Съдържание
Оценката на представянето е процес на систематичен анализ на работните резултати, компетенциите и зоните за развитие на отделните хора и екипите в дадена организация за определен период. В повечето компании това понятие се свързва единствено с процесите по управление на човешките ресурси; всъщност една от областите, в които измерването на представянето дава най-конкретни резултати, е финансовата функция. Финансовите процеси — от одобрението на разходите до месечното приключване — са сред редките бизнес области, които говорят с езика на числата и затова могат да бъдат оценявани обективно.
В това ръководство ще обобщим накратко основното определение на оценката на представянето, а след това ще разгледаме подробно основния ни фокус — измерването на представянето във финансовата функция: процесните метрики и подхода за оценка, базирана на данни.
Какво е оценка на представянето?
Оценката на представянето е измерване на това доколко успешно служителите се справят в рамките на предварително определени цели, компетенции и поведенчески критерии. Процесът не се свежда само до поставяне на ретроспективна оценка; той е и основен инструмент за поставяне на цели, планиране на развитието и управление на кариерата.
Ефективният цикъл на управление на представянето се състои от четири компонента:
- Поставяне на цели: конкретни, измерими цели, определени в началото на периода
- Непрекъсната обратна връзка: редовни разговори за обратна връзка през целия период
- Оценка: цялостен анализ, извършван в края на периода
- План за развитие: план, който затвърждава силните страни и определя действия за зоните за подобрение
Оценката на 360 градуса, целите и ключовите резултати (OKR) или моделите, базирани на компетенции, са различни форми на прилагане на този цикъл. Който и модел да бъде избран, общото условие е едно и също: оценката трябва да се основава на данни, а не на мнения. Именно тук финансовата функция предлага основа, която може да служи за пример на другите звена.
Измерване на представянето във финансовата функция
Представянето на екипа по продажби се измерва с оборота, представянето на производството — с броя произведени единици. Но как се измерва представянето на финансовия екип и на оперативните екипи, които управляват процесите на разходите? Отговорът е в измерването на самия процес: от въвеждането на запис за разход до неговото одобрение, от съгласуването до месечното приключване всяка стъпка може да се проследи по време и дял на грешките.
Най-голямото предимство на този подход е обективността. Данните от процеса не изискват тълкуване; броят на разходите, чакащи одобрение, делът на върнатите записи за разход или броят дни, отнели за приключването, не подлежат на спор. Мениджър, който влиза в разговора за оценка с тези данни, говори въз основа на доказателства, а не на впечатления.
Процесни метрики: какво да измерваме?
Основните процесни метрики, които изграждат гръбнака на представянето във финансовите и разходните операции, са следните:
| Метрика | Какво показва? |
|---|---|
| Време за одобрение на разходите | Времето от въвеждането на запис за разход до окончателното одобрение; показва при кого се образува тясното място |
| Дял на грешките и връщанията | Делът на записите, върнати поради липсващи документи, грешна категория или нарушение на политиката |
| Време за приключване | Колко работни дни отнема месечното счетоводно приключване; обобщение на общото здраве на процесите на финансовия екип |
| Дял на спазване на политиката | Нивото на съответствие на въведените разходи с фирмената политика за разходите |
| Време за въвеждане на запис | Времето, което служителят изразходва, за да документира разход и да го прехвърли в системата |
Всяка от тези метрики може да се чете както на ниво екип, така и на индивидуално ниво. Ако времето за одобрение се удължава, данните показват дали проблемът е в един-единствен одобряващ, или в структурата на потока. Ако делът на грешките се концентрира в определен отдел, резултатът от оценката не е наказание, а целенасочен план за обучение. Ако спазването на политиката е ниско, първо се проверява дали самата политика за разходите е разбираема.
Свързване на процесните метрики с целите
Метриката сама по себе си е снимка; за да се превърне в оценка на представянето, тя трябва да бъде свързана с цел. При определянето на ключовите показатели за представяне във финансовите процеси следните принципи са полезни:
- Първо измерете текущото състояние: целта трябва да се основава на собствените ви исторически данни, а не на предположения. Вместо „ще съкратим времето за одобрение“ кажете „ще слезем под средното ни за миналото тримесечие“.
- Проследявайте времето и качеството заедно: ако се цели само скорост, делът на грешките се повишава; ако се цели само безгрешност, процесът се забавя. Двете трябва да се оценяват заедно.
- Отговорността трябва да е ясна: всяка метрика трябва да има собственик; времето за одобрение е показател на веригата на одобрение, качеството на въвеждане — на екипа, извършил разхода.
- Правете периодични сравнения: тенденцията на месечна и тримесечна база е по-значима от еднократно измерване.
Как работи оценката, базирана на данни?
За да могат процесните метрики да влязат в оценката, данните трябва да са надеждни, актуални и да идват от един-единствен източник. Таблиците, попълвани на ръка, и одобренията, вървящи по имейл, не изпълняват това условие: данните се въвеждат със закъснение, при различни хора се създават различни версии и когато настъпи периодът на оценка, събирането на данни със задна дата се превръща в отделно натоварване. Неслучайно фактът, че ръчното водене на въвеждането на разходите натоварва компанията със скрит разход на време, е един от проблемите, които финансовите ръководители посочват най-често.
Цифровата инфраструктура за управление на разходите променя тази картина:
- Наблюдение в реално време: записите, чакащи одобрение, сроковете и дяловете на грешките стават видими, без да е нужно ръчно съставяне на отчети.
- Обективно записване: тъй като всяка стъпка е с времеви печат, отговорът на въпроса „кога е въведено, при кого и колко е чакало“ е безспорен.
- Цялостен поглед: когато данните за разходите се срещнат в един и същ поток с данните за бюджета и счетоводството, може да се установи връзката между индивидуалното процесно представяне и финансовите резултати на компанията.
Например при оценката на търговски представител да се гледат само числата на продажбите е недостатъчно; в картината трябва да се включат и оперативни показатели като съответствието с бюджета на разходите за посещения при клиенти и навременното, пълно предаване на записите за разходи. По същия начин оценката на финансов специалист трябва да се подкрепи с конкретни данни за времето за приключване и качеството на съгласуването.
Често допускани грешки
Най-честите капани при изграждането на измерването на представянето във финансовите процеси са следните:
- Измерване веднъж годишно: процесните метрики текат непрекъснато; оценка, свита към края на годината, изпуска възможността за корекция.
- Четене на метриката без контекст: удължаването на времето за одобрение понякога е не личен, а структурен проблем; не бива да се приписва на отделния човек без анализ на първопричините.
- Пренебрегване на неизмеримото: данните от процеса са здрава основа, но сами по себе си не са достатъчни; качествените измерения като сътрудничеството и развитието трябва да се допълват с обратна връзка.
- Поставяне на цели, без да е изградена инфраструктурата за данни: ако няма надеждно записване, и целта, и оценката увисват във въздуха.
- Несвързване на резултата с действие: ако измерването не се превърне в конкретен план за подобрение, то само създава натоварване с отчетност.
Заключение
Оценката на представянето е толкова по-справедлива и ефективна, колкото повече се основава на доказателства, а не на мнения. Финансовата функция — с процесни метрики като време за одобрение на разходите, дял на грешките, време за приключване и спазване на политиката — е най-естествената област за прилагане на този базиран на доказателства подход. Компаниите, които редовно проследяват данните от процеса, свързват целите със собственото си минало представяне и превръщат резултатите в план за развитие, управляват измеримо представянето както на финансовите екипи, така и на цялата организация.
За да цифровизирате изцяло процесите си на разходите и да проследявате от една точка времето за одобрение, дяловете на грешките и представянето при приключване, можете да разгледате решението за управление на разходите на Masraff и да се свържете с нас, за да обсъдите най-подходящата за екипа ви конфигурация.