ROI de la gestión de gastos: calcule su ahorro

Por qué necesita un marco de ROI antes de comprar un software de gastos

Todo líder financiero sabe que la gestión manual de gastos desperdicia tiempo y dinero. Pero cuando llega el momento de construir el caso de negocio para la automatización, las afirmaciones vagas sobre eficiencia no consiguen la aprobación del presupuesto. Necesita cifras concretas: cuánto tiempo ahorraremos, cuántos empleados a tiempo completo podremos redistribuir, cuál es el período de recuperación y cuándo se amortiza la inversión.

Esta guía ofrece un marco completo para calcular el retorno de la inversión de la automatización de la gestión de gastos. Tanto si está evaluando Masraff como otra plataforma, estos cálculos proporcionan la base cuantitativa para un caso de negocio convincente. Hemos incluido referencias de implantaciones reales de Masraff para que pueda comparar sus proyecciones con resultados reales.

El coste real de la gestión manual de gastos

Antes de calcular el ROI, debe comprender el coste completo de su proceso actual. La mayoría de las organizaciones subestima considerablemente esta cifra porque solo cuenta los costes visibles (salarios del equipo financiero) y pasa por alto los costes ocultos. Analizamos en detalle el coste oculto en tiempo que la introducción manual de gastos supone para la empresa en un artículo aparte.

Costes directos

Según el benchmark sectorial de la Global Business Travel Association (GBTA), el coste medio de procesar un solo informe de gastos es de 58 $. Para organizaciones que procesan 6.000-12.000 informes al año (lo habitual con 500 empleados), esto supone 348.000 $-696.000 $ anuales solo en costes de procesamiento.

Costes ocultos que la mayoría de las organizaciones pasa por alto

• Violaciones de política y fraude: la revisión manual solo detecta el 30-40% de las violaciones de política. Una organización media pierde el 5% de su gasto en solicitudes no conformes o fraudulentas. Para una empresa con 2 millones $ de gasto anual en gastos, esto supone 100.000 $ en pérdidas evitables.
• Reembolsos tardíos: los ciclos de reembolso lentos (una media de 21 días en procesos manuales) obligan a los empleados a cargar los gastos de la empresa en sus tarjetas de crédito personales, generando costes de intereses y reduciendo la satisfacción de los empleados.
• Fallos en la recuperación de impuestos: los gastos mal codificados provocan oportunidades perdidas de recuperación del IVA. Una multinacional media pierde el 15-20% de las devoluciones de IVA elegibles por una mala categorización de los gastos.
• Coste de oportunidad del talento financiero: que los profesionales financieros sénior dediquen el 30-40% de su tiempo a la gestión de gastos es una mala asignación del talento.
• Retrasos en el cierre de mes: el procesamiento manual de gastos crea cuellos de botella en el cierre del período. Los equipos financieros declaran dedicar 2-3 días adicionales al mes a conciliar los datos de gastos.

El marco de cálculo del ROI

Nuestro marco divide el ROI en cuatro categorías medibles: ahorro de tiempo, reducción de costes, reducción de riesgos y ganancias de eficiencia. Para ver de qué pasos del proceso proceden estos ahorros, consulte nuestra guía completa de automatización de gastos de extremo a extremo.

Categoría 1: ahorro de tiempo

Ahorro de tiempo de los empleados

• Situación actual: tiempo medio por informe de gastos = 20-45 minutos
• Situación automatizada (Masraff): tiempo medio por gasto = 30 segundos
• Ahorro por informe: 19,5 - 44,5 minutos

Fórmula: (Número de empleados) x (Informes al mes) x (Minutos ahorrados por informe) x (Coste por hora / 60) x 12 = ahorro anual de tiempo de los empleados

Ejemplo (500 empleados): 500 x 2 informes al mes x 30 min ahorrados x (50 $/hora / 60) x 12 = 300.000 $/año

Ahorro de tiempo de los managers

• Situación actual: tiempo medio de revisión por informe de gastos = 8-15 minutos
• Situación automatizada: tiempo medio de revisión = 15 segundos
• Ahorro por informe: 7,75 - 14,75 minutos

Ejemplo (100 managers): 100 x 10 revisiones al mes x 10 min ahorrados x (75 $/hora / 60) x 12 = 150.000 $/año

Ahorro de tiempo del equipo financiero

• Situación actual: tiempo de procesamiento financiero por informe = 15-25 minutos
• Situación automatizada: tiempo de procesamiento = 2 minutos
• Ahorro por informe: 13-23 minutos

Ejemplo (1.000 informes al mes): 1.000 x 18 min ahorrados x (60 $/hora / 60) x 12 = 216.000 $/año

Categoría 2: reducción directa de costes

Redistribución de empleados a tiempo completo

• Capacidad de procesamiento liberada: 1 empleado a tiempo completo por cada 300-400 informes de gastos/mes automatizados
• Ahorro típico para 500 empleados: capacidad equivalente a 2,5-3 empleados a tiempo completo
• Valor de la capacidad redistribuida: 150.000 $-225.000 $/año

Eliminación de papel y almacenamiento

• Costes de impresión: 3.000 $-8.000 $/año
• Almacenamiento físico: 2.000 $-5.000 $/año
• Costes de sobres/franqueo: 1.000 $-3.000 $/año

Reducción de correcciones de errores

• Tasa de error actual: el 19-25% de los informes de gastos contiene errores
• Tasa de error automatizada: por debajo del 2%
• Ahorro anual (500 empleados): 24.000 $-72.000 $

Categoría 3: reducción de riesgos

Mejora del cumplimiento de políticas

• Tasa de cumplimiento actual (manual): 60-70%
• Tasa de cumplimiento automatizada (Masraff): 98%+

Ejemplo: 2 millones $ de gasto x 30% de mejora x 15% de sobregasto medio = 90.000 $/año

Prevención del fraude

• La detección con IA identifica el 95% de las solicitudes fraudulentas; la revisión manual, el 30%
• Ahorro prudente por fraude: 20.000 $-100.000 $/año

Mejora de la recuperación de impuestos

• Recuperación de IVA mejorada: captura de un 15-20% más de solicitudes elegibles
• Valor anual: 30.000 $-80.000 $ para empresas medianas

Categoría 4: eficiencia y ganancias estratégicas

Cierre de mes más rápido

• Días ahorrados por ciclo de cierre: 2-3 días
• Permite decisiones más rápidas y reduce la necesidad de provisiones

Visibilidad del gasto en tiempo real

• Los responsables de presupuesto ven el gasto real frente al presupuesto en tiempo real
• Compras puede negociar mejores precios con proveedores gracias a datos de gasto precisos

Cálculo del ROI total: un ejemplo detallado

Para una organización de 500 empleados con 2 millones $ de gasto anual en gastos:

Resumen del ROI

Referencias por tamaño de empresa

Pequeña empresa (50-200 empleados)

• Gasto anual en gastos: 200.000 $ - 800.000 $
• Ahorro anual típico: 80.000 $ - 200.000 $
• Período de recuperación: 2-3 meses

Mediana empresa (200-1.000 empleados)

• Gasto anual en gastos: 800.000 $ - 5 millones $
• Ahorro anual típico: 400.000 $ - 1.500.000 $
• Período de recuperación: 1-2 meses

Gran empresa (1.000+ empleados)

• Gasto anual en gastos: 5 millones $ - 50 millones $+
• Ahorro anual típico: 1.500.000 $ - 10.000.000 $+
• Período de recuperación: menos de 1 mes

Cómo construir su caso de negocio: plantilla paso a paso

1. Cuantifique los costes de la situación actual

1. Determine el número de informes de gastos procesados al mes
2. Mida el tiempo medio por informe para cada rol
3. Calcule el coste por hora (totalmente cargado) de cada rol
4. Identifique las tasas de error y los porcentajes de violaciones de política
5. Sume su coste anual de procesamiento con la fórmula de la GBTA

2. Estime los ahorros de la situación futura

1. Aplique los factores de reducción de tiempo (85-95% para empleados, 90% para managers, 80% para finanzas)
2. Calcule la capacidad liberada en empleados a tiempo completo
3. Estime el valor de la mejora del cumplimiento
4. Añada las mejoras de recuperación de impuestos cuando proceda

3. Calcule la inversión

1. Solicite presupuestos a los proveedores preseleccionados
2. Incluya los costes de implementación, migración y proyecto interno
3. 1. Evalúe por separado los costes del primer año y los costes recurrentes

4. Presente el caso

1. Empiece por el período de recuperación
2. Muestre el VAN a 3 años para la perspectiva a largo plazo
3. Incluya tanto el escenario prudente como el moderado
4. Añada los beneficios cualitativos: satisfacción de los empleados, preparación para auditorías, visibilidad en tiempo real

Objeciones habituales y sus respuestas

«Nuestro proceso actual funciona perfectamente»

Los datos de la GBTA muestran que incluso los procesos manuales bien gestionados cuestan de 3 a 5 veces más que los automatizados. «Funciona» y «funciona de forma eficiente» son cosas muy distintas.

«Ahora mismo no podemos justificar el coste»

Con un período de recuperación de 1-3 meses, la inversión se amortiza dentro del trimestre en curso. Aplazar cuesta más que decidir.

«Nuestros empleados no lo adoptarán»

El software de gestión de gastos de Masraff alcanza una tasa de adopción del 97% en 30 días gracias a su diseño mobile-first. La barrera para la adopción es el sistema antiguo, no el nuevo.

«Primero tenemos que integrarlo con nuestro ERP»

Masraff ofrece integraciones listas para usar con SAP, Oracle, Microsoft Dynamics y otros grandes ERP. La implementación, incluida la integración con el ERP, tarda de 10 a 14 días.

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