Приложение за разходи, което екипът ви ще използва

Проблемът с приемането, за който никой не говори

Има едно число, което трябва да разтревожи всеки финансов директор: средният процент на доброволно използване на корпоративните инструменти за управление на разходи е едва 34%. Това означава, че две трети от служителите ви активно избягват системата, за която плащате, и вместо това се връщат към електронни таблици, прикачени файлове в имейли и бележки от касови апарати в кутия за обувки.

Резултатът е предвидим: непълни данни, забавени възстановявания на суми, пропуснати нарушения на политиката и финансови екипи, които прекарват края на месеца в разрешаване на хаос, вместо в анализ на тенденции. Инструментът за разходи технически е внедрен, но реално не е приет.

В Masraff вярваме, че основната причина не е мързелът на служителите или съпротивата към промяната. Проблемът е в дизайна. Повечето инструменти за разходи са разработени за счетоводители, а после предложени като закъсняла добавка на търговски представители на терен, инженери по проекти и мениджъри по маркетинг. Интерфейсът предполага достъп от компютър, отделено време и желание за попълване на многостепенни форми.

Ние възприехме точно обратния подход. Masraff е проектиран мобилно-ориентирано за човека, който иска да плати сметката за обяд с клиент и да приключи с касовата бележка, преди да стигне до колата.

Какво всъщност означава „мобилно-ориентиран"

Терминът „мобилно-ориентиран" се използва често в маркетинга на корпоративен софтуер. За Masraff той има конкретен и измерим еквивалент:

1. Основният интерфейс е телефонът

Мобилното приложение на Masraff не е умалена версия на десктоп изживяването. То е основният продукт. Всяка функция е проектирана за навигация с палец, еднорачна употреба и работни процеси, устойчиви на прекъсване. Десктоп интерфейсът е достъпен за мениджъри и финансови екипи, които се нуждаят от инструменти за отчитане и конфигуриране, но основният поток за подаване на разход е оптимизиран за 6-инчов екран.

2. Контекстно-зависимо заснемане

Когато отворите камерата на Masraff и снимате касова бележка, приложението вече знае къде се намирате (GPS), колко е часът и какви са скорошните ви навици на разходи. Този контекст предварително попълва полетата на разхода, без да напишете нито един символ:

• Разпознаване на местоположение: Ако сте в ресторант, приложението предлага категория „Храна и развлечения"
• Времева осведоменост: Разписка от такси, издадена във вторник вечерта в 23:00 ч., автоматично се маркира като бизнес пътуване
• Разпознаване на търговец: Ако преди сте въвеждали разход при този доставчик, приложението помни типичната категория и счетоводния код
• Оценка на сумата: Изкуственият интелект предлага най-вероятната сума въз основа на сканирането на касовата бележка, свеждайки ръчното въвеждане до бързо потвърждение

3. Архитектура с приоритет на офлайн режима

Корпоративните приложения за разходи, изискващи постоянна интернет връзка, се провалят в реални условия. Търговските представители подават разходите си от производствени цехове, строителни площадки и отдалечени локации на клиенти, където мобилното покритие е ненадеждно. Офлайн-ориентираната архитектура на Masraff гарантира, че:

• Заснемането на касова бележка работи без каквато и да е мрежова връзка
• Обработката с изкуствен интелект се поставя в локална опашка и се завършва при появата на връзка
• Чернови на разходи се съхраняват на устройството с пълно криптиране
• Синхронизацията се извършва автоматично на заден план без намеса на потребителя

Работен процес „сканирай-одобри-готово"

Измерихме продължителността на едно подаване на разход при петте най-популярни корпоративни инструмента за разходи. Резултатите варираха от 4 минути и 20 секунди до 8 минути и 45 секунди на разход. Целта на Masraff беше 30 секунди. Ето как я постигаме:

Стъпка 1: Сканиране (3 секунди)

Служителят отваря приложението Masraff и докосва бутона на камерата. Касовата бележка се заснема с автоматично разпознаване на ръбове, корекция на перспективата и оптимизация на осветлението. Няма нужда да се притеснявате за перфектно подравняване или сенки.

Стъпка 2: Обработка с изкуствен интелект (5 секунди)

Двигателят за оптично разпознаване на текст на Masraff извлича името на търговеца, датата, общата сума, разбивката на данъците и детайлите по позиции. Изкуственият интелект категоризира разхода, прилага съответните правила на политиката и предварително попълва всички необходими полета. Точността в 50-те милиона обработени касови бележки е 99,5%.

Стъпка 3: Преглед и подаване (10 секунди)

Служителят вижда готова карта на разхода с всички попълнени полета. В повечето случаи просто потвърждава и подава. Ако някое поле трябва да се коригира, редакторът в реда се отваря с едно докосване. Няма навигация между страници, многостепенни форми или сложности от типа „запази и продължи по-късно".

Стъпка 4: Одобрение (страна на мениджъра, 5 секунди)

Мениджърите получават незабавно известие с обобщение на разхода. Могат да одобрят директно от известието, без да отварят приложението, или да плъзнат, за да видят изображението на касовата бележка и детайлите. Груповото одобрение позволява на мениджърите да одобрят няколко разхода с едно действие.

Обща продължителност: под 30 секунди

Това не е теоретичен показател. Това е медианната продължителност, измерена от заснемане на касовата бележка до одобрение от мениджър, сред всички потребители на Masraff по света.

Дизайнерски решения, които увеличават приемането

Високите нива на приемане не се получават случайно. Всеки пиксел в интерфейса на Masraff е тестван спрямо един-единствен въпрос: Прави ли това живота на служителя по-лесен?

Въвеждане на разход на един екран

Традиционните инструменти за разходи използват многостранични форми с раздели за детайли, прикачени файлове, кодиране и бележки. Masraff представя всичко на един превъртаем екран. Изследванията показват, че всяка допълнителна страница във формуляр намалява процента на завършване с 14%. Като елиминирахме навигацията между страници, унищожихме източник номер едно на изоставяне на формуляри.

Умни стойности по подразбиране вместо празни полета

Всяко поле във формуляра за разходи на Masraff има умна стойност по подразбиране. Изкуственият интелект научава от личната ви история на разходи, навиците на екипа ви и политиките на компанията ви, за да предложи най-вероятната стойност за всяко поле. Повечето служители установяват, че 90% от разходите им не изискват ръчна редакция.

Прогресивно разкриване

Простите разходи показват прости формуляри. За разписка от такси са достатъчни дата, сума и категория. Международен полет като разход може да изисква допълнителни полета като цел на пътуването, участници и код на проекта. Masraff показва само полетата, релевантни за конкретния вид разход, като поддържа обичайния сценарий бърз, но същевременно поддържа и сложните случаи.

Незабавна обратна връзка

Нарушенията на политиката се маркират в реално време при създаването на разхода, а не с имейл от финансите дни по-късно. Ако разход надвишава лимита за храна, служителят вижда ограничението веднага и може да добави обяснителна бележка, преди да подаде разхода. Този подход преди подаване намалява исканията за изключения от политиката с 73%.

Метрики за приемане от служителите: числата

Следим приемането обсесивно, защото то е най-добрият показател за успеха на внедряването на управление на разходите. Ето актуалните метрики от клиентската база на Masraff:

NPS оценката на служителите е особено показателна. Повечето инструменти за разходи имат отрицателна NPS оценка — тоест служителите активно разубеждават колегите си да ги използват. NPS от +72 за Masraff означава, че служителите доброволно препоръчват приложението на колеги от други отдели.

Първи стъпки: пет минути или по-малко

Най-бързият начин да убиете приемането е обучителна сесия. Ако вашият инструмент за разходи изисква 30-минутен уебинар, PDF ръководство и последващ имейл за начало, вече сте загубили значителна част от базата си от потребители.

Процес на Masraff за начало без обучение

1. 1-ва минута: Служителят получава покана по имейл или SMS
2. 2-ра минута: Изтегля приложението и влиза чрез корпоративния SSO (не се изисква отделни данни за вход)
3. 3-та минута: Завършва интерактивно ръководство от 3 екрана, обясняващо работния процес „сканирай-одобри-готово"
4. 4-та минута: Подава първия си истински разход (насърчаваме новите потребители да въведат сутрешното си кафе като разход)
5. 5-та минута: Получава одобрение и вижда как разходът се появява в историята

Контекстуална помощ, а не документация

Вместо външна документация Masraff използва контекстуални подсказки и насоки в самото приложение. Когато потребителят срещне дадена функция за първи път, кратък слой с обяснение показва какво прави и защо. След първото взаимодействие насоката изчезва. Този подход напълно елиминира нуждата от печатни ръководства за потребителя.

Намаляване на времето за обучение

Компаниите, преминали от традиционни инструменти за разходи към Masraff, отчитат драстичен спад в инвестициите за обучение:

• Премахнати обучителни сесии: 100% от компаниите спират провеждането на обучение за инструмента за разходи в рамките на 60 дни след внедряването на Masraff
• По-малко заявки към ИТ поддръжката: Средно намаление от 93% на заявките за поддръжка, свързани с разходи
• Спестено време на финансовия екип: 15 спестени часа месечно, преди изразходвани за отговаряне на въпроси от типа „как се прави това"
• Ориентация на нови служители: Управлението на разходите е премахнато от контролния списък за ориентация в отдел „Човешки ресурси" (служителите започват сами)

Достъпност и приобщаване в дизайна

Мобилно-ориентиран не означава само мобилен и не означава достъпен само за някои потребители. Masraff е проектиран за всички във вашата организация:

• Многоезична поддръжка: Пълна локализация на интерфейса на 12 езика, включително турски, английски, арабски, немски и френски
• Съвместимост с четци на екрана: Поддръжка на VoiceOver (iOS) и TalkBack (Android) във всички работни процеси
• Динамично оразмеряване на текста: Интерфейсът се адаптира към системните настройки за размер на текста
• Режим на висок контраст: За потребители със зрителни увреждания
• Гласово въвеждане: Бележките и описанията на разходите могат да се диктуват вместо да се пишат
• Тактилна обратна връзка: Вибрации за потвърждение на успешни действия, особено полезни в шумна среда

Изживяване на мениджъра: одобрения, които не нарушават деня ви

Приемането от служителите е само половината от уравнението. Ако мениджърите се противят на процеса на одобрение, цялата система се задръства. Одобрителното изживяване на Masraff е проектирано да бъде също толкова безпроблемно:

Умни известия

Вместо да изпраща отделно известие за всеки разход, Masraff интелигентно групира известията. Мениджърите получават ежедневно обобщение в предпочитан от тях час; спешните въпроси (изключения от политиката, разходи с висока стойност) се изпращат незабавно.

Карти за одобрение с един поглед

Всеки разход се появява като карта, показваща основната информация: кой, какво, колко и оценката на изкуствения интелект за съответствие с политиката. Зелена отметка означава, че разходът напълно съответства на политиката. Жълто флагче показва, че се изисква преглед. Тази визуална система позволява на мениджърите да обработят над 20 одобрения за под 2 минути.

Делегиране и автоматично одобрение

Мениджърите могат да зададат правила за делегиране за периоди на отпуск и да конфигурират автоматично одобрение за разходи, отговарящи на всички критерии на политиката под определен праг. Това предотвратява често срещания сценарий, при който разходите чакат на опашка, докато мениджърът е в командировка.

От дизайн към възвръщаемост на инвестицията: защо UX е важен за финансите

Някои финансови директори гледат на инвестициите в UX като на разходен център. Данните разказват друга история. Компаниите, използващи инструменти за разходи с високо ниво на приемане, постигат измерими финансови ползи:

• По-бързи цикли на възстановяване на суми: Средното време от разход до възстановяване на сумата спада от 21 дни на 3 дни, което повишава удовлетвореността на служителите и намалява заявките за аванси
• По-високо съответствие с политиката: Прилагането в реално време осигурява над 98% съответствие в сравнение с 67%, постигнати чрез одит след подаването
• Пълна документация на разходите: Когато инструментът е лесен за използване, служителите отчитат всичко, което трябва. Финансите виждат пълната картина на разходите, а не само частта, която служителите си направят труда да докладват
• По-ниска обща цена на притежание: Намалените разходи за поддръжка, обучение и ръчна обработка компенсират многократно инвестицията в качеството на дизайна

Изпробвайте Masraff: вижте разликата сами

Най-добрият начин да оцените приложение за разходи е да го използвате. Изтеглете Masraff, сканирайте първата си касова бележка и измерете колко време отнема. Уверени сме, че изживяването ще говори само за себе си.

Заявете персонализирана демонстрация или започнете своя 7-дневен безплатен пробен период днес. Не се изисква кредитна карта, не се изисква обучение — само сканирай, одобри, готово.