Что такое управление авансами сотрудников?

Управление авансами сотрудников — это весь процесс, при котором сотрудник заранее запрашивает у компании деньги на связанный с работой расход, эта заявка утверждается, деньги перечисляются сотруднику, произведённые расходы декларируются, а остаток баланса закрывается. Коротко: заявка → утверждение → расход → взаимозачёт → закрытие.

Хотя на бумаге процесс выглядит простым, он порождает двусторонние отношения «дебитор-кредитор». В момент выдачи аванса сотрудник становится должником компании; по мере декларирования расходов этот долг уменьшается. Процесс должен оставаться открытым, пока баланс не обнулится. Именно поэтому суть управления авансами — в любой момент точно знать текущий остаток аванса каждого сотрудника.

Виды авансов

Компании обычно разделяют авансы по их назначению. Наиболее распространённые виды:

Аванс на внутренние поездки: выдаётся на расходы, такие как проживание, транспорт и питание в деловых поездках внутри города и между городами.
Аванс на зарубежные поездки: выдаётся при командировках за рубеж, чаще всего в иностранной валюте; его отслеживание более тонкое из-за курсовой разницы.
Рабочий аванс: выдаётся на рабочие нужды помимо поездок; например, закупка материалов командой на объекте или предоплата мероприятия.

Причина разделения видов — не только порядок в отчётности. Цепочка утверждения, правила расходов и бухгалтерское соответствие у каждого вида могут отличаться. Например, для зарубежного аванса требуется дополнительное утверждение руководителя, тогда как рабочий аванс небольшой суммы может пройти с одним утверждением. Поэтому в хорошо выстроенном процессе у каждого вида аванса есть свои правила и своё отслеживание баланса.

Как процесс работает шаг за шагом?

1. Заявка

Сотрудник подаёт заявку, указывая сумму, валюту, вид аванса и обоснование. То, что заявка оформлена письменно и прослеживаема, не даёт вопросу «кто, когда и на что запросил» стать позже предметом спора.

2. Утверждение

Заявка проходит через установленную компанией цепочку утверждения. По мере роста суммы число ступеней утверждения может увеличиваться; для каждого вида могут быть назначены разные утверждающие. На этапе утверждения в дело вступают и правила расходов: если заявка превышает установленный верхний предел, утверждающий получает предупреждение либо заявка отклоняется.

3. Оплата

Утверждённая сумма перечисляется сотруднику и заносится как остаток аванса сотрудника. С этого момента между компанией и сотрудником существует баланс, который нужно закрыть.

4. Расход и декларирование

Сотрудник производит расходы, собирает документы и готовит отчёт о расходах. Связывание отчёта с записью аванса — критический момент: должно быть чётко, какой расход будет списан с какого аванса.

5. Взаимозачёт и закрытие

Утверждённые расходы списываются с аванса; это называется взаимозачётом. Возможны три исхода:

Если расход меньше аванса: сотрудник возвращает оставшуюся сумму компании.
Если расход больше аванса: компания выплачивает сотруднику разницу.
Если расход равен авансу: баланс обнуляется, запись закрывается.

Когда баланс обнулён, процесс аванса завершён. Незакрытые авансы и остаются подвешенными в бухгалтерских записях, и создают нагрузку по корректировкам в конце периодов.

Наиболее частые ошибки

Когда процесс авансов ведётся вручную, определённые ошибки повторяются почти в каждой компании:

Баланс не поддерживается в актуальном состоянии. Когда аванс отслеживается в одной таблице, а расходы — в другом файле, кто и с каким открытым балансом остаётся, выясняется лишь в конце периода.
Затягивание взаимозачёта. Поездка заканчивается, отчёт о расходах неделями не поступает; аванс остаётся открытым. Чем дольше задержка, тем чаще теряются документы и тем труднее вспомнить.
Выдача авансов один поверх другого. Выдача нового аванса сотруднику, не закрывшему предыдущий, увеличивает открытый баланс и делает отслеживание запутанным.
Отсутствие разделения по видам. Когда внутренний, зарубежный и рабочий аванс отслеживаются одной строкой, курсовые разницы, разные потребности в утверждении и разбивки отчётности становятся невидимыми.
Получение утверждения вне учёта. Утверждения, данные устно или сообщением, оставляют потом без ответа вопрос «кто утвердил этот аванс».
Отсутствие связи между отчётом о расходах и авансом. Если расходы регистрируются независимо от аванса, взаимозачёт считается вручную; растёт риск ошибки и двойной оплаты.

Что нужно, чтобы выстроить процесс здоровым?

Общий корень перечисленных ошибок один и тот же: аванс и расход живут в разных мирах. Минимальные условия для здорового процесса авансов таковы:

Чтобы у каждой заявки была письменная, датированная запись с определённой цепочкой утверждения
Чтобы виды авансов были определены отдельно и у каждого вида были свои правила и свой поток утверждения
Чтобы баланс можно было отслеживать в реальном времени по каждому сотруднику
Чтобы отчёты о расходах сопоставлялись напрямую с соответствующим авансом, и взаимозачёт рассчитывался сам собой

Когда эти условия соблюдены, закрытия в конце периода ускоряются, открытые балансы проявляются раньше, а денежные отношения между сотрудником и компанией становятся прозрачными.

Управление авансами в Masraff

Модуль управление авансами Masraff ведёт этот процесс в цифровом виде от начала до конца: сотрудник создаёт заявку на аванс, заявка проходит через определённый механизм утверждения, утверждённые авансы взаимозачитываются с записями расходов, а баланс отслеживается в реальном времени. Подтипы, такие как внутренний, зарубежный и рабочий аванс, могут быть определены по отдельности; для каждого подтипа задаются собственный поток утверждения и правило расходов, а балансы отслеживаются отдельно по типам. Тем самым большая часть перечисленных выше ошибок — неактуальный баланс, ручной взаимозачёт, утверждение вне учёта — устраняется в силу самой природы процесса.

Резюме

Управление авансами сотрудников — это процесс, состоящий из этапов заявки, утверждения, оплаты, декларирования расходов и взаимозачёта, порождающий открытый баланс между сотрудником и компанией. Разделять виды авансов, определять для каждого вида подходящие правила утверждения и сопоставлять отчёты о расходах с авансом — необходимо для здоровья процесса. В процессах, ведущихся вручную, наибольший риск — в том, что баланс становится невидимым; цифровая и целостная структура устраняет этот риск изначально.