Мазмұны
Тиімділікті бағалау — ұйымдағы жеке адамдар мен командалардың белгілі бір кезеңдегі жұмыс нәтижелерін, құзыреттерін және даму салаларын жүйелі түрде талдау процесі. Көптеген компанияларда бұл ұғым тек адам ресурстары процестерімен байланыстырылады; алайда тиімділікті өлшеу ең нақты нәтиже беретін салалардың бірі — қаржы функциясы. Шығынды бекітуден ай соңындағы жабуға дейін созылатын қаржы процестері — сандармен сөйлейтін және сондықтан объективті түрде бағалауға болатын сирек жұмыс салаларының бірі.
Бұл нұсқаулықта тиімділікті бағалаудың негізгі анықтамасын қысқаша тұжырымдап, содан кейін басты назарымыз болып табылатын қаржы функциясындағы тиімділікті өлшеуді — процесс метрикаларын және деректерге негізделген бағалау тәсілін — егжей-тегжейлі қарастырамыз.
Тиімділікті бағалау деген не?
Тиімділікті бағалау — қызметкерлердің алдын ала белгіленген мақсаттар, құзыреттер және мінез-құлық өлшемдері шеңберінде қаншалықты табысты болғанын өлшеу. Процесс тек өткенге қатысты баға беру ғана емес; ол мақсат қою, дамуды жоспарлау және мансапты басқару үшін де негізгі құрал.
Тиімді тиімділікті басқару циклі төрт компоненттен тұрады:
- Мақсат қою: Кезең басында анықталған нақты, өлшенетін мақсаттар
- Үздіксіз кері байланыс: Кезең бойы тұрақты кері байланыс әңгімелері
- Бағалау: Кезең соңында жасалатын жан-жақты талдау
- Даму жоспары: Күшті жақтарды нығайтатын, жақсарту салаларына әрекет анықтайтын жоспар
360 градус бағалау, мақсаттар мен негізгі нәтижелер (OKR) немесе құзыретке негізделген модельдер — осы циклдің әртүрлі қолдану түрлері. Қандай модель таңдалса да, ортақ шарт бірдей: бағалау пікірге емес, деректерге негізделуі керек. Дәл осы жерде қаржы функциясы басқа бөлімдерге үлгі болатын негіз ұсынады.
Қаржы функциясындағы тиімділікті өлшеу
Сату командасының тиімділігі айналыммен, өндірістің тиімділігі өнім санымен өлшенеді. Ал қаржы командасының, шығын мен жұмсау процестерін басқаратын операциялық командалардың тиімділігі қалай өлшенеді? Жауап — процестің өзін өлшеуден өтеді: шығын жазбасының енгізілуінен бекітілуіне, есеп айырысудан ай соңындағы жабуға дейін әр қадам, ұзақтық пен қателік деңгейі бойынша бақыланады.
Бұл тәсілдің ең үлкен артықшылығы — объективтілік. Процесс деректері түсіндіруді қажет етпейді; бекітуді күтіп тұрған шығын саны, қайтарылған жұмсау жазбасының үлесі немесе жабудың неше күн созылғаны талқылауға жатпайды. Бағалау әңгімесіне осы деректермен кіретін басшы әсер орнына дәлел арқылы сөйлейді.
Процесс метрикалары: нені өлшеу керек?
Қаржы және жұмсау операцияларында тиімділіктің тірегін құрайтын негізгі процесс метрикалары мыналар:
| Метрика | Не туралы айтады? |
|---|---|
| Шығынды бекіту ұзақтығы | Жұмсау жазбасының енгізуден түпкілікті бекітуге жетуіне дейінгі уақыт; кедергінің кімде тұрғанын көрсетеді |
| Қателік және қайтару үлесі | Толымсыз құжат, қате санат немесе саясатқа қайшылық себебінен қайтарылған жазбалардың үлесі |
| Жабу ұзақтығы | Ай соңындағы шот жабудың неше жұмыс күні созылғаны; қаржы командасының жалпы процесс саулығының қорытындысы |
| Саясатқа сәйкестік үлесі | Енгізілген жұмсаулардың компания шығын саясатына сәйкестік деңгейі |
| Жазба енгізу ұзақтығы | Қызметкердің бір шығынды құжаттап, жүйеге түсіру үшін жұмсаған уақыты |
Бұл метрикалардың әрқайсысын команда да, жеке адам да деңгейінде оқуға болады. Бекіту ұзақтығы ұзарса, мәселе жалғыз бекітушіде ме, әлде ағын дизайнында ма — деректер көрсетеді. Қателік деңгейі белгілі бір департаментте шоғырланса, бағалау нәтижесі жаза емес, мақсатты оқыту жоспары болады. Саясатқа сәйкестік төмен болса, алдымен шығын саясатының өзінің түсінікті екенін тексереді.
Процесс метрикаларын мақсатқа байлау
Метрика жалғыз өзі бір фотосурет; тиімділікті бағалауға айналуы үшін мақсатқа байлануы керек. Қаржы процестерінде негізгі тиімділік көрсеткішін анықтағанда мына қағидалар пайдалы:
- Ағымдағы жағдайды алдымен өлшеңіз: Мақсат болжамға емес, өз өткен дерегіңізге негізделсін. "Бекіту ұзақтығын қысқартамыз" орнына "өткен тоқсандағы орташамыздан төмен түсеміз" деңіз.
- Ұзақтық пен сапа бірге бақылансын: Тек жылдамдық мақсат етілсе, қателік деңгейі көтеріледі; тек қатесіздік мақсат етілсе, процесс баяулайды. Екеуі бірге бағалануы керек.
- Жауапкершілік нақты болсын: Әр метриканың бір иесі болуы керек; бекіту ұзақтығы — бекіту тізбегінің, енгізу сапасы — жұмсауды жасаған команданың көрсеткіші.
- Кезеңдік салыстыру жасаңыз: Ай және тоқсан бойынша үрдіс бір реттік өлшемнен мағыналырақ.
Деректерге негізделген бағалау қалай жүреді?
Процесс метрикаларының бағалауға кіре алуы үшін дерек сенімді, өзекті және бір көзден келуі керек. Қолмен жүргізілетін кестелер мен электрондық пошта арқылы жүретін бекітулер бұл шартты қамтамасыз етпейді: дерек кеш енгізіледі, әртүрлі адамдарда әртүрлі нұсқа пайда болады және бағалау кезеңі келгенде өткенге қатысты дерек жинау өз алдына бір жұмыс жүгін тудырады. Шынында да, шығын енгізуді қолмен жүргізудің компанияға жасырын уақыт шығынын жүктейтіні қаржы басшыларының ең жиі айтатын мәселелерінің бірі.
Сандық шығын басқару инфрақұрылымы бұл көріністі өзгертеді:
- Лездік бақылау: Бекітуді күтіп тұрған жазбалар, ұзақтықтар мен қателік деңгейлері қолмен есеп жинауды қажет етпей көрінеді.
- Объективті жазба: Әр қадамның уақыт таңбасы сақталатындықтан "қашан енгізілді, кімде қанша күтті" сұрағының жауабы даусыз.
- Тұтас көзқарас: Жұмсау дерегі бюджет пен есеп дерегімен бір ағында түйіскенде, жеке процесс тиімділігі мен компанияның қаржылық нәтижелері арасындағы байланыс орнатылады.
Мысалы, бір сату өкілінің бағалауында тек сату санына қарау жеткіліксіз; клиентке бару шығындарының бюджетке сәйкестігі, шығын жазбаларының уақтылы және толық тапсырылуы сияқты операциялық көрсеткіштер де кестеге қосылуы керек. Дәл солай, бір қаржы маманының бағалауы жабу ұзақтығына және есеп айырысу сапасына қатысты нақты деректермен қолдау табуы керек.
Жиі жасалатын қателер
Қаржы процестерінде тиімділікті өлшеуді құрастырғанда ең жиі кездесетін тұзақтар мыналар:
- Жылына бір рет өлшеу: Процесс метрикалары үздіксіз ағады; жыл соңына сығылған бағалау түзету мүмкіндігін жіберіп алады.
- Метриканы контекссіз оқу: Бекіту ұзақтығының ұзаруы кейде жеке емес, құрылымдық мәселе; түпкі себеп талдауы жасалмай жеке адамға жүктелмеуі керек.
- Өлшенбейтінді елемеу: Процесс дерегі күшті негіз, бірақ жалғыз өзі жеткіліксіз; ынтымақтастық пен даму сияқты сапалық өлшемдер кері байланыспен толықтырылуы керек.
- Дерек инфрақұрылымын құрмай мақсат қою: Сенімді жазба жоқ болса, мақсат та, бағалау да ауада қалады.
- Нәтижені әрекетке байламау: Өлшем нақты жақсарту жоспарына айналмаса, тек есеп беру жүгін тудырады.
Қорытынды
Тиімділікті бағалау пікірден гөрі дәлелге негізделген сайын әділ әрі тиімді болады. Қаржы функциясы — шығынды бекіту ұзақтығы, қателік деңгейі, жабу ұзақтығы және саясатқа сәйкестік сияқты процесс метрикаларымен — осы дәлелге негізделген тәсілдің ең табиғи қолдану саласы. Процесс дерегін тұрақты бақылайтын, мақсаттарды өз өткен тиімділігіне байлайтын және нәтижелерді даму жоспарына айналдыратын компаниялар қаржы командаларының да, бүкіл ұйымның да тиімділігін өлшенетін түрде басқарады.
Шығын мен жұмсау процестеріңізді ұштан-ұшқа сандық ете отырып, бекіту ұзақтығын, қателік деңгейлерін және жабу тиімділігін бір нүктеден бақылау үшін Masraff-тың шығын басқару шешімін қарап шыға аласыз, командаңызға сай кестені талқылау үшін бізбен байланысқа шыға аласыз.