Какво е управление на авансите на служителите?

От дневните пари, давани на служителя преди служебно пътуване, до кеша в ръцете на бригадира на строежа — компаниите всеки ден дават аванси на служителите си. А у кого е даденият аванс, колко от него е похарчено и кога ще бъде върнат остатъкът, в повечето компании все още се проследява с водени на ръка таблици, имейли и памет. В тази статия разглеждаме какво представлява управлението на авансите на служителите, как процесът работи стъпка по стъпка, какви са видовете аванси, как се извършва прихващането и кои са най-честите грешки.

Какво представлява управлението на авансите на служителите?

Управлението на авансите на служителите е целият процес, при който служителят предварително иска пари от компанията за свързан с работата разход, това искане се одобрява, парите се превеждат на служителя, извършените разходи се декларират и остатъчното салдо се закрива. Накратко: искане → одобрение → разход → прихващане → закриване.

Макар на хартия процесът да изглежда прост, той поражда двустранно отношение вземане-задължение. В момента на даване на аванса служителят става длъжник на компанията; с декларирането на разходите този дълг намалява. Процесът трябва да остане отворен, докато салдото не се нулира. Ето защо същността на управлението на авансите е във всеки момент точно да се знае текущото салдо на аванса на всеки служител.

Видове аванси

Компаниите обикновено разделят авансите според тяхното предназначение. Най-разпространените видове са:

• Аванс за пътуване в страната: дава се за разходи като настаняване, транспорт и храна при служебни пътувания в рамките на града и между градовете.
• Аванс за пътуване в чужбина: дава се при командировки в чужбина, най-често във валута; проследяването му е по-деликатно заради курсовата разлика.
• Работен аванс: дава се за работни нужди извън пътуванията; например покупка на материали от екип на терен или предплащане на събитие.

Причината за разделянето на видовете не е само редът в отчетността. Веригата на одобрение, правилата за разходване и счетоводното съответствие на всеки вид може да са различни. Например при аванса за чужбина се изисква допълнително одобрение от мениджър, докато работен аванс с ниска стойност може да мине с едно одобрение. Затова в добре изграден процес всеки вид аванс има свои правила и свое проследяване на салдото.

Как работи процесът стъпка по стъпка?

1. Искане

Служителят подава искането си, като посочва сумата, валутата, вида на аванса и основанието. Това, че искането е писмено и проследимо, пречи въпросът „кой, кога и за какво е поискал“ да стане по-късно предмет на спор.

2. Одобрение

Искането преминава през определената от компанията верига на одобрение. С нарастване на сумата стъпките на одобрение може да се увеличат; за всеки вид може да се дефинират различни одобряващи. На стъпката на одобрение влизат в действие и правилата за разходване: ако искането надхвърля определения горен лимит, одобряващият получава предупреждение или искането се отхвърля.

3. Плащане

Одобрената сума се превежда на служителя и се записва като салдо на аванса на служителя. От този момент между компанията и служителя има салдо, което трябва да се закрие.

4. Разход и деклариране

Служителят извършва разходите си, събира документите и подготвя декларацията за разходите. Свързването на декларацията със записа на аванса е критичната точка: трябва да е ясно кой разход от кой аванс ще се приспадне.

5. Прихващане и закриване

Одобрените разходи се приспадат от аванса; това се нарича прихващане. Възможни са три изхода:

• Ако разходът е по-малък от аванса: служителят връща остатъчната сума на компанията.
• Ако разходът е по-голям от аванса: компанията изплаща разликата на служителя.
• Ако разходът е равен на аванса: салдото се нулира, записът се закрива.

Когато салдото се нулира, процесът на аванса е приключил. Незакритите аванси остават висящи в счетоводните записи и пораждат тежест от корекции в края на периодите.

Най-често допусканите грешки

Когато процесът на авансите се води на ръка, определени грешки се повтарят почти във всяка компания:

1. Салдото не се поддържа актуално. Когато авансът се проследява в една таблица, а разходите — в друг файл, кой какво открито салдо има, се разбира едва в края на периода.
2. Забавяне на прихващането. Пътуването приключва, декларацията за разходите не идва със седмици; авансът остава отворен. Колкото по-дълго е забавянето, толкова повече документи се губят и по-трудно се помни.
3. Даване на аванси един върху друг. Даването на нов аванс на служител, който не е закрил предишния, увеличава откритото салдо и прави проследяването объркано.
4. Липса на разграничаване по видове. Когато аванс в страната, в чужбина и работен се проследяват в едно перо, курсовите разлики, различните нужди от одобрение и разбивките в отчетността стават невидими.
5. Получаване на одобрение извън регистъра. Одобренията, дадени устно или със съобщение, оставят по-късно без отговор въпроса „кой одобри този аванс“.
6. Липса на връзка между декларацията за разходите и аванса. Ако разходите се записват независимо от аванса, прихващането се изчислява на ръка; нараства рискът от грешка и двойно плащане.

Какво е нужно, за да се изгради процесът здравословно?

Общият корен на изброените грешки е един и същ: авансът и разходът живеят в отделни светове. Минималните условия за здравословен процес на авансите са:

• Всяко искане да има писмен, датиран запис с определена верига на одобрение
• Видовете аванси да са дефинирани поотделно и всеки вид да има свои правила и свой поток на одобрение
• Салдото да може да се проследява в реално време за всеки служител
• Декларациите за разходите да се съпоставят директно със съответния аванс, така че прихващането да се изчислява от само себе си

Когато тези условия са изпълнени, закриванията в края на периода се ускоряват, откритите салда се проявяват по-рано, а паричното отношение между служителя и компанията става прозрачно.

Управлението на авансите в Masraff

Модулът управление на авансите на Masraff води този процес дигитално от край до край: служителят създава искане за аванс, искането преминава през определения механизъм за одобрение, одобрените аванси се прихващат със записите на разходите, а салдото се проследява в реално време. Подтипове като аванс в страната, в чужбина и работен може да се дефинират поотделно; за всеки подтип се задават специален поток на одобрение и правило за разходване, а салдата се проследяват отделно по тип. Така голяма част от изброените по-горе грешки — неактуално салдо, ръчно прихващане, одобрение извън регистъра — отпада по самата природа на процеса.

Обобщение

Управлението на авансите на служителите е процес, съставен от стъпките искане, одобрение, плащане, деклариране на разходите и прихващане, който поражда открито салдо между служителя и компанията. Разделянето на видовете аванси, дефинирането на подходящи правила за одобрение за всеки вид и съпоставянето на декларациите за разходите с аванса са задължителни за здравето на процеса. При процесите, водени на ръка, най-големият риск е салдото да стане невидимо; дигиталната и цялостна структура премахва този риск от самото начало.