak bo'lgan qoldiq mavjud.

4. Sarflash va e'lon

Xodim xarajatlarini qiladi, hujjatlarini yig'adi va xarajat e'lonini tayyorlaydi. E'lonni avans yozuvi bilan bog'lash muhim nuqta: qaysi xarajat qaysi avansdan chegirilishi aniq bo'lishi kerak.

5. Hisob-kitob va yopish

Tasdiqlangan xarajatlar avansdan chegiriladi; bunga hisob-kitob deyiladi. Uchta natija mumkin:

• Xarajat avansdan kam bo'lsa: Xodim qolgan summani kompaniyaga qaytaradi.
• Xarajat avansdan ko'p bo'lsa: Kompaniya oradagi farqni xodimga to'laydi.
• Xarajat avansga teng bo'lsa: Qoldiq nolga tenglashadi, yozuv yopiladi.

Qoldiq nolga tenglashganda avans jarayoni yakunlanadi. Yopilmagan avanslar buxgalteriya yozuvlarida osilib qoladi va davr oxirida tuzatish yukini keltirib chiqaradi.

Eng ko'p uchraydigan xatolar

Avans jarayoni qo'lda yuritilganda ma'lum xatolar deyarli har bir kompaniyada takrorlanadi:

1. Qoldiqning joriy holatda saqlanmasligi. Avans bir jadvalda, xarajatlar boshqa faylda kuzatilganda kimning qancha ochiq qoldig'i borligi faqat davr oxirida ma'lum bo'ladi.
2. Hisob-kitobning kechiktirilishi. Safar tugaydi, xarajat e'loni haftalab kelmaydi; avans ochiq qoladi. Kechikish uzaygani sayin hujjatlar yo'qoladi, eslash qiyinlashadi.
3. Ketma-ket avans berilishi. Oldingi avansini yopmagan xodimga yangi avans berish ochiq qoldiqni kattalashtiradi va kuzatishni hal qilib bo'lmas holatga keltiradi.
4. Turlarni ajratmaslik. Ichki, tashqi va ish avansi bitta moddada kuzatilganda valyuta farqlari, turli tasdiqlash ehtiyojlari va hisobot bo'linishlari ko'rinmas bo'ladi.
5. Tasdiqning rasman qayd etilmasdan olinishi. Og'zaki yoki xabar orqali berilgan tasdiqlar keyinchalik "bu avansni kim tasdiqladi" degan savolni javobsiz qoldiradi.
6. Xarajat e'lonining avans bilan bog'lanmasligi. Xarajatlar avansdan mustaqil qayd etilsa, hisob-kitob qo'lda hisoblanadi; xato va takroriy to'lov xavfi ortadi.

Jarayonni sog'lom qurish uchun nima kerak?

Yuqoridagi xatolarning umumiy ildizi bir xil: avans bilan xarajatning alohida dunyolarda yashashi. Sog'lom avans jarayoni uchun eng kam shartlar quyidagilar:

• Har bir so'rovning yozma, sanasi qo'yilgan va tasdiqlash zanjiri aniq yozuvi bo'lishi
• Avans turlarining alohida belgilanishi va har turning o'z qoidalari, tasdiqlash oqimi bo'lishi
• Xodim bo'yicha qoldiqning shu zahoti kuzatila olishi
• Xarajat e'lonlarining bevosita tegishli avans bilan solishtirilib hisob-kitobning o'z-o'zidan hisoblanishi

Bu shartlar ta'minlanganda davr oxiri yopishlari tezlashadi, ochiq qoldiqlar erta ko'rinadi va xodim-kompaniya o'rtasidagi pul munosabati shaffof bo'ladi.

Masraff'da avans boshqaruvi

Masraff'ning avans boshqaruvi moduli bu jarayonni boshdan-oxir raqamli yuritadi: xodim avans so'rovini yaratadi, so'rov belgilangan tasdiqlash mexanizmidan o'tadi, tasdiqlangan avanslar xarajat yozuvlari bilan hisob-kitob qilinadi va qoldiq real vaqtda kuzatiladi. Ichki, tashqi va ish avansi kabi kichik turlar alohida-alohida belgilanishi mumkin; har bir kichik turga maxsus tasdiqlash oqimi va sarflash qoidasi belgilanib, qoldiqlar tur bo'yicha alohida kuzatiladi. Shu tariqa yuqorida sanab o'tgan xatolarimizning katta qismi — joriy bo'lmagan qoldiq, qo'lda hisob-kitob, rasman qayd etilmagan tasdiq — jarayonning tabiati tufayli yo'qoladi.

Xulosa

Xodimlarga avans berishni boshqarish — so'rov, tasdiqlash, to'lov, xarajat e'loni va hisob-kitob bosqichlaridan iborat bo'lgan, xodim bilan kompaniya o'rtasida ochiq qoldiq keltirib chiqaradigan jarayondir. Avans turlarini ajratish, har turga mos tasdiqlash qoidalarini belgilash va xarajat e'lonlarini avans bilan solishtirish jarayonning sog'lig'i uchun shart. Qo'lda yuritiladigan jarayonlarda eng katta xavf qoldiqning ko'rinmasligidir; raqamli va yaxlit tuzilma bu xavfni boshidan yo'qotadi.