ما هو المصروف؟ الفرق بين المصروف والنفقة والتكلفة

المصروف هو القيمة القابلة للقياس بالنقود التي تستهلكها المنشأة لتحقيق الإيراد أو للاستمرار في نشاطها. في الحديث اليومي يعني «المصروف» ببساطة المال الذي يخرج؛ أما في المحاسبة فالمصطلح أضيق — إنه ذلك الجزء من التدفق الخارج الذي يخص فترة معينة ويظهر في قائمة الدخل.

يتناول هذا الدليل تعريف المصروف، والكلمات التي تُستخدم كمرادفات في اللغة اليومية (النفقة، التكلفة، الدفعة)، والتمييز المحاسبي الذي تتعثر فيه معظم إقفالات نهاية الشهر، وأنواع مصروفات الشركات التي تُصادَف فعليًا، وكيفية توثيق المصروف.

هذا المحتوى للاطلاع العام. لتطبيقه على شركتكم يُرجى الرجوع إلى محاسبكم.

ما هو المصروف؟

المصروف مورد تستهلكه المنشأة لتوليد الإيراد أو لتأمين تشغيلها، ويُعبَّر عنه نقديًا. ولكي يُعَدّ البند مصروفًا للشركة تُشترط عادة ثلاثة شروط:

1. أن يكون قابلًا للقياس بالنقود. الاستهلاك الذي يتعذّر تقييمه لا يمكن قيده.
2. أن يتعلق بالنشاط. المصروفات الشخصية ليست مصروفات للشركة.
3. أن يستند إلى مستند. فاتورة أو إيصال أو تذكرة أو إشعار بنكي.

وهذه الشروط الثلاثة هي في الوقت نفسه نقطة البداية لمسألة الخصم الضريبي. أما البنود التي لا تستوفيها فتُتابَع على حدة — وقد تناولنا ذلك في المصروفات غير القابلة للخصم وقيدها المحاسبي.

المصروف والنفقة والتكلفة والدفعة

في العربية عدة كلمات لما يبدو شيئًا واحدًا. أما محاسبيًا فليست كذلك:

الخلاصة العملية: المصروف هو المصطلح الذي يحمِّل نتيجتكم المالية، بينما الدفعة تشير فقط إلى لحظة حركة النقد. أما التكلفة فتُضاف إلى قيمة الأصل وتبقى في الميزانية حتى يُباع الأصل أو يُستهلك.

الفرق بين المصروف والدفعة

يظهر التمييز بأوضح صورة من خلال مثال. لنفترض أن شركة تدفع مقدمًا 120,000 مقابل وثيقة تأمين مدتها اثنا عشر شهرًا.

• الدفعة هي لحظة خروج المال من البنك: كامل المبلغ 120,000 يوم السداد.
• المصروف هو الحصة التي تخص كل فترة. يُحمَّل 10,000 شهريًا؛ ويبقى الباقي في الميزانية كمصروف مدفوع مقدمًا.
• التكلفة هي ما يُضاف إلى الأصل. تبقى في الميزانية حتى يُباع الأصل أو يُستهلك، ولا تؤثر على النتيجة فورًا.
• الخسارة انخفاض في القيمة دون مقابل. المعدات التي أتلفها حريق خسارة وليست مصروفًا تشغيليًا.

باختصار: وراء كل مصروف خروجٌ للموارد، لكن ليس كل خروج مصروفًا للفترة نفسها. وهذا من أكثر مصادر الخطأ شيوعًا عند إقفال الشهر.

كيف تُصنَّف المصروفات محاسبيًا

تجمع معظم أدلة الحسابات المصروفات بحسب وظيفتها، ليتضح فيمَ أُنفق المال لا كم خرج منه فحسب:

• تكلفة المبيعات / تكلفة الخدمات — ما لزم لإنتاج ما تم بيعه
• مصروفات البيع والتسويق والتوزيع — الوصول إلى العملاء وخدمتهم
• المصروفات الإدارية العمومية — تشغيل الشركة نفسها
• مصروفات البحث والتطوير — بناء الخطوة التالية
• المصروفات التمويلية — الفوائد والعمولات وفروق أسعار الصرف

يقع الجزء الأكبر من مصروفات الموظفين (الطعام والتنقل والإقامة والضيافة) ضمن مصروفات البيع أو الإدارة بحسب الغرض. أما مصاريف التمويل فتشكّل بندًا مستقلًا يشمل الفوائد وفروق الصرف والعمولات البنكية.

للإطار الأوسع: ما هي المحاسبة وما هي المحاسبة الأولية.

أنواع مصروفات الشركات

حين تتحدث الشركة عن «المصروفات» فهي تقصد غالبًا ما دفعه الموظف نيابة عنها ثم يطالب باستردادها. أكثر البنود تكرارًا:

• مصروفات الطعام — غداء العمل، وجبات الموظفين الميدانيين
• مصروفات التنقل — سيارات الأجرة وتذاكر الحافلات والقطارات وتذاكر الطيران ومواقف السيارات ورسوم الطرق
• مصروفات الإقامة — فواتير الفنادق في السفر لأغراض العمل
• مصروفات الوقود — إيصالات وقود سيارات الشركة أو السيارات الشخصية المستخدمة في العمل
• التمثيل والضيافة — استقبال العملاء والضيافة في اجتماعات العمل
• المكتب والقرطاسية — المواد المستهلكة والطباعة والمشتريات المكتبية الصغيرة
• التدريب والعضويات — الدورات والشهادات ورسوم الجمعيات المهنية
• البدل اليومي — مبلغ يومي يُصرف للموظف أثناء السفر

ويعتمد ما يمكن خصمه من كل بند وبأي نسبة على التشريعات السارية. أما المستند الذي يرسم الإطار الداخلي فهو سياسة المصروفات لديكم.

كيف يُوثَّق المصروف

لا يمكن قيد المصروف إلا إذا استند إلى مستند صحيح. وأكثرها شيوعًا:

• الفاتورة أو الفاتورة الإلكترونية — إلزامية فوق الحد المعمول به
• إيصال البيع بالتجزئة — في المشتريات اليومية الصغيرة
• التذكرة أو بطاقة الصعود — في السفر بالطائرة والقطار والحافلة
• الإشعار البنكي — للرسوم البنكية والحوالات والعمولات
• إقرار البدل اليومي — حيث يحل مبلغ يومي محدد محل الإيصالات المنفردة

ويجب أن يكون التاريخ والمبلغ وبيانات المورّد والرقم الضريبي مقروءة. ولا تُقبل المستندات غير المقروءة أو منتهية الصلاحية أو ذات الطابع الشخصي.

ما هو نموذج المصروفات؟

نموذج المصروفات هو المستند الذي يُقرّ فيه الموظف بما أنفقه نيابة عن الشركة ويطلب استرداده. ويحمل في كل سطر التاريخ والفئة والمبلغ والعملة والمبرّر المهني والمستند المؤيد؛ ثم ينتقل إلى اعتماد المدير.

وفي الطريقة التقليدية يكون ملف Excel: يملؤه الموظف، ويرفق الإيصالات، ويوقّعه، ويسلّمه إلى المحاسبة. ينجح ذلك في فريق صغير، لكن مع نمو عدد الموظفين تظهر المستندات الناقصة والمبالغ الخاطئة والاعتمادات العالقة في البريد والطلبات المكررة.

للحصول على هيكل جاهز، يستعرض دليلنا دوامة البيروقراطية: عملية تسجيل المصروفات كل حقل وخطوات التعبئة.

من المصروف المفرد إلى عملية مُدارة

تعريف مصروف واحد أمر سهل. أما إدارة آلاف المصروفات لمئات الموظفين — بلا أخطاء وفي الوقت المحدد وجاهزة للتدقيق — فليست كذلك. وهذا تحديدًا ما تعنيه إدارة المصروفات: قيادة المسار كاملًا من لحظة الإنفاق حتى القيد المحاسبي، وفق قواعد واعتمادات وسجل.

تُرقمن Masraff هذا المسار من طرفه إلى طرفه. يلتقط الموظف صورة الإيصال، ويقرأ الذكاء الاصطناعي المبلغ والفئة، ويُفحَص المصروف مقابل قواعد الشركة، ويسير مسار الاعتماد، ويصبح القيد جاهزًا للانتقال إلى المحاسبة. وتتولى عمليات التكامل مع أنظمة المحاسبة وتخطيط الموارد — ومنها Oracle وSAP وMicrosoft Dynamics — أتمتة هذا التسليم الأخير.

للاطلاع على العملية كاملة وما ينبغي البحث عنه في النظام، راجعوا ما هي إدارة المصروفات. أما جانب الاعتماد: سير الموافقة على المصاريف والتفويض.

الأسئلة الشائعة

ماذا يعني «المصروف»؟

المصروف هو القيمة النقدية لما تستهلكه منشأة أو شخص لغرض معين. وفي المحاسبة يدل على المورد المستهلك خلال الفترة لتحقيق الإيراد، ويظهر في قائمة الدخل.

ما الفرق بين المصروف والدفعة؟

الدفعة هي اللحظة التي يغادر فيها المال المنشأة فعليًا. أما المصروف فهو الجزء من ذلك الخروج الذي يخص الفترة الجارية ويؤثر في النتيجة. الإيجار السنوي المدفوع مقدمًا دفعة واحدة لكنه اثنا عشر مصروفًا شهريًا.

هل التكلفة والمصروف شيء واحد؟

لا. تُضاف التكلفة إلى قيمة الأصل وتبقى في الميزانية حتى يُباع الأصل أو يُستهلك، بينما يُحمَّل المصروف مباشرة على نتيجة الفترة. وقد يكون المبلغ نفسه تكلفةً أولًا ثم مصروفًا لاحقًا.

ماذا يعني حساب المصروفات؟

حسابات المصروفات هي الحسابات التي يُقيَّد فيها الاستهلاك. وتقسمها أدلة الحسابات عادة بحسب الوظيفة: تكلفة المبيعات، والبيع والتوزيع، والإدارة العمومية، والبحث والتطوير، والمصروفات التمويلية.

أي مصروفات الشركات قابلة للخصم؟

كقاعدة عامة، تُخصم المصروفات المتعلقة بالنشاط والمستندة إلى وثيقة والقابلة للقياس بالنقود. أما البنود التي لا تستوفي هذه الشروط أو التي تقيّدها التشريعات صراحةً فتُتابَع على حدة. تحققوا من وضعكم الخاص مع محاسبكم.