ROI кіравання выдаткамі: разлічыце эканомію часу і грошай

Чаму перад пакупкай праграмнага забеспячэння для кіравання выдаткамі патрэбны каркас ROI?

Кожны кіраўнік фінансаў ведае, што ручное кіраванне выдаткамі — гэта марнаванне часу і грошай. Але калі даходзіць да стварэння дзелавога абгрунтавання для аўтаматызацыі, расплывістых фраз пра эфектыўнасць недастаткова для зацвярджэння бюджэту. Патрэбны канкрэтныя лічбы: колькі часу мы зэканомім, колькі штатных супрацоўнікаў можна перанакіраваць, які тэрмін акупнасці і калі інвестыцыя акупіцца.

Гэты дапаможнік прапануе поўны каркас для разліку рэнтабельнасці інвестыцый (ROI) ад аўтаматызацыі кіравання выдаткамі. Ці ацэньваеце вы Masraff, ці іншую платформу, гэтыя разлікі даюць колькасную аснову для пераканаўчага дзелавога абгрунтавання. Мы дадалі арыенціры з рэальных укараненняў Masraff, каб вы маглі параўнаць свае прагнозы з фактычнымі вынікамі.

Рэальны кошт ручнога кіравання выдаткамі

Перад тым як разлічваць ROI, трэба зразумець поўны кошт вашага цяперашняга працэсу. Большасць арганізацый значна недаацэньваюць гэтую лічбу, бо ўлічваюць толькі бачныя выдаткі (заробкі фінансавай каманды) і не заўважаюць схаваныя выдаткі.

Прамыя выдаткі

Паводле галіновага арыенціру Global Business Travel Association (GBTA), сярэдні кошт апрацоўкі адной справаздачы пра выдаткі складае 58$. Для арганізацый, якія апрацоўваюць 6 000-12 000 справаздач у год (тыпова для 500 супрацоўнікаў), гэта азначае 348 000$-696 000$ на год толькі ў выдатках на апрацоўку.

Схаваныя выдаткі, якія прапускае большасць арганізацый

• Парушэнні палітыкі і шахрайства: Ручная праверка выяўляе толькі 30-40% парушэнняў палітыкі. Сярэдняя арганізацыя губляе 5% выдаткаў праз несумяшчальныя або несапраўдныя заяўкі. Для кампаніі з гадавымі выдаткамі ў 2 мільёны$ гэта азначае 100 000$ страт, якіх можна было пазбегнуць.
• Позняе кампенсаванне: Павольныя цыклы кампенсацый (у сярэднім 21 дзень для ручных працэсаў) прымушаюць супрацоўнікаў пакрываць карпаратыўныя выдаткі асабістымі крэдытнымі картамі, ствараючы працэнтныя выдаткі і зніжаючы задаволенасць супрацоўнікаў.
• Няўдачы з вяртаннем падаткаў: Няправільна закадаваныя выдаткі прыводзяць да прапушчаных магчымасцей вяртання ПДВ. Сярэдняя транснацыянальная кампанія прапускае 15-20% права на вяртанне ПДВ праз дрэнную катэгарызацыю выдаткаў.
• Альтэрнатыўны кошт фінансавых талентаў: Тое, што старэйшыя фінансавыя спецыялісты трацяць 30-40% свайго часу на кіраванне выдаткамі, з'яўляецца няправільным выкарыстаннем таленту.
• Затрымкі ў канцы месяца: Ручная апрацоўка выдаткаў стварае вузкія месцы пры закрыцці перыяду. Фінансавыя каманды паведамляюць, што трацяць 2-3 дадатковыя дні ў месяц на ўзгадненне даных пра выдаткі.

Каркас разліку ROI

Наш каркас падзяляе ROI на чатыры вымяральныя катэгорыі: эканомія часу, зніжэнне выдаткаў, зніжэнне рызык і выйгрыш у эфектыўнасці.

Катэгорыя 1: Эканомія часу

Эканомія часу супрацоўнікаў

• Цяперашні стан: Сярэдні час на справаздачу пра выдаткі = 20-45 хвілін
• Аўтаматызаваны стан (Masraff): Сярэдні час на выдатак = 30 секунд
• Эканомія на справаздачу: 19,5 - 44,5 хвілін

Формула: (Колькасць супрацоўнікаў) x (Колькасць справаздач у месяц) x (Хвілін эканоміі на справаздачу) x (Гадзінны кошт / 60) x 12 = Гадавая эканомія часу супрацоўнікаў

Прыклад (500 супрацоўнікаў): 500 x 2 справаздачы ў месяц x 30 хв эканоміі x (50$/гадзіну / 60) x 12 = 300 000$/год

Эканомія часу кіраўнікоў

• Цяперашні стан: Сярэдні час на праверку справаздачы пра выдаткі = 8-15 хвілін
• Аўтаматызаваны стан: Сярэдні час праверкі = 15 секунд
• Эканомія на справаздачу: 7,75 - 14,75 хвілін

Прыклад (100 кіраўнікоў): 100 x 10 праверак у месяц x 10 хв эканоміі x (75$/гадзіну / 60) x 12 = 150 000$/год

Эканомія часу фінансавай каманды

• Цяперашні стан: Час апрацоўкі фінансавай камандай на справаздачу = 15-25 хвілін
• Аўтаматызаваны стан: Час апрацоўкі фінансамі = 2 хвіліны
• Эканомія на справаздачу: 13-23 хвіліны

Прыклад (1 000 справаздач у месяц): 1 000 x 18 хв эканоміі x (60$/гадзіну / 60) x 12 = 216 000$/год

Катэгорыя 2: Зніжэнне прамых выдаткаў

Перанакіраванне штатных супрацоўнікаў

• Вызваленая апрацоўчая магутнасць: 1 штатны супрацоўнік на кожныя 300-400 аўтаматызаваных справаздач пра выдаткі ў месяц
• Тыповая эканомія для 500 супрацоўнікаў: магутнасць коштам 2,5-3 штатных супрацоўнікаў
• Кошт перанакіраванай магутнасці: 150 000$-225 000$/год

Ліквідацыя паперы і захоўвання

• Выдаткі на друк: 3 000$-8 000$/год
• Фізічнае захоўванне: 2 000$-5 000$/год
• Выдаткі на канверты/пошту: 1 000$-3 000$/год

Зніжэнне выпраўлення памылак

• Цяперашні ўзровень памылак: 19-25% справаздач пра выдаткі змяшчаюць памылкі
• Аўтаматызаваны ўзровень памылак: ніжэй за 2%
• Гадавая эканомія (500 супрацоўнікаў): 24 000$-72 000$

Катэгорыя 3: Зніжэнне рызык

Паляпшэнне адпаведнасці палітыцы

• Цяперашні ўзровень адпаведнасці (ручны): 60-70%
• Аўтаматызаваны ўзровень адпаведнасці (Masraff): 98%+

Прыклад: 2 мільёны$ выдаткаў x 30% паляпшэння x 15% сярэдняга перарасходу = 90 000$/год

Прадухіленне шахрайства

• Выяўленне ШІ фіксуе 95% несапраўдных заявак; ручная праверка — толькі 30%
• Асцярожная эканомія на прадухіленні шахрайства: 20 000$-100 000$/год

Паляпшэнне вяртання падаткаў

• Паляпшанае вяртанне ПДВ: на 15-20% больш права на вяртанне выяўлена
• Гадавая каштоўнасць: 30 000$-80 000$ для сярэдніх кампаній

Катэгорыя 4: Эфектыўнасць і стратэгічныя выйгрышы

Хутчэйшае закрыццё месяца

• Дзён эканоміі на цыкл закрыцця: 2-3 дні
• Забяспечвае хутчэйшае прыняцце рашэнняў і зніжаную патрэбу ў налічэннях

Бачнасць выдаткаў у рэальным часе

• Уладальнікі бюджэту бачаць фактычныя выдаткі і бюджэт у рэальным часе
• Аддзел закупак можа лепш вядзе перамовы аб цэнах з пастаўшчыкамі, маючы дакладныя даныя пра выдаткі

Агульны разлік ROI: падрабязны прыклад

Для арганізацыі з 500 супрацоўнікаў і гадавымі выдаткамі ў 2 мільёны$:

Рэзюмэ ROI

Арыенціры паводле памеру кампаніі

Малы бізнес (50-200 супрацоўнікаў)

• Гадавыя выдаткі: 200 тыс$ - 800 тыс$
• Тыповая гадавая эканомія: 80 000$ - 200 000$
• Тэрмін акупнасці: 2-3 месяцы

Сярэдні бізнес (200-1 000 супрацоўнікаў)

• Гадавыя выдаткі: 800 тыс$ - 5 мільёнаў$
• Тыповая гадавая эканомія: 400 000$ - 1 500 000$
• Тэрмін акупнасці: 1-2 месяцы

Карпаратыўны сегмент (1 000+ супрацоўнікаў)

• Гадавыя выдаткі: 5 мільёнаў$ - 50 мільёнаў$+
• Тыповая гадавая эканомія: 1 500 000$ - 10 000 000$+
• Тэрмін акупнасці: менш за 1 месяц

Стварэнне дзелавога абгрунтавання: пакрокавы шаблон

1. Ацаніце цяперашнія выдаткі колькасна

1. Вызначце колькасць справаздач пра выдаткі, апрацаваных за месяц
2. Вымерайце сярэдні час на справаздачу для кожнай ролі
3. Разлічыце гадзінны кошт (з поўнай нагрузкай) для кожнай ролі
4. Вызначце ўзроўні памылак і працэнты парушэнняў палітыкі
5. Падсумуйце свой гадавы кошт апрацоўкі, выкарыстоўваючы формулу GBTA

2. Прагназуйце будучую эканомію

1. Прымяніце фактары зніжэння часу (85-95% для супрацоўнікаў, 90% для кіраўнікоў, 80% для фінансавай каманды)
2. Разлічыце вызваленую магутнасць штатных супрацоўнікаў
3. Ацаніце каштоўнасць паляпшэння адпаведнасці
4. Дадайце паляпшэнні вяртання падаткаў, калі яны ёсць

3. Разлічыце інвестыцыю

1. Атрымайце цэнавыя прапановы ад пастаўшчыкоў са скарочанага спісу
2. Уключыце выдаткі на ўкараненне, пераход і ўнутраны праект
3. 1. Разгледзьце асобна выдаткі за першы год і бягучыя выдаткі

4. Прадставіце абгрунтаванне

1. Пачніце з тэрміну акупнасці
2. Пакажыце чысты дыскантаваны прыбытак за 3 гады для доўгатэрміновай перспектывы
3. Дадайце як асцярожны, так і ўмераны сцэнарыі
4. Дадайце якасныя выгады: задаволенасць супрацоўнікаў, гатоўнасць да аўдыту, бачнасць у рэальным часе

Частыя пярэчанні і адказы на іх

"Наш цяперашні працэс працуе цалкам добра"

Даныя GBTA паказваюць, што нават добра кіраваныя ручныя працэсы каштуюць у 3-5 разоў даражэй, чым аўтаматызаваныя. "Працуе" і "працуе эфектыўна" — гэта вельмі розныя рэчы.

"Мы зараз не можам абгрунтаваць гэты кошт"

Пры тэрміне акупнасці ў 1-3 месяцы інвестыцыя акупляецца ўжо ў бягучым квартале. Адкладанне каштуе даражэй, чым прыняцце рашэння.

"Нашы супрацоўнікі не прымуць гэта"

Узровень прыняцця Masraff у 97% на працягу 30 дзён забяспечваецца дызайнам, арыентаваным перш за ўсё на мабільныя прылады. Перашкодай для прыняцця з'яўляецца не новая сістэма, а старая.

"Спачатку нам трэба інтэграваць з ERP"

Masraff прапануе гатовыя інтэграцыі з SAP, Oracle, Microsoft Dynamics і іншымі буйнымі ERP-сістэмамі. Укараненне, уключаючы інтэграцыю з ERP, займае 10-14 дзён.

Пачніце свой аналіз ROI

Гатовыя разлічыць ROI, спецыфічны для вашай арганізацыі? Masraff прапануе бясплатную ацэнку ROI, якая дакладна прагназуе эканомію, выкарыстоўваючы вашыя рэальныя аб'ёмы выдаткаў, колькасць супрацоўнікаў і структуру выдаткаў.

Заплануйце ацэнку ROI з нашай камандай фінансавай аўтаматызацыі.