Кіраванне авансамі супрацоўнікаў: як працуе працэс?

Ад кішэнных грошай, якія выдаюцца супрацоўніку перад камандзіроўкай, да наяўнасці ў руках брыгадзіра на будаўнічай пляцоўцы — кампаніі кожны дзень выдаюць сваім супрацоўнікам авансы. А вось у каго знаходзіцца выдадзены аванс, колькі з яго выдаткавана і калі будзе вернутая рэшта — у большасці кампаній усё яшчэ адсочваецца ручнымі табліцамі, электроннымі лістамі і памяццю. У гэтым артыкуле мы разглядаем, што такое кіраванне авансамі супрацоўнікаў, як крок за крокам працуе працэс, віды авансаў, як праводзіцца ўзаемазалік і самыя частыя памылкі.

Што такое кіраванне авансамі супрацоўнікаў?

Кіраванне авансамі супрацоўнікаў — гэта ўвесь працэс, у якім супрацоўнік загадзя запытвае ў кампаніі грошы на працоўны выдатак, гэты запыт зацвярджаецца, грошы пералічваюцца супрацоўніку, зробленыя выдаткі дэкларуюцца і рэшта закрываецца. Каротка: запыт → зацвярджэнне → выдатак → узаемазалік → закрыццё.

Хоць на паперы працэс выглядае простым, ён спараджае двухбаковыя адносіны «дэбітор-крэдытор». У момант выдачы авансу супрацоўнік становіцца вінным кампаніі; па меры дэкларавання выдаткаў гэты доўг памяншаецца. Працэс павінен заставацца адкрытым, пакуль рэшта не абнуліцца. Менавіта таму сутнасць кіравання авансамі — у кожны момант дакладна ведаць бягучую рэшту авансу кожнага супрацоўніка.

Віды авансаў

Кампаніі звычайна падзяляюць авансы паводле іх прызначэння. Самыя распаўсюджаныя віды такія:

• Аванс на ўнутраныя паездкі: Выдаецца на выдаткі накшталт пражывання, транспарту і харчавання падчас службовых паездак у межах горада і паміж гарадамі.
• Аванс на замежныя паездкі: Выдаецца пры замежных камандзіроўках, часцей за ўсё ў валюце; яго адсочванне больш далікатнае з-за курсавой розніцы.
• Працоўны аванс: Выдаецца на працоўныя патрэбы па-за паездкамі; напрыклад, закупка матэрыялаў для палявой каманды ці перадаплата за мерапрыемства.

Прычына падзелу відаў — не толькі парадак справаздачнасці. Ланцужок зацвярджэння, правілы выдаткаў і бухгалтарскі адпаведнік могуць адрознівацца для кожнага віду. Напрыклад, для замежнага авансу можа патрабавацца дадатковае зацвярджэнне кіраўніка, тады як працоўны аванс на малую суму можа прайсці з адным зацвярджэннем. Таму ў добра пабудаваным працэсе кожны від авансу мае свае правілы і сваё адсочванне рэшткі.

Як крок за крокам працуе працэс?

1. Запыт

Супрацоўнік перадае свой запыт, указваючы суму, валюту, від авансу і абгрунтаванне. Тое, што запыт пісьмовы і адсочваемы, прадухіляе, каб пытанне «хто, калі і на што запытаў» стала прадметам спрэчкі пазней.

2. Зацвярджэнне

Запыт праходзіць праз ланцужок зацвярджэння, вызначаны кампаніяй. Чым большая сума, тым больш можа быць ступеняў зацвярджэння; для розных відаў могуць быць вызначаны розныя зацвярджальнікі. На этапе зацвярджэння ўключаюцца і правілы выдаткаў: калі запыт перавышае вызначаны верхні ліміт, зацвярджальнік папярэджваецца ці запыт адхіляецца.

3. Выплата

Зацверджаная сума пералічваецца супрацоўніку і запісваецца як рэшта авансу супрацоўніка. З гэтага моманту паміж кампаніяй і супрацоўнікам існуе рэшта, якую трэба закрыць.

4. Выдаткі і дэкларацыя

Супрацоўнік робіць свае выдаткі, збірае дакументы і рыхтуе справаздачу аб выдатках. Прывязка справаздачы да запісу авансу — крытычны момант: павінна быць зразумела, які выдатак з якога авансу спісваецца.

5. Узаемазалік і закрыццё

Зацверджаныя выдаткі спісваюцца з авансу; гэта называецца ўзаемазалікам. Магчымы тры вынікі:

• Калі выдатак меншы за аванс: Супрацоўнік вяртае рэшту кампаніі.
• Калі выдатак большы за аванс: Кампанія выплачвае розніцу супрацоўніку.
• Калі выдатак роўны авансу: Рэшта абнуляецца, запіс закрываецца.

Калі рэшта абнуляецца, працэс авансу лічыцца завершаным. Незакрытыя авансы як застаюцца ў падвешаным стане ў бухгалтарскіх запісах, так і спараджаюць нагрузку па карэкціроўках у канцы перыядаў.

Самыя частыя памылкі

Калі працэс авансу вядзецца ўручную, пэўныя памылкі паўтараюцца амаль у кожнай кампаніі:

1. Рэшта не падтрымліваецца ў актуальным стане. Калі аванс адсочваецца ў адной табліцы, а выдаткі — у іншым файле, у каго якая адкрытая рэшта, становіцца зразумела толькі ў канцы перыяду.
2. Узаемазалік адкладваецца. Паездка сканчаецца, справаздача аб выдатках не прыходзіць тыднямі; аванс застаецца адкрытым. Чым даўжэйшая затрымка, тым больш губляюцца дакументы і цяжэй прыгадаць.
3. Авансы выдаюцца адзін на адзін. Выдача новага авансу супрацоўніку, які не закрыў папярэдні аванс, павялічвае адкрытую рэшту і робіць адсочванне немагчымым.
4. Не робіцца падзел па відах. Калі ўнутраныя, замежныя і працоўныя авансы адсочваюцца адным пунктам, курсавыя розніцы, розныя патрэбы ў зацвярджэнні і разбіўкі справаздачнасці становяцца нябачнымі.
5. Зацвярджэнне бярэцца па-за запісамі. Вусныя ці праз паведамленні зацвярджэнні пакідаюць пытанне «хто зацвердзіў гэты аванс» без адказу пазней.
6. Справаздача аб выдатках не прывязваецца да авансу. Калі выдаткі запісваюцца незалежна ад авансу, узаемазалік разлічваецца ўручную; павялічваецца рызыка памылак і паўторнай выплаты.

Што патрэбна, каб пабудаваць працэс здорава?

Агульны корань памылак вышэй адзін і той жа: аванс і выдатак жывуць у розных светах. Мінімальныя ўмовы для здаровага працэсу авансаў такія:

• Кожны запыт мае пісьмовы, датаваны запіс з дакладным ланцужком зацвярджэння
• Віды авансаў вызначаюцца асобна, і кожны від мае свае правілы і свой паток зацвярджэння
• Рэшту можна адсочваць у рэальным часе па кожным супрацоўніку
• Справаздачы аб выдатках супастаўляюцца непасрэдна з адпаведным авансам, каб узаемазалік разлічваўся сам сабой

Калі гэтыя ўмовы выконваюцца, закрыцці ў канцы перыяду паскараюцца, адкрытыя рэшткі відаць рана, а грашовыя адносіны паміж супрацоўнікам і кампаніяй становяцца празрыстымі.

Кіраванне авансамі ў Masraff

Модуль кіравання авансамі ад Masraff вядзе гэты працэс лічбава ад пачатку да канца: супрацоўнік стварае запыт на аванс, запыт праходзіць праз вызначаны механізм зацвярджэння, зацверджаныя авансы ўзаемазалічваюцца з запісамі выдаткаў, а рэшта адсочваецца ў рэальным часе. Падвіды, такія як унутраны, замежны і працоўны аванс, могуць вызначацца асобна; для кожнага падвіду вызначаецца асобны паток зацвярджэння і правіла выдаткаў, а рэшткі адсочваюцца асобна па відах. Такім чынам, большая частка памылак, якія мы пералічылі вышэй — неактуальная рэшта, ручны ўзаемазалік, зацвярджэнне па-за запісамі — знікае ў сілу самой прыроды працэсу.

Рэзюмэ

Кіраванне авансамі супрацоўнікаў — гэта працэс, які складаецца з этапаў запыту, зацвярджэння, выплаты, дэкларацыі выдаткаў і ўзаемазаліку, і які спараджае адкрытую рэшту паміж супрацоўнікам і кампаніяй. Падзяляць віды авансаў, вызначаць адпаведныя кожнаму віду правілы зацвярджэння і супастаўляць справаздачы аб выдатках з авансам — неабходна для здароўя працэсу. У ручных працэсах найбольшая рызыка — што рэшта становіцца нябачнай; лічбавая і інтэграваная структура ліквідуе гэтую рызыку з самага пачатку.