Прыкладанне для выдаткаў: мабільны дызайн у цэнтры

Праблема прыняцця, пра якую ніхто не гаворыць

Ёсць лічба, якая павінна ўстрывожыць кожнага фінансавага дырэктара: сярэдні паказчык добраахвотнага выкарыстання карпаратыўных інструментаў кіравання выдаткамі складае ўсяго 34%. Гэта азначае, што дзве трэці вашых супрацоўнікаў актыўна пазбягаюць сістэмы, за якую вы плаціце, і вяртаюцца да электронных табліц, укладанняў у электронныя лісты і чэкаў у скрынцы з-пад абутку.

Вынік прадказальны: няпоўныя дадзеныя, затрыманыя кампенсацыі, незаўважаныя парушэнні палітыкі і фінансавыя каманды, якія ў канцы месяца замест аналізу трэндаў вымушаны разбірацца з хаосам. Інструмент для выдаткаў фармальна ўкаранёны, але па сутнасці не прыняты.

У Masraff мы лічым, што каранёвая прычына праблемы — не лянота супрацоўнікаў і не супраціў зменам. Праблема ў дызайне. Большасць інструментаў для выдаткаў была створана для бухгалтараў, а потым як запозненая дадатковая функцыя прапанавана гандлёвым прадстаўнікам на месцах, інжынерам праектаў і кіраўнікам маркетынгу. Такі інтэрфейс мяркуе доступ з дэсктопа, вылучаны час і гатоўнасць запаўняць шматэтапныя формы.

Мы абралі процілеглы падыход. Masraff быў створаны мабільна-арыентаваным для чалавека, які хоча разабрацца з чэкам яшчэ да таго, як дойдзе да машыны пасля дзелавога абеду з кліентам.

Што насамрэч азначае "мабільна-арыентаваны"

Тэрмін "мабільна-арыентаваны" часта выкарыстоўваецца ў маркетынгу карпаратыўнага праграмнага забеспячэння. Для Masraff ён мае канкрэтны і вымерны сэнс:

1. Асноўны інтэрфейс — тэлефон

Мабільнае прыкладанне Masraff — гэта не паменшаная версія дэсктопнага досведу. Гэта асноўны прадукт. Кожная функцыя распрацавана для навігацыі вялікім пальцам, аднаручнага выкарыстання і працы ва ўмовах перарывання. Дэсктопны інтэрфейс даступны для кіраўнікоў і фінансавых каманд, якім патрэбны інструменты справаздачнасці і канфігурацыі, але асноўны паток падачы выдаткаў аптымізаваны менавіта пад 6-цалевы экран.

2. Кантэкстна-адчувальнае захопліванне

Калі вы адкрываеце камеру Masraff і фатаграфуеце чэк, прыкладанне ўжо ведае, дзе вы знаходзіцеся (GPS), колькі зараз часу і якія ў вас нядаўнія звычкі выдаткаў. Гэты кантэкст загадзя запаўняе палі выдатку яшчэ да таго, як вы напішаце хоць адзін сімвал:

• Вызначэнне месцазнаходжання: калі вы ў рэстаране, прыкладанне прапануе катэгорыю "Ежа і забавы"
• Улік часу: чэк за таксі, зроблены ў аўторак у 23:00, аўтаматычна пазначаецца як дзелавая паездка
• Распазнаванне гандлёвай кропкі: калі вы ўжо ўносілі выдаткі ад гэтага пастаўшчыка, прыкладанне памятае тыповую катэгорыю і бухгалтарскі код
• Ацэнка сумы: ІІ прапануе найбольш верагодную суму на аснове сканіравання чэка, зводзячы ручны ўвод да хуткага пацвярджэння

3. Архітэктура з прыярытэтам афлайн-працы

Карпаратыўныя інструменты для выдаткаў, якія патрабуюць пастаяннага інтэрнэт-злучэння, не вытрымліваюць рэальных умоў выкарыстання. Гандлёвыя прадстаўнікі падаюць выдаткі з цэхаў, будаўнічых пляцовак і сельскіх лакацый кліентаў, дзе мабільнае пакрыццё ненадзейнае. Архітэктура Masraff з прыярытэтам афлайн-працы гарантуе:

• Фатаграфаванне чэкаў працуе без якога-небудзь сеткавага злучэння
• Апрацоўка ІІ ставіцца ў лакальную чаргу і завяршаецца пры з'яўленні злучэння
• Чарнавікі выдаткаў захоўваюцца на прыладзе з поўным шыфраваннем
• Сінхранізацыя адбываецца аўтаматычна ў фонавым рэжыме без умяшання карыстальніка

Працэс "Сфатаграфаваў-Пацвердзіў-Гатова"

Мы вымералі час падачы аднаго выдатку ў пяці найбольш папулярных карпаратыўных інструментах для выдаткаў. Вынікі вар'іраваліся ад 4 хвілін 20 секунд да 8 хвілін 45 секунд на адзін выдатак. Мэта Masraff складала 30 секунд. Вось як мы гэтага дасягаем:

Крок 1: Фатаграфаванне (3 секунды)

Супрацоўнік адкрывае прыкладанне Masraff і націскае кнопку камеры. Чэк фатаграфуецца з аўтаматычным вызначэннем краёў, карэкцыяй перспектывы і аптымізацыяй асвятлення. Не трэба турбавацца пра ідэальнае выраўноўванне ці цені.

Крок 2: Апрацоўка ІІ (5 секунд)

Механізм OCR Masraff вылучае назву гандлёвай кропкі, дату, агульную суму, разбіўку падаткаў і дэталі пазіцый. ІІ катэгарызуе выдатак, прымяняе адпаведныя правілы палітыкі і загадзя запаўняе ўсе неабходныя палі. Дакладнасць складае 99,5% на аснове 50 мільёнаў апрацаваных чэкаў.

Крок 3: Праверка і падача (10 секунд)

Супрацоўнік бачыць гатовую картку выдатку з ужо запоўненымі палямі. У большасці выпадкаў ён проста пацвярджае і адпраўляе. Калі якое-небудзь поле патрабуе карэкцыі, адным дотыкам адкрываецца ўбудаваны рэдактар. Няма навігацыі па старонках, шматэтапных форм ці складанасці тыпу "захаваць і працягнуць пазней".

Крок 4: Зацвярджэнне (з боку кіраўніка, 5 секунд)

Кіраўнікі атрымліваюць імгненнае апавяшчэнне з зводкай выдатку. Яны могуць зацвердзіць яго проста з апавяшчэння, не адкрываючы прыкладанне, або правесці пальцам, каб убачыць фота чэка і дэталі. Групавое зацвярджэнне дазваляе кіраўнікам зацвердзіць некалькі выдаткаў адной дзеяй.

Агульны час: менш за 30 секунд

Гэта не тэарэтычны бенчмарк. Гэта медыянны час ад фатаграфавання чэка да зацвярджэння кіраўнікам, вымераны сярод усіх карыстальнікаў Masraff па ўсім свеце.

Дызайнерскія рашэнні, якія павышаюць прыняцце

Высокія паказчыкі прыняцця не з'яўляюцца выпадкова. Кожны піксель інтэрфейсу Masraff праверыны на адно пытанне: ці робіць гэта жыццё супрацоўніка прасцейшым?

Увод выдатку на адным экране

Традыцыйныя інструменты для выдаткаў выкарыстоўваюць шматстаронкавыя формы з укладкамі для дэталяў, укладанняў, кадзіравання і нататак. Masraff паказвае ўсё на адным экране, які пракручваецца. Даследаванні паказваюць, што кожная дадатковая старонка ў форме зніжае паказчык завяршэння на 14%. Ліквідаваўшы навігацыю па старонках, мы знішчылі галоўную прычыну адмовы ад запаўнення формы.

Разумныя значэнні па змаўчанні замест пустых палёў

Кожнае поле ў форме выдаткаў Masraff мае разумнае значэнне па змаўчанні. ІІ вучыцца на вашай асабістай гісторыі выдаткаў, звычках вашай каманды і палітыках вашай кампаніі, каб прапанаваць найбольш верагоднае значэнне для кожнага поля. Большасць супрацоўнікаў выяўляе, што 90% іх выдаткаў не патрабуюць ручнога рэдагавання.

Паступовае раскрыццё

Простыя выдаткі паказваюць простыя формы. Для чэка за таксі дастаткова даты, сумы і катэгорыі. Міжнародны авіябілет можа патрабаваць дадатковых палёў, такіх як мэта паездкі, удзельнікі і код праекта. Masraff паказвае толькі палі, якія адпавядаюць канкрэтнаму тыпу выдатку, захоўваючы хуткасць для звычайных сцэнарыяў і адначасова падтрымліваючы складаныя выпадкі.

Імгненная зваротная сувязь

Парушэнні палітыкі пазначаюцца ў рэжыме рэальнага часу падчас стварэння выдатку, а не праз ліст ад фінансавай службы праз некалькі дзён. Калі выдатак перавышае ліміт на харчаванне, супрацоўнік адразу бачыць гэты ліміт і можа дадаць тлумачальную нататку да падачы. Такі падыход да падачы загадзя зніжае колькасць запытаў на выключэнне з палітыкі на 73%.

Метрыкі прыняцця супрацоўнікамі: лічбы

Мы дбайна адсочваем прыняцце, бо гэта найлепшы паказчык поспеху ўкаранення сістэмы кіравання выдаткамі. Актуальныя метрыкі па базе кліентаў Masraff наступныя:

Паказчык NPS супрацоўнікаў асабліва прыкметны. Большасць інструментаў для выдаткаў мае адмоўны NPS — гэта значыць, супрацоўнікі актыўна адгаворваюць калег ад выкарыстання гэтых інструментаў. NPS Masraff у +72 азначае, што супрацоўнікі добраахвотна рэкамендуюць прыкладанне калегам з іншых аддзелаў.

Пачатак працы: пяць хвілін або менш

Хутчэйшы спосаб знішчыць прыняцце — гэта навучальная сесія. Калі ваш інструмент для выдаткаў патрабуе 30-хвіліннага вэбінара, PDF-кіраўніцтва і наступнага ліста, каб пачаць працу, вы ўжо страцілі значную частку вашай базы карыстальнікаў.

Працэс пачатку работы Masraff без навучання

1. 1-я хвіліна: супрацоўнік атрымлівае запрашальнае спасылку па электроннай пошце або SMS
2. 2-я хвіліна: ён спампоўвае прыкладанне і ўваходзіць праз карпаратыўны SSO (асобныя ўліковыя дадзеныя не патрэбны)
3. 3-я хвіліна: ён праходзіць інтэрактыўны навучальны курс з 3 экранаў, які тлумачыць паток "Сфатаграфаваў-Пацвердзіў-Гатова"
4. 4-я хвіліна: ён падае свой першы рэальны выдатак (мы заахвочваем новых карыстальнікаў уносіць у якасці выдатку сваю ранішнюю каву)
5. 5-я хвіліна: ён атрымлівае пацвярджэнне і бачыць, што выдатак з'явіўся ў гісторыі

Кантэкстная дапамога замест дакументацыі

Замест знешняй дакументацыі Masraff выкарыстоўвае кантэкстныя падказкі і ўнутрыпраграмнае кіраванне. Калі карыстальнік упершыню сутыкаецца з нейкай функцыяй, кароткі пласт тлумачэння тлумачыць, што яна робіць і чаму. Пасля першага ўзаемадзеяння падказкі знікаюць. Такі падыход цалкам ліквідаваў патрэбу ў друкаваных кіраўніцтвах карыстальніка.

Скарачэнне часу на навучанне

Кампаніі, якія пераходзяць з традыцыйных інструментаў для выдаткаў на Masraff, паведамляюць пра рэзкае скарачэнне інвестыцый у навучанне:

• Адмена навучальных сесій: 100% кампаній спынілі правядзенне навучання па інструменце для выдаткаў праз 60 дзён пасля ўкаранення Masraff
• Скарачэнне запытаў у IT-падтрымку: сярэдняе скарачэнне звязаных з выдаткамі запытаў у падтрымку на 93%
• Эканомія часу фінансавай каманды: эканомія 15 гадзін у месяц, якія раней траціліся на адказы на пытанні "як гэта зрабіць"
• Адаптацыя новых супрацоўнікаў: кіраванне выдаткамі выключана з чэк-ліста HR-адаптацыі (супрацоўнікі пачынаюць працу самастойна)

Даступнасць і інклюзіўнасць у дызайне

Мабільна-арыентаваны не азначае толькі мабільны, і не азначае даступны толькі для некаторых карыстальнікаў. Masraff распрацаваны для кожнага чалавека ў вашай арганізацыі:

• Падтрымка некалькіх моў: поўная лакалізацыя інтэрфейсу на 12 мовах, уключаючы турэцкую, англійскую, арабскую, нямецкую і французскую
• Сумяшчальнасць з экраннымі дыктарамі: падтрымка VoiceOver (iOS) і TalkBack (Android) ва ўсіх паточных працэсах
• Дынамічнае маштабаванне тэксту: інтэрфейс адаптуецца пад сістэмныя налады памеру тэксту
• Рэжым высокага кантрасту: для карыстальнікаў з парушэннямі зроку
• Галасавы ўвод: нататкі і апісанні выдаткаў можна дыктаваць замест набору тэксту
• Тактыльная зваротная сувязь: віброадказ пры паспяховых аперацыях, асабліва карысны ў шумных асяроддзях

Досвед кіраўніка: зацвярджэнні, якія не разбіваюць ваш дзень

Прыняцце супрацоўнікамі — толькі палова ўраўнення. Калі кіраўнікі пазбягаюць працэсу зацвярджэння, уся сістэма затармажваецца. Досвед зацвярджэння ў Masraff распрацаваны так, каб быць гэтак жа беспраблемным:

Разумныя апавяшчэнні

Замест таго каб адпраўляць асобнае апавяшчэнне для кожнага выдатку, Masraff разумна групуе апавяшчэнні. Кіраўнікі атрымліваюць штодзённую зводку ў зручны для іх час; тэрміновыя пытанні (выключэнні з палітыкі, выдаткі на вялікую суму) перадаюцца імгненна.

Карткі зацвярджэння з першага погляду

Кожны выдатак з'яўляецца ў выглядзе карткі, якая паказвае асноўную інфармацыю: хто, што, колькі і ацэнку адпаведнасці палітыцы ад ІІ. Зялёная адзнака зацвярджэння азначае, што выдатак цалкам адпавядае патрабаванням. Жоўты сцяжок паказвае, што патрабуецца праверка. Гэтая візуальная сістэма дазваляе кіраўнікам апрацоўваць больш за 20 зацвярджэнняў менш чым за 2 хвіліны.

Дэлегаванне паўнамоцтваў і аўтаматычнае зацвярджэнне

Кіраўнікі могуць вызначаць правілы дэлегавання паўнамоцтваў на перыяд адпачынку і наладжваць аўтаматычнае зацвярджэнне для выдаткаў, якія адпавядаюць усім крытэрыям палітыкі і знаходзяцца ніжэй пэўнага парога. Гэта прадухіляе распаўсюджаны сцэнарый, калі выдаткі чакаюць у чарзе, пакуль кіраўнік у дзелавой паездцы.

Ад дызайну да ROI: чаму UX важны для фінансаў

Некаторыя фінансавыя дырэктары разглядаюць інвестыцыі ў UX як цэнтр выдаткаў. Дадзеныя расказваюць іншую гісторыю. Кампаніі, якія выкарыстоўваюць інструменты для выдаткаў з высокім паказчыкам прыняцця, атрымліваюць вымерную фінансавую выгаду:

• Хутчэйшыя цыклы кампенсацыі: сярэдні час ад выдатку да кампенсацыі скарачаецца з 21 дня да 3 дзён, што павышае задаволенасць супрацоўнікаў і зніжае колькасць запытаў на аванс
• Больш высокая адпаведнасць палітыцы: прымяненне ў рэальным часе забяспечвае адпаведнасць больш за 98% у параўнанні з 67%, дасягальнымі пры аўдыце пасля падачы
• Поўны ўлік выдаткаў: калі інструментам лёгка карыстацца, супрацоўнікі ўносяць усё, што павінны ўнесці. Фінансавая служба бачыць поўную карціну выдаткаў, а не толькі тую частку, якую супрацоўнікі паклапаціліся паведаміць
• Ніжэйшая агульная кошт валодання: зніжаныя выдаткі на падтрымку, навучанне і ручную апрацоўку з лішкам акупляюць інвестыцыі ў якасць дызайну

Паспрабуйце Masraff: убачце розніцу самі

Найлепшы спосаб ацаніць прыкладанне для выдаткаў — гэта скарыстацца ім. Спампуйце Masraff, адскануйце свой першы чэк і засячыце, колькі часу гэта зойме. Мы ўпэўнены, што досвед раскажа сам за сябе.

Замовіце персаналізаванае дэма або пачніце свой 7-дзённы бясплатны пробны перыяд ужо сёння. Крэдытная картка не патрабуецца, навучанне не патрабуецца — толькі сфатаграфуй, пацвердзі, гатова.