KVKK Politikası
KİŞİSEL VERİ MEVZUATI İLE İLGİLİ GEREKLİ ÖNLEMLERİ ALDINIZ MI?
Değerli kurumsal müşterimiz, Masraff uygulamasına hoş geldiniz. Masraff'ı iş akışınızın bir parçası olarak kullanmaya başlamadan önce, kişisel verilerin korunması mevzuatıyla ilgili faydalı bulabileceğiniz birkaç noktayı hatırlatmak istiyoruz.
Sorusana, çalışanlarınız için masraf takibini basitleştirmek amacıyla Masraff'ı oluşturdu. Çalışanlarınızın sadece fotoğraf çekerek başlattığı süreç, Masraff'ın yapay zeka algoritmaları aracılığıyla tamamlanır ve masraf girişleri ile sınıflandırmalar pratik bir şekilde onaya hazır hale getirilir. Üst düzey güvenlik önlemleri altında bize sağlanan kurumsal ve finansal verilerinizin dijital ortamda işlenmesiyle oluşturulan gerçek zamanlı raporlar, şirketinizin harcamalarını, departman-çalışan-harcama analizini kolayca yapmanızı ve takip etmenizi sağlar.
VERİ İŞLEYEN – VERİ SORUMLUSU AYRIMI
Kullanım Koşulları metnimizde görebileceğiniz üzere, bize sağlanan kurumsal ve finansal verileri 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında "Veri İşleyen" olarak, sizin yetkilendirmeniz ve talimatlarınız doğrultusunda, sizin adınıza işliyoruz. İşlediğimiz verilerin amacını ve araçlarını belirleyen ve bu verilerin alıcısı olan taraf olarak "Veri Sorumlusu" statünüz, kişisel verilerle ilgili yasal düzenlemelere uyumunuzu daha hayati kılmaktadır, zira veri sorumlusu kişisel veri işleme faaliyetlerine ilişkin yasal yükümlülüklerin yerine getirilmesinde esas kabul edilmektedir.
Bu hizmetten yararlanırken bizimle çalışmanızı kolaylaştırmak ve Sorusana dışındaki ortaklıklarınızda da tabi olacağınız işveren olarak kişisel verilerle ilgili yükümlülüklerinizi hatırlatmak, herkes için sağlıklı bir işbirliği için sizi bilgilendirmek istiyoruz;
ÇALIŞANLARINIZIN RIZASINI ALDIĞINIZDAN EMİN OLUN
Masraff uygulamasını kullanan çalışanlarınızın hangi harcamaları, ne zaman ve ne sıklıkta yaptığına dair veri topluyorsunuz. Masraff uygulamasını kullanmasanız veya dijital ortamda tutmasanız bile bu bilgileri büyük olasılıkla zaten topluyordunuz.
Bu bilgilerin yalnızca muhasebe amaçlı toplandığını düşünseniz de, mevzuat hangi amaçla topladığınızdan bağımsız olarak toplamış olmanızı yeterli görmektedir.
Kişisel veri işlemenin ilgili kişinin açık rızasına bağlı olmadığı durumlar haricinde, kişisel veriler ilgili kişinin açık rızası olmadan aktarılamaz. Açık rıza alınırken, örneğin kişisel verilerin yurt dışına aktarılması veya özel nitelikli kişisel verilerin işlenmesi gibi kanunun açık rıza gerektirdiği durumlarda, aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirdiğinizden ve ilgili kişinin açık rızasını aldığınızdan emin olun.
Bu rızayı çalışanlarınızdan iş sözleşmelerine eklenen bir madde ile veya ayrı bir belge ile almayı tercih edebilirsiniz.
Aldığınız yazılı rıza, amacı konusunda spesifik ve açık olmalıdır. Örneğin, "İşverenimin bundan böyle tüm kişisel verilerimi üçüncü taraflarla paylaşmasına izin veriyorum" gibi bir rıza geçerli kabul edilmeyecektir.
Tavsiyemiz, çalışanlarınızdan "İşle ilgili masraflarıma ilişkin bilgilerin muhasebe amaçlı olarak saklanmasına, işlenmesine ve üçüncü taraf iş ortaklarıyla paylaşılmasına onay veriyorum" şeklinde bir ifade almanızdır.
AYDINLATMA YÜKÜMLÜLÜĞÜNÜZÜN HER KOŞULDA DEVAM ETTİĞİNİ UNUTMAYIN
Kişisel veri elde edilirken; ilgili kişiye kişisel verilerin hangi amaçla işleneceği, işlenen kişisel verilerin kimlere ve hangi amaçla aktarılabileceği, kişisel veri toplamanın yöntemi ve hukuki sebebi ile ilgili kişinin kişisel verileriyle ilgili hakları konusunda açık, anlaşılır ve net olarak bilgi verilmelidir. Bu yükümlülüğü yerine getirirken, kişisel veri işlemenin amacı, kapsamı ve koşulları değiştiğinde oluşturduğunuz Aydınlatma Metnini güncellemelisiniz.
VERİ GÜVENLİĞİ, KAYIT YÜKÜMLÜLÜĞÜ BULUNAN VERİ SORUMLUSU İSENİZ "KİŞİSEL VERİ İŞLEME ENVANTERİ" VE "KİŞİSEL VERİ SAKLAMA VE İMHA POLİTİKASI" HAZIRLANMASI
Veri sorumlusu olarak, elde edilen kişisel verilere hukuka aykırı erişimi/işlenmesini önlemek ve bu verileri korumak için tüm idari ve teknik tedbirleri almakla yükümlüsünüz. Kişisel verilerin işlenme amacı için gerekli olan azami süreyi belirlemek, bu sürelerin aşılıp aşılmadığını izlemek ve kişisel verilerin sürelerin sonunda nasıl imha edileceğini belirlemek ve bu politikanın uygulanmasını sağlamak için bir kişisel veri saklama ve imha politikası hazırlamakla yükümlüsünüz. Aksi takdirde sorumlu tutulacağınızı hatırlatmak isteriz.
UZMAN BİR HUKUK EKİBİYLE ÇALIŞMAK
Kişisel veri işlemlerinde hayati önem atfedilen "Veri Sorumlusu" statüsünü taşımanın risklerini en aza indirmek için Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamındaki süreçlerin alanında uzmanlaşmış bir hukuk ekibi tarafından takip edilmesi hayati önem taşımaktadır.
Sorusana olarak; aydınlatma yükümlülüğünüzü yerine getirirken veri güvenliğini sağlamak üzere hazırlanacak Aydınlatma Metni ve İmha Politikası hazırlıklarınızda teknik süreçle ilgili bir açıklamaya ihtiyaç duyarsanız size yardımcı olmaktan mutluluk duyarız.