Jamoa foydalanadigan xarajat ilovasi: mobil dizayn

Hech kim gapirmaydigan qabul qilish muammosi

Har bir CFO ni ogohlantirishi kerak bo'lgan bir raqam bor: korporativ xarajat boshqaruvi vositalarida ixtiyoriy foydalanish darajasi o'rtacha atigi 34%. Bu shuni anglatadiki, xodimlaringizning uchdan ikki qismi siz pul to'lagan tizimdan faol tarzda qochib, buning o'rniga elektron jadvallar, elektron pochta ilovalari va poyabzal qutisidagi cheklarga qaytadi.

Natija oldindan taxmin qilinadigan: to'liq bo'lmagan ma'lumotlar, kechikkan qaytarilishlar, e'tibordan chetda qolgan siyosat buzilishlari va oy oxirini trendlarni tahlil qilish o'rniga tartibsizlikni tartibga solishga sarflaydigan moliya jamoalari. Xarajat vositasi texnik jihatdan ishga tushirilgan, lekin haqiqiy ma'noda qabul qilinmagan.

Biz, Masraff jamoasi, muammoning asosiy sababi xodimlarning dangasaligi yoki o'zgarishga qarshilik emasligiga ishonamiz. Muammo dizaynda. Xarajat vositalarining aksariyati buxgalterlar uchun ishlab chiqilgan, so'ngra dala savdo vakillari, loyiha muhandislari va marketing menejerlariga keyinchalik o'ylab topilgan qo'shimcha sifatida taqdim etilgan. Interfeys stol kompyuteriga kirish, ajratilgan vaqt oralig'i va ko'p bosqichli shakllarni to'ldirish istagini nazarda tutadi.

Biz aynan teskari yondashuvni tanladik. Masraff mijoz bilan ovqatlanib, chekni mashinaga yetib borishdan oldin hal qilmoqchi bo'lgan odam uchun mobil ustuvor tarzda yaratildi.

Mobil ustuvorlik aslida nimani anglatadi

"Mobil ustuvor" atamasi korporativ dasturiy ta'minot marketingida tez-tez ishlatiladi. Masraff uchun bu aniq va o'lchanadigan ma'noga ega:

1. Asosiy interfeys — telefon

Masraff mobil ilovasi stol kompyuteri tajribasining kichraytirilgan versiyasi emas. Bu — asosiy mahsulot. Har bir funksiya bosh barmoq bilan navigatsiya, bir qo'l bilan foydalanish va uzilishlarga moslashgan ish jarayonlari uchun mo'ljallangan. Stol kompyuteri interfeysi hisobot va sozlash vositalariga muhtoj menejerlar va moliya jamoalari uchun mavjud; ammo asosiy xarajat yuborish oqimi 6 dyuymli ekran uchun optimallashtirilgan.

2. Kontekstga sezgir yozib olish

Masraff kamerasini ochib chekni suratga olganingizda, ilova qayerda ekanligingizni (GPS), soat necha ekanligini va yaqinda qanday xarajat odatlaringiz borligini allaqachon biladi. Bu kontekst, siz bitta harf ham yozmasdan xarajat maydonlarini oldindan to'ldiradi:

• Joylashuvni aniqlash: Restoranda bo'lsangiz, ilova kategoriya sifatida "Ovqat va ko'ngil ochish"ni taklif qiladi
• Vaqtni anglash: Seshanba kuni kechqurun soat 23:00 da olingan taksi cheki avtomatik ravishda ish safari sifatida belgilanadi
• Sotuvchini tanish: Agar shu sotuvchidan avval xarajat kiritgan bo'lsangiz, ilova odatiy kategoriya va buxgalteriya kodini eslab qoladi
• Summani taxmin qilish: Sun'iy intellekt chek skanerlash asosida eng ehtimoliy summani taklif qilib, qo'lda kiritishni tezkor tasdiqlashga aylantiradi

3. Oflayn-ustuvor arxitektura

Doimiy internet aloqasini talab qiladigan korporativ xarajat ilovalari real dunyo sinovida muvaffaqiyatsizlikka uchraydi. Savdo vakillari xarajatlarini zavod sexlaridan, qurilish maydonchalaridan va uyali aloqa qamrovi ishonchli bo'lmagan qishloq mijoz joylashuvlaridan yuborishadi. Masraff'ning oflayn-ustuvor arxitekturasi quyidagilarni kafolatlaydi:

• Chek suratga olish hech qanday tarmoq aloqasisiz ishlaydi
• Sun'iy intellekt bilan qayta ishlash lokal ravishda navbatga qo'yiladi va aloqa tiklanganda yakunlanadi
• Xarajat qoralamalari qurilmada to'liq shifrlash bilan saqlanadi
• Sinxronizatsiya foydalanuvchi aralashuvisiz fonda avtomatik amalga oshadi

Suratga ol – tasdiqla – tamom ish jarayoni

Eng mashhur beshta korporativ xarajat vositasida bitta xarajat yuborish vaqtini o'lchadik. Natijalar har bir xarajat uchun 4 daqiqa 20 soniyadan 8 daqiqa 45 soniyagacha o'zgardi. Masraff'ning maqsadi 30 soniya edi. Mana biz buni qanday amalga oshiramiz:

1-qadam: Suratga olish (3 soniya)

Xodim Masraff ilovasini ochib, kamera tugmasiga bosadi. Chek avtomatik chekka aniqlash, perspektivani tuzatish va yorug'likni optimallashtirish bilan suratga olinadi. Chekni mukammal tekislash yoki soyalar haqida xavotirlanishning hojati yo'q.

2-qadam: Sun'iy intellekt bilan qayta ishlash (5 soniya)

Masraff'ning OCR dvigateli sotuvchi nomini, sanani, umumiy summani, soliq taqsimotini va band tafsilotlarini ajratib oladi. Sun'iy intellekt xarajatni kategoriyalashtiradi, tegishli siyosat qoidalarini qo'llaydi va barcha zarur maydonlarni oldindan to'ldiradi. 50 million qayta ishlangan chek bo'yicha aniqlik darajasi 99,5%.

3-qadam: Ko'rib chiqish va yuborish (10 soniya)

Xodim barcha maydonlari to'ldirilgan tayyor xarajat kartasini ko'radi. Ko'p hollarda faqat tasdiqlab yuboradi. Agar biror maydonni tuzatish kerak bo'lsa, bir marta bosish bilan qator ichi tahrirlovchi ochiladi. Sahifa navigatsiyasi, ko'p bosqichli shakllar yoki saqlab-keyin-davom-ettirish murakkabligi yo'q.

4-qadam: Tasdiqlash (menejer tomonidan, 5 soniya)

Menejerlar xarajat xulosasi bilan birga zudlik bilan bildirishnoma oladi. Ilovani ochmasdan to'g'ridan-to'g'ri bildirishnomadan tasdiqlashlari yoki chek rasmi va tafsilotlarni ko'rish uchun surishlari mumkin. Ommaviy tasdiqlash menejerlarga bir amal bilan bir nechta xarajatni tasdiqlash imkonini beradi.

Umumiy vaqt: 30 soniyadan kam

Bu nazariy ko'rsatkich emas. Chekni suratga olishdan menejer tasdig'igacha, butun dunyo bo'ylab barcha Masraff foydalanuvchilari o'rtasida o'lchangan mediana vaqti shu.

Qabul qilishni oshiradigan dizayn qarorlari

Yuqori qabul qilish darajalari tasodifan paydo bo'lmaydi. Masraff interfeysidagi har bir piksel bitta savolga qarshi sinovdan o'tkazilgan: Bu xodimning hayotini osonlashtiradimi?

Bitta ekranli xarajat kiritish

An'anaviy xarajat vositalari tafsilotlar, ilovalar, kodlash va izohlar uchun bo'limlarga bo'lingan ko'p sahifali shakllardan foydalanadi. Masraff hamma narsani bitta aylantiriladigan ekranda taqdim etadi. Tadqiqotlar shuni ko'rsatadiki, shakldagi har bir qo'shimcha sahifa to'ldirish darajasini 14% ga pasaytiradi. Sahifa navigatsiyasini yo'q qilib, shakldan voz kechishning bosh sababini bartaraf etdik.

Bo'sh maydonlar o'rniga aqlli standart qiymatlar

Masraff xarajat shaklidagi har bir maydon aqlli standart qiymatga ega. Sun'iy intellekt sizning shaxsiy xarajat tarixingiz, jamoangizning odatlari va kompaniyangizning siyosatidan o'rganib, har bir maydon uchun eng ehtimoliy qiymatni taklif qiladi. Ko'pchilik xodim o'z xarajatlarining 90% qo'lda tahrirlashni talab qilmasligini ko'radi.

Bosqichma-bosqich ochilish

Oddiy xarajatlar oddiy shakllarni ko'rsatadi. Taksi cheki uchun sana, summa va kategoriya yetarli. Xalqaro parvoz xarajati esa sayohat maqsadi, ishtirokchilar va loyiha kodi kabi qo'shimcha maydonlarni talab qilishi mumkin. Masraff faqat tegishli xarajat turi bilan bog'liq maydonlarni ko'rsatib, keng tarqalgan holatni tezkor tutgan holda murakkab vaziyatlarni ham qo'llab-quvvatlaydi.

Zudlik bilan fikr-mulohaza

Siyosat buzilishlari kunlar o'tib moliyadan kelgan elektron pochta orqali emas, balki xarajat yaratish paytida real vaqtda belgilanadi. Agar xarajat ovqatlanish limitidan oshsa, xodim chegarani darhol ko'radi va yuborishdan oldin izoh qo'shishi mumkin. Yuborishdan oldingi bu yondashuv siyosat istisno so'rovlarini 73% ga kamaytiradi.

Xodimlar tomonidan qabul qilish metrikalari: raqamlar

Biz qabul qilishni obsessiv tarzda kuzatib boramiz, chunki bu xarajat boshqaruvi joriy etilishining muvaffaqiyatini eng yaxshi ko'rsatuvchi ko'rsatkich. Masraff mijozlar bazasidagi joriy metrikalar quyidagicha:

Xodimlar NPS bali ayniqsa e'tiborga loyiq. Xarajat vositalarining aksariyati salbiy NPS baliga ega; ya'ni xodimlar hamkasblarini bu vositalardan foydalanishdan faol tarzda qaytarishadi. Masraff'ning +72 NPS bali xodimlarning ilovani boshqa bo'limlardagi hamkasblariga ixtiyoriy ravishda tavsiya qilishini anglatadi.

Ishga tushirish: besh daqiqa yoki undan kam

Qabul qilishni o'ldirishning eng tezkor yo'li — o'quv sessiyasi. Agar xarajat vositangiz 30 daqiqalik vebinar, PDF qo'llanma va boshlash uchun kuzatuv elektron pochtasini talab qilsa, foydalanuvchilar bazangizning katta qismini allaqachon yo'qotgan bo'lasiz.

Masraff'ning nol o'qitishli boshlash jarayoni

1. 1-daqiqa: Xodim elektron pochta yoki SMS orqali taklif havolasini oladi
2. 2-daqiqa: Ilovani yuklab oladi va kompaniya SSO'si orqali kiradi (alohida ma'lumotnoma talab qilinmaydi)
3. 3-daqiqa: Suratga ol–tasdiqla–tamom ish jarayonini tushuntiruvchi 3 ekranli interaktiv qo'llanmani yakunlaydi
4. 4-daqiqa: Birinchi haqiqiy xarajatini yuboradi (biz yangi foydalanuvchilarni ertalabki qahvalarini xarajat sifatida kiritishga undaymiz)
5. 5-daqiqa: Tasdiq oladi va xarajatning tarixda paydo bo'lganini ko'radi

Hujjatlashtirish emas, kontekstual yordam

Tashqi hujjatlashtirish o'rniga Masraff kontekstual maslahatlar va ilova ichidagi yo'l-yo'riqdan foydalanadi. Foydalanuvchi biror funksiya bilan birinchi marta duch kelganda, qisqa tushuntirish qatlami uning nima uchun va nima maqsadda ekanligini tushuntiradi. Birinchi o'zaro ta'sirdan so'ng yo'l-yo'riq yo'qoladi. Bu yondashuv bosma foydalanuvchi qo'llanmalariga bo'lgan ehtiyojni butunlay bartaraf etdi.

O'qitish vaqtining qisqarishi

An'anaviy xarajat vositalaridan Masraff'ga o'tgan kompaniyalar o'qitishga sarflanadigan investitsiyada keskin pasayish haqida xabar berishmoqda:

• O'quv sessiyalari bekor qilindi: Kompaniyalarning 100% Masraff joriy etilgandan keyingi 60 kun ichida xarajat vositasi bo'yicha o'qitishni to'xtatdi
• AT yordam so'rovlari kamaydi: Xarajat bilan bog'liq yordam so'rovlarida o'rtacha 93% kamayish
• Moliya jamoasi vaqt tejamkorligi: Ilgari "buni qanday qilaman" savollariga javob berishga sarflangan oyiga 15 soat tejaldi
• Yangi xodimlarni moslashtirish: Xarajat boshqaruvi HR moslashtirish ro'yxatidan olib tashlandi (xodimlar mustaqil ravishda boshlashadi)

Dizaynda foydalanish qulayligi va inklyuzivlik

Mobil ustuvorlik faqat mobil degani emas, faqat ba'zi foydalanuvchilar uchun qulay degani ham emas. Masraff tashkilotingizdagi har bir kishi uchun yaratilgan:

• Ko'p tilli qo'llab-quvvatlash: turkcha, inglizcha, arabcha, nemischa va fransuzcha kiritilgan 12 tilda to'liq interfeys lokalizatsiyasi
• Ekran o'quvchisi bilan mosligi: barcha ish jarayonlarida VoiceOver (iOS) va TalkBack (Android) qo'llab-quvvatlanadi
• Dinamik matn o'lchami: interfeys tizim darajasidagi matn o'lchami sozlamalariga moslashadi
• Yuqori kontrast rejimi: ko'rish qobiliyati cheklangan foydalanuvchilar uchun
• Ovozli kiritish: xarajat izohlari va tavsiflarini yozish o'rniga diktovka qilish mumkin
• Taktil fikr-mulohaza: muvaffaqiyatli amallar uchun tasdiqlovchi tebranish, ayniqsa shovqinli muhitlarda foydali

Menejer tajribasi: kuningizni bo'lmaydigan tasdiqlar

Xodimlar tomonidan qabul qilish tenglamaning faqat yarmi. Agar menejerlar tasdiqlash jarayonidan qochsa, butun tizim to'siqqa uchraydi. Masraff'ning tasdiqlash tajribasi bir xil darajada silliq bo'lishi uchun yaratilgan:

Aqlli bildirishnomalar

Har bir xarajat uchun alohida bildirishnoma yuborish o'rniga Masraff bildirishnomalarni aqlli tarzda guruhlaydi. Menejerlar o'zlari afzal ko'rgan vaqtda kunlik xulosa oladi; shoshilinch masalalar (siyosat istisnolari, yuqori summali xarajatlar) darhol yuboriladi.

Bir qarashda tasdiqlash kartalari

Har bir xarajat asosiy ma'lumotlarni ko'rsatadigan karta sifatida namoyon bo'ladi: kim, nima, qancha va sun'iy intellektning siyosatga muvofiqlik bahosi. Yashil tasdiq belgisi xarajat to'liq muvofiq ekanligini anglatadi. Sariq bayroq esa ko'rib chiqishni talab qilishini bildiradi. Bu vizual tizim menejerlarga 2 daqiqadan kamroq vaqtda 20 dan ortiq tasdiqni qayta ishlash imkonini beradi.

Vakolat berish va avtomatik tasdiqlash

Menejerlar ta'til davrlari uchun vakolat berish qoidalarini belgilashi va ma'lum bir chegaradan past bo'lgan, barcha siyosat mezonlariga javob beradigan xarajatlar uchun avtomatik tasdiqlashni sozlashi mumkin. Bu menejer ish safarida bo'lganda xarajatlar navbatda kutib qolishining keng tarqalgan holatini oldini oladi.

Dizaynda ROI'gacha: UX nima uchun moliya uchun muhim

Ba'zi CFO'lar UX'ga investitsiyani xarajat markazi sifatida ko'radi. Ma'lumotlar boshqa hikoyani aytadi. Yuqori qabul qilish darajasiga ega xarajat vositalaridan foydalanadigan kompaniyalar o'lchanadigan moliyaviy foyda oladi:

• Tezroq qaytarish tsikllari: xarajatdan qaytarilishgacha o'tgan o'rtacha vaqt 21 kundan 3 kunga qisqaradi; bu esa xodimlar mamnuniyatini oshiradi va avans so'rovlarini kamaytiradi
• Yuqori siyosat muvofiqligi: real vaqtda amalga oshirish yuborishdan keyingi tekshiruv orqali erishilgan 67% ga qiyoslaganda 98%+ muvofiqlik darajasini ta'minlaydi
• To'liq xarajat yozuvi: vositadan foydalanish oson bo'lganda xodimlar qilishlari kerak bo'lgan hamma narsani xarajat sifatida kiritishadi. Moliya faqat xodimlar xabar berishga zahmat cheken qismini emas, balki xarajatlarning to'liq manzarasini ko'radi
• Pastroq umumiy egalik qilish narxi: kamaytirilgan yordam, o'qitish va qo'lda qayta ishlash xarajatlari dizayn sifatiga qilingan investitsiyani ortig'i bilan qoplaydi

Masraff'ni sinab ko'ring: farqni o'zingiz ko'ring

Xarajat ilovasini baholashning eng yaxshi yo'li — undan foydalanish. Masraff'ni yuklab oling, birinchi chekingizni skanerlang va bu qancha vaqt olishini o'lchang. Tajriba o'z-o'zini gapirib berishiga ishonchimiz komil.

Shaxsiylashtirilgan demo so'rang yoki bugun 7 kunlik bepul sinovingizni boshlang. Kredit kartasi talab qilinmaydi, o'qitishga ehtiyoj yo'q — faqat suratga oling, tasdiqlang, tamom.