İş Seyahati Yönetimi

Seyahat formu, masraf onayından ayrı olarak seyahate gidiş iznini de alır. Çalışan seyahat yapmadan önce bu form üzerinden onay almış olur. Form avanslı ya da avanssız açılabilir. Alanlar, rezervasyonu yapacak kişinin ihtiyaç duyduğu bilgileri kapsar. Şirketinizin anlaşmalı otelleri formda liste olarak hazır gelir.

Seyahat formunda da politika denetimi çalışır. Günlük yemek ya da ulaşım limitleri gibi kurallar form bazında tanımlanır ve seyahat süresine göre uygulanır.

Seyahat formu onaylandığında, seçtiğiniz kriterlere göre anlaşmalı seyahat acentenizin ilgili birimine otomatik e-posta gider. Bilet ve otel rezervasyonunu acenteniz yapar. Her seyahat için acenteye e-posta hazırlayıp göndermek zorunda kalmazsınız.

Seyahat sırasında yapılan konaklama, ulaşım ve yemek harcamaları, fişin fotoğrafı çekildiğinde masraf kaydına dönüşür. Onaylanan seyahat formu masraf formlarıyla bağlanır. Masraf raporunda her masrafın hangi seyahat sırasında yapıldığı görünür. Onaylayan kişi, masrafın önceden onaylanmış bir seyahate ait olduğunu aynı ekranda görür.

Seyahat tamamlandıktan sonra çalışana hatırlatma gider ve seyahatin tamamlanma durumu sorulur. Açık kalan seyahatler böylece ay sonuna sarkmaz.

Altı ay önce kimin, hangi seyahat için, kime onay verdiği kayıtta durur. Denetimde ya da bütçe incelemesinde e-posta arşivlerini taramanız gerekmez.

Kurye ve kargo gönderilerini takip edin. Mesafe bazlı harcamaları, örneğin şahsi araçla yapılan yolculuğun kilometre bedelini, otomatik hesaplatın.