Лічбавая трансфармацыя ў кіраванні чалавечымі рэсурсамі

Лічбавая трансфармацыя ў кіраванні чалавечымі рэсурсамі стала адным з прыярытэтных пытанняў для кампаній, якія хочуць атрымаць канкурэнтную перавагу ў сучасным бізнес-асяроддзі. Традыцыйныя HR-працэсы — паперовыя формы, ручныя цыклы зацвярджэння і працаёмкая бюракратыя — хутка эвалюцыянуюць у бок мадэлі, арыентаванай на дадзеныя, аўтаматызацыю і вопыт супрацоўнікаў. Дык што менавіта ўключае гэтая трансфармацыя і якую каштоўнасць яна дадае вашай кампаніі?

Што такое HR-тэхналагічны стэк і чаму ён важны?

HR-тэхналагічны стэк — гэта сукупнасць праграмнага забеспячэння і інструментаў, якія кампанія выкарыстоўвае для кіравання функцыямі чалавечых рэсурсаў. Сёння для эфектыўнай працы HR-дэпартамента патрабуецца некалькі ўзаемазвязаных і інтэграваных тэхналогій.

Сучасны HR-тэхналагічны стэк звычайна складаецца з наступных кампанентаў:

• Інфармацыйная сістэма кіравання персаналам (HRIS): асноўная платформа, дзе цэнтралізавана кіруюцца дадзеныя супрацоўнікаў. Асабовыя даныя, арганізацыйная структура і справаздачнасць грунтуюцца менавіта на гэтай сістэме.
• Сістэма адсочвання кандыдатаў (ATS): праграмнае забеспячэнне, якое кіруе працэсам найму — ад публікацыі вакансій да сумоўяў, адсочваючы кожны этап.
• Сістэма кіравання навучаннем (LMS): платформы, дзе плануецца навучанне і развіццё супрацоўнікаў і прапануюцца анлайн-курсы.
• Інструменты кіравання эфектыўнасцю: рашэнні, якія лічбавізуюць пастаноўку мэтаў, збор зваротнай сувязі і ацэнку прадукцыйнасці.
• Кіраванне заработнай платай і льготамі: сістэмы, у якіх аўтаматычна кіруюцца разлікі заработнай платы, падатковыя адлічэнні і дадатковыя льготы.
• Кіраванне выдаткамі і расходамі: інструменты для лічбавай справаздачнасці, зацвярджэння і адсочвання выдаткаў супрацоўнікаў.

Стварэнне правільнага HR-тэхналагічнага стэка не азначае проста набыццё асобных праграм. Гэтыя інструменты павінны працаваць у інтэграцыі адзін з адным, забяспечваючы бесперапынны паток дадзеных і паслядоўны вопыт для супрацоўнікаў. Адсутнасць інтэграцыі прыводзіць да сілосаў дадзеных і ручнога пераносу інфармацыі, што зводзіць на нішто мэту лічбавай трансфармацыі.

Як аўтаматызацыя найму трансфармуе HR-дэпартаменты?

Найм — адзін з працэсаў, на які HR-дэпартаменты марнуюць найбольш часу. Прасейванне сотняў заявак традыцыйнымі метадамі, каардынацыя сумоўяў і зваротная сувязь з кандыдатамі — гэта і дорага, і непрадуктыўна. Аўтаматызацыя найму карэнным чынам перабудоўвае гэтыя працэсы.

Тэхналогіі прасейвання рэзюмэ на аснове штучнага інтэлекту аналізуюць тысячы заявак за секунды, вылучаючы кандыдатаў, найбольш прыдатных для пазіцыі. Дзякуючы гэтаму HR-спецыялісты могуць прысвячаць больш часу індывідуальнай працы з кваліфікаванымі кандыдатамі.

Дзякуючы камунікацыі з кандыдатамі праз чат-ботаў, кандыдаты могуць атрымліваць інфармацыю аб статусе сваёй заяўкі кругласутачна і імгненна знаходзіць адказы на частыя пытанні. Гэта паляпшае вопыт кандыдата і зніжае аперацыйную нагрузку на HR-каманду.

Інструменты аўтаматычнага планавання сумоўяў супастаўляюць графікі інтэрв'юераў і кандыдатаў, аўтаматычна вызначаючы найбольш зручны час. Гэта ліквідуе патрэбу ў шматлікіх лістах электроннай пошты і паскарае працэс.

Платформы відэасумоўяў, у сваю чаргу, асабліва ў перыяд пашырэння дыстанцыйнай працы, зносяць геаграфічныя межы і пашыраюць пул талентаў. Запісаныя сумоўі можна прагледзець некалькім ацэншчыкам у розны час, што робіць працэс ацэнкі больш аб'ектыўным.

Найважнейшы плён аўтаматызацыі найму — гэта тое, што HR-прафесіяналы могуць сканцэнтравацца на стратэгічных задачах. Перадача рутынных і паўтаральных задач аўтаматызацыі дазваляе больш энергіі накіраваць на такія крытычныя вобласці, як кіраванне талентамі і культурная адпаведнасць.

Чаму партал самаабслугоўвання супрацоўнікаў стаў незаменным?

Партал самаабслугоўвання супрацоўнікаў, магчыма, з'яўляецца адным з найбольш відавочных і найбольш прынятых вынікаў лічбавай трансфармацыі. Гэтыя парталы дазваляюць супрацоўнікам самастойна, у любы час і з любога месца выконваць мноства HR-аперацый.

Праз партал самаабслугоўвання супрацоўнікаў, як правіла, можна выканаць наступныя дзеянні:

• Заявы на адпачынак: запытваць штогадовы адпачынак, бальнічны і іншыя віды адпачынку, а таксама праглядаць астатак дзён.
• Абнаўленне асабістай інфармацыі: абнаўленне звестак пра змену адраса, банкаўскага рахунку і кантактнай асобы на выпадак надзвычайнай сітуацыі.
• Доступ да разліковых лісткоў: прагляд і спампоўванне разліковых лісткоў і падатковых дакументаў.
• Справаздачнасць па выдатках: лічбавая справаздачнасць па выдатках на камандзіроўкі, сустрэчы і іншыя карпаратыўныя выдаткі.
• Рэгістрацыя на навучанне: запіс на дзеючыя праграмы навучання і адсочванне сертыфікатаў.
• Унутраная камунікацыя: доступ да абвестак, удзел у апытаннях і абмен зваротнай сувяззю.

Найбольшая перавага парталаў самаабслугоўвання для HR-дэпартаментаў — зніжэнне аперацыйнай нагрузкі. Даследаванні паказваюць, што HR-каманды марнуюць прыкладна сорак працэнтаў свайго часу на адказы на рутынныя пытанні і выкананне простых аперацый. Парталы самаабслугоўвання значна зніжаюць гэты паказчык.

З пункту гледжання супрацоўніка гэтыя парталы стварае адчуванне пашырэння магчымасцей і самастойнасці. Супрацоўнік, які хоча адсачыць статус зацвярджэння заявы на адпачынак або імгненна атрымаць доступ да свайго разліковага лістка, не мусіць пісаць ліст ці тэлефанаваць у HR-дэпартамент. Гэта павышае задаволенасць супрацоўнікаў і дазваляе HR-камандзе засяродзіцца на стратэгічных праектах.

Як інструменты кіравання эфектыўнасцю паляпшаюць HR-працэсы?

Традыцыйнае кіраванне эфектыўнасцю грунтавалася на доўгіх формах ацэнкі, якія праводзіліся раз ці два разы на год і, як правіла, не карысталіся любоўю ні кіраўнікоў, ні супрацоўнікаў. Лічбавыя інструменты кіравання эфектыўнасцю цалкам змянілі гэты падыход.

Дзякуючы механізмам пастаяннай зваротнай сувязі супрацоўнікі і кіраўнікі могуць рэгулярна абменьвацца зваротнай сувяззю, не чакаючы канца года. Гэты падыход дазваляе своечасова выяўляць праблемы і ацэньваць магчымасці развіцця.

Платформы OKR (Objectives and Key Results) спрашчаюць узгадненне карпаратыўных мэт з індывідуальнымі. Кожны супрацоўнік можа выразна бачыць, як яго ўклад уплывае на агульную карціну. Гэтая празрыстасць павышае матывацыю і залучанасць.

Праграмнае забеспячэнне для ацэнкі 360 градусаў дазваляе ацэньваць супрацоўніка не толькі яго кіраўніком, але і калегамі, падначаленымі і нават кліентамі. Такі шматбаковы погляд дае больш справядлівую і ўсебаковую карціну эфектыўнасці.

Карты кампетэнцый і планы развіцця спалучаюць бягучыя кампетэнцыі супрацоўнікаў з іх кар'ернымі мэтамі, фарміруючы персаналізаваныя траекторыі развіцця. Пытанні аб тым, якое навучанне неабходна прайсці і ў якіх праектах можна атрымаць вопыт, плануюцца на аснове дадзеных.

Найважнейшы ўклад лічбавага кіравання эфектыўнасцю — тое, што яно робіць працэс прыняцця рашэнняў заснаваным на дадзеных. Крытычныя рашэнні, такія як павышэнне, павелічэнне заработнай платы і планаванне кар'еры, могуць прымацца на аснове канкрэтных дадзеных, а не суб'ектыўных уражанняў. Гэта ўзмацняе адчуванне справядлівасці і прадухіляе страту талентаў.

Як Masraff лічбавізуе працэсы выдаткаў супрацоўнікаў?

Адной з найбольш крытычных і часта найбольш складаных абласцей лічбавай трансфармацыі HR з'яўляюцца працэсы кіравання выдаткамі і расходамі супрацоўнікаў. Пры традыцыйных метадах супрацоўнікам даводзілася збіраць паперовыя чэкі, уручную ўносіць дадзеныя ў табліцы Excel і фізічна шукаць кіраўніка для зацвярджэння. Гэты працэс азначаў сур'ёзную страту часу і рызыку памылак як для супрацоўнікаў, так і для фінансавых каманд.

Masraff уступае ў гульню менавіта ў гэтым пункце, прапаноўваючы інавацыйнае рашэнне, якое лічбавізуе працэсы выдаткаў супрацоўнікаў ад пачатку да канца. Уклад Masraff у лічбавую трансфармацыю HR можна абагульніць наступным чынам:

• Разумнае сканіраванне чэкаў і рахункаў-фактур: супрацоўнікі фатаграфуюць свае чэкі праз мабільны дадатак і загружаюць іх у сістэму. Тэхналогія OCR на аснове штучнага інтэлекту Masraff аўтаматычна распазнае суму, дату, ПДВ і дадзеныя гандлёвай кропкі на чэку і пераносіць іх у справаздачу аб выдатках. Ручное ўвядзенне дадзеных знікае.
• Аўтаматычныя патокі зацвярджэння: справаздачы аб выдатках аўтаматычна перанакіроўваюцца адпаведным кіраўнікам у адпаведнасці з іерархіяй зацвярджэння, устаноўленай кампаніяй. Кіраўнікі могуць зацвердзіць або адхіліць справаздачу адным націскам праз мабільны дадатак. Час зацвярджэння значна скарачаецца.
• Кантроль адпаведнасці палітыцы: Masraff дазваляе вызначыць палітыку выдаткаў кампаніі ў сістэме і аўтаматычна выяўляе і папярэджвае аб выдатках, якія не адпавядаюць палітыцы. Гэта дапамагае як захаваць карпаратыўны бюджэт, так і спрасціць працэсы аўдыту.
• Справаздачнасць і аналітыка ў рэальным часе: HR- і фінансавыя каманды могуць адсочваць дадзеныя аб выдатках у рэальным часе, праводзіць аналіз па дэпартаментах і больш дакладна планаваць бюджэт.
• Інтэграцыя з ERP і бухгалтарскімі сістэмамі: Masraff інтэгруецца з існуючым ERP і бухгалтарскім праграмным забеспячэннем, аўтаматызуючы перадачу дадзеных. Гэта прадухіляе двайное ўвядзенне дадзеных і захоўвае цэласнасць фінансавых працэсаў.

Комплекснае рашэнне, якое прапануе Masraff, — адзін з найбольш яскравых прыкладаў лічбавай трансфармацыі HR. Пакуль супрацоўнікі завяршаюць працэс справаздачнасці аб выдатках за некалькі хвілін, кіраўнікі лёгка выконваюць зацвярджэнне, а фінансавыя каманды імгненна атрымліваюць дакладныя дадзеныя.

На што трэба звярнуць увагу, каб дасягнуць поспеху ў лічбавай трансфармацыі HR?

Лічбавая трансфармацыя — гэта не толькі набыццё тэхналогій, але і працэс культурных змен. Каб дасягнуць поспеху ў лічбавай трансфармацыі HR, варта звярнуць увагу на наступныя фактары:

Падтрымка вышэйшага кіраўніцтва абавязковая. Праекты лічбавай трансфармацыі не могуць быць устойлівымі без актыўнага ўдзелу і падтрымкі вышэйшага кіраўніцтва. Размеркаванне бюджэту, планаванне рэсурсаў і кіраванне культурнымі зменамі патрабуюць уключанасці на ўзроўні кіраўніцтва.

У цэнтры ўвагі павінен быць вопыт супрацоўнікаў. Пры выбары тэхналогій і распрацоўцы працэсаў вопыт супрацоўнікаў павінен быць першасным крытэрыем. Складаныя ў выкарыстанні, заблытаныя сістэмы — найбольшая перашкода для прыняцця лічбавай трансфармацыі.

Неабходна планаваць паэтапны пераход. Спроба лічбавізаваць усе працэсы адначасова, як правіла, заканчваецца няўдачай. Больш эфектыўная стратэгія — вызначыць прыярытэты, пачаць з абласцей з найвышэйшым уплывам і паступова пашырацца на іншыя, ствараючы гісторыі поспеху.

Бяспека дадзеных павінна быць прыярытэтам. Дадзеныя HR утрымліваюць самую канфідэнцыяльную асабістую інфармацыю супрацоўнікаў. У працэсе лічбавай трансфармацыі неабходна старанна прымяняць меры бяспекі, такія як адпаведнасць заканадаўству аб абароне дадзеных, шыфраванне і кантроль доступу.

Неабходна прыняць культуру пастаяннага ўдасканалення. Лічбавая трансфармацыя — гэта не праект, а бесперапынная падарожжа. Неабходна рэгулярна збіраць зваротную сувязь ад карыстальнікаў, аптымізаваць працэсы і ацэньваць новыя тэхналогіі.

Частыя пытанні

Што такое лічбавая трансфармацыя HR?

Лічбавая трансфармацыя HR — гэта перабудова ўсіх працэсаў HR-дэпартаментаў, такіх як найм, кіраванне эфектыўнасцю, навучанне, заработная плата, кіраванне выдаткамі і камунікацыя з супрацоўнікамі, з дапамогай лічбавых тэхналогій. Мэта — стварыць эфектыўную, арыентаваную на дадзеныя і на вопыт супрацоўнікаў мадэль HR, ліквідаваўшы ручныя і паперовыя аперацыі.

Якія перавагі дае лічбавая трансфармацыя HR кампаніям?

Лічбавая трансфармацыя HR павышае аперацыйную эфектыўнасць, зніжае выдаткі, павышае задаволенасць супрацоўнікаў і ўзмацняе працэсы стратэгічнага прыняцця рашэнняў. Дзякуючы аўтаматызацыі HR-каманды вызваляюцца ад рутынных задач і могуць засяродзіцца на такіх каштоўных абласцях, як кіраванне талентамі, развіццё культуры і стратэгічнае планаванне.

Як малыя і сярэднія прадпрыемствы могуць пачаць лічбавую трансфармацыю HR?

Для малых і сярэдніх прадпрыемстваў найбольш эфектыўны падыход — пачаць з працэсаў, якія выклікаюць найбольшую страту часу. Хуткіх вынікаў можна дасягнуць, лічбавізаваўшы такія аперацыйныя працэсы, як кіраванне выдаткамі, адсочванне адпачынкаў і заработная плата. Такія простыя ва ўжыванні і хутка ўкараняльныя воблачныя рашэнні, як Masraff, прапануюць ідэальны адпраўны пункт у гэтым працэсе.

Чаму важна лічбавізаваць кіраванне выдаткамі супрацоўнікаў?

Кіраванне выдаткамі — адзін з найбольш складаных працэсаў як для супрацоўнікаў, так і для фінансавых каманд. Дзякуючы лічбавізацыі знікаюць збор чэкаў, ручное ўвядзенне дадзеных і паперовыя працэсы зацвярджэння. Выдаткі адсочваюцца ў рэальным часе, адпаведнасць палітыцы правяраецца аўтаматычна, а працэс справаздачнасці скарачаецца да некалькіх хвілін. Гэта эканоміць час і зводзіць да мінімуму долю памылак.

Якую розніцу стварае Masraff у працэсах кіравання выдаткамі?

Masraff лічбавізуе кіраванне выдаткамі ад пачатку да канца дзякуючы такім функцыям, як сканіраванне чэкаў на аснове штучнага інтэлекту, аўтаматычныя патокі зацвярджэння, кантроль адпаведнасці палітыцы і справаздачнасць у рэальным часе. Справаздачу аб выдатках можна стварыць адкуль заўгодна праз мабільны дадатак, кіраўнікі могуць зацвердзіць яе адным націскам, а фінансавыя каманды атрымліваюць доступ да дадзеных імгненна. Дзякуючы інтэграцыі з ERP і бухгалтарскімі сістэмамі захоўваецца цэласнасць дадзеных.

---

Лічбавая трансфармацыя ў кіраванні чалавечымі рэсурсамі больш не з'яўляецца выбарам — гэта неабходнасць. Ад HR-тэхналагічнага стэка да аўтаматызацыі найму, ад парталаў самаабслугоўвання да кіравання эфектыўнасцю — лічбавыя рашэнні ва ўсіх абласцях робяць HR-функцыі больш эфектыўнымі, стратэгічнымі і арыентаванымі на супрацоўніка.

Каб лічбавізаваць свае працэсы кіравання выдаткамі і зрабіць канкрэтны крок у лічбавай трансфармацыі HR, паспрабуйце Masraff бясплатна. Дзякуючы кіраванню выдаткамі на аснове штучнага інтэлекту эканомце час, ліквідуйце памылкі і выведзіце вопыт вашых супрацоўнікаў на новы ўзровень.