Che cos'è la gestione degli anticipi al personale?

Dall'indennità data al dipendente prima di una trasferta di lavoro al contante nelle mani del capomastro in cantiere, le aziende concedono ogni giorno anticipi ai propri dipendenti. Chi detiene l'anticipo concesso, quanto ne è stato speso e quando verrà restituito il resto, però, nella maggior parte delle aziende viene ancora monitorato con tabelle tenute a mano, e-mail e memoria. In questo articolo affrontiamo che cos'è la gestione degli anticipi al personale, come funziona il processo passo dopo passo, i tipi di anticipo, come si effettua la compensazione e gli errori più frequenti.

Che cos'è la gestione degli anticipi al personale?

La gestione degli anticipi al personale è l'intero processo in cui il dipendente richiede in anticipo denaro all'azienda per una spesa a scopo lavorativo, questa richiesta viene approvata, il denaro viene trasferito al dipendente, le spese effettuate vengono dichiarate e il saldo residuo viene chiuso. In breve: richiesta → approvazione → spesa → compensazione → chiusura.

Sebbene sul piano teorico il processo sembri semplice, genera un rapporto di credito-debito bilaterale. Nel momento in cui l'anticipo viene concesso, il dipendente contrae un debito verso l'azienda; man mano che le spese vengono dichiarate, questo debito diminuisce. Il processo deve rimanere aperto finché il saldo non viene azzerato. Ecco perché l'essenza della gestione degli anticipi è conoscere con esattezza, in ogni momento, il saldo anticipi corrente di ciascun dipendente.

Tipi di anticipo

Le aziende separano gli anticipi di solito in base alla loro finalità. I tipi più diffusi sono:

• Anticipo per trasferta nazionale: concesso per spese come alloggio, trasporto e pasti nelle trasferte di lavoro all'interno della città e tra città.
• Anticipo per trasferta all'estero: concesso nelle missioni all'estero, per lo più in valuta estera; il suo monitoraggio è più delicato a causa della differenza di cambio.
• Anticipo di lavoro: concesso per esigenze lavorative diverse dalle trasferte; come l'acquisto di materiali da parte di un team sul campo o il pagamento anticipato di un evento.

Il motivo per cui si separano i tipi non è soltanto l'ordine nella reportistica. La catena di approvazione, le regole di spesa e la corrispondenza contabile di ciascun tipo possono essere diverse. Per esempio, mentre per l'anticipo all'estero è richiesta un'ulteriore approvazione di un responsabile, l'anticipo di lavoro di basso importo può passare con una sola approvazione. Per questo, in un processo ben strutturato, ogni tipo di anticipo ha le proprie regole e il proprio monitoraggio del saldo.

Come funziona il processo passo dopo passo?

1. Richiesta

Il dipendente inoltra la propria richiesta indicando l'importo, la valuta, il tipo di anticipo e la motivazione. Il fatto che la richiesta sia scritta e tracciabile impedisce che la domanda "chi, quando e per cosa ha richiesto" diventi in seguito oggetto di discussione.

2. Approvazione

La richiesta passa attraverso la catena di approvazione stabilita dall'azienda. Con l'aumentare dell'importo, i livelli di approvazione possono crescere; per ciascun tipo possono essere definiti approvatori diversi. Nella fase di approvazione entrano in gioco anche le regole di spesa: se la richiesta supera il limite massimo definito, l'approvatore viene avvisato oppure la richiesta viene respinta.

3. Pagamento

L'importo approvato viene trasferito al dipendente e registrato come saldo anticipi del dipendente. Da questo momento esiste tra l'azienda e il dipendente un saldo da chiudere.

4. Spesa e dichiarazione

Il dipendente effettua le spese, raccoglie i documenti e prepara la dichiarazione di spesa. Il collegamento della dichiarazione con la registrazione dell'anticipo è il punto critico: deve essere chiaro quale spesa verrà detratta da quale anticipo.

5. Compensazione e chiusura

Le spese approvate vengono detratte dall'anticipo; questa operazione si chiama compensazione. Sono possibili tre esiti:

• Se la spesa è inferiore all'anticipo: il dipendente restituisce l'importo residuo all'azienda.
• Se la spesa è superiore all'anticipo: l'azienda paga la differenza al dipendente.
• Se la spesa è pari all'anticipo: il saldo viene azzerato, la registrazione si chiude.

Quando il saldo viene azzerato, il processo dell'anticipo è completato. Gli anticipi non chiusi restano in sospeso nelle registrazioni contabili e generano un carico di rettifica alla fine dei periodi.

Gli errori più frequenti

Quando il processo degli anticipi viene gestito a mano, determinati errori si ripetono in quasi tutte le aziende:

1. Mancato aggiornamento del saldo. Quando l'anticipo viene monitorato in una tabella e le spese in un altro file, chi ha quanto saldo aperto si scopre solo alla fine del periodo.
2. Ritardo nella compensazione. La trasferta finisce, la dichiarazione di spesa non arriva per settimane; l'anticipo resta aperto. Più il ritardo si prolunga, più i documenti si perdono e diventa difficile ricordare.
3. Concessione di anticipi sovrapposti. Concedere un nuovo anticipo a un dipendente che non ha chiuso il precedente aumenta il saldo aperto e rende il monitoraggio inestricabile.
4. Mancata distinzione dei tipi. Quando anticipo nazionale, estero e di lavoro vengono monitorati in un'unica voce, le differenze di cambio, le diverse esigenze di approvazione e le suddivisioni della reportistica diventano invisibili.
5. Acquisizione dell'approvazione fuori registro. Le approvazioni date verbalmente o via messaggio lasciano in seguito senza risposta la domanda "chi ha approvato questo anticipo".
6. Mancato collegamento tra dichiarazione di spesa e anticipo. Se le spese vengono registrate indipendentemente dall'anticipo, la compensazione viene calcolata a mano; aumentano il rischio di errore e di pagamento doppio.

Che cosa serve per impostare il processo in modo sano?

La radice comune degli errori qui sopra è la stessa: il fatto che anticipo e spesa vivano in mondi separati. Le condizioni minime per un processo di anticipi sano sono:

• Che ogni richiesta abbia una registrazione scritta, datata e con una catena di approvazione definita
• Che i tipi di anticipo siano definiti separatamente e che ogni tipo abbia le proprie regole e il proprio flusso di approvazione
• Che il saldo sia monitorabile in tempo reale per ciascun dipendente
• Che le dichiarazioni di spesa vengano abbinate direttamente all'anticipo pertinente, così che la compensazione si calcoli automaticamente

Quando queste condizioni sono soddisfatte, le chiusure di fine periodo accelerano, i saldi aperti emergono in anticipo e il rapporto di denaro tra dipendente e azienda diventa trasparente.

La gestione degli anticipi in Masraff

Il modulo gestione degli anticipi di Masraff gestisce questo processo in modo digitale end-to-end: il dipendente crea la richiesta di anticipo, la richiesta passa attraverso il meccanismo di approvazione definito, gli anticipi approvati vengono compensati con le registrazioni di spesa e il saldo viene monitorato in tempo reale. Sottotipi come anticipo nazionale, estero e di lavoro possono essere definiti separatamente; per ogni sottotipo si stabiliscono un flusso di approvazione e una regola di spesa dedicati e i saldi vengono monitorati separatamente per tipo. In questo modo gran parte degli errori che abbiamo elencato sopra — saldo non aggiornato, compensazione manuale, approvazione fuori registro — viene eliminata per la natura stessa del processo.

Riepilogo

La gestione degli anticipi al personale è un processo composto dai passaggi di richiesta, approvazione, pagamento, dichiarazione di spesa e compensazione, che genera un saldo aperto tra il dipendente e l'azienda. Separare i tipi di anticipo, definire regole di approvazione adeguate a ciascun tipo e abbinare le dichiarazioni di spesa all'anticipo è essenziale per la salute del processo. Nei processi gestiti a mano il rischio maggiore è che il saldo diventi invisibile; una struttura digitale e integrata elimina questo rischio in partenza.