Mundarija
- Xodim avansi qanday yopiladi?
- Avans jarayoni so'rovdan yopilishgacha qaysi qadamlardan o'tadi?
- Xarajat avansdan kam yoki ko'p bo'lsa nima bo'ladi?
- Avans hisob-kitobi buxgalteriyada qanday qayd etiladi?
- Excel avans kuzatuv jadvalida qaysi ustunlar bo'lishi kerak?
- Ochiq avanslar qanday kuzatiladi?
- Xulosa: avansni hujjat va qoida bilan yoping
Xodimga berilgan avans to'langan kuni emas, balki hujjatlar bilan hisob-kitob qilinib, qoldig'i nolga tushgan kuni yopiladi. Ushbu maqola avans nima ekanini emas, uni qanday yopishni tushuntiradi: so'rovdan yopilishgacha bo'lgan qadamlar, xarajat avansdan kam yoki ko'p bo'lgan holatlar, buxgalteriya mantig'i, Excel avans kuzatuv jadvalining ustunlari va ochiq qolgan avanslarni kuzatish. Bu yerda tasvirlangan hisoblar (Turkiyaning Tek Düzen Hesap Planı bo'yicha 195 va 196) va qoidalar Turkiya amaliyotiga tegishli.
Xodim avansi qanday yopiladi?
Xodim avansi xodim xarajat hujjatlarini avansga biriktirishi, bu hujjatlar tasdiqlanishi va qolgan farq qaytarish yoki to'lov orqali nolga tushirilishi bilan yopiladi. Yopish bitta amal emas, uch qismli hisob-kitobdir: hujjatlar, tasdiq va farq.
Amaliyotda eng ko'p uchraydigan muammo avansning to'langandan keyin unutilishidir. Xodim xarajat qiladi, cheklarni konvertga soladi, xarajat shakli haftalar o'tib keladi; bu orada buxgalteriyada ochiq avans qoldig'i turadi. Yopish qoidasini boshidan yozma ravishda belgilash bu qoldiqlarning to'planishiga yo'l qo'ymaydi.
Avans jarayoni so'rovdan yopilishgacha qaysi qadamlardan o'tadi?
Avans so'rov, tasdiq, to'lov, xarajat, hisob-kitob va yopish kabi olti qadamdan o'tadi. Har bir qadamning mas'uli va yozuvi bo'lishi kerak.
- So'rov: Xodim summani, maqsadni (masalan, xizmat safari yoki joyda xarid) va taxminiy yopilish sanasini ko'rsatadi. Agar xodim avans shakli Excelda yuritilsa, bu maydonlar majburiy bo'lishi kerak.
- Tasdiq: Rahbar maqsad va summani tasdiqlaydi. Agar kompaniya siyosatida avansning yuqori chegarasi yoki ochiq avansi bor xodimga yangi avans berilmasligi kabi qoidalar bo'lsa, ular shu qadamda qo'llanadi.
- To'lov: Moliya jamoasi summani to'laydi va to'lov hujjatini avans yozuviga biriktiradi. Naqd to'lovda avans kvitansiyasi imzolatiladi; bank to'lovida bank ko'chirmasi yetarli dalildir.
- Xarajat: Xodim xarajat qiladi va har bir xarajat uchun hujjat to'playdi: hisob-faktura, chek, chipta.
- Hisob-kitob: Xodim xarajat hujjatlarini xarajat hisoboti sifatida avansga biriktiradi. Hisobot tasdiqlanganda xarajat summasi avansdan ayiriladi.
- Yopish: Qolgan farq qaytarish yoki qo'shimcha to'lov bilan nolga tushiriladi va avans yopilgan deb belgilanadi.
Ish avansini yopishda eng ko'p vaqt oladigan qadam beshinchi qadamdir, chunki hujjatlar ko'pincha to'liq bo'lmaydi yoki kechikib keladi. Shu sababli yopilish sanasini so'rov paytida belgilash muhim.
Xarajat avansdan kam yoki ko'p bo'lsa nima bo'ladi?
Xarajat avansga teng bo'lsa avans yopiladi, kam bo'lsa xodim farqni qaytaradi, ko'p bo'lsa kompaniya farqni xodimga to'laydi. Uch holatning natijasi quyidagi jadvalda keltirilgan.
| Holat | Misol (avans 10.000 TL) | Natija | Kim nima qiladi? |
|---|---|---|---|
| Xarajat = avans | Misol: 10.000 TL xarajat | Qoldiq nol, avans yopiladi | Qo'shimcha amal kerak emas |
| Xarajat < avans | Misol: 8.500 TL xarajat | 1.500 TL xodimda qoladi | Xodim farqni kassaga yoki bank hisobiga qaytaradi |
| Xarajat > avans | Misol: 11.200 TL xarajat | Xodim foydasiga 1.200 TL farq | Kompaniya farqni xodimga to'laydi |
Jadvaldagi summalar faqat misol. Qaytarish holatida qaytarish sanasi va hujjati (bank ko'chirmasi yoki kirim kvitansiyasi) avans yozuviga qo'shilishi kerak. Ortiqcha xarajat holatida esa kompaniya farqni to'lashdan oldin xarajat siyosatga mos kelishini tekshirishi lozim; tasdiqlanmagan ortiqcha xarajat avtomatik to'lanmasligi kerak.
Avans hisob-kitobi buxgalteriyada qanday qayd etiladi?
Avans hisob-kitobida avans hisobidagi qoldiq tasdiqlangan xarajat hujjatlari asosida tegishli xarajat hisoblariga o'tkaziladi, qolgan farq esa kassa yoki bank operatsiyasi bilan yopiladi. Turkiyaning Tek Düzen Hesap Planı bo'yicha ish uchun berilgan avanslar odatda 195 İş Avansları, ish haqi hisobiga berilgan avanslar esa 196 Personel Avansları hisobida yuritiladi.
Umumiy yozuv mantig'i quyidagicha (hisoblar tanlovi kompaniyaning hisoblar rejasiga qarab farq qilishi mumkin):
- Avans to'langanda: 195 İş Avansları hisobi debetlanadi, to'lov amalga oshirilgan kassa yoki bank hisobi kreditlanadi.
- Xarajat hujjatlari tasdiqlanganda: Hujjatlardagi summalar tegishli xarajat hisoblarining, hujjatda alohida ko'rsatilgan va chegiriladigan QQS esa tegishli QQS hisobining debetiga yoziladi; umumiy summa miqdorida 195 İş Avansları hisobi kreditlanadi.
- Xodim farqni qaytarganda: Kassa yoki bank hisobi debetlanadi, 195 İş Avansları hisobi qaytarilgan summa miqdorida kreditlanadi va qoldiq nolga tushadi.
- Kompaniya farqni to'laganda: Avansdan oshgan xarajat summasi xodim oldidagi qarz sifatida qayd etiladi va to'lov bilan yopiladi.
Misol: 10.000 TL ish avansi berilgan, 8.500 TL lik xarajat hujjati tasdiqlangan. 8.500 TL xarajat va QQS hisoblariga o'tkaziladi, xodim 1.500 TL qaytaradi va 195 hisobida bu xodim bo'yicha qoldiq qolmaydi.
196 Personel Avansları hisobidagi ish haqi avanslari esa xarajat hujjati bilan emas, odatda ish haqi vedomostida maoshdan ushlab qolish orqali yopiladi. Ikki hisobni aralashtirmaslik oy oxiridagi solishtirishni osonlashtiradi. Soliq va hisob tafsilotlarini kompaniyangizning moliyaviy maslahatchisi (mali müşavir) bilan aniqlashtiring.
Excel avans kuzatuv jadvalida qaysi ustunlar bo'lishi kerak?
Excel avans kuzatuv jadvali har bir avans kimga, qachon, qancha berilganini va qanchasi hujjat bilan yopilganini bitta qatorda ko'rsatishi kerak. Quyidagi ustunlar to'plami kichik jamoalar uchun yetarli boshlang'ich nuqtadir.
| Ustun | Nima yoziladi? |
|---|---|
| Avans raqami | Noyob raqam (masalan, AV-0001) |
| Xodim / bo'lim | Avansni olgan shaxs va xarajat markazi |
| Maqsad | Safar, joyda xarid, tadbir va h.k. |
| To'lov sanasi va summasi | Bank ko'chirmasi yoki avans kvitansiyasiga mos summa |
| Rejalashtirilgan yopilish sanasi | So'rovda belgilangan sana |
| Hujjatlashtirilgan xarajat | Tasdiqlangan xarajat hisobotlari yig'indisi |
| Qolgan qoldiq | To'lov summasi minus hujjatlashtirilgan xarajat |
| Qaytarish / qo'shimcha to'lov | Sana va summa |
| Ochiq kunlar soni | Bugungi sana minus to'lov sanasi |
| Holat | Ochiq, hisob-kitobda, yopilgan |
Avans kvitansiyasi namunasini Excelda ham yuritish mumkin; ammo kvitansiyaning imzolangan nusxasi yoki bank ko'chirmasi jadvaldagi qatorga fayl nomi orqali bog'lanishi kerak. Excel avans jadvalining zaif tomoni qatorlarning qo'lda yangilanishidir: hisobot tasdiqlanganda hech kim qoldiqni yangilamasa, jadval haqiqatni ko'rsatmaydi.
Ochiq avanslar qanday kuzatiladi?
Ochiq avanslar to'lov sanasidan beri o'tgan kunlar soniga qarab muddat guruhlariga ajratiladi va har bir guruhga kuzatuv qoidasi biriktiriladi. Maqsad hech bir avansning mas'ulsiz va muddatsiz qolmasligidir.
Amaliyotda ish beradigan qoidalar:
- Muddat guruhlari: 0–30 kun, 31–60 kun, 60 kundan ortiq. Guruhlarni kompaniyaning safar va to'lov sikliga qarab moslash mumkin.
- Rejalashtirilgan yopilish sanasi o'tganda: Xodimga va uning rahbariga eslatma yuboriladi.
- Ikkinchi chegara oshganda: Moliya jamoasi vaziyatni rahbar bilan birga ko'rib chiqadi; hujjat yetishmasa, nima yetishmasligi yozma ravishda bildiriladi.
- Ochiq avansi bor xodimga yangi avans: Siyosatga ko'ra berilmaydi yoki qo'shimcha tasdiqqa bog'lanadi.
- Oy oxiri: 195 va 196 hisoblarining qoldig'i avans kuzatuv jadvalidagi ochiq avanslar yig'indisi bilan solishtiriladi.
Bu qoidalar avans va xarajat jarayonlarini tartibga soladi; ammo qo'lda yuritilganda eslatmalar va qoldiq yangilanishlarining uzluksizligi odamlarga bog'liq bo'lib qoladi.
Xulosa: avansni hujjat va qoida bilan yoping
Avans to'langan paytda emas, hujjatlar bilan hisob-kitob qilinib, farqi nolga tushgan paytda yopiladi. Yopilish sanasini so'rov paytida belgilash, uch natijani (teng, kam, ko'p) oldindan aniqlash va ochiq avanslarni muddat bo'yicha kuzatish bu jarayonni oldindan bashorat qilinadigan qiladi.
Masraff'da avanslar xarajatlar bilan hisob-kitob qilinadi: xodim xarajat hisobotini avansga biriktiradi, hisobot tasdiqlanganda qoldiq qayta hisoblanadi va qoldiq nolga yoki undan pastga tushganda avans avtomatik yopiladi. Buxgalteriya roliga ega foydalanuvchi avansni qo'lda ham yopishi mumkin; ERP integratsiyasi ishlatilsa, yopishlarni ommaviy tarzda bajarish mumkin. Batafsil ma'lumot uchun Masraff avanslarni boshqarish va xarajatlarni boshqarish sahifalariga qarang.