Қызметкерлерге аванс беруді басқару дегеніміз не?

Қызметкерлерге аванс беруді басқару — қызметкердің жұмыс мақсатындағы шығын үшін компаниядан алдын ала ақша сұрауы, бұл сұраныстың мақұлдануы, ақшаның қызметкерге аударылуы, жасалған шығындардың мәлімделуі және қалған баланстың жабылуы процесінің барлығы. Қысқаша: сұраныс → мақұлдау → жұмсау → есеп айырысу → жабу.

Процесс қағаз жүзінде қарапайым көрінгенімен, екіжақты дебиторлық-кредиторлық қатынас туғызады. Аванс берілген сәтте қызметкер компанияға қарыздар болады; шығындар мәлімделген сайын бұл қарыз азаяды. Баланс нөлге теңелгенше процестің ашық қалуы қажет. Міне сондықтан аванс басқарудың мәні — әрбір қызметкердің ағымдағы аванс балансын кез келген сәтте дұрыс білу.

Аванс түрлері

Компаниялар авансты әдетте мақсатына қарай бөледі. Ең кең таралған түрлер:

Ел ішіндегі іссапар авансы: Қала ішіндегі және қалааралық іссапарларда тұру, көлік және тамақ сияқты шығындар үшін беріледі.
Шетелдік іссапар авансы: Шетелге жіберуде, көбінесе валюта түрінде беріледі; бағам айырмасына байланысты бақылауы нәзігірек.
Жұмыс авансы: Іссапардан тыс жұмыс қажеттіліктері үшін беріледі; алаңдағы бір топтың материал сатып алуы немесе бір іс-шараның алдын ала төлемі сияқты.

Түрлерді бөлудің себебі тек есеп беру тәртібі емес. Әр түрдің мақұлдау тізбегі, жұмсау ережелері және бухгалтерлік баламасы әртүрлі болуы мүмкін. Мысалы шетелдік авансда қосымша басшы мақұлдауы қажет болса, төмен сомалы жұмыс авансы бір мақұлдаумен өтуі мүмкін. Сондықтан жақсы құрылған процесте әр аванс түрінің өз ережелері мен өз баланс бақылауы болады.

Процесс қадам-қадаммен қалай жүреді?

1. Сұраныс

Қызметкер соманы, валютаны, аванс түрін және негіздемені көрсете отырып сұранысын жеткізеді. Сұраныстың жазбаша және бақыланатын болуы "кім, қашан, не үшін сұрады" деген сұрақтың кейін талас тудыруын болдырмайды.

2. Мақұлдау

Сұраныс компания белгілеген мақұлдау тізбегінен өтеді. Сома үлкейген сайын мақұлдау сатысы артуы мүмкін; түр бойынша әртүрлі мақұлдаушылар анықталуы мүмкін. Мақұлдау қадамында жұмсау ережелері де іске қосылады: сұраныс анықталған жоғарғы шектен асса, мақұлдаушы ескертіледі немесе сұраныс қайтарылады.

3. Төлем

Мақұлданған сома қызметкерге аударылады және қызметкердің аванс балансы ретінде тіркеледі. Осы сәттен бастап компания мен қызметкер арасында жабылуы қажет баланс болады.

4. Жұмсау және мәлімдеу

Қызметкер шығындарын жасайды, құжаттарын жинайды және шығын мәлімдемесін дайындайды. Мәлімдеменің аванс жазбасымен байланыстырылуы маңызды тұс: қай шығынның қай авансдан шегерілетіні анық болуы керек.

5. Есеп айырысу және жабу

Мақұлданған шығындар авансдан шегеріледі; бұл есеп айырысу деп аталады. Үш нәтиже мүмкін:

Шығын авансдан аз болса: Қызметкер қалған соманы компанияға қайтарады.
Шығын авансдан көп болса: Компания аралық айырманы қызметкерге төлейді.
Шығын авансқа тең болса: Баланс нөлге теңеледі, жазба жабылады.

Баланс нөлге теңелгенде аванс процесі аяқталады. Жабылмаған аванстар бухгалтерлік жазбаларда ілулі қалады әрі кезең соңында түзету жүгін туғызады.

Ең жиі жіберілетін қателер

Аванс процесі қолмен жүргізілгенде белгілі қателер кез келген компанияда дерлік қайталанады:

Баланстың ағымдағы күйде ұсталмауы. Аванс бір кестеде, шығындар басқа файлда бақыланғанда кімнің қанша ашық балансы бар екені тек кезең соңында түсінікті болады.
Есеп айырысудың кешіктірілуі. Іссапар бітеді, шығын мәлімдемесі апталар бойы келмейді; аванс ашық қалады. Кешігу ұзарған сайын құжаттар жоғалады, есте сақтау қиындайды.
Қатарынан аванс берілуі. Алдыңғы авансын жаппаған қызметкерге жаңа аванс беру ашық балансты ұлғайтады және бақылауды шешілмейтін күйге түсіреді.
Түр ажыратпаудың болмауы. Ел ішіндегі, шетелдік және жұмыс авансы бір бапта бақыланғанда валюта айырмалары, әртүрлі мақұлдау қажеттіліктері және есеп беру бөліністері көрінбейді.
Мақұлдаудың тіркеусіз алынуы. Ауызша немесе хабарламамен берілген мақұлдаулар кейін "бұл авансты кім мақұлдады" деген сұрақты жауапсыз қалдырады.
Шығын мәлімдемесінің авансбен байланыстырылмауы. Шығындар авансдан бөлек тіркелсе, есеп айырысу қолмен есептеледі; қате және қайталама төлем қаупі артады.

Процесті дұрыс құру үшін не қажет?

Жоғарыдағы қателердің ортақ түбірі бірдей: аванс пен шығынның бөлек әлемдерде өмір сүруі. Дұрыс аванс процесі үшін ең аз шарттар:

Әр сұраныстың жазбаша, күні қойылған және мақұлдау тізбегі белгілі жазбасының болуы
Аванс түрлерінің бөлек анықталуы және әр түрдің өз ережелерінің, мақұлдау ағынының болуы
Қызметкер бойынша баланстың ағымдағы бақылана алуы
Шығын мәлімдемелерінің тікелей тиісті авансбен сәйкестендіріліп есеп айырысудың өздігінен есептелуі

Бұл шарттар орындалғанда кезең соңы жабулары жеделдейді, ашық балансар ерте көрінеді және қызметкер-компания арасындағы ақша қатынасы ашық болады.

Masraff-та аванс басқару

Masraff-тың аванс басқару модулі бұл процесті ұштан-ұшқа сандық жүргізеді: қызметкер аванс сұранысын жасайды, сұраныс анықталған мақұлдау механизмінен өтеді, мақұлданған аванстар шығын жазбаларымен есеп айырысылады және баланс нақты уақытта бақыланады. Ел ішіндегі, шетелдік және жұмыс авансы сияқты ішкі түрлер бөлек-бөлек анықталуы мүмкін; әр ішкі түрге арнайы мақұлдау ағыны мен жұмсау ережесі белгіленіп, балансар түр бойынша бөлек бақыланады. Осылайша жоғарыда атаған қателердің басым бөлігі — ағымдағы емес баланс, қолмен есеп айырысу, тіркеусіз мақұлдау — процестің табиғаты бойынша жойылады.

Қорытынды

Қызметкерлерге аванс беруді басқару — сұраныс, мақұлдау, төлем, шығын мәлімдемесі және есеп айырысу қадамдарынан тұратын, қызметкер мен компания арасында ашық баланс туғызатын процесс. Аванс түрлерін ажырату, әр түрге сай мақұлдау ережелерін анықтау және шығын мәлімдемелерін авансбен сәйкестендіру процестің денсаулығы үшін шарт. Қолмен жүргізілетін процестерде ең үлкен қауіп — баланстың көрінбеуі; сандық және біріктірілген құрылым бұл қауіпті басынан жояды.