Кіраванне дзелавымі паездкамі

Форма падарожжа, асобна ад зацвярджэння выдаткаў, служыць і для атрымання дазволу на саму паездку. Супрацоўнік атрымлівае зацвярджэнне праз гэтую форму яшчэ да падарожжа. Форму можна адкрыць з авансам або без яго. Палі ахопліваюць звесткі, патрэбныя таму, хто будзе рабіць браніраванне. Дагаворныя гатэлі вашай кампаніі ўжо ёсць у форме ў выглядзе спіса.

У форме падарожжа таксама дзейнічае кантроль палітык. Правілы, напрыклад сутачныя ліміты на харчаванне або транспарт, задаюцца для кожнай формы і прымяняюцца з улікам працягласці падарожжа.

Пасля зацвярджэння формы падарожжа адпаведнаму аддзелу вашага дагаворнага турагенцтва аўтаматычна адпраўляецца электронны ліст паводле выбраных вамі крытэрыяў. Білеты і гатэлі браніруе турагенцтва. Вам не трэба складаць і адпраўляць ліст агенцтву для кожнага падарожжа.

Выдаткі на пражыванне, транспарт і харчаванне падчас падарожжа ператвараюцца ў запіс выдатку, як толькі сфатаграфаваны чэк. Зацверджаная форма падарожжа звязваецца з формамі выдаткаў. У справаздачы аб выдатках відаць, падчас якога падарожжа быў зроблены кожны выдатак. Той, хто зацвярджае, на тым жа экране бачыць, што выдатак адносіцца да раней зацверджанага падарожжа.

Пасля завяршэння падарожжа супрацоўнік атрымлівае напамін з пытаннем, ці завершана падарожжа. Так незакрытыя падарожжы не пераносяцца на канец месяца.

У запісе захоўваецца, хто, для якога падарожжа і каму даў зацвярджэнне шэсць месяцаў таму. Падчас праверкі або разгляду бюджэту не трэба перабіраць архівы электроннай пошты.

Адсочвайце кур'ерскія і паштовыя адпраўленні. Выдаткі, якія залежаць ад адлегласці, напрыклад кампенсацыю за кіламетры паездкі на асабістым аўтамабілі, разлічвайце аўтаматычна.